İş ANALİZİ Bölüm 4

İşletmelerde önceden belirlenen amaçların gerçekleşebilmesi için çalışanlar ve yaptıkları işler, bölüm, birim, departman gibi çeşitli adlarla anılan gruplara ayrılmışlardır. İşletme faaliyetlerinin etkinliği açısından bu grupların sınırlarının belirlenmesi, özelliklerinin bilinmesi ve görevlerinin tanımlanması gerekmektedir. Bunun için de her birimde gerçekleştirilen faaliyetleri oluşturan işler ve birbirleri ile ilişkileri saptanmalıdır. İşletmelerde işlere ilişkin çeşitli ayrıntıları ve özellikleri saptamak amacıyla yapılan iş analizi çalışmalarına bu nedenle gerek duyulmaktadır.[1]

Yeterli bilgi olmadan, uygun yönetsel kararların alınamayacağı açıktır. Organizasyondaki işlere eleman seçmek ve istihdam etmek, onları gerektiği gibi eğitmek, ücretlerini belirlemek, performanslarını değerlendirmek için yöneticinin her işin gereklerini ve bu işlerin iyi yapılıp yapılmadığı konusunda karar verirken kullanılacak ölçütleri bilmesi gerekir. Her işin bir amacı olmalı ve her iş organizasyonun amaçlarına uzanan bir zincirin halkası gibi görülmelidir. İşin yerine getirilmesinin neleri gerektirdiği bilinmezse, elemanın kapasite ve ilgilerinin o işe uygun olup olmadığı yeterince anlaşılmaz.[2]

İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. İş analizi faaliyetleri işletmelerdeki, işlerin içerdiği görev, sorumluluk ve çalışma koşullarını belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. Bu çalışmalarda ayrıca işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler de belirlenmeye çalışılır. İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler çeşitli yöntemlerle sağlanır. Bu veriler genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığını, kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatı, çalışma koşullarının özellilerini ve işlerin diğer işlerle olan ilişkilerini kapsar.[3] Çalışma biriminin ya da bölümünün analizi tamamlandıktan sonra, işleri birbirinden ayıran sınırları ve onları meydana getiren özgül görevlerin ayrıntılarını ortaya koyan iş tarifinin temeli, iş analizi olur. İş analizinden ve iş tarifinden yola çıkılarak, bir elemanın o işi iyi yapabilmek için sahip olması gereken asgari nitelikler saptanır. Bu tekniklerin ( birim analizi, iş analizi, iş tarifi ve iş nitelikleri ) dördü bir arada kullanılarak, çalışanların performanslarının değerlendirilebileceği bir dizi standart saptanabilir.[4]

Genel olarak iş analizleri iki yaklaşımla incelenebilir. Bunlardan birincisi iş analizlerini personel yönetimi açısından ele alır. Bu tür iş analizleri işletmelerde personel planlama, ücret-maaş yönetimi, eğitim v.b. konulardaki personel programlarına veri sağlayacak nitelikte hazırlanmıştır. İkinci yaklaşım ise, iş analizi kavramını daha geniş olarak tanımlar ve bu kavramın kapsamına ayrıca sanayi mühendisleri tarafından işlere ilişkin yapılan birtakım kantitatif çalışmaları da ekler. Bu yaklaşıma örnek olarak iş basitleştirme, zaman-hareket etütleri, yöntem geliştirme, iş ölçümü gibi faaliyetleri belirtebiliriz.

İş analizleri ilk kez 1900’lerin başında bir yönetim tekniği olarak geliştirilmiş ve Bilimsel Yönetim Hareketinin etkinlik sağlayıcı programlarının birçoğunda temel araç olarak kullanılmıştır. Sanayileşme sürecinde işletmelerin karşılaştıkları çeşitli belirsizliklere çözüm arayan F. Taylor, verimliliği artırmak için iş ve yöntem araştırmalarından hareket ederek, parça başı ücret sistemi, iş değerlendirme, seçim ve yerleştirme teknikleri, çalışmaların yakından ve ayrıntılı olarak kontrolü konularını bilimsel olarak ele alırken, bu çalışmaların başlangıç aşamasını ve temelini iş analizleri oluşturmuştur.

Beşeri ilişkiler hareketi sırasında iş analizlerine ilgi göreceli olarak azalmış ve 1960’lı yıllarda psikolog ve davranış bilimcilerinin örgütsel araştırmalarda iş değişkenine dikkatlerini yoğunlaştırmaları ile konuya ilgi yeniden doğmuştur. Özellikle iş dizaynı ya da işin yeniden dizaynı konusundaki kuramsal ve uygulamalı çalışmalar, iş unsurunun örgütsel yaşamdaki önemini ortaya koymuştur. Bu nedenle 1980’li yıllar iş analizinin de daha geniş bir perspektif içinde ele alınma gereğinin hissedildiği ve bu doğrultuda çalışmaların yapıldığı yıllar olmuştur.[5]

