Personel Planlaması Bölüm 3

Bütün işletmelerin devamlılıklarını sürdürebilmeleri için verimlilik kavramı, önemli bir konudur. İşletmeler verimliliklerinin artışlarını birçok alt amaçlarının verimliliklerini arttırarak sağlarlar. Bu alt amaçlardan birisi de emek verimliliğidir. Personel planlaması da emek verimliliğini arttırmada kullanılan tekniklerinden biridir. İşletmelerin temel girdilerinden birinin emek olduğunu düşünürsek, üretim sürecinin planlanmasında emeğin, yani gerekli personel sayısının planlanması da kaçınılmaz bir durumdur.

Planlama, bir organizasyonun amaç ve beklentilerine ulaşmasını kolaylaştıracak kaynakların alınması sürecidir.[1] Edwin B. FLIPPO Principles of Personel Management adlı kitabında planlamayı şöyle tanımlamaktadır: “ Planlama; herhangi bir şeyin olmadan önce belirlenmesidir. Planlama gelecekteki ekonomik eylemler için temel veriler sağlayan karar verme sürecidir. ” [2] İşletmeler de verimli bir insan kaynakları yönetimi için, personel planlaması faaliyetlerinde bulunurlar.

İnsan gücü kaynaklarının en etkin ve en verimli bir biçimde kullanılabilmesi çabası, işletmeci ve ülkenin insan gücü sorunları ile ilgili örgütlerini, insan gücü planlaması yapmağa yöneltmektedir. insan gücü planlaması ile kaynakların en etkin bir biçimde kullanılmasına ve geleceğin kontrol altında tutulmasına çalışılmaktadır.[3]

Bir çok işletmenin, teknolojinin gelişmesiyle ortaya çıkması ve bu nedenle bu işletmeler için gerekli işgücü yüzünden bazı programlar geliştirilmek zorunda kalınmış ve planlamaya, yani personel planlarına ihtiyaç duyulmuştur. Personel planlaması şu şekilde tanımlanabilir: “ Personel planlaması, işletmenin bütünsel amacını gerçekleştirme doğrultusunda, gerekli sayıda, istenen yetenek ve beceri düzeyindeki personelin, doğru zamanlarda, ihtiyaç duyulan yerlere yerleştirilmesidir. ”[4] Personel planlaması kavramı ile ilgili buna benzer birçok tanım daha yapılabilir.

Personel planlaması, işletmeler açısından verimliliği, dolayısıyla karlılığı etkileyen ve belirleyen temel öğelerden sayılır. Çünkü planlama, buradaki anlamıyla, yalnız personel sayısından tasarrufu gerçekleştirecek bir gider düşürücü rol oynamaz, aynı zamanda işin niteliğine göre uygun iş gören seçiminin ve istihdamının da gerçekleştirilmesiyle etkin üretimin oluşturulmasında temel rol oynar. Ayrıca şurası da bir gerçektir ki, bir işletmenin uzun dönemdeki başarısı, başka herhangi bir etmenden çok, istihdam ettiği işgücünün niteliğine bağımlıdır. İşletmelerde insan unsuruna yönelik her türlü çalışmanın amacı, bu unsurdan verimli bir sistem yaratmaktır.

ABD’ de 1975 yılında yayımlanan, 1.000-20.000 arasında personel çalıştıran 308 şirketi kapsayan bir araştırmada, işgücü planlarının aşağıdaki amaçlar için kullanıldığı tespit edilmiştir.[5]

Genel bir bakış açısından değerlendirme yapılacak olursa; personel planlamasının

1- İşletmenin gelişme planları doğrultusunda personel gereksinimin saptanması

4- Personelin işletmede tutunabilmesi ve doyumlu olabilmeleri için ihtiyaçlarının karşılanması, fiziksel ve moral koşullarının iyileştirilmesi

5- Ücret normlarının tespiti, tarafsız kriterlere göre iş değerlendirmesi yapılarak ücret kademelerinin belirlenmesi

6- Personele ilişkin ihtiyaçlarla bütün işletme faaliyeti arasında bağlantı kurulması.[6]

Genel olarak bir işletme için insan gücü planlaması dört aşamalı ve geri beslemeli bir sistem olarak düşünülebilir.

