Autor: Ing. Jeusmary Torrealba
ACTIVIDAD. ¿En qué consiste? Debe ser el “retrato hablado” de lo que hacen. Es conveniente no retocarla, descríbanla de la manera más realista posible.
Actualmente desempeño el cargo de Director General en una Academia de Computación llamada Compukids. Su objetivo es enriquecer a través de la tecnología, ya que todas las organizaciones exigen conocimientos de informática, es por ello que es indispensable que comiencen a educarse desde tempranas edades.
Esta Academia se encarga de dar un servicio educativo, compuesto por un personal docente capacitado, especialmente para enseñar a niños y adolescentes.
Mi labor se centra en la toma de decisiones y en la planeación, soy el representante legal de la Academia, en tal sentido también soy responsable de la misma, estoy altamente capacitada en el área de Informática, ya que mi profesión es Ingeniero en Computación.
Mis principales funciones dentro de la Academia son:
1. Planeamiento estratégico de actividades de la Academia
2. Representación legal de la Academia
3. Dirigir las actividades generales de la Academia.
4. Contratación del personal.
5. Aprobación de presupuestos e inversiones.
6. Dirigir el desarrollo de la actividad académica.
PROCESO ¿Cuáles son los grandes/macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad?
Area Administrativa: Se encarga de dar información con respecto a la academia, llevar a cabo la inscripción de los alumnos, controlar los ingresos y egresos, seleccionar los Instructores, al igual que todos sus documentos. Esta también se encarga de la planificación de los cursos (horario, instructor, costo).
Area de Impartir Clase: Es donde se lleva a cabo los cursos, es decir aulas de clases y laboratorio de computación que serán asignados a cada grupo de alumnos y el Instructor que dictara el curso.
ESTRUCTURA ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de las personas que intervienen en el proceso?
Funciones del Director General
1. Planeamiento estratégico de actividades de la Academia
2. Representación legal de la Academia
3. Dirigir las actividades generales de la Academia.
4. Contratación del personal.
5. Aprobación de presupuestos e inversiones.
6. Dirigir el desarrollo de la actividad académica.
Cargo: Director General de la Academia, es la maxima autoridad, no tiene dependencia.
Nivel: 0
Funciones del Jefe del Departamento de Administración:
1. Ejecución de procesos de pagos a personal
2. Planificar los cronogramas de mantenimientos de equipos.
3. Elaborar informes de apoyo al Director de la Academia.
4.- Supervisión y control de los servicios contratados.
Cargo: Jefe del Departamento de Administración, es dependiente del Director General, y jefe del Asistente Administrativo y Secretaria.
Nivel: 1
Funciones del Asistente Administrativo:
1. Receptar documentos para personal (Instructores, Administrativo y Estudiantes)
2. Llevar el control de los centros de costos de los cursos a dictar.
3. Llevar el control de las facturas emitidas a los estudiantes.
4. Realizar el pago al personal.
5. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por el Jefe del Departamento de Administración.
6. Coordinar el uso de mano de obra externa y compra de material.
7. Elaborar el presupuesto y órdenes de trabajo relacionados con la infraestructura de la Academia.
Cargo: Asistente Administrativo, dependiente del Jefe de Departamento de Administración.
Nivel: 2
Funciones de la Secretaria:
1. Apoyo al Departamento de Administración
2. Tipeo de Documentos internos y externos de la Academia.
3. Mantenimiento y control de los archivos de la Academia.
4. Atención de llamadas.
5. Atención al Cliente.
6. Cumplir con los métodos y procedimientos que permitan la organización, control y resguardo de la documentación e información en la Academia.
7. Organizar, supervisar y evaluar los expedientes de los Alumnos.
Cargo: Secretaria, dependiente del Jefe de Departamento de Administración.
Nivel: 2
Funciones del Jefe del Departamento Educativo:
1. Sugiere la contratación de los Instructores necesarios para la dictar los cursos.
2. Prepara, las dotaciones suficientes y necesarias para el inicio de los cursos.
3. Exigir que todo Instructor tenga los conocimientos suficientes de los cursos a dictar
4. Proponer programas y desarrollar cursos de capacitación y actualización del personal docente, de 6. acuerdo a las necesidades detectadas.
5. Procurar el mejoramiento de la infraestructura de la Academia y establecer normas para su mantenimiento y su uso para fines educativos.
