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GUÍAS DE INSPECCIÓN PARA FARMACIAS

Buenas practicas de Almacenamiento
Buenas Practicas de Dispensación
Cadena de Frío

Dirigido a:
Responsables de Farmacia de Hospitales y CS pilotos del PMSS.

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS:

Es necesario tener en cuenta los factores ambientales como: la temperatura, la radiación, la luz, el aire (especialmente el oxigeno, dióxido de carbono y el vapor de agua), la humedad, la naturaleza del envase. Un medicamento tiene una vida limitada, la cual esta indicada por la fecha de vencimiento y que depende de las características físicas, fisicoquímicas, y microbiológicas de la preparación. La vida útil implica, que hay una concentración crítica, por debajo de la cual el producto no es aceptable.
La compatibilidad de un producto con su empaque, es un factor que debe ser tenido en cuenta para calcular la vida útil del producto y por ende su fecha de vencimiento.
Lo anterior implica la utilidad del empaque en el producto farmacéutico y la importancia que este tiene hasta que haya sido totalmente consumido. No solamente garantiza la integridad del envase contenido durante el transporte de almacenamiento, distribución y manejo en las farmacias, sino la estabilidad del producto hasta su consumo.

EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Se define teniendo en cuenta factores como:

• Volumen del Inventario a manejar: el volumen del inventario depende directamente del perfil epidemiológico de la población que se atiende y de la política de compras que tenga la institución.
• Características propias del medicamento: Ocupan más espacio los medicamentos envasados en frascos (jarabes, emulsiones, suspensiones) y en ampollas que aquellos que vienen empacados en blister o en cajas (tabletas, cápsulas, grageas).
• Número de personas que permanecen en el sitio de almacenamiento: A mayor número de personas, haciendo labores de recepción, almacenamiento y distribución, mayor debe ser el espacio a utilizar, para evitar que el flujo de circulación sea inadecuado.
• Forma de Compra: Las instituciones que actúan como proveedoras de otras más pequeñas deben tener en cuenta si compran medicamentos para mantener almacenados en columnas o compren medicamentos para justo a tiempo.
• Número de Insumos que maneja a institución: Se debe tener en cuenta el número de items manejados porque al momento de acomodarlos de acuerdo al ordenamiento utilizado, cada insumo debe tener su lugar definido.
• Crecimiento de la institución: Se debe tener en cuenta el desarrollo o crecimiento de la institución debido a que si solo se tiene en cuenta las necesidad actuales, dentro de poco tiempo el ara de almacenamiento quedará obsoleta. Debe definirse el área con visión futurista.
• La conjugación de estos factores nos lleva o ayuda a definir un área de almacenamiento apropiada y sin peligro de que en poco tiempo ya no cumpla con los requerimientos mínimos.
• LOS INSUMOS HOSPITALARIOS SON UN ACTIVO MUY VALIOSO DE LA INSTITUCIÓN Y FUNDAMENTAL EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS, POR ELLO NO SE DEBE ESCATIMAR ESFUERZOS PARA CONSERVARLOS COMO ES DEBIDO DESDE EL PUNTO DE VISTA CIENTÍFICO Y TÉCNICO.

UBICACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Esta área debe cumplir con, ciertos requisitos para que su ubicación dentro de la institución sea la óptima y no interfiera en los procesos de recepción, almacenamiento y distribución.
Para definir el sitio donde se ubica se deben tener en cuenta criterios de equidistancia hacia los diferentes servicios, fácil recepción de pedidos a los proveedores, seguridad, drenajes, venta al público, alejado de los focos de contaminación.
1.CONDICIONES FÍSICAS:
En la farmacia, bodega o sitio de almacenamiento de medicamentos es necesario tener en cuenta ciertas condiciones como son:

• Fácil circulación de personal y suministros (tanto para entrar como para salir).
• Buena identificación: Puede ser por indicación terapéutica, por laboratorio fabricante, o por orden alfabético.
• Fácil acceso que facilite las labores de limpieza.
• Buena circulación del aire, que permita mantener la vida útil del medicamento.
• Debe evitar que los rayos solares puedan llegar hasta los medicamentos.
• Humedad relativa baja controlada.
• Temperaturas apropiadas controladas.
• Si se tiene deposito o almacén, conservar las cajas selladas con el fin de evitar polvo y otras suciedades.
• Los refrigeradores y congeladores deben protegerse contra apagones con generadores de energía.
• Las vacunas deben almacenarse en frío a la temperatura que indique en la etiqueta.
• Debe existir un área restringida para medicamentos de control especial.
• Alcohol y sustancias inflamables en cuartos herméticamente sellados, bien ventilado y aislado con materiales a prueba de incendio.
• Como medida preventiva tener extinguidotes de incendio y alarmas sensibles al humo.
• Delimitar áreas para productos en cuarentena, retención o vencidos,
• Letreros de no Fumar.
• Áreas restringidas donde sea necesario.
• La entrega del medicamento debe ser en orden cronológico primero en entrar es primero en salir, por lo tanto los últimos que llegan se colocan en la parte posterior,
• Cuando se detecta un producto inestable debe guardarse en un sitio especial para efectos de reclamo.
• En el caso en que le medicamento deba reempacarse, reenvasarse y sellarse, se elaborara un rotulo con las siguientes indicaciones:

