Conceptos
La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de accion futuros. Asi la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos
La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.
La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:
• Rusell Ackoff : La planificación consiste en concebir un mundo deseado, asi como los medios reales para llegar a el.
• John Friedmann : es la aplicación del conocimiento científico y técnico a la acción en la esfera de los asuntos públicos.
• Dror Yehezkel : La planificación es el proceso de preparación de un conjunto de decisiones respecto a la actividad en el futuro, basándose en investigación, reflexión y pensamientos sistemáticos.
• Francisco Sagasti : La planificación es un proceso dirigido a orientar el cambio social y a generar una secuencia de eventos futuros, socialmente deseables al tomar acciones en el presente.
• Jurgen Habermas : La planificación puede ser concebida como una modalidad de orden superior de la acción racional respecto a fines: tiende a la instauración, mejoria o ampliación de los sistemas de acción racional mismos.
• Kozikowski Zbigniew : La planificación es la aplicación racional del conocimiento al proceso de adoptar decisiones que sirvan de base a la accion humana.
• Galilea O. Sergio : Entendamos cabalmente a los procesos de planificación como
procesos politicos que intentan asignar coherencia, racionalidad y conduccion a la gestión gubernamental que corresponda. En este sentido, planificar y gobernar deben entenderse como tareas simultaneas, armonicas y donde una depende mucho más de la otra.
• Marcos Kaplan : Es un conjunto de actos que configuran un proceso singular dentro de otro proceso mas general, el de las decisiones del poder político. La actividad planificadora del Estado, su formulación y ejecución, suponen y exigen una decisión política permanente.
• George Ferry : "La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."
• Idalberto, Chiavenato : "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa."
• David, Swing : "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederian"
La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demas funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
Origen de la Planificación
La idea de planificar la sociedad surge con fuerza en la segunda mitad del siglo XVIII Frederick W. Taylor y Henry Fayol (1899 y 1916 respectivamente), quisieron sustituir el empirismo en las empresas por un método cientifico en el que la planificación interviniera como función e instrumento de la dirección. El primero dedicó bastante atención al estudio de los tiempos y el segundo concentró su intéres en la eficacia y la productividad industrial. Concluyó que administrar era prever, organizar, ordenar, coordinar y controlar. Propuso una lista de 14 principios generales: división del trabajo, autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad de direccion, subordinacion de los intereses particulares al interes general, remuneracion, centralizacion, jerarquía, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y union del personal.
Objetivos y Principios
Los objetivos son de gran importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en si y por ellos mismos. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles directivos de una organización, sino lo es de todos y cada uno de los que actuan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una orientacion común. La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquia entre ellos, asi hay objetivos principales y secundarios. El proceso de Derrame de Objetivos significa que primero se definen los objetivos generales o principales, y luego estos se van extendiendo hacia abajo. Entonces Planear, consiste en seleccionar y relacionar los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados. La planificacóon eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos. La labor de planeamientos es permanente . Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va cambiando.
Para que la planificación sea efectiva, es preciso tener en consideración los siguientes principios:
1. Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es estatico y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde válidez y se hace inoperante.
2. Compromiso: los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen en el proceso y asi favorecer su cumplimiento.
3. Contribución: los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central.
Etapas de la Planificación
Encontramos dos grandes fases en las que la planificación cobra el maximo protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organizacion. La segunda fase importante de planificación tiene lugar una vez se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una planificación detallada punto por punto.
La planificación es una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolucion que posteriormente el tiempo se encargara de demostrar que estaba equivocada.
Aunque existen tecnicas de planificación muy avanzadas y elaboradas, la adecuada planificación se basa, ante todo, en una actitud de anticipación que no es sino una evidente manifestación del sentido común.
Los procesos básicos de planificación se pueden resumir en el siguiente cuadro
Paradigmas
Un paradigma se define como un modelo que esta en el limite de las aspiraciones de los líderes y que es capaz de arrastrarles al mas alla de la vida cotidiana que envuelve al comun de la gente, es la herramienta fundamental que posibilita la solución de los problemas sustanciales que impiden el éxito de las personas y organizaciones.
Los paradigmas no se inventan, son modelos que se construyen en el propio proceso del desarrollo de las organizaciones. Las personas, en este proceso desarrollan una idea generalizada de la forma suprema y global de solucionar sus dificultades, es decir, construyen sus propios modelos que les sirve de soporte para avanzar hacia delante de acuerdo con los recursos con que disponen. Modelos que por sus caracteristicas de expanden universalmente, mientras que en el mismo proceso se va engendrando el nuevo modelo que reemplazara definitivamente al paradigma anterior.
