República
Bolivariana de Venezuela
Universidad
Yacambú
Vicerrectorado
de Estudios Virtuales
Materia: Gerencia
Trabajo 2.
Profesor: Christian
Fossa
Alumna: Brígida Contreras
La actividad se
desarrolla en
Actualmente se esta instalando el sistema de
inscripción nacional de
La inducción y
asesoria es constante ya que el
sistema esta en la etapa de evaluación y
actualizando, es sistema integrado y
basado en requerimientos
nacionales, es decir actualmente, todos los institutos que conforman
Es importante
resaltar que a medida que se van integrando institutos al sistema de
inscripción nacional es necesario dar inducción y apoyo a los otros institutos,
un ejemplo es que próximamente se incorpora el Instituto de Mejoramiento
Profesional de Magisterio, uno de los mas grande de
Proceso
El proceso se
inicia con la carga de notas por parte de los departamentos adscritos a la
subdirección de docencia, y la unidad de informática genera claves para que los
profesores puedan acceder al sistema para la carga de notas.
Para la carga de
asesoria académica, se distribuyen la
cantidad de alumnos entre la cantidad de profesores fijos que tiene el
instituto por especialidad, se les da a conocer el plan de estudios, los
prerrequisitos por asignatura, y el profesor asesor junto con el alumno
seleccionan en el sistema las asignaturas a cursar en el lapso siguiente de
acuerdo al plan de estudios. Una vez cargada la asesoria académica y en base a
las estadísticas por asignatura, para determinar la cantidad de secciones a
aperturar, se procede a elaborar la oferta académica con el horario de clase, el ambiente donde se va a
dictar la asignatura, y la sede o extensiones del Instituto donde se administrara, y se carga
al sistema.
Ya cargada la
oferta académica y la asesoria, se carga el cronograma de inscripción que es
responsabilidad de la sección de control de estudios, en ella se hace el
llamado a inscripción por modalidad de estudio y por índice académico.
Para la carga de
inscripción se coordinan junto con la subdirección de docencia jornadas de
inducción a los alumnos tanto nuevo ingreso como alumnos regulares para evitar
errores al momento de la inscripción, es responsabilidad del alumno la
inscripción de las asignaturas y el cuadre de sus horarios de clase.
Estructura
La actividad es
coordinada por la unidad de informática, e involucra como lo vimos
anteriormente a Control de estudios que pertenece a la secretaria del Instituto
y a la subdirección de Docencia, es por ello que se detalla a continuación los
siguientes Organigramas
·
Organigrama
General del Instituto Pedagógico Rural Gervasio Rubio, lugar donde se
desarrolla la actividad.
·
Organigrama
de la Subdirección de Docencia, ente encargado
de la carga de asesoria y oferta académica.
·
Organigrama
de la Unidad de Secretaria y Registro, ente encargado de la inscripción
del alumno y de los datos de alumno y registro físico de notas y documentos.
·
Organigrama
de la Unidad de Informática, ente encargado de la implantación, y asesoramiento del sistema.
Gente
Las personas
involucradas de la Unidad de Informática
son:
·
El Jefe de
·
Un Analista
de Tecnología de Información y Comunicación, soy Ingeniero en Sistemas, actualmente estoy cursando una
especialización en Gerencia de Sistemas de Información, con 17 años de Servicio
en la universidad, 7 en
·
Dos Administradores
de Tecnología de Información y
Comunicación, ellos son
Ingenieros de Sistemas, uno se encarga de Administración de
·
Un Técnico en Recurso de Informática, encargado del
mantenimiento de los equipos de
computación en Secretaria y Control de Estudios.
Las personas involucradas en Subdirección
de Docencia
·
9 Coordinadores de Programa y 4 Jefes de Departamento: Son Profesores o
Licenciados, la mayoría de ellos están cursando Doctorado en Educación o
Terminando maestría.
·
10 secretarias, se encuentran estudiando el
pregrado en la universidad en diferentes especialidades, para optar al Titulo
de Profesor.
Responsables de
·
la Secretaria
del Pedagógico, persona encargada de la coordinación de todos los procesos
referentes a la inscripción, Licenciada en Informática y Matemática, aspirante
a doctora en educación.
·
El Jefe de
la Sección de Control de Estudios, Profesor en Informática, con 4 años de
servicio en la universidad, y 2 meses en el cargo. Persona que se encarga de
controlar todo lo referente a la carga de notas, entrega de nominas, y todo lo
referente al expediente del alumno.
