Universidad Yacambu
Autor: Lairett Guevara
C.I. 10.931.869
- Tema:
HOJA DE TRABAJO, AJUSTES
CONTABLE, ASIENTOS DE CIERRE.
DESARROLLO:
1. ¿Concepto de Hoja de Trabajo?
Concepto.
Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación
hasta la formulación de los Estados financieros, se puede hacer en un solo
documento denominado Hoja de trabajo. Hoja de trabajo, también conocida con el
nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o
indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el
contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le
sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas
y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros:
Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y
balances. El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12
columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.
2. Estructura de la Hoja de Trabajo
Tiene una estructura muy sencilla en
cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número
según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique.
Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial.
Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento
donde se indica:
Nombre de la empresa
El nombre expreso de Hoja de Trabajo.
El período del ciclo contable que cubre.
La estructura de una hoja de trabajo
estándar para una empresa comercial, comprende:
Una columna para escribir el nombre
de las cuentas
Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos
y créditos, con la siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Ajustes.
Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
Sección 4: Costo de Ventas
Sección 4: Estado de Pérdidas y Ganancias.
Sección 5: Balance General.
3. Pasos para la elaboración de la Hoja de Trabajo
Hoja de trabajo -elaboración - para el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se tiene en cuenta:
· En la columna cuentas y codificación.
· Balance de comprobación o balance de prueba
· Ajustes
· Balance ajustado
· Ajustes por inflación
· Balance ajustado por inflación
· Ganancias y pérdidas
· Balance general.
PASOS PARA ELABORAR UNA HOJA DE
TRABAJO
Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis
secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación, ajustes,
balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias y el balance general.
Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance
de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del
DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, procesa a
sumar ambas columnas, use para ello la función suma de la hoja electronica.
Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de
los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si
muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al
analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no
actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos
desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el
ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las
cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los
hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los
ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior
registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no
están en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del
listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste
con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la
revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al
libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el
total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los
créditos.
Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del balance de comprobación
ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones
anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación,
arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. Sume o reste
según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del
DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor.
Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma
con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del
balance de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección de
ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación
menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se
resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo
realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han
sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de
comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de
comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la
hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las
cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los
traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los
débitos y los créditos.
El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa
comercial, corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE
se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en
compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el
monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el
inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el
resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor
que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye
el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna
del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la
sección siguiente.
El sexto paso es para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote en la
columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la
columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho
esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección
anterior. Se encontrará una discrepancia entre los dos resultados, esa
diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo
económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se
denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el
resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las
sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se
agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento
en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto
se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si
es UTILIDAD.
El séptimo paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas
las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los
montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal
si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL,
en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo,
capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si
este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los
saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas
iguales.
4. Principales ajustes que se realizan en la Hoja de
Trabajo.
Primeramente los Asientos de Ajuste, es el proceso de análisis y registró contable para actualizar los saldos. De no hacer los asientos de ajuste necesarios al final del ciclo económico, jamás podemos observar una historia completa de todas las operaciones realizadas durante todo el periodo. En base a lo señalado, podemos indicar los principales asientos de ajuste más comunes y que se pueden llamar ajustes ordinarios, los mismos se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
·
Caja
·
Bancos
·
Provisiones
y deudas de difícil cobro
·
Inventario
de mercancías
·
Depreciación
acumulada
·
Gastos
pagados por anticipado y cargos diferidos
·
Ingresos
recibidos por anticipado
·
Ingresos
por cobrar
·
Costos
y gastos por pagar
·
Provisiones
para obligaciones laborales
Y lo que se indica a continuación son los asientos más comunes:· Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado
· Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado
· Acumulación de gastos causados y no pagados
· Acumulación de ingresos causados y no cobrados
· Depreciación de activo fijo tangible
· Amortización de activo fijo intangible
· Valuación de las inversiones temporales
· Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosa.