İş analizinin tarihsel gelişiminden bahsettikten sonra genel olarak iş analizi; bir örgütte yerine getirilen her işin niteliğini, işin görüldüğü çevreyi ve koşulları gözlem ve inceleme yoluyla belirleyerek, bu bilgileri yazılı hale getirme işlemidir. Böylelikle “ personele verilen görev, yetki ve sorumluluklar bütünü ” olarak tanımlayabileceğimiz işi oluşturan çalışmalar ve ödevler saptanır. İşin başarılı biçimde yerine getirilebilmesi için gereken uzmanlık, bilgi yetenek ve sorumluluk belirlenir. İşin ne tür bir ortamda ve hangi koşullar altında yapıldığı ortaya konur.[6]

İş analizini herhangi bir işe ilişkin gerekli bilgilerin toplanması çalışması olarak tanımladığımızda, bu tanım bize iş görenin neyi, nasıl, neden ve hangi bilgi ve becerilerle yaptığını araştırmamız gerektiğini bildirmektedir. Ancak daha derinliğine yapılacak çalışmalarda “ gerekli bilgiler ” deyimini de tanımlamamız ve sınırlarını belirlememiz gerekir. Bu konuda geliştirilmiş çeşitli modeller mevcuttur. U.S. Departman of Labor tarafından 1972 yılında geliştirilmiş bir model, E.J. McCormıck tarafından iş

analizi çalışmalarını sınıflandıran model örnek gösterilebilir.[1] İş analizinin içerdiği başlıca unsurlar aşağıdadır:

Unvan ve bağlı olunan birim : Görevin adı ve örgütte hangi birimde yer aldığı gösterilir. Unvan stadardizasyonu olması istenir.

Görevler : Her bir iş görev sayılır. Harcanan süre belirtilir. İşin nasıl yerine getirileceğini de içerir.

Malzeme, ürün, hizmet : Kullanılan hammadde, üretilen ürün, sunulan hizmetler yer alır.

Yöneticilik : Emir ve gözetim altında bulunanların sayısı ve unvanı gösterilir.

Diğer görevlerle ilişkisi : Bu göreve yükselebilecek görevler ve bu görevden yükselenebilecek görevler gösterilir.

Zihinsel çaba : Karmaşık veriler ve görüşlerin yorumlanması, değişik durumlarla uğraşılması, başkalarını ikna yeteneği gibi zihinsel becerileri içerir.

Fiziksel çaba : Fiziksel çalışmanın türü ve süresi, oturarak ya da ayakta çalışma pozisyonu.

Çalışma koşulları : Soğukta, sıcakta, gürültülü ortamda vb. koşullarda çalışma.

İş riski : İşin hangi riskleri olduğu, iş kazası olma olasılığı gibi konular.

Öğrenim düzeyi : Mantıksal işlemlerde, yabancı dil bilgisinde, matematik işlemlerinde vb. gerekli beceriyi kazanabilmek için şart koşulan öğrenim süresi.

Mesleki hazırlık : Mesleki eğitim, çıraklık eğitimi, iş öncesi deneyim, hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim konularını kapsar.[2]

İş analizlerinin işletmelerdeki amaç ve kullanım alanlarını belirlemek için öncelikle çeşitli örgütsel faaliyetlerle, söz konusu çalışmanın ilişkisini belirlemek yararlı olacaktır. Özellikle günümüzde personel programlarının çoğu için iş analizleri önemli bir veri kaynağı oluşturmaktadır. Ancak iş analizlerindeki çeşitli nedenlerden kaynaklanan aksaklıklar, yetersizlikler ve sorunlar ilişkili olduğu personel programına da yansımakta ve bu programların başarısını da olumsuz olarak etkilemektedir. Aşağıda iş analizlerinin çeşitli personel faaliyetleri ve diğer bazı örgütsel unsurlarla olan ilişkisi ele alınarak, bu tür çalışmaların işletmelerdeki başlıca kullanım alanları belirlenecektir:

İş Dizaynı: Şekil 4.1 ’den de anlaşılacağı gibi, iş analizlerinin özellikle hazırlık aşamasında personel yönetiminin çalışma yaşamının kalitesini geliştirici doğrultudaki programları etkili olmaktadır. Bu tür programların en önemlisi olan iş dizaynı çalışmaları ile işletmelerdeki işlerin yapıları, çalışanlar için daha çok iş tatmini yaratacak şekle dönüştürülmeye çalışılır. İşlerin yapılarının monotonluk ve rutinlikten uzak, kişiye daha fazla sorumluluk ve kendini geliştirme imkanı sağlayacak şekilde değiştirilmesinden sonra yapılacak iş analizlerinde, işlerin bu tür programlarla kazandığı yeni özellikleri içerecektir.

Tepe Yönetiminin Amaçları: İş dizaynı programları ile olan ilişkisinden başka, iş analizleri örgütün tepe yönetimin amaçları doğrultusunda yaratılırlar. Bu amaçlar aynı zamanda performans standartlarını da belirleyici unsurlardır. Bu nedenle belirli bir işi söz konusu standarda göre yapmak için gereken bireysel özellikler de tepe yönetimin amaçları ile şekillenir. Tepe yönetimin amaçlarının iş analizi çalışmalarını şekillendiren özelliğinin yanı sıra, tepe yönetiminin desteği de bu konuda çok önemlidir. Çalışmaların çeşitli aşamalarında ortaya çıkacak, örneğin işlerin yeniden dizaynı, bazı işlerin eliminasyonu, işlerin sınıflandırılması gibi faaliyetlerin birer maliyet unsuru olduğunu tepe yönetim bilmeli ve bu doğrultuda programa destek vermelidir.