·
Un Analista de Información y Control
Estudiantil: persona encargada de
la carga del cronograma de inscripción. Esta persona cuenta con 15 años de
servicio en la sección de Control de Estudios. Actualmente esta estudiando
Pedagogía en
·
Tres Asistentes de
Recursos de Apoyo Informático, personas encargadas de la impresión de
nominas de alumnos, impresión de notas,
constancias. Estas personas son profesoras en informática.
Tecnología
Se utilizan
equipos de computación portátiles, o de escritorio, Video
Been, conexión a Internet, disponible todos en la
subdirección de docencia. Para realizar
esta actividad es necesario, preparar láminas o diapositivas para
demostrar a través de pantallas como son cada uno de los procesos y la
información que requiere en cada una de las etapas en los casos donde no existe
Internet y en donde hay servicio de Internet dar la demostración con
información real.
Impulsos
El impulso
principal es la estandarización tecnológica que deseamos en la universidad, el
que todos tengamos acceso a la información de manera inmediata y desde
cualquier lugar del mundo, y que no hay resistencia al cambio, las personas se
sienten motivadas a involucrarse en el
proceso, y generalmente las criticas que hacen nos sirven como aporte
constructivo al proceso.
Frenos
Estamos limitados
presupuestariamente, sobre todo la unidad de informática que no maneja partidas
de ingresos propios, actualmente esta distribución presupuestaria esta
afectando la unidad ya que solo nos asignan presupuesto para insumos de
oficina, pero no para la actualización tecnológica, mientras que las
subdirecciones y secretaria manejan el recurso que ingresa por inscripciones, y
todo lo relacionado con alumnos. Y no invierten en la unidad de informática que
debe ser la base tecnológica.
Actualmente la
unidad de informática cuenta con equipos desactualizados, los servidores son
prestados por otras unidades, por ejemplo mi equipo para trabajar es un Pentium
I con 64Mb de memoria, 1.2 GB en disco duro, y las secretarias de control de
estudio, y subdirección de docencia
tienen equipos Pentium IV de 3 Ghz, disco duro de 80
o 120 GB y 1024 Mb de memoria, para funciones
secretariales. Lo que realmente lamentamos es que nosotros somos los que
sugerimos o damos perfiles de equipos para la compra en esas dependencias, y
debemos darles perfiles actualizados, porque ellos si cuentan con el dinero
para la compra.
Intimidades
Lo que generalmente
se observa en el personal es malestar por la forma de ingreso y contratación de
personal, ya sea docente, administrativo u obrero, sobre todo en aquellos casos que ingresa
personal por línea partidista o por ser familia del Director del instituto. Quien
tiene inclusive denuncias por el sindicato administrativo, ante el ministerio
del trabajo por nepotismo, esto afecta el asenso o promoción del personal que
aspira a mejoras laborales, por el privilegio que tienen para su traslado, o
promoción en los cargos.
Factores Externos
Los factores
que limitan la actividad, es en algunos
casos es la falla de energía eléctrica y
la mala acometida eléctrica con la que contamos en el instituto. Además de la
restricción presupuestaria que no se si es política del instituto, de la
universidad o del estado.
Motor del Cambio
·
Implementar políticas de ingreso de personal y
promoción que inclusive ya están definidas pero no se aplican a todos.
·
Dotar a la institución de una acometida eléctrica
acorde a las necesidades.
·
Invertir en la unidad de informática en cuanto a
tecnología.
Artículos
de Internet
Los Procesos Organizacionales(local)
www.ipap.sg.gba.gov.ar/ic/sistemas%20_adm_financiera/5doc
En este articulo su autora describe como definir los procesos dentro de una organización y como definir los
objetivos de cada proceso ella lo basa en sistemas administrativos, porque considera
que, ” El
desarrollo de estos procesos constituye la base insustituible sobre la que la
organización se apoya además de utilizarla información necesaria para la toma
de decisiones.”
Proyecto Banner,
Plan Estratégico (local)
http://www.pucpr.edu/pbanner/plan_estrategico.htm
En este articulo
presentado por la Universidad Pontifica Católica de Puesto de Rico, desglosa su
plan estratégico para la actualización en infraestructura tecnológica, ellos
consideran la tecnología como un proveedor de servicios indispensables y dentro
de sus estrategias el de establecer e implantar
un plan comprensivo para la adquisición/ actualización y mantenimiento de los
recursos tecnológicos, y otra de sus estrategias es la de Desarrollar un
programa de adiestramientos sobre tecnología
dirigido a las necesidades generales y particulares de las poblaciones que
reciben servicios de la universidad.