Nombre medicamento
Forma farmacéutica
Concentración
Fecha de vencimiento

CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES:
TEMPERATURAS DE ALMACENAMIENTO:
Cada medicamento tiene un limite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, requisito este que debe estar indicado en el empaque del producto. Los medicamentos sensible a temperatura reciben el nombre de termo sensibles. Se hace necesario controlar este factor en el área de almacenamiento, con el fin de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su potencia o que, peor aun, ya se ha modificado tanto que contiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo. Para el control de la temperatura, ya sea la nevera o en el área de almacenamiento, se debe llevar un registro control (temperatura, humedad relativa y cadena de frío), donde se registra diariamente la temperatura de dichas áreas. Antes de empezar a llenar registros se debe establecer el sitio en el cual colocara el termómetro, debido a que la temperatura no es igual en todos los puntos, se deben hacer mediciones en el sitio donde se registra la temperatura más alta.
Para almacenar los medicamentos, siempre debemos leer la etiqueta en la cual se especifica la temperatura a la que debe ser almacenado. De acuerdo a ellos las temperaturas de almacenamientos pueden ser

TEMPERATURA DE AMBIENTE CONTROLADA:
Se considera en un rango entre 15 centígrados y 30 centígrados, dependiendo del sitio geográfico en donde se localice la farmacia.
REFRIGERACIÓN:
Temperatura menor de 8 centígrados. Un refrigerador es un lugar frío en que la temperatura es mantenida termostaticamente entre 2 centígrados y 8 centígrados.
CONGELACIÓN:
Un congelador es un lugar frío en el cual la temperatura puede ser termostaticamente mantenida entre -20 centígrados y 10 centígrados.
Calor excesivo: más de 40 centígrados
Proteger de congelación: cuando además del peligro de quebrarse durante el almacenamiento, una congelación del producto implica perdida de la potencia o de la fuerza, una alteración destructiva de una de las características, el rótulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado.
HUMEDAD:
Este factor es muy importante controlar porque es el que genera deterioro a través del crecimiento de microorganismos como hongos y bacterias, reacciones químicas de oxidación de los componentes de los medicamentos y deterioro de la forma farmacéutica del producto como ablandamiento de tabletas. A los medicamentos que son sensibles a la humedad se denominan higroscópicos. La humedad se controla con un girómetro y para ubicarlo en el área de almacenamiento se procede de igual forma para ubicar el termómetro.
OTROS:
Además de lo descrito anteriormente, se debe tener en cuenta aspectos tales como:
Paredes y pisos: Deben ser de un material de fácil acceso y limpieza.
Buena circulación de aire: colocación de ventiladores y extractores.
Sitio exclusivo para productos inflamables.
Extinguidotes de incendios debidamente cargados. Además se debe brindar capacitación al personal del servicio farmacéutico y del almacén sobre la forma de utilizarlos.

Delimitar y señalizar cada una de las sub áreas dentro del área de almacenamiento.
Colocar avisos de "NO FUMAR" Y "NO INGERIR ALIMENTOS" dentro del área de almacenamiento.
Cuando no se especifican condiciones de almacenamiento, debe sobreentenderse protección de humedad, congelamiento y calor excesivo.
PROTECCIÓN DE LA LUZ:
Muchos medicamentos son fotosensibles, es que se deterioran cuando entran en contacto con un exceso de luz. Es por ello que dichos medicamentos deben estar alejados de radiaciones directas del sol, o de lámparas. Los medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacados en blister de color rojo o ámbar, ampollas de color ámbar. La recomendación es que este tipo de medicamentos no pierdan el empaque de protección.
ENVASE BIEN CERRADO:
Protege de sólidos exteriores (extraños) y de perdidas del producto durante los procesos de manipulación, empaque, almacenamiento y distribución.
HERMETICIDAD:

• Del Cierre: Protege de la contaminación con sustancias extrañas: sólidos, líquidos, vapores, pérdida del producto, evaporación bajo las condiciones ordinarias de manipulación, empaque, almacenamiento y distribución y es capaz de recuperar su hermeticidad al cerrarse. Cuando se especifica un recipiente hermético, este debe ser también usado en Dosis Unitaria.
• Del envase: Es impermeable al aire o cualquier otro gas, bajo las condiciones de manipulación, empaque almacenamiento y distribución.

FECHA DE EXPIRACIÓN:
Cuando la fecha de expiración da mes y año se entenderá que veces el último día del mes.
CONDICIONES HIGI�NICAS:
Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las optimas condiciones de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problemas de tipo microbiológico.