Araştırma ve veri toplama aşamasında insan gücü kaynaklarına ait bilginin toplanması, bu bilgilerin işletme dışı ( makro ) ve işletme içi ( mikro ) incelemelerle araştırılıp değerlendirilmesi yapılır.[7]

Şekil 3.2- Personel Planlamasının Emek Arzı ve Emek Talebiyle İlişkisi

Kaynak : Samim Yörük, İnsangücü Planlaması ve Bankacılık üzerine uygulaması, İstanbul Üniversitesi Yayınları, s. 9

Üçüncü aşama ise insan gücü arz ve talebinin dengelenmesi, başka bir ifadeyle, dengenin sağlanması yolundaki çaba ve çalışmaları içerir.[1] Bu çalışmalar sonucunda ne kadar fazla alternatif ortaya konursa, olumlu sonuç alma şansı o kadar çok olur. En iyi alternatif hiç kuşkusuz belirli bir zaman dönemi içinde, amaç veya amaçları en az kaynak harcaması ile gerçekleştirebilecek alternatiftir.[2]

Ölçme olan dördüncü aşamada ise yapılanlar gözden geçirilir ve planlamanın ne ölçüde amacı gerçekleştirme doğrultusunda yürütüldüğü araştırılır.

3.3 .İŞLETMENİN İNSANGÜCÜ ENVANTERİNİN YAPILMASI

İşletmenin insan gücü envanteri, işletmede çalışmakta olan insan gücünü niteliklerine göre çeşitli yönlerden topluca gösteren bir kaynaktır.[3] Artık insan gücü envanterinin hazırlanması büyük işletmelerde zorunlu hale gelmiştir. İşletmenin insan gücü şu özelliklere göre sınıflandırılabilir:

1 - İşletmenin birbirinden ayrı yerlerde kurulmuş iş yerleri olması halinde, çeşitli iş yerlerinde çalışanlara göre,

2 - Çalışanların almakta oldukları ücretlerin seviye veya gruplarına göre,

3 - Çalışanların cinsiyetlerine göre,

4 - Çalışanların yaşlarına göre,

5 - Çalışanların işletmedeki kıdemine göre,

6 - Çalışanların yaptıkları görevlere göre,

7 - Çalışanların mesleki yetişkinlik ve beceri durumları ve yapmakta oldukları iş dışındaki yeteneklerine göre.[4]

İnsan gücü envanteri, işgücündeki değişim ve gelişmeler göz önüne alınarak, ileride karşılaşılabilecek sorunlara şimdiden ışık tutma amacını taşır. Kısaca ifade etmek gerekirse, insan gücü envanter çalışmaları, işletmede şimdiki personel durumunu açıklılığa kavuştururken, geleceğin işgücü kaynaklarında öngörülen değişmelerin daha gerçekçi ve geçerli olarak saptanmasına yardımcı olur.[5]

3.4 . PERSONEL SAYISININ SAPTANMASI

Personel gereksinmesinin saptanması; kuramsal olarak, gelecekteki bir zaman sürecinde yapılması gereken işi nitelik ve nicelik olarak önceden belirlemek ve sonra belirlenen bu değerlerden giderek, söz konusu işi yapacak belli özellikteki işgücünü sayısal olarak saptamaktır.[6]