Teknoloji: Örgütlerde kullanılan teknoloji işlerin yapısını doğrudan etkileyen faktörlerin en önemlisidir. Genel olarak çalışma yaşamındaki teknolojik gelişmeler, işlerin çalışanlar için olumsuz hale dönüşmesine neden olmuştur. Mekanizasyon ya da otomasyon gibi uygulamalar kişinin işi başında duyduğu tatmin duygusunu azaltmış, işlerin rutin, tekrarlı, monoton ve basit hale dönüşmesi iş görenlerin giderek işlerine yabancılaşmalarına neden olmuştur. Çalışma yaşamında ki bu olumsuz gelişmelere işletme yönetimleri kayıtsız kalmamış ve işlerin yapısından kaynaklanan bu tür sorunlara çözüm getirmek amacıyla işlerin yapılarının kişi için daha tatmin edici bir biçimde değiştirilmesi yönünde programlar uygulamaya başlamışlardır. Bu çalışmalarda da doğal olarak işlerin o anki özellikleri hakkındaki bilgileri iş analizleri yolu ile elde etmeleri gerekmiştir.

Örgüt Yapısının Oluşturulması ve İnsan Gücü Planlama: Tepe yönetimin belirlediği amaçların gerçekleştirilmesi için gereken faaliyetler saptandıktan sonra, bunlar belirli işler halinde örgüt yapısındaki çeşitli pozisyonlarda yerlerini alırlar. Bu da bize örgüt yapısının oluşturulması ile iş analizi sürecinin esaslı bir biçimde gerçekleştirilmesi gerektiğini göstermektedir. Bu durumda iş analizleri ve örgüt şemaları söz konusu süreçlerin karşılıklı etkileşimi ve bilgi alışverişi sonucunda ortaya çıkacaktır. Yapı oluşturulup, işler tanımlandıktan sonra, o işleri yapacak kişilerde bulunması gereken özellikler belirlenir. Daha sonra hazırlanan bu iş gereklerine göre işletmenin insan gücü ihtiyacının nitelik ve nicelik olarak saptanmasına yani insan gücü planlama faaliyetlerine sıra gelir.

Personelin Sağlanması, Seçimi ve İşe Yerleştirilmesi: Personelin işe alınmasında en önemli husus kuşkusuz işin gerekleri ile iş görenin nitelikleri arasındaki uygunluğun sağlanmasıdır. İşetmelerde bu amaçla çeşitli testler, görüşmeler vb. programlar uygulanır. Ancak bu programların etkililiğinin temelinde iyi hazırlanmış iş tanımı ve iş gereklerinin varlığı söz konusudur. İşe alma sürecinde kullanılan testlerin geçerliliği de, zaten söz konusu iş tanımlarında belirtilen görevler için gerekli için gerekli kişisel özellikleri ölçebildiği ölçüde artacaktır. Bu nedenle işletmeler personel seçimi ve yerleştirme faaliyetlerinde iş analizlerinin önemini hiçbir zaman gözden uzak tutmamalıdır.

Eğitim Faaliyetleri: İşletmelerde eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi konusunda iş tanım ve gerekleri görevliler için oldukça önemli birer araçtır. Hazırlanacak eğitim programlarının içeriği bu yoldan belirlenebileceği gibi, eğitime katılması gerekli kişilerin seçimi de böylece daha kolaylaşacaktır. İşletmeler işe yeni başlayan elemanlarına iş tanımlarını vermeyi ihmal etmemelidirler. Çünkü kişi kendinden neler beklendiğini ve geliştirmesi gereken özellik ve bilgilerini de böylece daha kolay anlayacaktır.

Ücret ve Maaş Yönetimi: Ücret ve maaş yönetiminde işleri, önem güçlük derecelerini dikkate alarak, nispi olarak değerlemeye yönelik yapılan iş değerleme çalışmalarında, iş analizleri sistemi gerekli ve önemli bilgilerle besler. İş değerleme sisteminde kullanılan ücret belirleyici nitelikteki değerleme faktörleri iş analizi ve iş gereklerine dayanarak oluşturulurken, işlerin çeşitli sınıflara ayrılmasında da gene iş gereklerinden yararlanılmaktadır. Ayrıca işletme içi ücretlerin adil olup olmadığını anlamak için benzer işlere diğer işletmelerin verdikleri ücretleri belirlemek amacı ile yapılan piyasa ücret araştırmalarında da iş analizi verileri ve iş tanımları kullanılmaktadır. Bu çalışmalarda iş analizi ve iş tanımlarından yararlanarak diğer işletmelerde ki işler ile kendi işletmemizdeki işlerin ne oranda benzer olduğunu ve ortak özelliklerini saptamış oluruz.