Cargo: Jefe del Departamento Educativo, dependiente del Director General y Jefe del Personal Docente y del Analista de Sistema.
Nivel: 1
Funciones del Personal Docente
1. Diagnosticar las necesidades académicas de los alumnos.
2. Seguimiento y supervisión de los alumnos.
3. Buscar materiales y recursos necesarios para dictar los cursos.
4. Actuar como facilitar de aprendizaje.
5. Tener capacidad para utilizar estrategias y recursos que produzcan en el educando desarrollo de la creatividad.
6. Tener buena adquisición de conocimientos, habilidades y destrezas a situaciones de la vida real y el desarrollo de actitudes y valores.
Cargo: Instructor de Curso, es dependiente del Jefe del Departamento Educativo.
Nivel: 2
Funciones del Analista de Sistema
1. Realizar investigaciones acerca de los principios y métodos informáticos.
2. Desarrollar y mantener los soportes lógicos y programas, y la estructura y sistemas de datos.
3. Mantener actualizados y en buen funcionamiento las bases de datos y los sistemas de gestión de datos par garantizar la validez e integridad de la información registrada.
4. Analizar las necesidades de los docentes y determinar programas, configuraciones y soportes lógicos.
5. Idear, desarrollar y mantener, y perfeccionar los programas lógicos que rigen el funcionamiento general de las computadoras.
6. Crear y desarrollar lenguajes informáticos.
Cargo: Analista de Sistema, es dependiente del Jefe del Departamento Educativo.
Nivel: 2
Funciones del Jefe del Departamento Académico
1. Coordinar la carga académica horaria
2. Organizar el proceso de matrícula
3. Coordinar el uso de laboratorios
4. Velar por el patrimonio de la facultad y sus unidades académicas
5. Velar por la seguridad de bienes e instalaciones
6. Planifica las actividades a desarrollar tales como proyectos, cursos, reuniones y seminarios.
7. Planifica la realización de eventos técnicos académicos.
Cargo: Jefe del Departamento Académico, es dependiente del Director General y Jefe del Coordinador de Evaluación y Coordinador de Cursos.
Nivel: 1
Coordinador de Evaluación:
1. Programa la realización de los diseños de evaluación según necesidades y prioridades.
2. Coordina y supervisa las jornadas de evaluación.
3. Planifica las fechas estimadas para realizar las evaluaciones de los cursos
Cargo: Coordinador de Evaluación. es dependiente del Jefe del Departamento Académico.
Nivel: 2
Coordinador de los Cursos
1. Coordina y supervisa los cursos que serán dictados por los Instructores.
2. Recibir las facturas de inscripción de los alumnos.
3. Seleccionar los grupos de alumnos para cada curso.
Cargo: Coordinador de los cursos, es dependiente del Jefe de Departamento Académico.
Nivel: 2
LA GENTE ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.
Director General:
Es el que toma las decisiones, es el representante y responsable de la Academia, es una persona altamente capacitada.
Su responsabilidad no se centra en supervisar personas solamente si no en los resultados que obtenga en su gestión de modo que todos sus esfuerzos son los de promover el desarrollo y el éxito de la Academia.
Sus aptitudes están relacionadas a cuatro aspectos el primero de ellos la toma de decisiones, ya que es el único responsable en lo que se refiere a inversiones por ejemplo, coordinación general es otra de las aptitudes que debe de tener ya que su relación es con todas las areas de la Academia, iniciativa ya que debe propulsar el desarrollo de la misma.
Profesión: Ingeniero en Computación, con 4 años de Experiencia, a Nivel Docente, administrativo y Computación.
Formación: Titulación universitaria Superior. Estudiante de postgrado sobre Gerencia de las Finanzas y los Negocios.
Jefe del Departamento de Administración:
Tiene una posición representativa con un alto grado de responsabilidad, además de obligaciones operativas, es emprendedor.
Profesión: Licenciado en Administración, con 2 años de experiencia en el área de Administración.
Formación: Titulación universitaria Superior en Administración de Empresas. Estudios de especialización en Dirección Financiera. Conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación mercantil y fiscal, análisis de inversiones, mercados de capitales.
Secretaria
Presta apoyo al Departamento Administrativo, además coordina entre la dirección y todo el personal que conforma la Academia. Realiza comunicados, memorándums, entre otros.
Profesión: Bachiller Técnico, 2 años de experiencia en el área de recepción, archivo y secretariado.
