El Plan de Contingencia, o pensar en lo imposible
Por: Freddy Mercado Chopitea

Los eventos vividos en algunas ciudades de Bolivia, la semana del 10 de Febrero de 2003, quedarán marcados en las memorias de quienes presenciamos de manera directa e indirecta esta realidad. A la tragedia y el dolor se suman las consecuencias económicas de un considerable número de instituciones y empresas, además de muchos comerciantes informales, quienes deben ahora reconstruir sus negocios que con mucho esfuerzo lograron levantar.

¿Qué es un Plan de Contingencia?, bueno, al igual que un seguro, es algo que todos debemos tener pero esperamos nunca tener que poner en marcha. Dicho de otra manera, es preparase para administrar, de manera sistemática, la incertidumbre que se cierne cuando la tragedia, sea esta por el hombre o la naturaleza, golpea y destruye todos o casi todos los activos de la organización.

El primer paso en la elaboración de un Plan de Contingencia consiste en identificar los activos críticos para el funcionamiento del negocio u organización, evento al que deben asistir al menos los directivos de área, personal operativo medio y algún representante del Directorio.

En esta etapa se listan y enumeran todos los activos, procesos y personal que representan factores críticos en la operación del negocio, lo que en algunos casos puede ser un equipo especial, como un torno de alta precisión, o una base de datos de las transacciones realizadas. La identificación de las personas con responsabilidades estratégicas es también importante, ya que una empresa sin el operador del torno de alta precisión tendría tantos problemas como si le faltara el torno mismo.

El segundo paso consiste en localizar posibles sustitutos, por ejemplo tornos similares en otras empresas o ciudades, sistemas de respaldo de la información, o personas calificadas para la operación de estos equipos. Al tratarse de un Plan de Contingencia se deben considerar todas las alternativas, incluso a la competencia, lo que se decidirá más adelante dentro de una estrategia de acción.

El tercer paso es asegurar las disponibilidad de estos recursos en caso de desastre total, aspecto que se logra gestionando contratos de alquiler de oficinas en hoteles, alquiler de equipo y máquinas, e incluso contratos de servicio eventual a futuro, de parte del personal calificado seleccionado.

Finalmente el cuarto paso incluye la ejecución de un simulacro, éste se debe realizar de manera programada y con la participación de todo el personal de la empresa para poner en evidencia posibles falencias o limitaciones de la solución propuesta.

Estos planes de contingencia no devuelven a nadie lo perdido, pero nos ayudan de manera notable a encontrar respuestas en medio de la incertidumbre y el desconcierto que surgen después de sufrir la destrucción que vimos en días pasados en tantas empresas, negocios, industrias y familias bolivianas. Yo tengo un plan, y espero nunca tener que usarlo.

Resumen profesional

Freddy Mercado Chopitea es ingeniero electrónico y ha realizado los estudios de Maestría en Dirección y Administración de Empresas del Tecnológico de Monterrey en la Escuela Militar de Ingeniería de la ciudad de La Paz.

Su carrera profesional le ha permitido conocer el modelo de negocios de algunas empresas del mercado local así como internacional, habiendo realizado soluciones de comunicaciones e internet en varias ciudades de América latina y los Estados Unidos.

Actualmente es consultor de negocios electrónicos y marketing, además de ejercer la docencia en la EMI, la UPB y el IBEE.

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