1) El primer paradigma invoca el Gran Poder de Dios, estaba basado en el deseo de que "ojala las cosas funcionen como esperamos que funcionen". En sus inicios, la mayoria de las organizaciones cuando todavia son organizaciones pequenas, tal como ocurre con muchos negocios familiares, funcionan de acuerdo a este modelo aun en la actualidad. El deseo es que: "ojala que las cosas funcionen de una manera adecuada y ojala no tengamos que vernos en apuros". Por supuesto este es un paradigma que uno podria haber manejado muchos anos atras, cuando el mundo se movia muy despacio, pero hoy en dia, una empresa que trate de vivir dentro de este modelo esta condenada irremediablemente al fracaso.
2) El segundo paradigma , Planificación Presupuestaria, basado en el Poder del Dinero se inicia cuando las empresas comenzaron a organizar la Gestión Presupuestaria de la organización. Esto establece los primeros elementos de Planificación Financiera. Este paradigma de la Planificación Presupuestaria dice que, si establecemos con claridad el presupuesto del próximo año, probablemente estemos mejor preparados para controlar el flujo de los recursos materiales y financieros requeridos para lograr los objetivos propuestos y por lo menos allí vamos a tener control. Se piensa que controlando los recursos podemos controlar como se desarrolla la gestión de la organizacion.Este enfoque, basado en el orden en el manejo de los recursos, no garantiza que estemos gastandolos en lo que hay que gastarlos. Solamente se ordena el gasto, pero no se determina si el mismo garantiza el cumplimiento de los objetivos organizacionales, ya que estos no estan determinados de manera global, sino en terminos de objetivos individuales de cada organización o departamento.
3) El tercer paradigma comienza con los conceptos de Planificación Estratégica y representa el llamado Poder Central. Este paradigma permite establecer estrategias adecuadas para enfrentar los retos y dificultades que ofrece el entorno a corto, mediano y largo plazo. Aqui aparecen los conceptos de plazo (corto, mediano y largo) y el concepto de estrategia.
Durante la Planificación Estratégica se comienza a realizar análisis del entorno y a concentrar el interes en areas determinadas de la organizacion. La Planificacion Estrategica es un proceso centralizado y a partir de ella se inicia un proceso de Planificación Funcional que toma como lineamientos las estrategias establecidas a través de los planes corporativos, a fin de desarrollar estrategias particulares para cada una de las areas funcionales del negocio.
El enfoque de Planificación Estratégica es básicamente el que han venido manejando las Grandes Corporaciones durante los ultimos 20 o 25 años y ha dado buenos resultados dentro de la situación mundial existente. Pero los tiempos cambian y cambian las necesidades, por eso era necesario entrar en un nuevo paradigma:
La Gestión Estratégica. El problema que plantea la planificación estratégica, es que hace suponer a los Gerentes de las empresas, que la planificación es un problema de los planificadores ubicados en los Centros de Poder y no una responsabilidad gerencial. Al final, se termina estableciendo planes que nadie cumple.
4) El cuarto paradigma, Gestión Estratégica, esta basado en el Poder de la Gente y establece que cada Gerente o Líder es quien debe generar, dentro de su propia gestión, las estratégias anticipativas y adaptativas requeridas para sobrevivir y ser competitivos a corto, mediano y largo plazo. Aqui aparece una serie de conceptos nuevos que no estaban dentro de los conceptos de la Planificación Estratégica tradicional.
5) El quinto paradigma se relaciona con la gestión de la inteligencia colectiva. Pero la inteligencia colectiva es el resultado del surgimiento de un nuevo modelo estructural que le sirve de soporte para su desarrollo. Ese modelo constituye algo que ya mucho se habla: los sistemas inteligentes. Este paradigma se refiere entonces a la gestión y desarrollo de la inteligencia colectiva sobre la base de los sistemas inteligentes que sirvan de soporte estructural de las organizaciones del futuro.
Planificación Normativa, Social y Estratégica
Planificacion Normativa
De acuerdo a Jorge Ahumada, “ la planificación o programación es una metodología para la toma de decisiones, para escoger entre alternativas que se caracterizan porque permiten verificar la prioridad, la factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos mas eficientes ”.
Bajo esta definición, la planificación normativa se caracteriza por:
• Ser un método permanente.
• Requerir un sistema de organización social compatible con la conducta racional y un sistema de control.
• Contar con un plan ( documento ) con las decisiones de la autoridad competente.
- Seguir un proceso de elaboración del plan que tiene como etapas:
- diagnostico;
- programación;
- ejecución y control;
• evaluacion y revision.
• Ser relevante para la decisión, la acción y la evaluación.
El modelo normativo representa la forma como deberia funcionar un sistema, entendido este como el conjunto de funciones semejantes que la sociedad tiene que desempenar para asegurar su supervivencia.
Bajo este concepto, el sistema social esta estructurado en lo económico, lo político, lo social y lo cultural, y el desarrollo se alcanza con el crecimiento económico.
