REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBU
CONTADURÍA PÚBLICA
Heydi Cordero
SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS
Introducción
El sistema de contabilidad de costos
se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y
fondos gastados en actividades funcionales.
La contabilidad de costos se ocupa de
la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Los costos
pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos
del negocio.
Los costos sirven, en general, para
tres propósitos:
1.
Proporcionar informes relativos a costos para
medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance
general).
2.
Ofrecer información para el control
administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de
control).
3.
Proporcionar información a la administración
para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios
especiales).
El sistema formal de la contabilidad
de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la
realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación
y toma de decisiones de la administración, esta información generalmente debe
reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y
comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de
contabilidad de costos.
Conceptualizar
el sistema de costos por órdenes específicas y ejemplificar su uso en la
industria.
En el sistema
de costos por Órdenes, la importancia consiste en asignar los costos a las
órdenes, por lo que el período o centro de costos pierden relevancia. Por cada
producto o lote de productos existe una Orden de Producción y una Hoja de
Costos.
Para que pueda
funcionar el sistema, deben existir una serie de requerimientos previos:
-
"Centralizar" contablemente la empresa.
- Clasificar
los costos de cada centro por función, naturaleza, variabilidad y formas de
asignación a las Órdenes.
- Habilitar las
Órdenes de Producción y Hoja de Costos correspondientes.
- Tener en
cuenta las NCP para la imputación de los costos a las Órdenes.
Características
Presenta las
siguientes características principales:
-
- La producción
o fabricación se hace a pedido del cliente.
- El tipo de
producción puede variar de una orden a otra, aún cuando se trate del mismo
producto.
- Se determinan
costos unitarios de producción, ni bien se terminan las órdenes, pudiendo
variar de una orden a otra, aún cuando se trate del mismo producto.
- El control
administrativo es más costoso que en un sistema de costos por procesos.
- El registro
básico a utilizar es
La simplicidad
de las características citadas, y en atención a la brevedad de ésta guía, me
exime de explayarme para cada una de ellas.
Industrias
en las que se aplica
Este sistema de
costos se aplica generalmente en industrias que no tienen en proceso continuo e
ininterrumpido de producción como por ej., industria
azucarera; de la cerveza; generación de energía eléctrica, etc. Es decir que el
sistema se aplica en industrias con ciclo de producción interrumpido, como por ej. Industria del juguete; mueblerías, industrias de la
construcción, etc. Esta distinción, entre ambos sistemas, determina que los
costos que se asignan a las ordenes lo son con independencia del período de
costos, como sí se hace, por ejemplo en la industria azucarera.
Explicar y ejemplificar la acumulación y
contabilización de materiales y mano de obra.
El
control de materiales se lleva a cabo mediante registros e informes
periódicos que se relacionan con la compra, recepción, almacenamiento y
despacho de modo que reflejen realidades exactas en los estados financieros.
Además este control se establece mediante la organización funcional y la
asignación de responsable a través del uso de formatos impresos,
registros contables e informes de costos desde que se envía la orden de compra
hasta que el producto terminado se almacena. El registro de los inventarios
debe permitir conocer exactamente las cantidades y costos de los mismos.
Los
objetivos del control de costo de los materiales son no comprometer los fondos
de la empresa en compra de materiales innecesarios, rechazar materiales que no
hayan sido pedido o que no cumplan con las especificaciones por la empresa,
asegurar el recibo de materiales y ser cargo con los precios adecuados,
controlar adecuadamente las existencias del material en el almacén y controlar
los costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por los
departamentos productivos.
El
control de los materiales se ejerce primero comparando cantidades reales de
materiales empleadas por unidad de producción del periodo vigente con periodos
anteriores, segundo fijando cantidad estándar de materia prima para cada
unidad de producto fabricado y comparando las cantidades reales con las
estándar, tercero emitiendo informes de desperdicios señalando en ellos las
piezas dañadas, etapas del proceso en que ocurrió el deterioro, el responsable
y las causas de desperdicios.
Para
lograr mayor efectividad en el control de los costos de la mano de obra
se debe:
Planificar
la producción. Usar estándares de mano de obra. Usar informes de resultados. Estudiar
la efectividad de los sistemas salariales con incentivos. Presupuestarse la
mano de obra.
El uso
adecuado de la mano de obra es esencial en toda empresa.
Contabilización de la acumulación de
materiales
Contabilidad.
Finalmente, el departamento de
Contaduría confecciona la orden de pago, previo control con los
comprobantes: solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción e
inspección, remito y factura del proveedor.
Valuación.
·
Unidad de medición, a la moneda constante u homogénea.
·
Criterio de valuación, el de valores
corrientes.
Gestión de stock.
Es la función que tiene a su cargo
diseñar y definir políticas de abastecimiento que contribuyan a la gestión de
ese elemento.
Se debe contar con planes de
producción que permitan programar el regular abastecimiento de materiales.
En general, se usan dos métodos para
establecer los equilibrios deseados del inventario de materias primas:
Costos totales
mínimos combinados de pedido y mantenimiento del inventario:
Se incurre en dos tipos de costos en
la administración de esta función: de adquisición y mantenimiento o de
tenencia.
El de adquisición es el costo de
realizar pedidos, es decir, de todo el proceso administrativo – contable
(comprar, recibir, controlar, pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costos
de compras, procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por
fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente.
Los costos de tenencia son los que
resultan de mantener las existencias, e incluyen espacios físicos (almacenes), manejo
de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanterías, etc., y los
intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su
comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias, este
costo crece.
Se calcula generalmente en términos de
tasa:
Costos de tenencia / costo de materia
prima a almacenar
El tamaño óptimo del inventario se
logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento de
inventario están en su punto más bajo.