Ejercicios: El siguiente listado de cuentas
corresponde a la empresa Casa Blanca al 31-10-2002 fecha de cierre:
|
Concepto |
Debe |
Haber |
|
Caja |
10.500 |
|
|
Bancos |
210.400 |
|
|
Cuentas por
Cobrar |
685.300 |
|
|
Provisión
para cuentas dudosas |
|
15.100 |
|
Sueldo
Departamento de Ventas |
415.500 |
|
|
Sueldos
Departamento de Administración |
383.000 |
|
|
Terrenos |
800.000 |
|
|
Edificio |
1.200.000
|
|
|
Vehículo |
700.000 |
|
|
Mobiliario
|
340.000 |
|
|
Intereses
cobrados por anticipado |
|
18.000 |
|
Intereses
por cobrar |
5.200 |
|
|
Intereses
gastos |
168.000 |
|
|
Inversión
en Bonos |
600.000 |
|
|
Alquileres
gastos |
48.000 |
|
|
Compras |
1.600.000
|
|
|
Fletes
sobre compras |
35.000 |
|
|
Efectos
por cobrar |
160.000 |
|
|
Fletes
sobre ventas |
65.000 |
|
|
Depreciación
acumulada edificio |
|
310.000 |
|
Depreciación
acumulada vehículos |
|
450.000 |
|
Intereses
ganados |
|
270.000 |
|
Intereses
por pagar |
|
3.200 |
|
Bonos por
pagar |
|
850.000 |
|
Hipoteca
por pagar |
|
500.000 |
|
Publicidad
pagada por anticipado |
60.000 |
|
|
Efectos
por cobrar descontados |
|
80.000 |
|
Depreciación
acumulada mobiliario |
|
34.000 |
|
Ventas |
|
3.200.000
|
|
Devoluciones
sobre ventas |
35.000 |
|
|
Inventario
de mercancías |
250.000 |
|
|
Herramientas
|
75.000 |
|
|
Cuentas
por pagar |
|
300.000 |
|
Capital
social |
|
1.500.000
|
|
Utilidades
no distribuidas |
|
280.000 |
|
Reserva
legal |
|
35.600 |
|
Totales |
7.845.900,00
|
7.845.900,00
|
Datos
Adicionales:
1.
Los inventarios físicos al
31-10-2002 son:
a.
Mercancías Bs. 300.000
b.
Herramientas Bs. 50.000
2.
Está pendiente el registro de un
aviso de pago de un giro descontado por Bs. 30.000.
3.
hay una factura de Bs. 6.000 que
se debe cancelar por incobrable. Se estima conveniente que la provisión para cuentas
dudosas quede en un 3% del saldo de las cuentas por cobrar.
4.
Los activos fijos se deben
depreciar de la siguiente forma: edificio por línea recta, valor residual 10% y
5% anual. Mobiliario por el método del porcentaje fijo sobre saldos decrecientes
a una tasa del 10%. vehículos método de la suma de los números dígitos con vida
útil de 6 años y valor residual del 10% adquirido con fecha 01-11-1999.
5.
Los intereses cobrados por
anticipado cubren un trimestre a partir del 01-10-2002.
6.
la inversión en bonos genera
intereses al 48% anual con pagos trimestrales con fechas 01-02; 01-05; 01-08; y
01-11.
7.
los alquileres gastos cubren 4
meses a partir del 15-09-2002.
8.
en el monto de los intereses
ganados hay Bs. 12.000 que cubren 3 meses a partir del 01-09-2002.
9.
los bonos por pagar causan
intereses al 18% semestral con fechas de pago el 01-04 y 01-10.
10. la hipoteca por pagar causa
intereses al 5% mensual, están pendientes desde el 30-08-2002.
11. la publicidad pagada corresponde
a un semestre a partir del 01+07-2002.
12. los impuestos sobre la renta es
el 20%, utilidad de los trabajadores 15%, reserva legal 5%.
Se pide:
- Hoja de Trabajo utilizando las siguientes
columnas:
·
Balance de Comprobación.
·
Ajustes
·
Balance de Comprobación ajustado.
·
Costo de Ventas
·
Ganancias y Pérdidas
·
Distribución de la utilidad
·
Balance General
SOLUCION
DEL EJERCICIO
http://es.geocities.com/lairettg/acp081/083/ejercicio.html