Performans Değerlendirme: İşletmelerde yürütülen performans değerlendirme çalışmalarının etkinliği, önemli ölçüde önceden belirlenen performans standartlarına bağlıdır. Performans standartlarının genellikle sayısal olması arzulanırsa da, birçok işte sayısal standartların saptanması oldukça güçtür. Ancak, standartların gerçekçi, anlaşılabilir, kesin, spesifik, yapılan işle ilgili olması gibi özellikleri de sayısal olmaları kadar önemlidir. Bu özelliklere sahip standartları belirlerken en güçlü bilgi kaynağımız iş analizleri/iş tanımlarıdır. Bu nedenle, bir performans değerleme çalışmasına başlarken öncelikle iş tanımlarımızın yeterli olup olmadığını araştırmak olacaktır. Eğer elimizdeki iş tanımlarımız yeterince güvenilir değilse, söz konusu programa başlamadan bu eksiğimizi tamamlamamız gerekecektir.

İş güvenliği ve İş Gören Sağlığı: Ayrıntılı olarak hazırlanmış iş analizleri, işletmedeki tehlikeli ve sağlığa zararlı olan koşulların belirlenmesinde ilgililere yardımcı olurlar. İşletmelerdeki belirli işlerin sağlığa zararlı ve tehlikeli koşullarda gerçekleştiriliyor olması kaçınılmazdır. Ancak bu koşulların önceden ayrıntılı olarak incelenip, tanımlanması, bu doğrultuda önleyici önlemlerin alınmasını sağlar. Ayrıca iş analizlerinden elde edilen bilgiler tehlikenin işin kendisinden mi, yoksa çevresinden mi kaynaklandığını anlamamızı ve yerinde önlemler almamızı kolaylaştırır.[1]

İyi yönetim, iyi bilgi almaya bağlıdır. Etkili bir iş analizi sistemi, organizasyon ve o organizasyondaki işlerle elemanlar hakkında güvenilir bilgi sağlar. İyi bir iş analizi, işlerin incelenmesiyle başlamaz. Analiz organizasyonun kendisinin, felsefesinin, görev ve amaçlarının ve her birimin organizasyon içindeki stratejik rolünün iyice anlaşılmasıyla başlamalı ve bu doğrultuda sürdürülmelidir. İş analizi tek başına hiçbir anlam ifade etmez; organizasyonun amaçlarına ulaşmasına katkıda bulunduğu ölçüde bir anlamı vardır. Dolayısıyla, iş analizi programının doğasını ve sınırlarını, bu analizden elde edilecek bilginin kullanım amacı belirler. İnsan kaynakları fonksiyonunun etkisini en üst düzeye çıkarması, bu bilgilerin zamanında elde edilmesine ve doğruluğuna bağlıdır.[2]

İşletmeler klasik veri toplama yöntemlerinin bir veya birkaçını birlikte kullanarak, iş analizlerinin içermesi gereken bilgileri kendilerine özgü prosedürlerle sağlayabilecekleri gibi, önceden geliştirilmiş bazı standart tekniklerin yardımı ile de iş analizi çalışmalarını sürdürebilirler. Bu tür standart prosedürlerin kullanılması durumunda, aynı prosedürleri izleyen işletmeler arasında özellikle ücret/maaş yönetimi konusundaki bilgi alışverişi daha kolay olacaktır. Özellikle piyasa ücret araştırması yapan işletmeler birbirlerinden elde ettikleri bilgilerden daha rahat yararlanabileceklerdir. Genellikle belirli bir standart yapı ve formatı olan tekniklere Fonksiyonel İş analizi, Yönetici Pozisyon Tanımı Anketi, Hay Planı, Metot Analizi, Pozisyon Analizi Anketi gibi örnekler verilebilir.

Aşağıda iş analizi sürecinde yararlanılan başlıca veri toplama yöntemleri kısaca ele alınacaktır.

4.3.1. GÖZLEM: Analizi yapan kişinin işe ilişkin genel bir izlenim edinmesini sağlarsa da, bu yöntem tek başına her tür işin analizinde yeterli olmayabilir. Gözlem yolu ile analist işin yapıldığı ortam ve koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatı tanıyabilir. Ancak söz konusu işin kişide ne tür bilgi ve beceriler gerektirdiğinin gözlem yolu ile anlaşılması her zaman için kolay değildir. Bu nedenle, ele alınacak diğer bilgi toplama yöntemlerinden bir veya birkaçı ile birlikte uygulanması halinde daha etkin sonuçlar alınacaktır.

Gözlem yöntemi basit, tekrarlardan oluşan ve tamamlama süresi kısa olan işlerin incelenmesinde, özellikle zaman ve hareket etütlerinin yapılışında tek başına yararlanılan bir yöntemdir.

4.3.2. ANKET: Özellikle iş değerlemesi amacı ile yapılan iş analizlerinde bu yönteme başvurulduğu görülmektedir. Ayrıntılı olarak hazırlanan formlar iş görene dağıtılır. Bazı durumlarda iş görenler formları doldurduktan sonra, formlar üstleri tarafından da kontrol edilir ve daha sonra personel departmanına iade edilir. Eğitim yetersizliği nedeni ile bazı iş görenlerin fikirlerini ifade edememeleri, eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin sakıncaları arasında belirtilebilir.

