Las organizaciones sociales son notoriamente sistemas abiertos, pues el insumo de energía y la conversión del resultado en insumo energético adicional consisten en transacciones entre la organización y su ambiente.  En una fábrica, son insumos energéticos las materias primas y el trabajo humano; las actividades diseñadas de la producción, la transformación de energía y el producto terminado, constituyen el resultado.

De igual modo se definen los insumos de producción como los materiales y la energía directamente relacionados con los procesos encaminados a crear un producto; mientras los insumos de mantenimiento son las contribuciones energéticas e informales necesarias para que la gente permanezca en un sistema y sean miembros del mismo.

Los autores Katz y Kahn (1979), basan sus estudios en aplicar a las organizaciones humanas la teoría del sistema abierto, donde destacan que “…Nuestro punto de vista es que el mejor modo de lograr el proceso teórico seria adaptar el modelo de sistema abierto a cada categoría genotípica del fenómeno al que se va a aplicar”. (p.498).

En las organizaciones humanas existen transformaciones e intercambio de energía, donde sus miembros van y vienen; son conjuntos de acontecimientos conductuales que tienen una pauta, que a diferencia de los sistemas físicos y biológicos no poseen una estructura anatómica análoga.  Un enfoque de sistema abierto indica que los insumos organizacionales no son constantes ni están garantizados, es por ello que las organizaciones sobreviven mientras se induzca a los individuos a ser miembros de ella y actuar como tales.

En una organización, todos sus individuos ocupan un puesto particular que debe ser en función de las habilidades necesarias para realizar sus actividades y su motivación para dedicarle a tal desempeño; estos deben comprender los procesos y las tareas centrales de la organización, es por ello que la estructura de una organización depende del papel que desempeñan los individuos que la integran.  De allí se deriva que para dar continuidad a la organización existen sistemas y subsistemas de papeles, que se definen como un conjunto de conductas funcionalmente específicas e interrelacionadas que han sido generadas por tareas independientes.  Las fuerzas que mantienen al sistema de papeles son las demandas de la tarea, los valores compartidos y la obediencia de las reglas.

En una organización todos los subsistemas tienen características y funciones diferentes, que buscan asegurar el mantenimiento de la estructura, el apoyo del ambiente y adaptarse a los cambios ambientales en general; de aquí se destacan: el subsistema de mantenimiento, que se basa en la aplicación de castigos y recompensas hacia los nuevos miembros para imponer las reglas que aseguren la supervivencia de las organizaciones; de igual manera un subsistema institucional tiene como función relacionarse con la sociedad colindante, así como también el subsistema de adaptación anticipa qué fuerzas cambiantes afectaran a la organización.  Para ello existe una estructura gerencial que actúa como arbitro de los conflictos surgidos dentro de la organización y coordina las actividades de los subsistemas entre si y su relación con el mundo externo.

Las organizaciones se diferencian en muchos aspectos, por lo que se deben analizar tomando como referencia cuatro funciones básicas: la función productiva o técnica, la función administrativa, la función de mantenimiento y la función adaptativa.

Un proceso que es fundamental en toda organización es la forma en que la información fluye; la dirección del flujo, la sobrecarga de información y el uso de la retroalimentación son problemas que diferencian fácilmente este sistema abierto de otros cerrados.  De igual forma, el liderazgo que ejercen los gerentes resultaría mas efectivo al momento de transmitir la información siempre y cuando este basado en la experiencia, el ejemplo, la autoridad y el agrado personal.  Así pues se deben examinar la elaboración de políticas que expresen la conducta organizacional y la estructura de una empresa.

Al analizar otros conceptos se resalta la diferencia entre eficiencia organizacional y efectividad organizacional, donde la eficiencia en una organización se logra cuando todos sus insumos se transforman en el producto sin poner en riesgo sus recursos, mientras que la efectividad organizacional es una reinversión llevada al máximo por todos los medios, bien sea económicos o políticos.

Para hacer un cambio organizacional se deben considerar siete enfoques específicos que son: la información, el asesoramiento, la influencia del grupo de iguales, el entrenamiento, la terapia de grupo, retroalimentación en las encuestas y un cambio sistemático directo.  Se deben analizar cada uno de ellos hasta encontrar posibles cambios motivacionales individuales o cambios estructurales dentro de la organización y en su relación con el ambiente.  De no encontrar un nuevo equilibrio en la organización, cualquier intento de cambio debe ser absorbido y la misma volverá a su anterior nivel de funcionamiento.