İşletmeler yaşayan canlı varlıklar gibi olduklarından işletmenin personel sayısı ve bu personelin nitelikleri işletmenin çalışmalarının niteliğine ve yoğunluğuna göre değişebilmektedir. İşletme faaliyetlerinin etkin bir biçimde yürütülebilmesi için personel ihtiyaçlarının değişen faaliyet yoğunluğuna göre karşılanması söz konusudur. Bu nedenle, personel kaynaklarının ihtiyaçlardan hareket edilerek saptanması gerekmektedir.[7] İşletme için çalıştırdığı her işçi bir maliyettir ve boş yere ne kadar işçi çalıştırırsa maliyeti de o kadar artacağı için, işletme kendisi için en uygun personel sayısını tespit etmek ister. En uygun personel sayısı ile vurgulanmak istenen, işin niteliğine uygun, üretimi aksatmayacak yeter sayıdaki personel sayısının belirlenmesidir. Personel sayısının saptanmasında;

- Kavramsal Modeller

- Globel Modelle

- Ayrıntılı Modeller

gibi birçok yöntemden yararlanılabilir. Ancak burada ele almaya çalışacağımız yöntem, ayrıntılı modeller içine giren işgücü ve iş yükü analizleri olacaktır.

3.4.1. İŞYÜKÜ ANALİZİ

İşletmede çalışacak personel arzı ile işletmenin personel olan talebini oluşturan etmenlerin özellikleri arasında farklılıklar vardır. Bu nedenle personel talebi ve personel arzı ayrı ayrı incelenmektedir. İşletmenin personel talebi, genellikle işletmenin gelecek dönemde gerçekleştireceği tahmin edilen satış miktarlarından hareket edilerek, işletmenin yapacağı üretim tip ve miktarının belirlenmesi ve belirlenen üretimi gerçekleştirecek nitelik ve nicelikteki personelin saptanması ile oluşturulmaktadır. Müşterilerin davranışlarında ve üretim teknolojisindeki değişiklikler personel talebinin kesinlikle belirlenmesinde güçlükler yaratmaktadır. [8]

Personel talebinin belirlenmesinde bilinen bir yöntem yoktur. Bazı işletmeler, pazarlama ve satış tahminlerinden yararlanırken bazı işletmeler de işletme yöneticilerinin geçmişteki tecrübe ve sezgilerinden yararlanmaktadır. Yalnız büyük ölçüde satış tahminlerinden yararlanılmaktadır. İşletme satış tahminlerine göre üretim programını düzenleyecek ve bu üretimi zamanında karşılayabilecek personel miktarını işletmesinde mevcut bulunduracaktır. Bu nedenle satış tahminlerinin doğru yapılması gerekir. Eğer işletme, elinde bulundurduğu personelin kapasitesinden daha az sipariş alırsa, gereksiz yere fazla personel istihdam ediyor demektir ve bu da işletme için gereksiz bir maliyettir, fazla personelin çıkarılması gerekir. Fakat tahminlerin çok üstünde bir sipariş söz konusu olursa, o zaman ilave personele ihtiyaç olabilir ve istenilen nitelikteki personelin de hemen bulunması kolay bir iş değildir.

İşletmelerin yıllık iş programlarında, üretilecek mamuller, üretici departmanlara göre adet, ağırlık, kutu, siparişler ve benzeri ölçülere göre belirlenebilir. Personel departmanı, öteki departmanlarca belirli bir faaliyet döneminde yapılacak işleri, personel ihtiyacını saptayabilmek için insan / saat oranına dönüştürür. Personel departmanının, her departman ve tüm işletme için yapacağı insan / saat hesaplamaları ile genel olarak işletmenin personel ihtiyacı saptanmış olur. Örneğin gelecek ay için 25.200 adet makbuz kesileceğini ve her bir makbuzun, her türlü gecikmeler dahil olmak üzere, ortalama 0.10 insan / saat ’ lik süre işleme tabi tutulduğunu varsayalım. O halde tüm makbuzlar için gereken süre 25.200 * 0.10 = 2520 insan / saat olacaktır. Teorik olarak, gelecek ayda, 4 1 / 2 hafta çalışan bir işçi toplam olarak 4 * 5 = 20 , 20 + 2.5 = 22.5 gün yani 22.5 * 8 = 180 saat çalışacağından, gelecek aydaki işi yapmak için 2520 / 180 = 14 personele ihtiyaç olduğu ortaya çıkacaktır. Geçmişteki uygulamalarında, üretim birimlerinin elde edilmesi için gerekli emek miktarının ne olduğu saptanabilir. Yıllık faaliyet dönemi saptanırken, bu dönendeki iş günleri ile tatil günlerinin de hesaba katılması gerekmektedir. Bir işletmenin belirli bir dönemdeki iş yükü hesaplanırken, geçmiş dönemdeki fazla mesailer de dikkate alınır. Fazla mesailerle ilgili saatlerin oranı şu formülle hesaplanmaktadır:

