Las fases principales del procedimiento de planificaci�n son las siguientes:
� Fase I: Presentaci�n y compromiso del equipo. Dedicada a constituir el equipo de trabajo que llevar� a cabo el esfuerzo de planificaci�n y su presentaci�n a la organizaci�n.
� Fase II: Descripci�n de la situaci�n actual. Consiste en describir la situaci�n de la compa��a desde dos dimensiones: el negocio y los sistemas existentes.
� Fase III: Elaboraci�n del plan de Tecnolog�a de Informaci�n / Sistemas de Informaci�n. Es la planificaci�n propiamente dicha, documentando las necesidades de informaci�n de cada una de las funciones de negocio y haciendo especial �nfasis en aquellas que los sistemas actuales no cubren o cubren de manera insatisfactoria.
� Fase IV: Programaci�n de actividades. Aqu� se detallan las acciones espec�ficas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer a�o de vigencia del Plan.
Consideraciones adicionales
En el mercado existen herramientas informatizadas que pueden ser �tiles en el desarrollo del proceso de planificaci�n. Sin embargo, es importante a la hora de elegir una de estas herramientas, no confundirlas con herramientas de control de proyectos ni con las denominadas CASE, pensadas m�s bien para lo que ser� necesario hacer despu�s de tener listo el Plan de Tecnolog�a de Informaci�n / Sistemas de Informaci�n. Las herramientas que convienen son ayudas al proceso de documentar y estructurar la informaci�n correspondiente.
Finalmente, desde un punto de vista operativo, es importante que los resultados de las distintas actividades vayan registr�ndose en documentos dise�ados al efecto.
Caracter�sticas de los procedimientos de planificaci�n de Sistemas de Informaci�n que parten de la estrategia de negocio
� El proceso de planificaci�n debe ser algo de la empresa.
� Las m�s altas instancias directivas de todas las �reas de la empresa deben participar activamente en el proceso.
� Las funciones de negocio se utilizan desde el primer momento, mientras que los criterios de car�cter estrat�gico juegan un papel m�s expl�cito hacia el final del proceso.
� El cl�sico an�lisis costo � beneficio se hace en dos fases y por personas distintas: el costo es estimado por personas del departamento de Sistemas de Informaci�n (t�cnico) y el beneficio por personal de negocio (idealmente en un marco estrat�gico).
� Nivel de comunicaci�n entre t�cnicos y directivos que normalmente se alcanza en el transcurso de un proyecto de planificaci�n y que permitir� un objetivo de aprendizaje.
Un plan de Sistemas y tecnolog�as de Informaci�n debe incluir:
� Una lista de proyectos a desarrollar en los pr�ximos 3 � 5 a�os.
� Conocimiento expl�cito del punto de partida donde debe arrancar el Plan, lo que implica tener un juicio cr�tico de la situaci�n inicial desde el punto de vista t�cnico y de negocio.
� La prioridad de cada proyecto que contemple aspectos de importancia para el negocio como aspectos t�cnicos relacionados con su implementaci�n con una determinada infraestructura tecnol�gica.
� El detalle suficiente para proyectos a desarrollar en el primer a�o que permita su evaluaci�n en t�rminos de recursos necesarios en su desarrollo, con el objeto de poder incluirlos en el presupuesto anual correspondiente.
� Mecanismos de evaluaci�n adecuados para permitir instaurar los procedimientos de control necesarios en el seguimiento del plan (un calendario y un presupuesto suficientemente detallado).
� Una lista de actividades de la empresa donde la tecnolog�a de informaci�n puede utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia.
La responsabilidad de desarrollar el Plan de Tecnolog�a de Informaci�n / Sistema de Informaci�n recae fundamentalmente en la direcci�n de la empresa, aunque en el proceso deba participar el estamento t�cnico. Adem�s como el Plan abarca toda la organizaci�n, el equipo que lo desarrolle debe representar efectivamente todas las �reas de la empresa.
Esquema general del procedimiento
El procedimiento de alineaci�n del plan de Tecnolog�as de Informaci�n / Sistemas de Informaci�n con la estrategia de negocio precisa de varios grupos de trabajo para su implementaci�n, a saber:
� Comit� de Tecnolog�as de Sistemas de Informaci�n: Formado por el m�ximo responsable de la compa��a, los responsables de las distintas �reas funcionales y el director de Sistemas de Informaci�n; encargados de supervisar el proyecto de planificaci�n, explicitar el compromiso de la organizaci�n con el Plan desarrollado, proporcionar criterios estrat�gicos para la fijaci�n de prioridades y asignaci�n de recursos y aprobar el Plan de Tecnolog�a de Informaci�n / Sistemas de Informaci�n desarrollado.
� Equipo de trabajo: Dirigido formalmente por el director de Sistemas de Informaci�n e integrado por personal de Sistemas y de los departamentos de usuarios dedicados al proyecto de planificaci�n; encargados de llevar a cabo el trabajo operativo encaminado a elaborar el Plan de Tecnolog�a de Informaci�n / Sistemas de Informaci�n.
� Grupo base: Integrado por el director y subdirector general a cargo de Sistemas de Informaci�n, el director operativo del proyecto y por consultores externos expertos en planificaci�n de sistemas de informaci�n; responsables de facilitar la negociaci�n entre usuarios, asegurar la consistencia de los desarrollos y supervisar el equipo de trabajo.
