La base de datos CRB para Secundaria (Access 2002, XP)

La base de datos CRB es una pequeña aplicación creada con Access 2002, pero que tiene una enorme utilidad a la hora de llevar el control de uno o varios grupos de alumnos de clase. Está pensada para gestionar toda la información de nuestros alumnos de una forma rápida y efectiva, desde sus datos personales y familiares, sus calificaciones, aficiones y gustos, hasta la redacción de cualquier documento relacionado con la evolución de la actividad de la clase o el centro (programaciones didácticas, notas informativas, exámenes,…), incluso la elaboración del Informe de Evaluación Individualizado, con el que se cierra para el alumno su estancia en cada ciclo educativo.

Está diseñada en forma de fichas a las que se puede acceder con un simple clic de ratón, agrupadas por alumnos, y puesto que es una aplicación abierta, sobre ella se pueden realizar todo tipo de modificaciones, ampliaciones o reducciones según las necesidades concretas de cada profesor. Si bien en principio se creó para ser empleada a lo largo del Primer Ciclo de Secundaria, hemos realizado en ella las modificaciones necesarias de modo que pueda emplearse también en Primaria.

La base de datos se recibe comprimida y para utilizarla debe realizarse al proceso contrario mediante la clave que se te proporcionará a través de tu correo electrónico. Es gratuita y puedes subírtela desde nuestra página de descargas.

Este es el aspecto que presentaba su pantalla de inicio :

En la pantalla de bienvenida se muestran los escasos ajustes a tener en cuenta para que todos los controles de la aplicación sean de las dimensiones adecuadas :

Así se muestra la ficha de datos personales :

Así aparecerá la ficha que muestra los datos psicológicos :

Las notas del Primer Curso de ESO :

Aquí se deben reflejar las notas de Segundo :

Los detalles sobre la Promoción del alumno al ciclo siguiente :

Por último así se muestra la pantalla que hace referencia a otras tareas que se pueden llevar a cabo con esta base de datos, a través del botón "Realizar otras tareas de gestión…" :

En esta última ficha encontrarás enlaces de enorme interés para tu trabajo como profesor si dispones de conexión a Internet en tu centro y que te permitirán, desde visitar nuestra página principal, o navegar por más de 150 portales en castellano, hasta descargarte directamente desde aquélla todo tipo de listas y documentos tan importantes como el Informe de Evaluación Individualizado, que también encontrarás en otra de nuestras páginas. Tendrás un acceso directo a los Boletines de Notas, que también publicamos en otro lugar, sin necesidad de descargártelos, ya que vienen incluídos en esta nueva versión de nuestra base de datos. Asímismo encontrarás aquí botones a los que podrás asignar las tareas que estimes conveniente (si conoces un poco de Access) o realizar todos los cálculos estadísticos que necesitas para tu grupo de alumnos.

CRB 2000, Octubre de 2000.

Las nuevas versiones de nuestra Base de Datos CRB

Son innumerables los profesores y profesoras que se han puesto en contacto con nosotros solicitándonos la clave de acceso para utilizar en sus equipos la Base de Datos que, con Access, hemos diseñado para gestionar todos los detalles relacionados con nuestros alumnos de Secundaria. Algunos de ellos nos han sugerido ciertas modificaciones que nos permitan utilizarla, además, con grupos de alumnos de Primaria. Así pues, y siguiendo estas recomendaciones nos hemos puesto "manos a la obra" y hemos creado nuevas versiones adaptadas perfectamente a estos nuevos grupos de alumnos.

Puesto que las hemos creado con Access 2002 (XP), si deseas utilizarlas con las versiones anteriores (Access 97 o 2000) deberás convertirlas a través del menú "Herramientas.../Utilidades de la base de datos.../Convertir base de datos..." de que dispone. No olvides, sin embargo, que al convertirlas puede perder alguna de las opciones no soportadas por las anteriores.

Este es el nuevo aspecto que tienen sus pantallas de entrada, adaptadas a las normas que rigen en nuestro país respecto a la estructura por cursos : en la Base de Datos para Primaria con sus 6 cursos, desde Primero a Sexto, y en Secundaria (la llamada E.S.O.), con sus 4 cursos, de Primero a Cuarto.

La Base de Datos CRB para los seis cursos de Primaria.

