策劃工作和跟進成效是主管的職責。主管接到上層的工作指示，首先要分析工作內容，將其細分為不同工序，然後分配及安排員工去完成。在下屬執行工作期間，主管還要按時跟進工作的進度。

鳴謝：MDC, 香港管理專業發展中心(www.mdchk.com)

要做好策劃與跟進的工夫，便要兼顧以下四個環節：

1.如何為自己和員工訂立工作目標

2.怎樣籌劃、推展和跟進工作的成效

3.如何將工作分配給合適的員工

4.怎樣善用一些策劃與跟進的工具

訂立目標

策劃工作首先要訂立目標，訂立目標有四個原則。

1.高而可達：訂立工作目標的第一個原則猶如跳高，目標需要夠高，這樣才可以激發員工隱藏的潛力，爭取最好的成績。但是目標卻不能訂得脫離現實，應該體察情；否則員工會因為難度太高而放棄。

2.詳細明確：假如目標模糊不清，則員工會無所適從；結果會浪費時間於一些不必要的工作上或做成錯誤，以致無法完成既定的目標，徒然浪費資源。所以主管應該將工作的目標詳細而明確地告訴員工，讓他們清楚知道工作的要求，以便增加對完成工作的信心。例如主管要求產品的回退率不能超過千分之一。

3.可以量度：目標需要是一些可以量度的指標，這樣，主管和員工才可以清楚知道目標究竟有沒有達到。例如「每日生產三千件產品」便是可以量度的目標，但是「發揮員工的生產力」這個目標，便是一個難以量度的目標。

4.完成時間：主管需要為每一個工作目標定下完成時間，以便控制工作進度。

「三點式」籌劃推展法

工作目標既定，主管便要籌劃推展工作的方法，將工作細分給合適的員工去承擔，並跟進成效。

（一）點做法

這是有關策劃工作的工夫，主管須研究如何去完成既定的工作目標。主管應兼顧以下四點：

1.排列次序：主管將工作任務詳細分析，整合為規模較小的工序，安排先後完成或同時進行的次序；這有助進行工作分派及日後的跟進。

2.估計時間：估計每一個工序所需的時間及預計任務是否能夠在目標時間內完成。假如預計不能達到目標，主管便要研究改變工序或增加資源去完成。

3.衡量資源：主管需要衡量部門的資源是否足夠。資源包括人力、員工的知識及技術、器材和原料等。如果資源不足，主管便需要向上層反映，要求增加資源或是改變工作的要求。

4.決定地點：假如公司擁有超過一個工作或生產的地點，主管須衡量各生產地點的條件。譬如比較精巧的產品可能需要在香港生產，而需要較大的生產場地或較多勞工的產品，則可以考慮在內地製造。

（二）點分工

計劃妥當後，主管下一步便是分派工作給各員工執行。分派工作有四點須要留意，簡稱為「四個工有」。

1.有心：員工的工作態度對工作的成敗影響很大。主管要明瞭屬下的心態，了解各人對工作的投入程度。基本上，較為困難及創新的工作應該找有積極態度的員工去擔當。

2.有力：所謂心有餘而力不足，主管亦要考慮員工的工作能力。如果工作所需的知識、經驗和技術超出員工的能力範圍，則不應該分配給該員工負責。

3.有時間：主管往往因為信心問題，不自覺地把自己負責的工作，大量分派給較為能幹的下屬。結果做成「能者多勞」，令到他們忙得不可開交。所以在分配工作之前，須注意員工有沒有足夠時間完成工作。

4.有人緣：絕大部分的工作都需要員工分工合作才可以完成，而員工之間的人際關係會直接影響工作的成果。

（三）做成點

主管須在適當階段跟進工作成效，具體做法可以考參以下三個要點。

1.蒐集資料：主管應該定時和員工接觸，了解他們的工作情。蒐集的資料可包括工作設計是否可行、資源的供應情、各工序的進度情形、員工的工作量和小組的合拍程度等。

2.對照標準：在訂立目標和研究如何執行任務時，主管應訂下一系列的預期標準，如完成某工序的時間和所消耗的人力物力等。主管蒐集了實際工作情的資料後，便要和既定的標準比較，看看有沒有明顯的差距。

3.矯正錯誤：假如發覺現實情和標準的偏差很大，主管便要著手矯正錯誤。例如某工序比預定完成時間遲了三天，主管便要研究原因，加以矯正。

策劃與跟進的工具

「工欲善其事，必先利其器」，主管要做好策劃與跟進的工夫，不妨考慮以下三種工具。

1.清單：清單是將所有要做的事情或項目，列出作為備忘之用。主管可以在研究如何完成工作任務時，製作一張清單，記下每個工序內容、所需時間、資源及負責的員工等。

2.流程圖：流程圖的作用是利用圖表，將一連串的工序依先後次序排列，並且在每個工序旁註明開始及完成的時間或日期。流程圖可以顯示須完成工作的先後次序，令各工序間的相互關係一目了然。

3.關注：這是一個無形的工具，主管在跟進工作進度時經常對員工表示關心，留心他們的工作需要，了解他們的困難，隨時向他們加以援手，幫助他們完成工作。