Formación: Titulación media universitaria. Formación especializada en Secretariado. Conocimientos de protocolo, documentación, informática, archivo.
Asistente Administrativo:
Se encarga de todo el registro y cargado en el sistema de todos los movimientos contables de la Academia, libro caja, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc.
Profesión: Estudiante de Administración, 1 año de experiencia en el área administrativa.
Formación: Estudiante del 6to semestre de Administración de empresas, Conocimientos de informática, auxiliar de contabilidad.
Jefe del Departamento Educativo
Ofrece el servicio educativo en forma continua y racional de acuerdo a las normas vigentes, procurando permanentemente establecer las condiciones para mejorar la calidad de la educación que se imparte en la Academia.
Profesión: Licenciado en Educación, tiene 3 años de experiencia como docente, director de una escuela.
Formación: Titulación universitaria Superior en educación, estudios relacionados con Pedagogía y Psicología.
Conocimientos de modelos de aprendizaje, métodos pedagógicos, coaching, oferta externa de proveedores de formación.
Docente
La Academia consta de 5 Instructores, las cuales son capacitados especialmente para enseñar al joven.
Profesión: Profesor de Informática, con 2 años de experiencia a nivel docente y de informática.
Formación:Titulo universitario superior en Informática, conocimientos de administración, formación de pedagogia y psicología.
Analista de Sistemas
El analista se encarga de desarrollar la información obtenida mediante la informática. Investigar, perfeccionar, idear o desarrollar conceptos y métodos informáticos, trabajando en su aplicación o asesoramiento.
Profesión: Analista de Sistema, con 2 años de experiencia
Formación: Titulación universitaria Superior preferentemente Informática o Telecomunicaciones. Conocimientos de programación, tecnologías informáticas, mercado de hardware y software.
Jefe del Departamento Academico
Dirige, organiza, coordina y controla los mecanismos de comunicación interna y externa entre el personal académico - administrativo, sirviendo de apoyo al intructor en las actividades del proceso enseñanza - aprendizaje e investigación.
Profesión: Licenciado en Informatica. Dos 2 años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de Departamento Academico.
Formación: Titulacion Universitaria Licenciado en informática, conocimiento de matemática.
Coordinador de Evaluación
Lleva las distintas evaluaciones coordinadas por la Dirección General; ya sea en el marco del programa de Curso, cuyos resultados deberán ser difundidos y distribuidos para apoyar las acciones encaminadas a fortalecer los logros educativos y desarrollar las evaluaciones que se consideran pertinentes para obtener indicadores que orienten las acciones educativas de los docentes.
Profesión: Profesor de Matematica. 2 años de experiencia como Educador y Coordinador en el area de Evaluacion
Formación: Titulación universitaria completo, conocimiento en la informatica.
Coordinador de los Cursos
El Coordinador de curso, analiza y estudia las razones expuestas por los alumnos, así como la conveniencia de ofrecer el curso, en aquellos casos que el coordinador considere procedentes los somete a la consideración del Jefe del Departamento respectivo, quien resolverá lo referente al profesor que dictará la asignatura se hace el formato destinado para tal fin.
Profesión: Docente en Literatura, con 1 año de experiencia en cordinacion de cursos.
Formación: Titulación universitario completo, conocimientos en informatica, curso de auxiliar en contabilidad, cursos de Siatema.
TECNOLOGIA (dura) ¿Qué equipos, sistemas, medios; de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
EQUIPOS: La Academia consta de 15 computadoras totalmente equipadas, teléfono, fax, fotocopiadora impresoras, escáner, sillas, mesas, pizarras, equipo de oficinas.
SISTEMAS: Internet en el laboratorio.
MEDIOS DE APOYO: Los canales de distribución de la Academia son de manera directa ya que no necesitamos de intermediarios comerciales debido a que la empresa prestará sus servicios de forma directa al cliente, es decir, la empresa atrae a los clientes a través de las estrategias de publicidad, permitiendo que los clientes acudan voluntariamente.
IMPULSOS ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Principalmente vincularnos con instituciones educativas, en donde prestaremos nuestro servicios llevándolos a dichos instituciones con la organización de un personal especializado y todo lo necesario para llevar a cabo nuestra función, a su ves no vincularemos con academias de manera de aportar técnicas y procedimientos, convenios con agencia para la proyección de otras actividades dentro de la institución, es decir abrirnos a la posibilidad de realización de otra actividades proporcionando herramientas para tener una acertada visión de negocios.