(yıl içinde fazla çalışma saatleri toplamı / Fazla çalışma saatleri oranı )*100 =Yıl içinde çalışılan saatler toplamı

Aynı amaçla benzer formüllerle, gece çalışmaları ve tatil günleri yapılan çalışmalar da iş yükü analizi açısından hesaplanabilir. [9]

Bir işin yapılmasında gerekli olacak zamanın, o işi yapmakla yükümlü bir iş görenin harcayacağı zamana bölünmesi, o işin bitirilmesi için gerekli personel sayısını verir.[10]

GPG : Gerçek personel gereksinmesi ( bir dönem içinde gerçekleştirilecek işlerin bütünü için )

Ii : İşlemin bir kere yapılması için gerekli zaman

i : İşlem sıra sayısı

n : Toplam işlem sayısı

KÇZ : Kişi başına düşen çalışma zamanı

İş yükü analizinde belirtilmesi gereken bir hususta tolere zamandır. Tolere zaman işin yapılması esnasında çeşitli nedenlerle kaybedilmesi kaçınılmaz olan zaman dilimini ifade etmektedir. Zaman ölçümleri sonucu bulunan değerin başarı derecesi yüzdesi çarpımı normal zamanı vermektedir. Gözlemler sonucu, söz konusu işlemin bir defa yapılmasında uğranılacak kayıp zaman yada tolere zaman saptanarak normal zamana

( NZ ) eklendiğinde standart zamana ( SZ ) ulaşılabilmektedir.

Bu bilgiler doğrultusunda formülün son hali şöyle olacaktır:

Tolere zaman TZi eğer yüzde miktarı olarak biliniyorsa, o zaman formülümüzde SZi = NZi ( 1 + % TZi ) olarak yazmamızda olanaklıdır.[1

Ancak, planlamanın bütünleştirilmesi açısından işgücü analizi sonuçlarının da içirilmesi gerekecektir.

3.4.2 .İŞGÜCÜ ANALİZİ

İş yükü analizi, yapılacak satışların tahminini göz önünde bulundurarak, üretilecek birin için gerekli personel sayısını saptamaya çalışır. İşgücü analizi ise, devamsızlık ve işçi devri/dönüşümünü hesaba katarak gerekli personel sayısını saptamaya çalışır.

İş yükü analizi sonucu saptanacak personel gereksinmesi miktarları, eğer işgücü analizi sonuçları hesaplamalar dışı bırakılırsa, planlama sorumlularını ulaşılan gerçek durumlarda düş kırıklığına uğratabilecektir. Çünkü iş yükü analizinde temel alınan zaman verileri, önce devamsızlıklar, sonra da işgücü dönüşümü oluşacak çalışma zamanı kayıplarını içermeyecektir. [12] Bu durumda, işgücü analizini yapabilmemiz için önce;

a- Devamsızlık

b- İşgücü devri , konularını açıklamamız gerekecektir.

A- DEVAMSIZLIK

Devamsızlık; işe gelmesi planlandığı halde bir personelin işe gelmeme durumuna verilen genel ifadedir.[13] İstirahatla, izinli, tatilde.. vb. olanlar devamsız sayılmazlar. İşletmeler bu durumu göz önünde bulundurarak işgücü kaybını engellemek için yedek personel bulundurma yoluna giderler.