4.3.3. MÜLAKAT: En çok kullanılan iş analizi yöntemidir. Daha sonra iş tanımı hazırlayacak olan analist, burada gerek duyacağı bilgileri sağlamak için uygun sorular sorabilir, bunları yorumlayabilir. Toplanan bilgilerin fazla ve gereksiz olanları daha sonra analist tarafından ayıklanabilir. Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında, daha etkin sonuçlar alınacaktır.

4.3.4. DİĞER YÖNTEMLER: İş analizi çalışmalarında yukarıda belirtilen üç temel yöntemin bazen tek başına, bazen de birkaçının birlikte kullanıldığı görülmektedir. Bu yöntemlerden başka uzmanların bilgisine başvurma, günlük kayıtlardan yararlanma, işaretleme listesi vb. yöntemler de çok yaygın olmamakla birlikte iş analizlerinde bilgi toplamak amacı ile kullanılmaktadır.[3]

İşe ilişkin verilerin toplandığı ve incelendiği bir süreç olan iş analizinde, sağlanan bu veriler daha sonra düzenlenerek iş tanımları ve iş gerekleri haline dönüştürülür.

İŞ TANIMLARI: İş analizi sürecinde toplanan bilgilerin özetlenerek formüle edildiği belgelere iş tanımları denir. İş tanımlarında işlerin aşağıdaki belirtilen özelliklerine ilişkin bilgiler mevcuttur:

- İşin tanıtılması: İşin ünvanı, varsa kod numarası, ait olduğu bölüm ve işin özeti bu bölümde ele alınır. Bu bölüme kısa bir özet ilave edilmesinin nedeni, bazen işin adı ve ünvanının işin tanıtılmasında yeterli olmamasıdır.

- İşin içerdiği görevler: Bu bölüm iş tanımının yazılması en güç bölümüdür. Hangi görevlerin nasıl yapıldığının çok ayrıntısına girilmeden anlatıldığı bu bölümde, görevlerin yapılış amaçları da kısaca belirtilmelidir. Görevler yapılış sırasına ya da kronolojik esasa göre (günlük, haftalık, aylık) ele alınmalı ayrıca söz konusu görevin işin bütünü içinde ne süre gerektirdiği de tahmin edilmelidir.İşlerin yapılışına ilişkin bu bölümde, belirli bir dil kullanılır. Bu dil genellikle üçüncü tekil şahıs olup, geniş zamanlıdır. Bu üslubun amacı ifadeye açıklık ve kesinlik kazandırarak haberleşmeyi kolaylaştırmaktır.

- İşin ilişkili olduğu diğer işler ve işin gerektirdiği gözetim: Bu bölümde işin yatay ve dikey olarak diğer işlerle olan ilişkisi belirlenir. Dikey ilişkiler gerektirdiğinde terfilerle ilgili kararlara yardımcı olacaktır. Yatay ilişkilerle de iş akışı ve işin prosedürleri belirlenecektir.

İş tanımının bu bölümüne ayrıca gözetimle ilgili hususlar da eklenir. Örneğin, işin kendisinin gerektirdiği gözetim ve işin hangi işlerin gözetiminden sorumlu olduğu gibi. Bu arada gözetimin türü de anında, yakından ya da genel gözetim gibi belirtilir.

İş tanımları yukarıda belirtilenlerden başka işin yapıldığı koşulları (nemli, sıcak, soğuk, gürültülü vb.) ve işlerin yapılışında kullanılan malzeme, araç, gereç ve teçhizatı da içerir. Bu bölümde ayrıca çalışma koşullarındaki tehlikeli durumlar ve tehlike yaratacak faktörler de ayrıca belirtilmelidir.

İşin yapılışına ilişkin bilgiler bölümünde teknik ya da anlaşılmayan sözcük ya da terimler, herkes tarafından anlaşılacak şekilde yeniden tanımlanmalı ve açıklanmalıdır.

Yöneticilerin iş tanımları ise diğer bazı özel farklılıklar içerir. Yöneticilerin görevlerini kesin sınırları ile tanımlamak güç olduğundan, amaçlar ve durumsal faktörler, bu tür iş tanımlarında önem kazanır. Bazı iş tanımlarında söz konusu amaçlar fiziksel kaynaklar, sorumlu olunan süreç, program ve sistemler, beşeri kaynaklar gibi boşluklar altında diğer ikincil amaçlara ayrılarak tanımlanmaya çalışılır.

Yukarıda hangi tür bilgiler içereceği açıklanan iş tanımları, işi yapan kişiyi değil, işin kendisini tanımlamalıdır. İş yerine, kişinin tanımlandığı durumlarda, bu kişinin işten ayrılması, terfi etmesi ya da başka bir işe nakli iş tanımında bir istikrarsızlık yaratacaktır. Ancak bu konuda bazı istisnalar olabilir. Örneğin, işletmenin genel müdürü ya da yeni bir uzmanlık dalında görev alacak bir elemanı için, söz konusu kişilerde bulunan bilgi, beceri ve yetenekleri tanımlayan, kişiye özgü iş tanımları hazırlanabilir.

