Automatización de los Procesos referentes al Control y Seguimiento de Obras y/o manejo de los préstamos adquiridos bajo Financiamiento de la Corporacion Andina de Fomento (CAF)

CAPITULO I

IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS RELACIONADOS AL

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

La Unidad de Cooperacion y Financiamiento (UCF) es la encargada de realizar el seguimiento y control de obras, avances fisicos y financieros de los mismo; el primero con la finalidad de saber el progreso y estatus en los trabajos que realiza la empresa contratista y el segundo porque le permite de cierta manera conocer y llevar el control de las inversiones que se estan realizando para así análizar cuales seran las proximas. Actualmente este proceso no es llevado a cabo eficazmente debido a que no existe una base de datos centralizada con toda la informacion necesaria que le permita de una manera rapida y sencilla saber todos estos datos y asi poder crear o realizar los informes solicitados por los organismos multilaterales Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y especificamente de la Corporacion Andina de Fomento (CAF).

Para dar una solucion optima es necesario conocer todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la Unidad, entre los cuales se pueden mencionar.

- Creacion de Punto de Cuenta/Nota de Cuenta/Orden de Servicio : Luego de que la comision de licitacion revisa las ofertas de varias empresas y selecciona solo una para la ejecucion de una obra/proyecto, debe ser creado en la Unidad, el Punto de Cuenta o Nota de Cuenta u Orden de Servicio correspondiente, con todos los datos del proyecto asi como de la oferta presentada. El monto de la oferta es el que determinara si se hace un Punto, Nota de Cuenta u Orden de Servicio. En el primer caso debe ser presentado al Presidente de Hidroven para su firma y aprobacion, en el segundo caso tiene que ser aprobado por la Junta Directiva y en el tercer caso no es necesario firma de ninguno de los anteriores pero sólo debe ser solicitado una vez para el mismo requerimiento.

- Elaboracion de Contrato: Una vez que es aprobado el Punto/Nota de Cuenta u Orden de Servicio, debe ser enviado a la Gerencia de Consultoria para que elabore el Contrato por el cual se regira la empresa contratista, ajustandolo a las condiciones presentadas en dicho Punto/Nota de Cuenta u Orden de Servicio. En este paso se designa sobre cual prestamo va a ser imputado el Contrato, es decir, se especifica mediante cual contrato de préstamo será ejecutado el proyecto/obra.

- Acta de Inicio: Despues de finalizar con los acuerdos del contrato se da el Acta de Inicio a la empresa Contratista quien podra solicitar un Anticipo, si lo requiriese, para comenzar la ejecucion de las obras, para lo cual debe presentar ante Hidroven una Fianza de Fiel Cumplimiento y otros requerimientos de ley

- Control de Ejecucion Financiera y Avance Fisico de la Obra: De todos los puntos tratados anteriormente, este es el punto donde se requiere un seguimiento constante para obtener datos reales y eficaces que le permitiran a la Unidad desarrollar y evaluar la evolucion en los proyectos/obras, y conocer como esta siendo ejecutado el dinero invertido por el organismo multilateral, en esta caso la CAF.

Una vez que la empresa contratista comienza la ejecucion de la obra debe entregar mensualmente a la Unidad un informe con los avances fisicos y financieros que ha tenido la obra, de acuerdo a un cronograma de actividades que debio haber consignado en su oferta. Estos informes se presentan junto a las Valuaciones; documento en el cual se reflejan los datos financieros ejecutados hasta la fecha, aqui también se reflejan la ejecucion por partidas en el avance de la obra, pago de retenciones realizadas, amortizacion de anticipo, etc. Este proceso se repite hasta culminada la obra. Una vez concluida, es necesario hacer el Acta de Cierre de Obra donde se reflejaran los aumentos y disminuciones que han sufrido las partidas del presupuesto y que por ende afecta el monto de la inversion realizada.

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