FRENOS ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad?
La dificultad para obtener cambios dentro de la Academia son pocas, una de las barreras que se presentaría es que es un servicio específico para niños, no se aceptan adultos. Otra seria que bajara el número de demanda. Aunque al pasar eso los instructores de la academia acudirán hasta donde se encuentre el cliente para prestarle el servicio de enseñanza del mundo de la informática.
INTIMIDADES ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista?
Dentro de la Academia existen lazos familiares, el jefe del Departamento Educativo es tío de uno de los instructores, eso lleva a conflicto con los demás instructores, ya que con este tiene más preferencia, en cuanto a que llega tarde, sale temprano, y jamás le han llamado la tensión ni le mandan memorandun, en la reuniones no es tocable este tema de su puntualidad ni su responsabilidad.
FACTORES EXTERNOS ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad?
La primera unidad externa que participa en la academia es la relación que existen con los proveedores de nuestro insumos, pues con ellos se tiene una relación constante y cada vez que necesitamos de sus servicios acudimos a ellos para luego determinar cual será el que ofrezca mejor precios convenientes para la empresa. Otra participación de un agente externo son los clientes, y una de las mas importante. Lo que pueden afectar el labor de la Academia seria el manejo de Proveedores, ya que estos al no cumplir con acuerdos establecidos en el proceso de servicio hacia la empresa, ocasiona retrasos y quizás hasta incumplimiento de la solución a problemas. Estos afectan directamente la gestión de servicio.
Las estrategias que pienso que conducirían a un cambio auténtico son:
Modelo del Cambio. En las organizaciones, las profundas transformaciones que se producen externa e internamente a cada momento, requieren una atención y reflexión cuidadosa de los procesos de cambio; de la necesidad de desarrollar capacidades para entenderlo y crear mecanismos para administrarlo, manejarlo.
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Gestión Procesos. La Mayoría de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con sus nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo en el cliente. |
Estructuras Organizativas y Tipos de Organigramas. Se han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización, pero todas tienen ciertos elementos esenciales o fundamentales. El comportamiento de las organizaciones se orienta hacia ciertas metas que los miembros del grupo conocen de alguna manera. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas. http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/estrorgorg.htm |
Artículo 1: Modelo del Cambio
La información de este artículo, es que en todas las organizaciones se realizan proceso de cambios, es importante entender lo que es un proceso de cambio, recordando cómo puede ocurrir un cambio controlado. Ya que un cambio pueda ser aceptado e introducido poco a poco, y así ir avanzando de nueva situación, a nueva situación, sin que se produzcan grietas profundas en los organismos. El cambio siempre ha estado aquí, seguirá produciéndose y debemos aceptarlo, porque es el único elemento que es permanente y predecible. El cambio es un proceso que consiste en varias fases o etapas, cada una de estas fases es distinta y puede ocurrir rápidamente. Un cambio es exitoso, para eso requiere descongelar el estatus, moverse hacia un nuevo estado y recongelar el cambio para hacerlo permanente. En este proceso de tres etapas se encuentra implícito el reconocimiento que la mera introducción del cambio no garantiza ni la eliminación de la condición previa a él, ni la permanencia del cambio. El cambio simplemente tiene por objeto hacer que las cosas sean diferentes.
Artículo 2: Gestión Procesos
Este artículo habla de procesos en cuanto si se cumplen las condiciones, ya que los procesos de gestión son recursos y control de las actividades, que transforma los elementos de entradas y de salida. Indica que todo proceso tiene requisitos, que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Esto tiene que ser planificados en la fase, recomienda planificar y realizar periódicamente una reingeniería de los procesos de gestión para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parámetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta. Estos proceso son sistemas que se estructura para identificar y documentar un proceso de gestión. Se dan pautas, guías, soportes y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informático ideado. Para esta gestión se requiere de personas expertas en todos los campos citados. Es decir alguien que conozca el Sistema de Calidad, Medio Ambiente, Prevención Riesgos Laborales y Gestión de o por Procesos. En la realización de métodos estructurados se presentan inconvenientes, uno de esos convenientes, es el problemas de los asociados este tipo de sistemas normalmente no suelen saber que hacer con los procedimientos existentes y sus sistemas relacionados.