İş gücü piyasasının durumu bazen iş tanımlarını etkileyebilir. Eğer işletmeler belirli işler için eleman bulmakta güçlük çekiyorlarsa, işe alma politikalarını iş gücü piyasasında ki değişiklik ve sınırlamalara göre yeniden belirleyeceklerdir. Bu durumda iş tanımlarının da koşullara uygun şekilde yeniden değerlendirilmesi ve düzenlenmesi gerekecektir.Bazı yöneticiler iş tanımlarının kullanım alanlarını iyi bilmediklerinden, esneklik ve yaratıcılıklarının engelleneceği düşüncesi ile iş tanımlarını kullanmak istemezler ancak iyi hazırlanmış iş tanımları işin gerektirdiği esneklik ve yaratıcılık özelliklerini de yansıtabilecektir.Diğer bazı yöneticiler ise iş tanımlarını gerçekçi olamayan bir biçimde aşırı ayrıntı ile doldururlar. Bu gibi durumlarda da iş tanımları asıl amacından uzaklaşır ve kullanım kolaylığını kaybeder.

Özetlenecek olursa, iş tanımlarından işletmelerde etkin bir biçimde yararlanabilmek için aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:[1]

- Kişilerin sorumlulukları açık seçik ve anlaşılır bir biçimde ifade edilmelidir. Sorumlulukların iyi ifade edilmesi hem performansı geliştirir, hem de iş tatminini artırır.

- İşler arasındaki ilişkiler açıkça belirlenmelidir. İşletmelerde bir işin gerçekleştirilebilmesi için bu işin yatay, dikey ve diagonal olarak diğer bazı işlerle etkileşim ve bağımlılığı söz konusudur. Bu tür ilişkiler ne denli, belirgin olarak ortaya konursa, sistemin amaçları doğrultusunda faaliyet göstermesi de, o denli kolaylaşacaktır.

-İş tanımlarının, düzenlendikten sonra ilgili gözetimci ve personel departmanı tarafından kontrol edilmesinde yarar vardır. Gözetimcinin iş tanımını kontrolü, bir açıdan iş gören ile gözetimcinin söz konusu işin amacına ilişkin ortak bir fikirde birleşmelerini sağlayacaktır.

-Personel departmanının özellikle yapısı ve diğer özellikleri değişen işlere ait tanımları sık sık gözden geçirmesi gerekir. Çünkü bir iş tanımında yapılan değişiklik, diğer bazı tanımların da değiştirilmesini gerektirecektir.

İŞ GEREKLERİ: İş gerekleri herhangi bir işi uygun bir biçimde yapabilmek için kişide bulunması gereken özellikleri içerir. İş gerekleri, belirli bir işi yerine getirmek için gerekli yetenek ve becerileri tanımladığından gerçekte bir eleman tarif namesidir. Böyle bir tarif namenin hazırlanması, büyük bir duyarlılık ve politik beceri gerektirir. İş gerekleri, iş analizi sürecinde toplanan bilgilerle ve genellikle de iş tanımlarının hazırlanmasından sonra, iş tanımlarındaki belirli görev ve sorumlulukları temel alarak hazırlanır. İş gerekleri işin yapılması için gerekli becerileri, fiziksel ve zihinsel çabayı bazen de alınacak sorumluluklara ilişkin birkaç değinmeyi içerir. “ Zihinsel çaba ” sözünden, normal olarak, işin doğurduğu stres ya da gerektirdiği yoğun konsantrasyon anlaşılır. “ Fiziksel çaba ” ise, kaldırılacak ağırlık, ayakta durma, yürüme gibi fiziksel gerekleri anlatır. İşin gerektirdiği beceriler bazen eğitim ve deneyim açısından da tarif edilir. Eğitimle ilgili beklentiler, elemanın sahip olması gereken diploma, sertifika gibi belgelerle ifade edilebilir. Deneyimle ilgili beklentiler ise, elemanın benzeri bir işte kaç yıl çalışmış olması gerektiğini anlatır.

İş gereklerinde belirtilen deneyim ve becerilerin gerçekçi bir değerlendirmeyle saptanmış olması çok önemlidir. Listeye işin yapılması için gerçekten gerekli olmayan maddelerin dahil edilmesi, iş yasalarını ihlal edebilir. İşveren, çalışanlardan beklenen her özelliğin iş için gerçekten gerekli olduğunu ispatlayabilmelidir. Bir organizasyon, iyi bir performans için gerekli olduğunu kanıtlayamadığı diplomaları elemanlardan talep edemez.

Titizlikle hazırlanmamış iş nitelikleri uygun bir eğitime sahip olmayan elemanların işe alınmasına yol açabilir. Bu konuda dikkatsizlik gösterilmesi, organizasyona karşı ayrımcılık suçlamasıyla dava açılmasına da neden olabilir. Ayrıca bu durumda iş doğru değerlendirilmeyebilir; bu da ücret ve ikramiye konularında adaletsiz kararlar alınmasına yol açar. İş gerekleri organizasyonun kabul edilebilir gördüğü performans düzeyine ve nihai amaca ulaşmak için ikame edilebilecek becerileri de göz önünde bulundurur. Bedensel bir sakatlığı olan birinin işe gerektiği gibi yapamayacağı varsayılmamalıdır; böyle bir elemanın aynı işi farklı ya da alışılmadık bir yoldan iyi bir şekilde yerine getirmesi mümkündür. Dolayısıyla iş gereklerinde işin asgari gerekleri yer almalıdır.[2]

İş gereklerinin hazırlanmasında ilgili gözetimci ya da amirin yardımına ihtiyaç duyulur. Bazı işlerde, o işleri tanıyan bir kaç kişi daha, personel uzmanı ve gözetimci ile işbirliği içinde çalışabilir.