Para la selección del sistema de
compra más conveniente, en ciertos insumos existen restricciones que obligan a
decidir sobre la base de otros criterios. Por ejemplo: materiales perecederos,
características del mercado proveedor, cupos de importación, etc.
Para las industrias que administran
stocks con elevada variedad de piezas (cientos o miles), no resulta operativa
su aplicación, por lo costoso y complejo de su instrumentación. Por ello es que
sólo se aplican a los materiales cuya importancia relativa en el costo total
del producto es significativa.
Para la selección de estos artículos,
se cuenta con el criterio ABC o gráfica de Pareto que permite, frente a
un número importante de casos, determinar cuáles son los de mayor
significación.
El ABC es un criterio empírico que
define que generalmente el 20 o 30% de ciertos fenómenos provocan el 70 u 80%
de los acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos
controlando el mayor impacto (70 u 80%).
Una de las decisiones en la gestión de
materiales es cuánto adquirir cada vez que se formalice una compra. Esta
cantidad se denomina lote económico (q), que es la cantidad que conviene
comprar periódicamente para optimizar los costos de adquisición y tenencia que
demanda la gestión de inventarios.
Fórmula:
q =(2.Q.P/c.i)1/2
Q = consumo del período
P = costo de adquisición
c = costo unitario de la pieza
i = costo de tenencia (calculado en
forma de tasa).
Esta fórmula se deduce de:
Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio.
Costo de adquisición: (Q/q).P,
siendo Q/q el número de compras.
Costo total = costo de tenencia +
costo de adquisición
Que, precisamente, hace su punto
mínimo en el mismo nivel que:
Costo de tenencia = costo de
adquisición
A partir de esta igualdad:
(q/2).c.i =
(Q/q).P
se despeja:
q = q (q/c). (P/i)
A partir de este lote económico, se
puede calcular:
·
Número de compras: N = Q/q = consumo
del período / lote económico
·
Frecuencia de compras. Fr = 365 / número de compras.
Coeficientes de
rotación de inventarios:
Se calculan dividiendo el costo total
de cada tipo de materia prima usada durante el año anterior entre el costo del
inventario en existencia y al final del año.
Esta relación también puede expresarse
en términos del número de meses de uso representado por el inventario en existencia
y un pedido. Posiblemente, la ganancia de la compañía establecerá un
coeficiente de rotación estándar basándose en la experiencia anterior y en su
pronóstico sobre sus futuras condiciones de operación.
Este método no toma en consideración
los costos de pedido, los descuentos por compra que se obtiene con los pedidos
grandes, los ahorros de flete en los envíos grandes, los costos de
mantenimiento del inventario, etc.
Contingencias.
El mantenimiento de materias primas
está sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo las
más frecuentes:
·
Mermas: son las pérdidas en
las cantidades de material por evaporación, disminución de humedad, de peso,
etc., por el sólo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran
como diferencias de inventarios, sino que se cargan a la producción mediante su
incidencia en los materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y,
a través de una cuenta especial, se cancelan como una pérdida.
·
Roturas: constituyen una
pérdida y así se las expone en el cuadro de resultados. Es conveniente que se
contabilicen a medida que las mismas se producen.
·
Robos o pérdidas: reciben igual
tratamiento que las roturas.
·
Sobrantes: cuando el sobrante
de un material no alcanza para ser utilizado en otro artículo, se transforma en
un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser
vendido al ingreso, por dicho concepto, se lo considera una ganancia.
Contabilidad de
materiales.
El costo de los materiales que se usan
en la producción incluye por lo menos el costo de factura de los materiales
comprados. Otros renglones de costo que pueden ser cargados al costo de
materiales son: los descuentos por compras, el recibo y la inspección y
almacenamiento.
Al incluir estos costos en el costo de
materiales, se convierten en costos que puedan ser inventariados.
La alternativa es considerarlos como
gastos del período en el cual se incurrieron. Puede ser el método más sencillo.
Sin embargo, la práctica de inventarios da como resultado una cifra de ingresos
periódicos que se acerca más al objetivo de equiparar los costos de producción
relacionados con el ingreso de ventas del período. Además, la identificación de
estos costos como parte del costo de materiales es más útil para la toma de
decisiones.
La decisión de tratar los costos de transporte
y almacenamiento como elementos del costo de materiales va acompañada del
problema de identificar tales costos con las unidades específicas de
materiales.
Métodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al contado
sobre los materiales comprados:
·
Método A:
1.
Se registra el precio bruto de factura en el
momento de la compra.
2.
Se reconoce el descuento por compra concedido
como un renglón de ingresos en el momento en que se hace el pago.
·
Método B:
1.
Se registra el precio neto de factura en el
momento de la compra.
2.
Se reconocen los descuentos por compra no
obtenidos como un renglón de gasto o pérdida en el momento de efectuar el pago.
Utilización de
materiales.
Puede usarse una requisición de
materiales o una lista estándar de materiales como autorización o base para la
contabilidad de la emisión de materiales. Una requisición de materiales indica
el artículo, la cantidad, costo unitario, extensión, departamento que hace la
requisición, las personas que la han aprobado y la cuenta de costo de trabajo a
la cual debe cargarse la requisición. En una lista estándar de materiales se
indican las cantidades de materiales de cada tipo que se necesitará para
completar un determinado trabajo o producto.
Cuando la fábrica devuelve materiales
no utilizados al almacén, puede prepararse un informe de devolución de
materiales y asentarse una entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria
a fin de anular la entrada para la emisión del material.
Inventarios perpetuos,
periódicos y físicos.
