UNIVERSIDAD YACAMBU

ESTUDIOS VIRTUALES

LICENCIATURA EN DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

 

Trabajo Final

Prof.: Hiddekel Tibisay Manriquez

Alumna: Alexandra Ramírez – C.I. 12.383.107

 

 

 

 

El Grupo Parlamentario Venezolano del Parlamento Latinoamericano es un ente de derecho público con personalidad jurídica y con potestad para ejercer sus funciones y alcanzar sus objetivos. El Grupo Parlamentario Venezolano del Parlamento Latinoamericano, desde el año 1964 cuando se constituyó el organismo y en forma interrumpida, hasta la fecha, ha participado activa y decisivamente en su desarrollo. Inicialmente, lo hizo a través del antiguo Congreso de la República de Venezuela; lo cual, a partir de los comicios nacionales celebrados el 8 de noviembre de 1998, sufrió un cambio radical al ser electos los doce (12) Diputados-Representantes ante el Parlamento Latinoamericano, mediante el sufragio universal, directo y secreto. Las disposiciones normativas que rigen dicha elección están basada en el art. 273 de la Ley Orgánica del Sufragio y Participación Política, promulgada el día 28 de mayo de 1998.

 

El Proyecto se desarrollará en la División de Documentación y Archivo

La División de Documentación y Archivo se encargara de resguardar, custodiar, almacenar y atender las necesidades de información de los usuarios del Grupo Parlamentario Venezolano.  Colocando a la disposición un sistema automatizado de recuperación de la información, como un aporte a la investigación, divulgación y difusión del conocimiento en los procesos de integración Latinoamericana y Caribeña.

 

Misión

Suministrar  oportunamente servicios de información pertinentes, novedosos, confiables y actualizados que contribuyan a la investigación y difusión de la información en materia de integración Latinoamericana y Caribeña.

 

Objetivos

Custodiar, resguardar, procesar, almacenar y difundir documentación e información relevante y de interés, para apoyar las actividades del Grupo Parlamentario Venezolano en los procesos de integración Latinoamericana y Caribeña.

 

Usuarios

Presta el servicio a una comunidad de usuarios integrada por  estudiantes de secundaria, universitarios, profesores, investigadores,  usuarios internos y público en general que desee conocer más sobre el ambito integracionistas que lleva el país

 

 

División de Documentación y Archivo

del Parlamento Latinoamericano - Grupo Venezolano

 

·   El mercado y  los clientes

La División de documentación y archivo, está ubicada en el piso 1, del Parlamento Latinoamericano Grupo Venezolano. Contando con una biblioteca especializada en el área Integracionista reviste vital importancia, ya que en la actualidad se busca mucha información acerca de los tópicos que día a día son anunciados por el ejecutivo nacional, gracias a los cuales muchas personas realizan sus investigaciones, trabajos, informes, proyectos, tesis de grado a esta área del conocimiento.

 

·   Alineando con la TIC.

La División de Documentación y Archivo ha de ofrecer un entorno educativo adecuado tanto para sus usuarios como para su personal. El uso de los productos y servicios de las tecnologías de la información debe facilitarse y hacerse agradable, y así animar a los usuarios a que hagan un completo uso de los mismos.

 

Productos y servicios de las tecnologías de la información innovadores y creativos atraerán a los usuarios potenciales, a la vez que retendrán a los ya existentes.

 

La integración de las tecnologías y servicios de la información y el material impreso produce un aprendizaje más atractivo y ameno, con lo que las bibliotecas se están convirtiendo en centros multimedia de formación, información y entretenimiento.

 

 

Planteamiento del Problema

Se observa que el Centro de Documentación del Parlamento Latinoamericano – Grupo Venezolano, cuenta con un gran acervo documental referente al área de Estudios Internacional, siendo la parte de integración la de mayor demanda en cuanto a consulta por parte de los usuarios, por cuanto es fuente de información para toda la comunidad y estudiantes en general. Sin embargo, no se ha adquirido material bibliográfico reciente contando entonces con temas que sirven obviamente solo para trabajos de investigación cuando se buscan los antecedentes y temas de años anteriores, el material bibliográfico ya esta  está siendo subutilizada por los usuarios, debido a la falta de difusión de la información contenida en ella. En consecuencia, es necesario diseñar e implementar mecanismos que permitan en forma rápida y oportuna acceder a la información que este material contiene.

 

En vista del valor que representa el fondo documental para todos nuestros usuarios, se hace necesario Implementar un servicio de información que permita difundir y recuperar el interés de las personas que visitan esta división, haciendo para ello las respectivas digitalizaciones del patrimonio bibliográfico y hacerlos accesibles a través de Internet;   lo que le permitirá ir evolucionando; para  estar a la vanguardia de los nuevos avances tecnológicos, desarrollar una infraestructura tecnológica, eficiente y eficaz que permita manejar la información contenida en sus propias colecciones y proporcionar acceso a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

 

En la actualidad las telecomunicaciones permiten el manejo visual de la información, mediante el almacenamiento en medios ópticos y magnéticos. Sitio donde se encuentra el procesamiento digital de la información.

