Por Lic. Mónica Valledor
Toda organización puede ser
concebida como un sistema que interactúa con el medio, que capta insumos, los
procesa (agrega valor) y entrega resultados (bienes o servicios) para
satisfacer determinadas necesidades del medio. Los productos o servicios son el
resultado de los procesos que lleva
a cabo la entidad.
Los procesos deben ser medios para el logro de los resultados
organizacionales, por lo tanto, su diseño y operación deben ser función de los
resultados esperados.
El resultado de un proceso es un
producto o servicio (intermedio o final) producido para ser entregado a alguien
que lo usará o transformará.
Todos los procesos, desde los más
sencillos hasta los más complejos, transforman insumos utilizando los recursos
disponibles. Hay procesos que involucran gran cantidad de personas.
Las organizaciones realizan
diversas actividades (encadenadas en
procesos) a fin de que en la optimización de su desempeño puedan llegar al
logro de los objetivos deseados.
Primer paso. Definir exactamente lo que se quiere obtener, es decir, los resultados esperados.
Los objetivos son declaraciones
formales y concisas que expresan los resultados esperados.
Luego, debe comunicarse los
resultados esperados y focalizar a las personas y los procesos en torno de los resultados.
Esto permite organizar las unidades
de la organización en torno a procesos creadores de valor para el logro de
dichos resultados.
Llamaremos proceso a todo conjunto articulado de actividades de agregación de valor a los insumos, que se llevan a
cabo para obtener un resultado esperado.
Segundo paso. Controlar
(seguimiento) de lo que se está haciendo, (procesos) y lo que se logró:
resultados e impactos.
Esto significa a repensar a la organización y sus Procesos, evaluando:
- La eficacia
- Eficiencia
- Calidad de los servicios
- Equidad
- impacto
Esquemáticamente puede establecerse
una jerarquía de niveles organizativos, en los que se realizan actividades.
Esto puede visualizarse en la llamada “pirámide administrativa”.
Podemos decir que cada uno de estos
niveles tiene una determinada jerarquía de actividades
(planificar, asignar recursos, controlar, ejecutar), que se asocian a
diferentes tipos de información y en
función a los diferentes tipos de decisión
que deben tomarse. Por lo tanto, destacamos los siguientes conceptos:
a)
Las
actividades administrativas (encadenadas en Procesos)
b)
La
información por niveles decisorios
c)
Los
diferentes tipos de decisiones
Cada nivel desarrollará un tipo
propio de actividades administrativas:
·
Nivel
político, o estratégico. Definición del Plan Estratégico, objetivos globales.
·
Nivel
directivo o táctico. Asignación de recursos, control presupuestario.
·
Nivel
operacional. Control operacional.
A partir
de esto, podemos definir al Sistema Administrativo a la función que por
medio de determinados procesos permite
el desarrollo de actividades (acciones),
que incluyen información y decisión,
para el logro de los objetivos de la organización.
Un procedimiento es una secuencia de acciones que se dirigen
hacia una sola meta (comúnmente a corto
plazo), que se sigue repetidamente;
por ejemplo, los procesos de compras, contratación de personal o liquidación de
haberes.
El
desarrollo de estos procesos constituye la base insustituible sobre la que la
organización se apoya para el logro de sus objetivos, ya que el logro de los
objetivos se sustenta en el desarrollo de una serie de actividades
administrativas que requieren eficiencia y eficacia, obteniéndose a su ve, la
información necesaria para la toma de decisiones.
Bien
sabemos que las organizaciones necesitan para alcanzar sus objetivos capital,
usuarios o beneficiarios que demanden el servicio, productos, etc. Pero para
que las funciones financieras, de prestación del servicio y productivas puedas
cumplirse en forma coordinada y efectiva, es necesario que una diversidad de actividades administrativas se
desarrolle de manera eficiente.
El sistema administrativo (S.A.) debe producir toda la información necesaria para todos los niveles de la organización y además, provee de los archivos y registros necesarios para generar aquella información.
El S.A. es el medio por el cual as políticas adoptadas por el nivel superior de la organización se traducen en múltiples decisiones que resuelven problemas específicos cotidianos que conforman, en conjunto, la actividad de la organización.
La dinámica de cualquier organización requiere actividades básicas: prestación del servicio, compras de materiales e insumos, etc. pero también de una multiplicidad de operaciones menores que deben ser cumplimentadas eficientemente.
Podemos decir que un Proceso o procedimiento será eficaz y eficiente, cuando permita:
- El procesamiento de las operaciones,
- La ejecución en el tiempo preciso de las operaciones,
- Al menor costo posible
- Operar con seguridad
- Generar información para la toma de decisiones en cada nivel
Esto requiere que los procedimientos sean diseñados en base a:
- El conocimiento de todos los usuarios (comunicación)
- seguridad de no cometerse errores, al cumplirse normas mínimas de control interno,
- actualización periódica
El S.A. permite a través de su red de actividades combinar esas operaciones que se realizan infinidad de veces para el logro del éxito.
Un inventario de estas rutinas administrativas específicamente definidas, que permitirá repetir en forma indefinida esas operaciones, incluirá entre otros: un circuito de pagos, uno de compras, uno de prestación del servicio, uno de liquidación de haberes, uno de almacenes, uno de trámites por mesa de entradas, etc.
En la descripción del proceso quedan especificados:
1. Los pasos a seguir
2. Las normas que deben cumplirse
3. Las vinculaciones entre los distintos procedimientos
De lo
dicho hasta aquí, el Sistema Administrativo es un conjunto de
procedimientos vinculados y relacionados bajo un esquema predefinido, que
permite desarrollar todas y cada una de las actividades de una organización.
1. Hirsch, Ana. Gestión por Resultados. Cuadernos de
2. Volpentesta, Jorge Roberto. Organizaciones, Procedimientos y
Estructuras. Osmar D. Buyatti. Buenos Aires, 2000.
3. FRESCO, Juan Carlos. PNUD. Diagnóstico Integral. Buenos
Aires, 1989.