La versión para Primaria ocupa 3.41 Mb. comprimida y otros 9.11 Mb. en el disco duro. Contiene una base de datos para tus alumnos de Primaria, al estilo de las anteriores, pero con importantes mejoras, ya que desde ella puedes imprimir directamente los Boletines de Notas, puedes elegir la llamada "primera lengua extranjera" y las notas aparecen en los términos que solemos emplear en nuestro país. Además, está diseñada por cursos y por ciclos (los cursos pares : Segundo, Cuarto y Sexto) pudiendo trasladar con un simple clic de ratón todos los datos de los cursos impares hacia los pares mediante el botón "Importar los datos de...", por si necesitas continuar con el mismo grupo de alumnos que el curso anterior y acabar el ciclo con ellos, como suele ser habitual. Por último, se pueden insertar las fotos y gráficas de cada alumno dando un doble clic sobre los espacios reservados en las fichas para ellos, aunque para esto será necesario que tengas instalado en tu equipo un editor de imágenes, preferiblemente el FotoEditor de Office, además de poseer ciertas nociones de Excel.

CRB 2000, noviembre de 2003.

Nuestra Base de Datos para los cuatro cursos de Secundaria.

Esta es la versión para Secundaria. Con ella podrás controlar todos los datos de tus alumnos e imprimir cómodamente sus boletines de notas con simples clics de ratón. Como la anterior está estructurada por cursos y por ciclos y puedes modificar cuanto desees para adaptarla a tu entorno escolar. Ocupa 3.77 Mb. comprimida y unos 9.26 Mb. en el ordenador. Estoy convencido de que te serán de una enorme ayuda en la gestión de los datos de tus alumnos de Secundaria.

CRB 2000, diciembre de 2003.

¿Cómo insertar en la BDCRB las fotos de tus alumnos?

La tabla de cada curso de la Base de Datos CRB posee un campo dedicado a alojar las fotos digitalizadas de nuestros alumnos. En principio deberemos escanear todas y cada una de las imágenes de ellos ( te aconsejamos que lo hagas en formato JPG y en un tamaño aproximado de 3 x 4 cms.), y guardarlas en un directorio o carpeta específico para ello. Tan sólo una vez realizada esta tarea podremos incorporar a nuestra base de datos sus imágenes, que más adelante aparecerán en el lugar que tienen reservado en cada una de las fichas que configuran la información individual. Esos campos vienen definidos con los parámetros necesarios para que puedas introducirlas sin ningún problema.

Para insertarlas en su lugar correspondiente debes realizar una serie de tareas propias de Access :

Abrir la tabla correspondiente en el modo de Datos. Y para ello debes dar dos clics en la tabla del curso con el que estás trabajando situándote en el modo Edición de Access. Comprobarás que en la cuarta columna aparece el campo destinado a las fotos de los alumnos. Da un clic al registro del alumno al que deseas insertar su imagen, dentro del campo "Fotos" (aparecerá punteada la casilla), como se muestra a continuación...

...A continuación abre el menú "Insertar" y da un clic en "Objeto...", tal como se te indica aquí...

...Te aparecerá una ventana como esta...

...Desplázate mediante el cursor por las innumerables opciones que se te presentan, y elige "Foto de Microsoft Photo Editor...", seleccionalo y pulsa el botón "Aceptar"...Se te mostrará una nueva ventana similar a esta...

...Selecciona (si no está ya) la opción "Abrir una imagen existente"..., y pulsa de nuevo "Aceptar".

Se abrirá un explorador que te invitará a localizar la carpeta o directorio donde tienes guardadas las imágenes escaneadas de tus alumnos. Búscalo y selecciona con dos clics la del alumno correspondiente. En este momento el FotoEditor de Office te la mostrará. Cuando lo cierres esa imagen quedará insertada en su lugar correspondiente y a partir de ese momento ya la tendrás incorporada a la base de datos, en la ficha del alumno elegido.

Aunque en principio te haya parecido un procedimiento algo complicado, con la práctica te darás cuenta que es méramente rutinario. Repítelo exactamente igual para cada uno de tus alumnos, cierra la Base de Datos ( verás cómo se compacta automáticamente ) y vuelve a abrirla. Podrás comprobar con satisfacción que ahora aparece en la ficha personal de cada uno de tus alumnos su correspondiente fotografía.¡Misión cumplida!...

CRB 2000, Febrero de 2002.

¿Cómo insertar los gráficos de tus alumnos en la BDCRB?