4.5. İŞ ANALİZİ PROGRAMLARININ YÜRÜTÜLMESİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

İş analizleri çeşitli personel fonksiyonlarının gerçekleştirilmesinde gerekli olan bilgilere kaynak oluşturduğundan, işletmelerde genellikle bu programların yürütülme sorumluluğu personel bölümüne verilmiştir. Ancak çalışmalar sırasında tepe yönetimin, diğer yöneticilerin ve özellikle de işleri en yakından tanıyan kişiler olarak gözetimcilerin personel uzmanı ya da görevlilerine yardım ve destekleri gerekecektir.

İş tanım ve gerekleri nihai halini almadan önce, bir kez de işi yapan kişiye gösterilip, onunda görüşleri alınmalıdır. Özellikle yönetsel pozisyonlardaki işler için bu yolun izlenmesi daha önemlidir.

Küçük işletmelerde iş analizi programının tüm sorumluluğunu personel yöneticisi üstlenebilir ve iş analizlerinin kullanım amaç ya da amaçlarına göre, işletmede söz konusu faaliyetlerle ilgili olan kişilerde bu programlarda personel yöneticisi ile birlikte çalışırlar. Örneğin, ücret-maaş konusu ile ilgili kişinin, iş değerlemesi amacı ile gerçekleştirilen iş analizi programında görev alması gibi.

Daha büyük işletmelerde, özellikle iş analizleri çok amaçlı kullanılmak istendiğinde, bu kez işin genişleyen kapsamına göre çeşitli sayıda analistin görevlendirilmesi gerekecektir.

Bazı işletmeler bu konuda ek personel görevlendirmeden ya da işletme dışı bir kuruluştan yardım almadan bu çalışmaları yürütmek isteyebilirler. Ancak bu gibi durumlarda, işletme içinde söz konusu çalışmada deneyimli kişi ya da kişilere mutlaka gerek duyulacaktır. Bu kişiler de ayrıca birlikte çalışacakları kişilere programın ruhunu ve felsefesini açıklayacak bilgiyi ve gerekli eğitimi vermeyi ihmal etmemelidirler.

İş analistlerinin seçiminde en önemli husus kişinin inceleyeceği tüm işlere ilişkin bilgi sahibi olması değil, olaylara ve işlere ilişkin verileri toplayıp, bunları değerlendirebilme ve düzenleyebilme yeteneğine sahip olmasıdır. Bu nedenle analistin incelenecek tüm işler hakkında önceden ayrıntılı bilgi sahibi olması gerekmeyebilir, ancak işler hakkında bilgisi olan analistler doğal olarak yaptıkları mülakatlarda işin sahibine daha isabetli sorular sorabilecekler, gözlemlerinde önemli ve kritik hususları gözden kaçırmayacaklardır.

Tecrübesiz analistlerin de belirli bir eğitimden geçmesi mutlaka yararlı olacaktır. Bu tür bir eğitimde işletmenin yapısı, işlerin bu yapı içindeki konumu, işletmenin iş analizlerini kullanım amaçları, veri toplama yöntemleri konularının ele alınması uygun olacaktır. Yeni analistlere tecrübe kazandırmanın diğer bir yolu da ilk birkaç analizin tecrübeli bir analist eşliğinde yapılmasıdır.

Geleneksel olarak sayısal veriler olmadığından, iş analizlerinin geçerlilik ve güvenilirliğini ölçmek oldukça zordur. Ancak belirli hususları dikkate alarak yürütülen iş analizi çalışmalarının sonuçları daha geçerli ve güvenilir olacaktır. Örneğin, özellikle geçerlilik ve güvenilirliğinden kuşku duyulan işleri birden fazla analistin birbirlerinden bağımsız olarak incelemeleri ve sonuçları daha sonra karşılaştırmaları bu konuda yararlı olacaktır. Ya da, iş analizi verileri ile düzenlenen iş tanım ve gerekleri kesin hale dönüştürülmeden, iş gören ve ilk üstünün onayının ya da görüşlerinin alınması geçerlilik ve güvenirliğini doğal olarak etkileyecektir.

Çeşitli yönetim hareketleri içinde zaman zaman abartılarak ele alınmış, bazen de ihmal edilmiş bir örgüt öğesi olan iş, günümüzde iş analizi adı verilen çalışmalarla işletmelerdeki önemini somut olarak kabul ettirmiş durumdadır. İş analizleri çeşitli örgütsel süreçlerin etkinlikle işleyebilmesi için temel bir araç niteliğinde olup, özellikle de personel yönetimi fonksiyon ve programları açısından oldukça yararlı ve vazgeçilmez bilgiler içermektedir. Bu bilgiler çoğunlukla söz konusu programların başarısında etkili olduğundan, işletmelerde iş analizlerinin kavramsal ve uygulamalı niteliklerinin gayet iyi anlaşılmasından ve söz konusu çalışmalara iş görenleri de bu konuda eğittikten sonra başlanması çok daha akılcı olacaktır.[3]

İŞYERİNİN ADI : ................................... İŞ KOLU : ..............................