Devamsızlık oranını bize şu formül verir:

Her işletmede belirli bir devamsızlık vardır. Formülü uygulayarak elde edilen devamsızlık oranı % 3 ile % 6 arasında ise normal sayılır. Eğer bu oran % 6 ’nın üzerine çıkarsa, bu sorunun önemle ele alınması gerekir.[14] Çünkü fazla devamsızlığın, işletmeye maliyet, üretim programının aksaması, işyerindeki düzenin bozulması gibi birçok zararlı etkileri vardır. Bunun engellenebilmesi için devamsızlık nedenlerinin araştırılarak ortaya çıkarılması ve bu sebeplerin giderilmeye çalışılması gerekir.

Devamsızlar yüzünden ortaya çıkacak çalışma zamanı kayıplarını, elde yedek personel tutarak karşılamaya çalışmak gerekir.

YPG : Yedek personel gereksinmesi

GPG : Gerçek personel gereksinmesi

DOj : Devamsızlık oranı

B- PERSONEL DEVİR ORANI

Personel devir oranı; belirli bir dönemde işletmeden ayrılanlar ile işletmede mevcut ortalama personel sayısı arasındaki orandır.[15]

İşletmeler tarafından personel devir oranının yüksek olması istenen bir durum değildir. Çünkü bu da işletme için bir maliyettir. Bir personel işletmeden ayrıldığında şu gibi giderlerin yapılması gerekir:

- Yeni personelin sağlanması ve işe yerleştirilmesi ile ilgili giderler

- Eğitim giderleri

-Yeni-acemi işçilerin neden oldukları kaza oranı yüksek olduğu için bu yüzden ortaya çıkan giderler

- Eski işçinin işi bırakması ile yenisinin işe başlaması arasında geçen süredeki üretim kaybı

- Çok sayıda işçi işletmeden ayrıldığında eldeki siparişlerin zamanında teslimini sağlamak için fazla mesai yapılası zorunluluğu ortaya çıkar ve bu fazla mesai için de fazla zamlı ücret ödenir.[16]

Yukarıda verilen ayrıntılı açıklamalarsan sonra, toplam personel sayısı şöyle ifade edilir :

TPG = GPG + YPG + EPG (3.9)

[1] İbid. , s.45

[2] Samim Yürek, a.g.e. , s.11

[3] Ferhat Şenatalar, a.g.e. , s . 96

[4] Ercan Albay, a.g.e. , s.47

[5] İbid. , s.48

[6] Tuğray KAYNAK, Personel Planlaması, İstanbul İşletme Fakültesi, İstanbul, 1990, s.24

[7] Ferhat Şenatlar, a.g.e. ,s.101

[8] İbid, s.102

[9] Ercan Albay, a.g.e. , s.49-50

[10] Tuğray KAYNAK, a.g.e. , s.126-127

[11] Tuğray KAYNAK, a.g.e. , s.134

[12] İbid , s.136

[14] Selçuk Yalçın, Personel Yönetimi, Beta Yayını, İstanbul, 1994, s. 62

[15] Ferhat Şenatlar, a.g.e. , s.108

[16] Selçuk Yalçın, a.g.e. , s.63

[1] Margaret Polmer , Kernet T. Winters, İnsan Kaynakları, Rota Yayınları,1993, s. 32

[2] Samim Yürek, İşgücü Planlaması ve Bankacılık Üzerine Uygulaması, İstanbul Üniversitesi Yayınları, s.3

[3] Ferhat Şenatalar, Personel Yönetim ve Beşeri İlişkiler, İstanbul Üniversitesi Yayınları, İstanbul, 1978, s. 87-88

[4] Samim Yürek, a.g.e. , s. 5

[5] İbid., a.g.e. , s. 6

[6] İbid., a.g.e. , ss. 6,7

[7] Ercan Albay, Yayınlanmış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul Üniversitesi Yayınları, İstanbul, 1995, s.45

[8] İbid. , s.45