La zona central de la ficha que recoge los datos psicológicos de nuestros alumnos, dentro de la Base de Datos CRB, fue pensada para alojar la gráfica que Excel puede crear para nosotros aprovechando la total compatibilidad que existe entre todos y cada uno de los elementos de Office. Insertar en nuestra Base de Datos CRB esa gráfica es una tarea muy semejante a la que hemos llevado a cabo un poco más arriba, cuando deseábamos incluir las fotos digitalizadas en sus registros.

Primero debes asegurarte de que has convertido en PREDETERMINADO en tu equipo el diseño de gráfico que te propusimos en nuestro artículo Gráficos atractivos. Todo ello si deseas que la gráfica de tus alumnos tenga el aspecto y el diseño que allí te ofrecimos. Por supuesto, si prefieres otro aspecto diseñado por tí puedes incorporarlo siguiendo el mismo procedimiento.

Abriendo de nuevo la tabla del correspondiente curso en el modo "Vista Hoja de datos" observarás que junto a la columna o campo nombrado como Fotos existe otra que se identifica como Perfil Psicológico. Este nuevo campo está diseñado para albergar cualquier objeto OLE, por lo que en nuestro caso lo utilizaremos para incrustar nuestra gráfica de Excel. Te recomiendo que de momento no cambies los parámetros que en su día establecimos en su diseño, pero esto no significa que más adelante decidas modificar alguna de sus propiedades mediante el modo "Diseño".

Destaca con un clic la casilla correspondiente al primer registro, al primero de tus alumnos, y a través del memú "Insertar/Objeto..." accede a la misma ventana en la que entramos en el apartado anterior, cuando estábamos insertando fotografías. Así pues, el camino que debes seguir hasta aquí es exactamente el mismo que recorrimos entonces.

Desplazándote mediante la barra lateral debes destacar con otro clic la opción "Gráfico de Microsoft Excel", e inmediatamente Access pedirá a Excel que te muestre su gráfico predeterminado, que si es el que nosotros diseñamos para tí presentará un aspecto algo diferente. No debes preocuparte por esto, ya que esto se debe a los datos de origen que se están utilizando en este momento.

Observarás abajo a la izquierda una pestaña con el nombre "Hoja1". Si le das un clic comprenderás el motivo de la apariencia tan extraña que nos mostraba : está utilizando unos datos de origen totalmente ajenos a los nuestros. Destácalos todos arrastrando el ratón sobre ellos y pulsa la tecla "Supr" para borrarlos. Vuelve si lo deseas a la pestaña anterior (Gráfico1) y comprueba su aspecto de nuevo. Ahora sí se trata de nuestro gráfico predeterminado, aunque no muestre ningún dato. Es evidente porque la tabla que lo surte acabamos de vaciarla. Si eres capaz de colocar los datos psicológicos de tus alumnos en esa Hoja1 podrás concluir la tarea que nos hemos propuesto. Puedes copiar en ella los datos de tus alumnos que entraste en aquella ocasión o entrarlos de nuevo.

Una vez tengas en esa Hoja1 de nuestra gráfica predeterminada todos los datos de tus alumnos bastará con que selecciones las dos columnas correspondientes al primero de ellos para que automáticamente Excel muestre en el gráfico de la pestaña Gráfico1 las barras doradas que representan los valores de los niveles de aptitud alcanzados. En los demás deberás utilizar, como sabes, la tecla Control para seleccionar columnas no contiguas.

Por último, y una vez confirmado que efectivamente la gráfica se muestra tal como era de esperar, bastará con cerrar la ventana de Excel para que Access inserte el gráfico en el registro del alumno con el que estabas trabajando, regresando al punto en el que se inició la inserción, es decir, a la tabla del curso correspondiente, apareciendo escrito en la casilla el mensaje "Gráfico de Microsoft Excel", hecho que te indicará que todo el proceso ha sido satisfactorio. Si le das doble clic a la misma, de nuevo Excel te volverá a mostrar el gráfico recién creado.

A pesar de que a simple vista parece un procedimiento demasiado complicado y extenso, nada más lejos de la realidad. Comprobarás que es mucho más simple y rutinario de lo que pensabas cuando lo repitas unas cuantas veces con otros de tus alumnos. A partir de ahora es pura rutina.

Cierra la tabla y la base de datos para que las modificaciones queden guardadas en ella, después de compactarse automáticamente. No tengas ningún reparo en consultarnos cualquier duda que te pueda surgir.

CRB 2000, Abril de 2002.

CRB 2000 es Licenciado en Ciencias de la Educación por la UNED desde 1992.

 CRB 2000 -ESPAÑA- Editor : [email protected]

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