 

 

Información necesaria para toma de decisión e implicaciónes.

·        Estudio de usuarios.

·        Determinar las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, para así poder ofrecerles servicios que cubran sus necesidades informativas.

·        Perfil del usuario.

·        Indagar sobre la utilidad de este proyecto.

·        Diagnosticar la situación actual del material bibliográfico.

·        Depurar el material bibliográfico a digitalizar.

·        Estimar las necesidades de software y hardware acorde con las tareas a realizar.

·        Implementar la plataforma tecnológica, necesaria para el procesamiento de la información.

·        Capacitar al personal para la utilización de equipos de digitalización y otras herramientas teleinformáticas.

·        Promocionar el uso de la información contenida principalmente en la División.

·        Derecho de autor.

 

Identificar las fuentes de datos disponibles y determinar su calidad y accesibilidad.

Las fuentes de datos a utilizar es primaria a través de entrevistas a los usuarios, al coordinador  con entrevistas personales, vía correo, teléfono.

 

Seleccionar la metodología y las fuentes de datos.

La metodología a utilizar es  la  encuesta  a una muestra representativa de usuarios, para conocer sus opiniones, a través de la aplicación del  cuestionario.

 

Seleccionar los recursos.

El recurso humano es el Analista de Documentación y Archivo el cual es un profesional en el área de información que esta a disposición de responder oportunamente ante cualquier solicitud del cliente-usuario, el mismo se encargara de la realización de las encuestas.  El analista debe cubrir todos los requerimientos de información del cliente-usuario, hasta que no se determine cual será la propuesta se debe responder con los recursos disponibles.

 

(El proyecto puede llevarse a cabo con el personal que labora en el Departamento, se hace necesario es redistribución de tareas y actividades: Jefe de la División de Documentación y Archivo, Analista de Documentación y Archivo, Auxiliar de Archivo, Secretaria).

 

Materiales

Los materiales utilizados en este caso es el computador con todas sus herramientas disponibles: Internet, intranet, red interna, correo electrónico, impresoras, lápiz, etc.

 

Preparación del Programa Formal de Acción.

Acciones

·         Estimar las necesidades de software acorde a las tareas a realizar.

·         Adquirir el software y Hardware.

·         Ingresar los Recursos Humanos necesarios.

·         Seleccionar el material bibliográfico a digitalizar.

·         Crear el portal de la biblioteca.

·         Capacitar al recurso humano, para la utilización de los equipos de digitalización.

·         Instruir en la creación, uso y manejo de material digital.

·         Formar al  usuario para la utilización y mejor aprovechamiento de este servicio.

·         Divulgar el proyecto a todas las unidades administrativas.

·         Establecer las condiciones de remisión de documentos, en versión electrónica con la correspondiente autorización del autor y/o Editorial.

·         Supervisar y evaluar la ejecución del proyecto.

 

Costos aproximados

 

 

* Estos materiales están disponibles en el Departamento. 

** Pertenece a la institución

 

1.- Check List:

Qué es exactamente lo que se necesita en cuanto a la información:

Contar con un estudio detallado de las limitaciones y aspectos positivos con que cuenta la División de Documentación y Archivo o Centro de Documentación así como, las necesidades bibliográficas de los usuarios,  el nivel  de satisfacción de los usuarios, sus  exigencias en cuanto a eventos que realiza la institución, para que sirvan de  base a su  planificación y desarrollo de actividades  .

 

Adecuación del grupo de investigación del mercado para la tarea

Para el trabajo se consolidó  un  grupo de trabajo conformado por 4 personas (profesionales universitarios trabajadoras del Centro de Docu7mentación), dos de las cuales se encargarán de aplicar la encuesta a los usuarios internos y externos, Con una coordinación general Jefa de la División)   y  un  coordinador (Analista de la División. 

 

Medición de las demás áreas funcionales de la empresa y su grado de impacto, tanto y dentro como fuera del mercado

La División de Documentación y Archivo es producto  de la gestión interna desplegada durante el año 2001 por el entonces Presidente de la institución, sin embargo se le dio continuidad por el aporte significativo que esta representa dentro de la misma aunque dejando a un lado muchos de sus requerimientos,  la adquisición bibliográfica, programas u otros requerimientos, está sujeta  a la disponibilidad presupuestaria previo estudio de la mesa directiva, quienes asignarán los recursos.

 

Mecanismos de coordinación necesarios

Se realizaron reuniones de coordinación con el equipo  que se formo en la División y se adecuaron y probaron los instrumentos de recolección de la información para que estos sean reales y confiablesrcado que se identifique con los objetivos de la empresa para facilitar la toma de decisiones.