Bajo un sistema de inventario
perpetuo, la cifra que aparece en los libros para el inventario final es una
cifra que representa el saldo de las cuentas, la cual puede verificarse
periódicamente contando físicamente los artículos (inventario físico).
Bajo un procedimiento de inventario periódico,
cuando no se mantiene un inventario perpetuo, se hace un inventario físico cada
cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados es la cifra de saldo en
las cuentas. En este caso, el costo de materiales empleados podría describirse
de manera exacta como el costo de los materiales que se supone que se han
utilizado. No hay ningún "rastro de papeleo" que pueda seguirse para
descubrir la causa de las discrepancias.
Para aliviar un poco la presión a fin
del ejercicio sobre el inventario físico anual, muchas compañías usan una
técnica llamada método cíclico, continuo o rotativo para hacer el inventario.
Bajo este sistema, los distintos artículos del inventario se cuentan y
verifican con el registro perpetuo cada día, semana o mes, durante el año.
La diferencia de inventario puede
cargarse o acreditarse a la cuenta de costos indirectos de fabricación y a una
cuenta a diferencia de inventario en el mayor subsidiario, asentando una
entrada compensadora en la cuenta de materias primas. Los registros del mayor
de materiales subsidiarios también deben ajustarse. Los excesos en el
inventario se registran como "recibos" y si hay déficit bajo
"emitidos" en las tarjetas apropiadas.
Métodos de valuación
para los materiales empleados.
Cuando una empresa utiliza sólo
pequeñas cantidades de materiales en la producción, no es muy difícil etiquetar
a los materiales con su verdadero costo de factura identificable
específicamente. En este método (valuación de identificación específica), las
etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les envía a
producción. Esta cifra de costo se utiliza en la contabilidad. Este método
puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos
arbitrarios y alterarse las utilidades. Puede ser apropiado cuando se llevan
materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido.
Algunos métodos que se emplean más
frecuentemente son:
1.
P.E.P.S.
2.
U.E.P.S.
3.
Costo de promedio
móvil.
4.
Costo promedio de
fin de mes.
5.
Detallista. El importe
de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y
deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo
por grupo de artículos. Para tener un adecuado control, deben establecerse grupos
homogéneos de artículos, a los que se les asigna un precio de venta tomando en
consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Es necesario
cuidar los siguientes aspectos:
·
Control y revisión de los márgenes de utilidad
bruta.
·
Agrupación de artículos homogéneos.
·
Control de traspasos de artículos entre
departamentos o grupos.
·
Inventarios físicos periódicos para verificar
el saldo teórico de las cuentas.
6.
Costos
identificados.
Implicaciones
administrativas de los métodos para la valuación del inventario.
Los métodos para la valuación al
costeo del inventario son de interés para la gerencia porque ellos determinan
la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, además, porque
influyen en el monto de la utilidad que declara la empresa.
Debido en gran parte a cuestiones
relacionadas con los impuestos sobre la renta y al aumento en los niveles de
precios, el método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación en los últimos
años.
Cuando aumentan los precios y los
costos, si la empresa continúa operando, el método UEPS ofrece una cifra de
utilidad real. Además, el inventario final se costea a un costo "más
antiguo" (y menor). Por el contrario, si se aplica el PEPS, el inventario
se costea con más aproximación a los valores vigentes. El capital de trabajo
(activo circulante) se declara con más aproximación a la unidad monetaria
circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS.
Debido a que las condiciones de
fluctuación de precios, ya sea en dirección ascendente o descendente, el método
UEPS tiende equiparar los valores actuales de los costos del inventario con los
valores corrientes, y a producir una fluctuación en la utilidad declarada de un
período a otro.
Durante períodos de inflación, las
menores utilidades que resultan del UEPS significan una base más baja para los
impuestos a la renta, una mayor relación de salarios empleados en comparación
con las utilidades de los propietarios, una menor utilidad declarada para los
propietarios y una menor relación de precio de venta a costo.
En períodos de disminución en los
precios y costos, el efecto de los métodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los
saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los precios aumentan.
Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las
cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que se
obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante períodos de
deflación se consideran inflados.
Regla de valuación,
costo o mercado el menor (COME).
Otros inventarios, como los de oro y
ganado en pie, se llevan tradicionalmente según el valor en el mercado para
ciertos propósitos, es decir, a un valor de venta en el mercado.
Un método adicional para asignar una
cantidad monetaria a los inventarios es el método COME. Al inventario se le
asigna la cifra menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el
costo cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones:
1.
Los niveles de precios están disminuyendo.
2.
Los inventarios están cayendo en la
obsolescencia.
El método COME tiende a producir una
cifra menor de inventario en el balance general que los otros métodos. En el
estado de resultados, que tiende a ser de mayor interés para los accionistas
actuales y potenciales, acreedores a largo plazo, autoridades encargadas de
impuestos, etc., el método COME puede reconocer las pérdidas del inventario
antes de que se vendan los artículos.
Cuando los precios fluctúan, el método
COME cambia de un período a otro de costo a mercado y viceversa. Ya que este
método anticipa pérdidas, pero no ganancias, también se lo considera como un
método conservador.
Justo a
Tiempo – Just in Time (JIT).
Una de las nuevas técnicas para
mejorar la gestión de inventarios es la denominada Justo a Tiempo.
Trata de reducir los costos de estas
existencias separando las actividades entre las que agregan y no agregan valor,
porque se parte del principio de que una buena parte de los costos de
inventarios son fruto de éstas, por lo que se organiza la empresa y sus sistemas
para trabajar con stocks mínimos casi cercanos a cero.
Salvo consideraciones de tipo
estratégicas en industrias altamente automatizadas, se puede trabajar con
cantidades mínimas de materiales, de producción en proceso y terminados. Esto
depende del poder de la empresa frente a sus proveedores.