• Buena ventilación libre de gases contaminantes, debe ser aire fresco, y que no provenga de sitios de contaminación (parqueaderos, basureros).
• Personal suficiente y sano, el cual no padezca de enfermedades infecto contagiosas, vitales o bacterianas,
• Buen aseo en todas las áreas: aseo, limpieza y desinfección de las áreas para evitar la proliferación de hongos y bacterias.
• Instalaciones sanitarias limpias, funcionales y desinfectadas.
• Lava manos apropiados y funcionando.
• Estantes limpios y libres de polvo
• Control y sanitización del ambiente: eliminar insectos y roedores.
• Medicamentos libres de polvos y partículas adheridas a la cajas y envases.
• Estanterías con buena cantidad de gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos de suciedades.
• Nevera limpia (aseo periódico) y exclusiva para almacenar medicamentos, libre de alimentos, reactivos de laboratorios, líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc.
• El aseo, limpieza y desinfección deben obedecer a un cronograma de aseo al menos día por medio.

ALMACENAMIENTO DE SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN:
Se debe tener en cuenta:

• Las cajas deben colocarse sobre estibas, deben estar selladas o cerradas para evitar entrada de polvo y demás suciedades en su interior. Para aquellas cajas que ya se han destapado, se aconseja colocar un cartón en la parte superior de la caja y luego cerrar sus cuatro alas.
• Colocar máximo ocho cajas, tanto durante el transporte como durante el almacenamiento haciendo traba, para mayor estabilidad y respetando siempre el aviso que viene impreso en las cajas "ESTE LADO ARRIBA". Se recomienda, en el caso de haber alguna caja deteriorada, cambiarla por otra o en su defecto colocarla encima para que se consuma primero.
• Las cajas se deben colocar siempre encima de estibas, dejando siempre espacio entre los diferentes tipos de Soluciones (solución salina, hartman, dextrosa), para evitar confusiones en el despacho de pedidos.
• Cada espacio debe estar debidamente marcado de tal forma que se identifiquen fácilmente cada uno de ellos.
• No colocar sobre las cajas otro tipo de productos, no pararse sobre las cajas ya que se puede acelerar el proceso de deterioro de las mismas.
• No transportar y almacenar con productos tóxicos que liberen gases y/o sustancias aromáticas, ni otro tipo de insumos como material contaminando.
• Para transportar manualmente las cajas se deben sujetar por la vase y no por el centro o la parte de arriba.
• No arrojar, ni arrastrar cajas sobre el suelo, la fricción genera calor que puede ocasionar roturas en las bolsas, botellas, etc.
• No colocar las cajas sobre superficies húmedas, irregulares con clavos, astillas que las deterioren.

BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIÓN
No es suficiente con seleccionar los medicamentos, adquirirlos a proveedores, recepcionarlos técnicamente y almacenarlos bajo condiciones controladas para garantizar su calidad, sino que se hace necesario la aplicación de buenas practicas de dispensación para que
Entonces definimos:
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS:
Actividad mediante la cual se entrega un medicamento por el farmacéutico o bajo se supervisión personal y directa y de acuerdo con la prescripción médica formalizada mediante la receta, con las salvedades legalmente establecidas, informando, aconsejando e instruyendo al cliente sobre su correcta utilización.
ENTREGA DE MEDICAMENTOS:
Actividad que se realiza cuando el cliente no precisa información, consejo o instrucción sobre el uso o consumo del medicamento.
El proceso de dispensación comprende los siguientes pasos:

• El dispensador debe recibir y atender amablemente al paciente.
• Recibirle la formulación, leerla e interpretarla correctamente.
• Entregar la medicación de acuerdo a la prescripción teniendo en cuenta que los medicamentos de control especial deben ser prescritos bajo ciertas normas y que la fórmula de estos productos queda retenida en el Servicio Farmacéutico.
• Si en el momento no hay los medicamentos solicitados por el paciente, indicarle cuando los puede encontrar.
• Instruir al paciente de cómo utilizar el medicamento: Vía de administración, dosis, frecuencia de la dosis, con que líquidos los puede tomar y cuales no, recordándoles que no debe consumir alcohol durante el tratamiento, y que debe cumplir con el tratamiento completo, aún cuando empiece a sentirse bien con las primeras dosis del tratamiento (especialmente cuando se trata de antibióticos). Se debe indicar la forma correcta de almacenar los medicamentos en su casa, para que conserven las propiedades con las que fueron elaborados.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DISPENSADOR:

• Ser amable, no hacer gestos de mal gusto.
• Conocer bien el área de almacenamiento.
• Conocer el listado de los productos que maneja la institución para evitarle demoras al paciente.
• Conocer las normas establecidas para la prescripción y dispensación de los medicamentos de control especial al igual que el manejo y el almacenamiento.
• Estar capacitado para interpretar la orden médica.
• No cambiar los medicamentos que han sido formulados.
• Estar capacitado en temas como: indicaciones, contraindicaciones, reacciones adversas, interacciones y recomendaciones generales sobre el uso de medicamentos para que instruya bien al paciente al momento de la dispensación de medicamentos.
• No recomendar ningún tipo de medicamento a ninguna persona, tampoco vender medicamentos sin formula médica, advirtiéndole a quien los solicite los peligros de la automedicación.
• Conocer y aplicar los elemento éticos de la dispensación de medicamentos.
• Tener vocación de servicio, no de vendedor.
• Orientar al paciente y aconsejarlo para que no se automedique.