 

Racionalizacion del tiempo y el presupuesto asignado

Se contó con los materiales en todas las etapas de desarrollo de la encuesta, se estima que la aplicación de la encuesta se realizará en un lapso de dos semanas.

 

Estimación de los resultados y concluyentes de la investigación

La División de Documentación y Archivo  es la unidad  encargada  de la selección, manejo, resguardo  de la documentación para  cubrir así las necesidades de información para este  sector  de la población y sirve de enlace entre las instituciones públicas y privadas para  mancomunar esfuerzos en pro  de servicios documentales.  Esta división contribuye al mejoramiento  cualitativo de la educación mediante la provisión de recursos documentales y apoya  a los usuarios (alumnos, profesores, investigadores, etc.) por medio de un acervo, ampliando  sus conocimientos sobre las áreas que abarcan las áreas de integración y estudios internaciones.

 

2.- Diseño de la Investigación:

El diseñó  de la encuesta estuvo a cargo de personal de la División de Documentación y Archivo basándose en  el objetivo general y los específicos del estudio, aplicada a los usuarios  que visitan el centro de documentación, utilizando la técnica de la entrevista con preguntas cerradas y abiertas , a fin de  lograr los objetivos preestablecidos.

Los datos serán recogidos a través de fuentes primarias, se aplicarán 100 encuestas iniciando con los usuarios internos para continuar con los externos.

 

Las etapas del desarrollo de la encuesta

ü      Organización y planeación de las actividades.

ü      Se conformaron los equipos  de trabajo.

ü      Prueba Piloto y Entrenamiento del Personal a aplicar las encuestas.

 

La etapa de crítica manual, a medida  que se iban realizando las encuestas se procedía a la verificación del mismo y se procedía a su procesamiento.

 

Procesamiento de la Información.

Tabulación, análisis y elaboración del informe final.

Si se propone la aplicación de Instrumentos de Recolección de Datos IRD:

 

Identificación y características generales

 

 Procedencia de los usuarios

 

Conocer los usuarios potenciales del servicio

 

Razones para visitar el CD

 

Servicios o innovaciones requeridas

 

 Nivel de satisfacción de los usuarios

 

Necesidades bibliográficas

AREA	PORCENTAJE
Alba, Alca	19
Mercosur	22,5
Integración Latinoamericana	27
Derechos internacional Público	9
Ciencias Políticas	7
Historia y geografía	7,5
Obras Generales	1
Ciencias Sociales	4
Otras	3

 

Por tipo de libro

 

 

Conclusiones

 

Los Objetivos de la Organización. Se derivan de la misión. Son guías para valorar el grado de movimiento hacia el logro de la misión y constituyen la base para determinar los objetivos operativos para las sub_unidades y los departamentos de la Organización.

 

Los objetivos y las estrategias de la Corporación Contenidos en el Plan Estratégico. Se convierten en objetivos y estrategias operativos y, por medio de la planificación estratégica, la organización puede lograr la Unidad y la Continuidad de Acción.

 

Después de realizar este  estudio de mercado se pueden realizar u ofrecer una serie de recomendaciones que podrían servir ayudar a fortalecer el servicio de información que se presta en esta división así como también a brindarle mayor durabilidad a los documentos: 

 

Es realmente importante que se creen políticas de selección, adquisición y expurgo para el fondo documental y bibliográfico de esta división. Ninguna unidad que presta un servicio de información puede trabajar sin estas políticas. De ellas depende que sean adquiridos los materiales que se adaptan a la visión de la división y al visión propia de la institución de quien depende. Un comité de selección, por ejemplo esta en la posición de recomendar material de calidad temática y un especialista en bibliotecología dará sus recomendaciones en cuanto a soporte y presentación de estos al usuario. Unas políticas de expurgo podrán decirnos a tiempo cuando sea conveniente retirar un material de estantería.

 

Es importante hacer visible a los usuario las normas del servicio de la unidad. Igualmente se puede realizar un plan en cuanto a otros servicios que pueden ser explotados dentro de la división e ir pensando en desarrollar nuestra presentación de la información.

 

 

Debemos considerar como el primer paso al asumir una unidad de información el realizar un diagnostico como tarea prioritaria. Con el podemos analizar desde varios puntos de vistas (usuario, recurso humano, tecnología, mobiliario, colección, etc.), las condiciones en que se encuentra la misma. A partir de este sabremos cuales son nuestras debilidades para atacarlas y cuales nuestras fortalezas para apoyarnos en ellas. 

 

La planificación estratégica es necesario para asegurarse la formulación de una estrategia sólida para la empresa.  La planificación estratégica es inútil cuando la dirección no utiliza como un modo de incrementar el nivel de conciencia estratégica en la empresa, todo sistema de planificación estratégica por sencillo que sea, es útil, pues cumple con la misión de proporcionar un apoyo metodológico (poner fecha y orden a la tarea estratégica) a algo que la dirección general ya quería hacer.

 

Infografía:

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane2.shtml#con