Contabilización de la mano de obra
La contabilización financiera de la
mano de obra se refiere al cálculo de las ganancias del trabajador menos las
deducciones; algunas de estas deducciones son autorizadas por las leyes como
son impuestos correspondientes a seguros, retenciones (impuestos sobre la
renta); otras deducciones son autorizadas por el mismo trabajador, o por medio
de sus representantes en los Sindicatos.
Para efectuar la contabilización es
indispensable contar con los siguientes elementos de información:
1.
Tarjeta de control de tiempo.- con la
cual se registra el tiempo de permanencia del obrero en la planta aunque no
necesariamente su tiempo exacto de trabajo, la tarjeta sirve de base para la
liquidación de pago.
2.
El parte de labor diaria.- este es
una boleta donde se informa el número de horas trabajadas exactamente y la
clase de labor realizada por cada trabajador que debe emitir el jefe de sección
o centro de costos el importe real trabajado, no siempre coincide con el tiempo
pagado, la diferencia debe cargarse a jornales improductivos.
3.
La planilla o nómina de salarios.- que como
queda dicho debe ser formulado racionalmente y comprende tres partes:
a.
La suma de salarios ganados, que
comprende las horas normales, horas extras, reintegros, costos de vida, primas
y gratificaciones hasta llegar al salario total; en esta parte se incluye
también el total de horas hombre ganado en la semana.
b.
Las deducciones por concepto de Seguro Social,
descuentos sindicales, retenciones, impuestos a la renta quinta categoría,
retenciones judiciales préstamo, etc.
c.
El importe neto a pagar que será el valor del
cheque que habrá de girarse, teniendo en cuenta al contabilizar el cheque, se
debe cargar por el total de la planilla a la cuenta Remuneraciones a Pagar y
abonar, a las distintas cuentas que recogen los descuentos que se han
mencionado y finalmente abonar a Caja-Bancos el importe del cheque girado.
Explicar
costeo de los gastos indirectos de fabricación y su contabilización.
Los costos indirectos de fabricación como lo indica su nombre son
todos aquellos costos que no se relacionan directamente con la manufactura,
pero contribuyen y forman parte del costos de producción: mano de obra
indirecta y materiales indirectos, calefacción, luz y energía para la fábrica,
arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del edificio y de equipo de
fábrica, mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, seguro, prestaciones
sociales, incentivos, tiempo ocioso son ejemplos de costos indirectos de
fabricación.
Asiento diario
para el registro de los costos indirectos de fabricación
Control CIF C$23,889
Orden # 0201 C$19,907.5
Orden # 0202 3,981.5
Nómina por
pagar
C$9,000
Otras cuentas por
pagar
3,090
Gastos acumulados
por pagar 10,716
Depreciación
Acumulada 1,083
Sumas iguales
C$23,889 C$23,889
Los costos
indirectos de fabricación en base a su comportamiento respecto a la producción
pueden ser: variables, fijos o mixtos.
LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN VARIABLES
cambian en proporción directa al nivel de producción, cuando mayor sea el total
de unidades producidas, mayor será el total de costos indirectos de fabricación
variables. La mano de obra indirecta, materiales indirectos y la depreciación
acelerada son ejemplos de costos variables.
LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN FIJOS permanecen
constantes durante un período relevante, independientemente de los cambios en
los niveles de producción dentro de ese período. La depreciación lineal y el
arrendamiento del edificio de fábrica son ejemplo de costos indirectos de
fabricación fijos.
LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN MIXTOS no son totalmente
fijos ni totalmente variables en su naturaleza. Estos deben separarse de
componentes fijos y variables para propósitos de planeación y control. Los
arrendamientos de camionetas para la fábrica y el servicio telefónico de
fábrica y los salarios de los supervisores y de los inspectores de fábrica son
ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos.
COSTEO REAL VERSUS COSTEO NORMAL DE COSTOS
INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
En el sistema de
costos reales, los costos del producto solo se registran cuando estos se
incurren. Por lo general, esta técnica es aceptada para el registro de
materiales directos y de mano de obra directa por que se les puede asociar
fácilmente a las órdenes de trabajo. Los costos indirectos de fabricación
debido a su naturaleza en el costo del producto, no pueden asociarse en forma
fácil o conveniente a una medida que éstos se incurren con una excepción: los
costos indirectos de fabricación se aplican a la producción con base en los
insumos reales multiplicados por una tasa predeterminada de aplicación de
costos indirectos de fabricación, este procedimiento es necesario por que los
costos indirectos de fabricación no se incurren uniformemente en un período, necesitando
de estimados y de una tasa para aplicarlos a las órdenes a medida que se
producen las unidades.
Los dos factores
claves para determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de
fabricación para un período son: nivel estimado de producción y los costos
indirectos de fabricación estimados.
El nivel estimado
de producción para el cálculo de la tasa de aplicación de los costos indirectos
de fabricación para un período, es dividido entre el denominador de la tasa
predeterminada correspondiente a los costos indirectos de fabricación totales.
El nivel estimado
de producción no puede exceder en el corto plazo la capacidad de producción de
El problema es
estimar el número de unidades que se va a producir en el período, sujeto a las
restricciones de los recursos productivos existentes durante el próximo
período. Para proyectar el nivel de producción correspondiente a períodos
futuros, se puede hacer uso de niveles de capacidad productiva.
