Automatización de los Procesos referentes al Control y Seguimiento de Obras y/o manejo de los préstamos adquiridos bajo Financiamiento de la Corporacion Andina de Fomento (CAF)

CAPITULO II

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA UNIDAD

La determinación de requerimientos en un sistema de información es la fase mas importante, ya que de ella se desprende cuales son las necesidades reales dentro de cualquier área de una empresa donde se desee automatizar un proceso. Al conocer muchos de los procesos llevados a cabo dentro de la Unidad de Cooperación y Financiamiento de Hidroven se hace mas fácil determinar dichos requerimientos.

De acuerdo a entrevistas realizadas al personal involucrado en los procesos llevados a cabo dentro de la Unidad de Cooperación y Financiamiento se han determinados los siguientes requerimientos dependiendo del proceso involucrado, entre los más importantes se encuentran: Creación de Punto de Cuenta/Nota de Cuenta/Orden de Servicio y Control de Ejecución Financiera y Avance Físico de la Obra.

Creación de Punto de Cuenta/Nota de Cuenta/Orden de Servicio:

Esta fase incluye la presentación del documento contentivo de la información del proyecto y de la empresa encargada de realizarlo, esto implica una serie de pasos administrativos por diferentes áreas de Hidroven como lo son: la Unidad de Cooperación y Financiamiento, Auditoria Interna, Consultoría Interna, Presupuesto hasta finalmente después de haber sido aprobado en los departamentos mencionados anteriormente llega a Presidencia, por lo que se debe realizar un seguimiento en cada uno de éstos, es decir, se requiere que el sistema sea capaz de almacenar todas las fechas en las cuales es recibido el documento en cada uno de los departamentos y las fecha en la cual sale nuevemente hacia la Unidad de Cooperación y Financiamiento , así como también del estatus en el cual se encuentra. Estos estatus pueden ser Aprobado, Rechazado, Visado o Diferido. Es importante destacar que la Unidad de Cooperación y Financiamiento es la encargada de realizar el punto de cuenta, nota de cuenta u orden de servicio y el responsable de presentarlo en presidencia para su definitiva aprobación, por lo es de suma importancia que en cada fase o etapa por las cuales pasa el documento sea monitorieado por la Unidad, lo que le permitirá medir los tiempos de recorrido del documento e identificar en que punto o condición se encuentra el mismo. Una vez aprobado la contratación por la Presidencia de Hidroven se inicia el proceso de contratación, es decir, se elabora el contrato para luego ser firmado entre la empresa contratista e Hidroven, se requiere que el sistema igualmente almacene estas fechas así como las fechas de inicio y finalización de la obra, en otras palabras el tiempo de ejecución de la misma.

Control de Ejecución Financiera y Avance Físico de la Obra

En la fase de ejecución, la Unidad de Cooperación y Financiamiento de Hidroven, requiere que las inspecciones suministren información semanal sobre el avance de las obras, dicha información debe ser suministrada a través de informes y con mediciones de la ejecucion de cantidades de cada una de las partidas que forman parte del contrato, las cuales serán reflejadas en las valuaciones presentadas por la empresa contratista, estas deben presentarse una vez al mes o cada quince días. La Unidad require que el sistema almacene todos los datos referentes a la Valuación y muy importante el monto de la misma, así como las mediciones de partidas ejecutadas hasta el momento. El sistema deberá agrupar las obras por estado y a su vez por hidrológica, deberá presentar el monto de inversión en cada uno de ellos. También el sistema deberá realizar unas estadísticas en las que se presenten los siguientes datos:

• Monto de Inversión por Hidrológica (Bolívares y Dólares)
• Porcentaje (%) de Ejecución tanto física como Financiera.
• # de Obras por Hidrológicas así como los montos totales agrupados con los siguientes estatus: Por Iniciar, En Ejecución. Rescindida, Paralizada, Concluida.
• Total del Monto Comprometido y Por Comprometer por Hidrolóogica. (Bolívares y en Dólares).

Dichas estadísticas podrán realizarse en cualquier momento que se necesite, además se podrán generar reportes anuales o plurianuales de las inversiones realizadas. Este lo permitirá a la Unidad de Cooperación y Financiamiento llevar un mejor control de las mismas. Asi como le servirá de apoyo para la elaboración del Infome trimestral que debe ser presentado ante la Corporación Andina de Fomento, con los datos anteriormente señalados.

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