Planificación Social
Es evidente que la relación entre las políticas públicas y la planificación social es directa, en el sentido de que, la planificación social responde a la necesidad de la implementacion de las politicas públicas , y evidentemente ambas se articulan con arreglo a las directrices ideológicas que el orden social permite y/o que esta en condiciones de aceptar.
La planificación social no es otra cosa que la via por la cual las politicas públicas se implementan y legitiman. La planificación social se ubica mas bien, en un nivel táctico, pero que a su vez, conserva una importante proporción de caracteristicas estratégicas, lo cual le otorga a la planificación social caracteristicas especiales en tanto puede ser concebida en un plano intermedio e interdependiente estrategico – táctico.
No obstante, una caracteristica adicional de esta relación es que no puede existir incoherencias importantes entre lo definido estrategicamente como politica pública y su modo de ejecucion, cuando sucede algo así, rápidamente se recompone la relación a favor del nivel estratégico.
Por su parte, las politicas publicas son definidas popularmente como lineas prioritarias de accion. Su concepcion, generalmente esta determinada por las percepciones que los operadores politicos tienen respecto de un determinado problema o en su defecto, por la necesidad de cumplir promesas electorales por parte del gobierno de turno.
Por otro lado, al examinar la relación antes expuesta, es posible observar la existencia de un orden jerárquico muy poco flexible que en muchos casos impiden, cuestionan y/o entrampan posibles modificaciones o ajustes en el diseno de las politicas publicas. Es mas, no existe prácticamente recursividad en la relación politicas públicas - planificación social, puesto que dicha relación se percibe como lineal y vertical por los operadores de politicas públicas y de esta manera se ha socializado en los planificadores sociales.
La planificación social sigue siendo una herramienta util para minimizar el grado de incertidumbre que tiene la aplicación de políticas públicas, especialmente cuando no existe información oportuna, válida y confiable, o cuando esta es sesgada y poco representativa, aun cuando es necesario revisar sus fundamentos teóricos con arreglo a los nuevos escenarios en los cuales le compete su quehacer.
La aplicación tecnocrática de la planificación social conlleva una serie de peligros propios de la ingenieria social, tales como la sobrevaloracion de aspectos presupuestarios o la subvaloración de aspectos que parecieran ser estadísticamente irrelevantes por sobre variables de caracter social y con fuertes consensos al interior de la sociedad.
Modelos de Planificación Social.
El proceso clásico de planificación, responde mas o menos al siguiente esquema:
Planificación Estratégica
La planificación Estrat+egica consiste en la búsqueda de una o mas ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
Sallenave (1991), afirma que "La Planificación Estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa".
La Planificación Estratégica tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organización y en al cultura interna.
Aporta una metodologia al proceso de diseno estrategico, guian a la direccion en la tarea de disenar la estrategia
La planeación estratégica exige cuatro fases bien definidas: formulación de objetivos organizacionales; análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa; analisis del entorno; formulación de alternativas estratégicas.
La planeación estratégica: es el proceso administrativo de desarrollar y mantener una relación viable entre los objetivos recursos de la organización y las cambiantes oportunidades del mercado. El objetivo de la planeación estratégica es modelar y remodelar los negocios y productos de la empresa, de manera que se combinen para producir un desarrollo y utilidades satisfactorios.
La planeación surgio a principios de la década de los años sesenta debido a las turbulencias ocurridas. Hubo una sucesión de crisis: Los precios del petróleo se dispararon como consecuencia de la guerra en el Medio Oriente. Sobrevino una escasez de materiales y energía, acompanada de una inflación de dos digitos y luego el estancamiento económico y el aumento del desempleo. Mercaderias de bajo costo y alta calidad, procedente de Japón y otros lugares, empezaron a invadir principalmente a Estados Unidos, apoderándose de las participaciones de industrias muy fuertes, como las del acero, automóviles, motocicletas, relojes y camaras fotográficas. Todavia, posteriormente, algunas empresas tuvieron que verselas con una creciente ola de irregularidades en industrias claves como las de telecomunicaciones, transportes, energía, servicios, de salud, leyes, y contabilidad. Las empresas que habian funcionado con las antiguas reglas, se enfrentaban ahora a una intensa competencia doméstica y externa que desafiaba sus venerables prácticas de negocios. Esta sucesión de sacudidas hizo necesario un nuevo proceso de planeación de la administración para mantener saludables las empresas, a pesar de los trastornos ocurridos en cualesquiera de sus negocios o líineas de productos.
La planificación estratégica proporciona la dirección que guiara la misión, los objetivos y las estrategias de la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus areas funcionales. Un plan estratégico completo guia cada una de las areas en la dirección que la organización desea seguir y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a las metas. La relación entre la planificación estratégica y la de operaciones es parte importante de las tareas de la gerencia.
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