CAPACIDAD PRODUCTIVA
TEÓRICA O IDEAL, es el rendimiento máximo que un departamento o
fábrica es capaz de producir, sin considerar carencias de pedidos de ventas o
interrupciones en la producción debido a paros en el trabajo, tiempo ocioso en
las máquinas por reparaciones o mantenimiento, días festivos, etc. En este
nivel de capacidad se asume que la planta funciona las 24 horas del día, 7 días
de la semana y 52 semanas al año, sin tener en cuenta interrupciones que
impiden alcanzar la mas alta producción física posible, es decir el 100% de la
capacidad de la planta.
CAPACIDAD PRODUCTIVA
PRÁCTICA O REALISTA, es la máxima producción alcanzable,
considerando interrupciones previsibles o inevitables en la producción sin
tener en cuenta carencias de pedidos de ventas, la capacidad práctica es la
máxima capacidad esperada cuando la planta opera a un nivel planeado de
eficiencia.
CAPACIDAD NORMAL O DE
LARGO PLAZO, es la capacidad que se basa en la capacidad
productiva práctica y que consulta la demanda de los clientes por el producto a
largo plazo, la capacidad normal debe ser igual o menor que la capacidad
productiva práctica.
CAPACIDAD PRODUCTIVA ESPERADA
O DE CORTO PLAZO, es la capacidad que se basa en la producción
estimada del período siguiente, la capacidad productiva esperada puede ser
mayor, igual o menor que la capacidad productiva normal. En el largo plazo la
capacidad productiva esperada total debe ser igual a la capacidad productiva
normal.
Los dos primeros
niveles de capacidad productiva solo tienen en cuenta la capacidad física de la
fábrica. Así, si una empresa pudiese vender todo lo que produce, estos niveles
de capacidad podrían utilizarse para calcular la tasa de aplicación de los
costos indirectos de fabricación, sin embargo, esto raramente sucede porque la
mayoría de empresas producen solo lo que esperan vender, por consiguiente las
proyecciones de ventas son un factor vital en el proceso de planeación y deben
tenerse en cuenta cuando se estiman los niveles de producción. La capacidad
productiva normal o la capacidad productiva esperada es
utilizada para calcular los costos indirectos de fabricación porque estas bases
incluyen la demanda proyectada de los clientes en sus estimaciones. La
capacidad productiva esperada debe usarse solo en teoría cuando es difícil
estimar la actividad productiva normal. La capacidad productiva normal es
utilizada por las empresas que consideran que el costo del producto debe
basarse en un costo promedio que tenga en cuenta las interrupciones
relacionadas con la producción y las fluctuaciones en la demanda, suponiendo
que todos los otros factores permanecen constantes, la capacidad productiva
normal da por resultado costos del producto uniformes por unidad a través de
diferentes períodos de tiempo.
El uso de la
capacidad productiva esperada como una base provee una estrecha aproximación de
la actividad del período siguiente, puesto que la capacidad productiva esperada
se basa en una proyección de la producción de ese período, el monto de los CIF
fijos no absorbidos por la producción deben mantenerse a un mínimo. El
principal inconveniente al usar la capacidad productiva esperada es que resulta
un costo unitario variable a través de los diferentes períodos de tiempo si la
producción varía en forma considerable.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ESTIMADOS
Cuando se
determina el nivel de producción estimado, se deben desarrollar algunos
procedimientos para obtener un cálculo satisfactorio de los costos indirectos
de fabricación. Generalmente se prepara un presupuesto de los costos indirectos
de fabricación estimado para el período siguiente.
Las tasas de
aplicación de los costos indirectos de fabricación se fijan en córdobas por
unidad de actividad estimada en alguna base. No hay bases absolutas para
determinar que base usar como la actividad del denominador. Sin embargo, debe
haber una relación directa entre la base y los costos indirectos de fabricación.
El método empleado para fijar la tasa de aplicación de los costos indirectos de
fabricación debe ser sencillo y fácil de calcular y aplicar. Una vez escogida
la base para estimar los costos indirectos de fabricación totales, debe
estimarse el nivel de capacidad normal con el fin de calcular la tasa de
aplicación de los costos indirectos de fabricación, cuya fórmula es la misma
sin importar la base escogida.
La base
es expresada en córdobas, la tasa resulta en porcentaje y debe multiplicarse
por 100.
Las bases más
usuales para la aplicación de los CIF son:
Unidades de
producción
% del costo de
materiales directos
% del costo de la
mano de obra directa
Horas de mano de
obra directa
Horas máquinas
4. Describir el manejo de casos
especiales: unidades dañadas, defectuosas, material de desecho, material de
desperdicio.
A.
Material de Desperdicio
Es la merma que sufre el material
durante su transformación. El desperdicio está considerado dentro del costo de
producción, por lo tanto, como su valor lo absorbe dicho costo, no tiene valor
alguno aparente, y en caso de que sea vendido, su producto se puede considerar
como sigue:
1.
Como recuperación del costo.
2.
Como aprovechamiento diverso.
En caso de que se opte por
considerarlo como una disminución del costo, el movimiento contable es:
----------------------------- 1
-----------------------------
CLIENTES S/.
VENTAS DE DESPERDICIO S/.
----------------------------- 2
-----------------------------
ALMACÉN DE DESPERDICIO
DEFECTUOSO Y AVERIADO S/.
PRODUCCIÓN EN PROCESO S/.
A.
Material defectuoso
Es el material que durante su
transformación sufre alguna anomalía que lo hace bajar de calidad, y que
normalmente se considera, como producción de segunda.
A este respecto de tipo de producción
se le asigna, un precio aproximado, el cual casi siempre será inferior al de
primera clase, e inclusive inferior al costo, la diferencia entre el costo del
material defectuoso y el precio asignado puede tomar varios tratamientos
contables, entre lo que se sugiere los siguientes:
1.