DEPARTMAN : ..... .............................. İŞİN ADI : ..............................

BÖLÜM : .................................... TARİH : ..............................

Cevap vermeden önce soruları dikkatle okuyunuz. Kısa ve özlü cevaplar veriniz.

1. İşinizi, yapış biçimini ve işlerinizin türünü açıklayınız. (Kimden veya nereden iş alırsınız, aldığınız iş üzerinde ne gibi değişiklikler yaparsınız ve yaptığınız işi kime veya nereye verirsiniz. Bu soruyu cevaplarken günlük işlerinizi göz önüne getiriniz.)

2. Haftalık, aylık gibi dönemsel görevleriniz varsa nelerdir, açıklayınız.

4. Emrinizde çalışanlar varsa, nezaret ettiğiniz işlerin adını ve her işte çalışanlar sayısını belirtiniz.

5. Kime karşı sorumlusunuz ve işin yapımı ile ilgili olarak kimden talimat alırsınız ?

7. Yapmakta olduğunuz işin iyi bir biçimde yapılabilmesi için gerekli örgütün eğitim düzeyi nedir ?

8. İşinizin yapımı ile ilgili gerekli yaygın eğitim kapsamını süre ve konu yönünden açıklayınız.

9. Yapmakta olduğunuz iş için gerekli iş tecrübesi ve becerinin kazanılabilmesi için gerekli süre nedir ve söz konusu beceri ve iş tecrübesinin nitelikleri nelerdir ?

10. Hangi görev kademelerinde çalışanlar, eğitim yoluyla yapmakta olduğunuz işi yapabilir duruma getirilebilir.

11. Yapmakta olduğunuz işten sonra göreceğiniz ilave eğitimle hangi üst görevlere geçebilirsiniz

12. Yapmakta olduğunuz işin güç yönleri nelerdir ve bu güçlüklerin nedenlerini açıklayınız

13. Çalışma sürenizin; ayakta, oturarak, hareket ederek ve başka bir biçimde geçen sürelerini yüzde olarak belirtiniz.

15. Yapmakta olduğunuz işin parasal, nezaret ve başkaca değer taşıyan sorumlulukları nelerdir açıklayınız

Not : İşinizle ilgili gerekli gördüğünüz başkaca açıklamalar varsa belirtiniz

1.İŞİNÖZETİ : ............................................................................................................

..............................................................................................................

2.GÖREVLER : ( Belirli görevlerin tanımlanması, her görev için tüm çalışma zamanına oranla yüzde kaç zaman ayrıldığının yazılması )

% 1) ......................................................................................................................

% 2 ) ......................................................................................................................

% 3 ) ......................................................................................................................

% 1 ) .....................................................................................................................

% 2 ) .....................................................................................................................

% 1 ) ....................................................................................................................

% 2 ) ...................................................................................................................

Çalışmalarını Nezaret Ettiği Kişiler ...........................................................................

Çalışmasına Nezaret Eden Kişi ............................................................................

İşbirliği Yaptığı Birimler ve Görevler ......................................................................

Eğitim : ........................................................................ CİNSİYET

İş Tecrübesi : ........................................................................ Kadın Erkek

Beceri : ........................................................................

Sorumluluk : ......................................................................... Ya ş

ÇALIŞMA ŞARTLARI : ...........................................................................................

Kaynak Ferhat Şenatalar , Personel Yönetimi ve Beşeri İlişkileri,İstanbul Üniversitesi Yayınları, İstanbul, 1978, s.81

[1] Cavide Uyargil, a.g.e., s.133

[2] Marget Polmer - Kennth T. Winters , a.g.e., s.52

[3] Cavide Uyargil, a.g.e. , s.137

[1]Cavide Uyargil, a.g.e. , s.129

[2] Marget Polmer - Kennth T. Winters, a.g.e., s.45

[3] Cavide Uyargil, a.g.e. , s.130

[1] Cavide Uyargil, a.g.e. , s.123

[2] Kemal Öktem-Ugur Ömürgönülşen, a.g.e. , s.30

[1] Cavide Uyargil, “İş Analizlerinin Personel Yönetimi Faaliyet ve Programları İle İlişkileri”, Verimlilik Dergisi, MPM, Sayı 2, Ankara, 1992, s.119

[2] Marget Polmer - Kennth T. Winters , Fundemantals of Human Resorce “İnsan Kaynakları”, Çev: Doğan Şahiner , Rota Yayınları, İstanbul, 1993, s.35

[3] Cavide Uyargil, a.g.e., s.120.

[5] Cavide Uyargil, a.g.e. , s.121

[6] M. Kemal Öktem, Uğur Ömürgönülşen, Türkiye’de İş Çözümlemesi Çalışmaları Üzerine, Verimlilik Dergisi, MPM, Ankara, 1987, s.28