Que la orden de producción o proceso
respectivo soporte la pérdida por la diferencia entre el costo y el precio de ventas;
es decir que los artículos buenos absorban la pérdida de los artículos
defectuosos, o sea el caso en que los productos de segunda son vendidos a
precio inferior que el costo, puesto que en el caso contrario no existe
problema, ya que el precio de mercado es superior al de costo.
2.
Que dicha baja de valor se controla como
gasto indirecto de producción en cuyo caso la pérdida será derramada en el
costo de producción del período siguiente, lo que en algunos casos, cuando la
pérdida sea sin importancia, resultará práctico más no técnico, y si la diferencia
es a cierta envergadura, entonces definitivamente irá en contra del principio
contable generalmente aceptado.
DEL PERÍODO CONTABLE
3.
Que la diferencia sea una pérdida no
imputable a la producción misma, sino que haya sido originada por la acción de
un caso fortuito, en tal situación debe ser llevada directamente a Pérdidas y
Ganancias.
4.
Que dicha avería haya sido causada por la
negligencia e incapacidad de algún obrero; entonces la pérdida deberá ser
remitida a una cuenta personal a cargo de dicho empleado.
EJEMPLO PRIMER PROCEDIMIENTO
DATOS Producción
20 unidades Precio Unitario S/. 20.00
COSTO INCURRIDO
Material S/. 250.00
Sueldos y Salarios 80.00
Gastos Indirectos 70.00 400.00
-------------- ======
Se obtiene 5 unidades defectuosas con
un precio de mercado de S/. 15.00 cada una.
SOLUCIÓN
PRIMER PROCEDIMIENTO
Valor de costo de 5 unidades
defectuosas
(5 Us. x S/.
20.00) S/. 100.00
Valor de recuperación (de mercado)
de las 5
unidades 75.00
Pérdida 25.00
=====
DE DONDE:
Valor de costo de 15 unid. a S/. 20.00 cada una S/. 300.00
Más pérdida de 5 unidades defectuosas 25.00
COSTO DE
=====
------------------------------ 1
------------------------------
ALMACEN DE DESECHOS Y
DESPERDICIOS DEFECTUOSOS S/. 75.00
PRODUCCIÓN EN PROCESO S/. 75.00
Importe de 5 artículos defectuosos a
S/. 15.00 cada uno
------------------------------ 2
------------------------------
ALMACEN DE ARTÍCULOS
TERMINADOS S/. 325.00
PRODUCCIÓN EN PROCESO S/. 325.00
Importe de 15 artículos de primera
SOLUCIÓN
SEGUNDO PROCEDIMIENTO
------------------------------ 1
------------------------------
ALMACEN DE ARTÍCULOS
DEFECTUOSOS S/. 75.00
GASTOS INDIRECTOS DE
PRODUCCIÓN 25.00
PRODUCCIÓN EN PROCESO S/. 100.00
Importe de 5 artículos defectuosos
------------------------------ 2
------------------------------
ALMACEN DE ARTÍCULOS
TERMINADOS S/. 300.00
PRODUCCIÓN EN PROCESO S/. 300.00
Importe de 15 artículos de primera
A.
Material Averiado
(Defectuosos que tiene arreglo)
En el caso de aquellos productos que
resulten con cierto defecto o fallas, que pueden ser corregidos mediante una
operación adicional para quedar como artículo de primera.
El problema de la operación adicional
(costos complementarios) para el arreglo de la producción averiada, puede
registrarse contablemente siguiendo cualquiera de los procedimientos que a
continuación se indican.
1.
Que el costo adicional se involucra en el
costo de la orden en cuestión o proceso en cuyo caso, dicho costo adicional se
derrama entre toda la producción de la orden o proceso.
2.
En el costo adicional, más el costo original
de la producción averiada, sea motivo de una orden específica con proceso
particular para que las unidades dañadas, en cuyo caso, sólo esas unidades
absorberán el recargo correspondiente.
3.
Que los gastos adicionales del material
averiado se carguen a gastos indirectos.
EJEMPLO
Datos
Orden de Producción N° 1
Se producen 100 unidades, se avería 10
COSTOS
Materiales S/. 5,000
Sueldos y salarios 3,000
Gastos Indirectos 2,500 S/.
10,500
COSTO ADICIONAL para
compostura de la avería
Sueldos y salarios 300.
Gastos Indirectos 250. 550.
COSTO TOTAL 11,050.
Unidades Dañadas
Se refiere a unidades que no cumplen con los estándares o
requisitos establecidos por el departamento de producción y generalmente se
venden a un precio más bajo o se descartan totalmente dependiendo del estado
del daño. Por ejemplo, si se realiza un mal corte de la tela o pegado es
posible que no sea recibido por el cliente y no puede mejorarse.
Un buen sistema de contabilidad de
costos permite registrar el costo de las unidades dañadas, debe suministrar a
la gerencia información justa para determinar la naturaleza y causa del daño.
La gerencia debe determinar un proceso de producción eficiente que disminuya al
mínimo el deterioro o pérdidas por daño de unidades, el daño generalmente es
considerado como normal o anormal.
El daño que se genera aún teniendo un
proceso de producción eficiente se denomina como DETERIORO NORMAL y los costos relacionados se consideran
inevitables cuando se producen unidades buenas a las cuales se les imputa como
costo del producto. Esto se puede explicar de la siguiente forma: es casi
imposible obtener una producción perfecta del 100% de los productos, la
gerencia puede considerar como normal una tasa de deterioro del 5% en vez de planear
la perfección.
Para su registro
existen dos métodos:
1. ASIGNADOS A TODAS LAS
ÓRDENES DE TRABAJO: éste método calcula un estimado del
costo del deterioro normal (costo del deterioro normal menos cualquier valor
residual estimado) y se incluye como parte de la tasa para la aplicación de los
costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un
daño normal el costo de las unidades se deduce del inventario de productos en
proceso, ya que se ha contabilizado inicialmente como parte de la tasa de
aplicación para los costos indirectos de fabricación aplicados.
Asiento de
diario
Inventario de
unidades dañadas xxxx.xx
Control CIF xxxx.xx
Inventario de
productos en proceso xxxx.xx
Al terminar la
producción de las órdenes y una vez determinada las unidades dañadas se debe
registrar como inventario de unidades dañadas el valor que se espera recuperar
y la diferencia como control CIF puesto que inicialmente se consideraron como
parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación.
2. ASIGNADOS A CADA ORDEN DE TRABAJO: éste método no incluye el
deterioro normal como parte de la tasa para la aplicación de los costos
indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo, cuando se genera un daño
normal se deduce del inventario de productos en proceso el costo de las
unidades dañadas.
Asiento de
diario
Inventario de
unidades dañadas xxxx.xx
Inventario de
productos en proceso orden #0001 xxxx.xx
Este método en la
contabilización excluye el control CIF debido a que el deterioro normal no fue
incorporado como parte de la tasa de aplicación de los costos indirectos de
fabricación llevando el costo total al inventario de unidades dañadas.
El primer método
es apropiado cuando la gerencia considera el deterioro normal como inevitable
en el proceso de producción y por lo tanto espera que resulten unidades dañadas
en todas las órdenes de trabajo, el segundo método aplica cuando la gerencia
espera que el deterioro se presente únicamente en algunas órdenes de
trabajo.
El exceso del daño
considerado como normal para el proceso de producción se denomina DETERIORO ANORMAL. Este deterioro puede
ser controlable por el personal de producción y su presencia es producto de las
operaciones ineficientes, a diferencia del deterioro normal éste no se prevé y
no se considera como parte de los costos de producción, el costo total de las
unidades dañadas anormales se deduce de la cuenta de inventario de trabajo en
proceso, el costo o las unidades que se consideran pueden venderse aunque a
menor costo de lo normal se registran en el inventario de unidades dañadas, la
diferencia se registra en los resultados como otros gastos por deterioro
anormal.
Asiento de
diario
Inventario de
unidades dañadas xxxx.xx
Otros gastos –
Deterioro anormal xxxx.xx
Inventario de
productos en proceso xxxx.xx
El costo de las
unidades dañadas considerado como anormal se debe de contabilizar en una cuenta
de resultados (otros gastos), el residuo de lo que se considera se puede
recuperar es registrado en la cuenta de inventario de unidades dañadas y debe
realizarse un crédito a la cuenta de producción en proceso.
Formato de informe
de unidades dañadas
Preparación de estados financieros e
informes internos.
El estado de costo de producción y el
estado de costo de lo vendido se pueden fusionar en uno solo que recibe el
nombre de Estado de Costo de Producción y Venta.
Estado de Costo de Producción y Venta. Es
el estado que muestra minuciosamente todos los elementos que forman el costo de
lo producido. Así como el de lo vendido durante un periodo determinado.
Este estudio tiene razones similares ya
que al final aparece dentro del estado de resultados como este dentro del
Estado de Situación Financiera , es fácil comprender que es de sumo interés
saber en una forma detallada como se determina el costo ya sea el que refleja
la producción o el que se relaciona con las ventas; el cual nos permita obtener
un precio de venta con un margen de utilidad bruta suficiente para absorber el
costo de la distribución y llegar al resultado final deseado.(Representativo de
la productividad de la empresa).
La elaboración de los informes
financieros se fundamenta en los datos históricos de la empresa y en los
principios de contabilidad generalmente aceptados, por lo cual
tiene muchas limitaciones como sistema de información para la gestión. Nos
encontramos por tanto, que la adopción de decisiones exige
una información diferente a la ofrecida por la contabilidad financiera,
lo que posibilita la existencia de la contabilidad de gestión o
administrativa como sistema de información relevante, útil y
oportuno (en el momento adecuado) para la adopción de
decisiones. La contabilidad de costos se ubica dentro de la contabilidad
administrativa por cuanto se relaciona con la acumulación, análisis,
interpretación y comunicación de los costos de adquisición, producción,
distribución, administración y financiamiento para uso interno de los gerentes
de la empresa en los procesos de planeación, control y toma de decisiones.
Asimismo la contabilidad de costos, cubre una parte de la contabilidad
financiera, por cuanto los costos de los productos son necesarios para
la elaboración de los estados financieros de uso externo (Balance General
donde se presentan los inventarios dentro del circulante y Estado de Resultado
que refleja el costo de los productos vendidos)
Los auditores internos efectúan evaluaciones
en puntos específicos en el tiempo, pero debieran
estar alertas a cambios reales y potenciales en las condiciones que afectan la habilidad para proveer
garantía desde una perspectiva con visión hacia el futuro. En aquellos casos, los auditores internos
debieran contemplar el riesgo de que la gestión se pueda deteriorar (Normas IIA
- Sección 300.08.3)
INFORME FINAL
Un informe final, incluyendo la opinión
sobre el sistema de control interno, se prepara y presenta a la gerencia y al
comité de Auditoría. El informe aborda el sistema de control interno como un
ingrediente necesario en el logro de los objetivos de la entidad.
Hace referencia a los resultados de
Las evaluaciones generales son las mejores cuando se complementan con
información sobre temas y tendencias significativas de control interno.
El informe puede contener recomendaciones y ampliar
las evaluaciones del control, haciendo referencias específicas
a unidades
de negocio y procesos transaccionales críticos
para la organización.
Los directores de Auditoría interna deben
diseñar de manera particular este informe, teniendo en consideración la
cultura y necesidades de la organización.
Las limitaciones inherentes deben ser
ubicadas al final del informe. Estas limitaciones proporcionan un contexto agregado a la opinión en lugar de imponer una
restricción al alcance. Al describir las limitaciones
inherentes, Auditoría interna debe evitar expresiones tales como "a la luz de la naturaleza necesariamente
limitada del estudio y evaluación que diseñamos y completamos",
puesto que esto podría parecer como una modificación o restricción del alcance.
LIMITACIÓN INHERENTE
* Resultan de lo limitado del juicio
humano y de la posibilidad de cometer errores en la acción, en la evaluación u
omisión.
* La escasez de recursos y la necesidad de
considerar el costo de un control en relación con los beneficios que
proporciona.
* El riesgo de crisis del sistema
* La elusión de los controles por parte de
la dirección (razones ilegítimas de intervención o para evitar los controles) y
* El riesgo de confabulación o complot.
Conclusiones
En resumen, se
considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan a continuación
para una adecuada implantación de un Sistema de Costos por Órdenes.
1. Determinar
las áreas de responsabilidad.
2. Determinar el
personal directo e indirecto a la producción.
3. Reporte de
labor diaria.
4. Control del
consumo de materiales por órdenes de trabajo.
5. Devoluciones
de materiales al almacén.
6. Reporte de
producción terminada.
7. Implantación
de la orden de trabajo.
8. Traspaso de
las órdenes de trabajo entre áreas.
9. Control de
los desperdicios para la venta.
Estos aspectos se
pueden agrupar en tres grandes grupos:
Aspectos
organizativos: Desarrollar un plan de organización de las distintas áreas para
la elaboración e implantación de las bases normativas de consumo para los
recursos que así lo requieran.
Aspectos
metodológicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario
para el registro y análisis de los costos materiales, establecimiento de un
método de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado,
elaboración de las normas metodológicas y específicas para la planificación y
control de los trabajos de mantenimiento.
Aspectos relacionados
con la operación del sistema: Organización del flujo de información a
suministrar al área de contabilidad. Elaboración de los presupuestos de gastos.
Determinación de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos
aprobados y el análisis de las variaciones.
PROBLEMAS
1.
La fábrica de labiales
01/10/07 Inventario de Materiales y
Suministros:
Material X 560 unidades Bs. 15.00 c/u
Material Y 1.600 unidades Bs. 12,50 c/u
Material Z 2.000 unidades Bs. 1,40 c/u
02/10/07
Compra de materiales y suministros, así:
Material X 200 unidades Bs. 16.00 c/u
Material Y 400 unidades Bs. 13,00 c/u
Material Z 500 unidades Bs. 1,50 c/u
04/10/07 Se devolvieron al proveedor
Material X 60 unidades Bs.16,00
cada uno
06/10/07
Se despacharon requisiciones de materiales, en el orden según se detallan a
continuación: (en unidades)
Orden de producción No. 20 material
X 600, material Z 1800
Orden de producción No. 21 material
X 40, material Y 1.850
Material indirecto: material Y 100
y material Z 300
11/10/03
Devolución de materiales al Almacén, así:
Orden No. 21 material Y 190
Material indirecto:
Material Y 80
SE REQUIERE:
1. Asientos de Diario
2. Mayor General de cuentas "T"
3. Mayor Auxiliar del Almacén (Método PEPS)
4. Mayor Auxiliar de Productos en
Proceso-Materiales
5. Hoja Costo por Órdenes de Producción para
cada una de las órdenes
2.
La compañía Atlantico C.A. Le suministra
a usted, los siguientes datos para el período terminado en diciembre 31, 2005:
Costo de materiales comprados Bs.
158.000,00
Inventario de materias primas: enero 01,2005
Bs. 40.000,00
Inventario de materias primas: dic.31, 2005
70.000,00
Mano de Obra
Indirecta 38.000,00
Calefacción de fábrica, luz y
energía 20.000,00
Materiales
indirectos 8.000,00
Seguro de
Fábrica 4.000,00
Seguro de Oficina General
3.000,00
Depreciación Edificio
Fábrica 35.000,00
Depreciación Edif. Ofic.
General 20.000,00
Costo total de manufactura
384.000,00
SE REQUIERE:
Calcule el costo de la mano de obra directa
para el período terminado en dic.31, 2005.
3. La compañía Unidas S.A.,
elabora el siguiente presupuesto de gastos indirectos de fabricación para el
primer trimestre de 2005, en su único departamento de producción y para su
artículo “A”.
Costo de carga fabril fija Bs. 8.400
Costo de carga fabril variable Bs. 2.160
Horas de mano de obra directa 20.000
Los anteriores presupuestos fueron hechos con
base en un nivel normal de producción del 100%. En marzo 31, 2007, fecha
trimestral del cierre de libros, la empresa suministra la siguiente información
real del período:
Costo de carga fabril fija Bs.
8.400
Costo de carga fabril variable Bs. 2.192
Base de aplicación de la carga fabril a
la producción: HMOD (horas de mano de obra directa)
El costo de la mano de obra directa durante el
trimestre, para la producción del artículo “A”, fue de Bs. 7.600, con un
salario unitario de Bs. 0.40 por cada hora.
Con base en la anterior información, se debe
calcular el costo de las variaciones de carga fabril, así como mostrar cómo
surgen contablemente tales variaciones, y su cierre posterior considerándolas
como un mayor o un menor costo de venta.
Infografía
http://www.iuteb.edu.ve/carreras/sistemas/contenidos/costos/c_uni3.html
http://www.contabilidad.com.py/articulos_78_control-interno-el-informe-de-auditoria-interna.html