Introducción

La normalización es un proceso dinámico y continuo imprescindible para el funcionamiento óptimo de toda organización y la obtención de buenos resultados económicos.

La necesidad de realizar el análisis y procesamiento de los documentos, tanto a nivel nacional como internacional, de forma tal que éstos sean comprensibles y compatibles entre sí, resulta cada vez más urgente. Con este fin, se han desarrollado diferentes normas internacionales en el campo de la documentación y de la información científica.

Es en este sentido que la International Standard Organization (ISO) tiene como propósito fundamental promover (a nivel mundial) el desarrollo de la normalización y de actividades afines, con el objetivo de permitir el intercambio internacional de productos y servicios en los sectores industrial, comercial, científico, tecnológico, económico y otros.

"Normalizar en el campo de la información bibliográfica significa optimizar procedimientos de análisis, de almacenamiento, de recuperación de información y su intercambio, con base en directrices de normalización incluidas en las normas de carácter nacional, local e internacional" (Garduño Vera, 1996, p. 32).

Para que sea posible el intercambio de la información, la transferencia de registros y para otros sistemas de información, hay que tomar en cuenta aparte de las normas para la descripción de la información las especificaciones técnicas, las regulaciones legales y las regulaciones técnicas que rigen en las redes de cómputo, telecomunicaciones, software, el equipo y componentes, etcétera, para lograr la interoperatividad entre ellos y hacer posible la transferencia de la información.

Desarrollo

Normas Covenin

166-2:2000

Referencias bibliográficas.

Parte 2: Documentos electrónicos o partes de documentos electrónicos

Esta parte de la norma se especifica los elementos a incluir en las referencias bibliográficas de documentos electrónicos. Establece un orden prescrito para los elementos de la referencia y establece convenciones para la trascripción y presentación de información derivada del documento electrónico fuente.

Está destinada al uso de los autores y editores en la compilación de referencias de documentos electrónicos para su inclusión en una bibliografía y en la formulación de citas dentro del texto correspondiente a las entradas de esa bibliografía. No se aplica a las descripciones bibliográficas completas como las requieren los bibliotecólogos, bibliógrafos descriptivos y analíticos, indizadores, etc.

167:1996 Presentación de publicaciones periódicas

Esta norma establece reglas que permiten a editores e impresores presentar las publicaciones periódicas en una forma que facilite su uso; la aplicación de estas normas debe ayudar a editores e impresores a obtener orden y claridad en sus propios trabajos. Estos requerimientos son de importancia diversa y algunos pueden ir en contra de ciertas consideraciones artísticas, técnicas o publicitarias.

3837:2004

Pautas para bibliotecas públicas

Parte 2: Desarrollo de los fondos bibliográficos, no bibliográficos y audiovisuales

Esta norma tiene por objeto ofrecer directrices para el desarrollo de las colecciones de la biblioteca pública, con especificaciones sobre los requerimientos mínimos necesarios para la conformación de una dotación inicial bibliográfica, no bibliográfica y audiovisual, así como lineamientos para su posterior crecimiento. Está dirigida a orientar el trabajo tanto de planificadores como de los directivos y demás personal de las bibliotecas públicas.

Manual de Normativas Técnicas de Museos

Editada por el Consejo nacional de Cultura CONAC

En el manual de normativas técnicas de museos, se establece que dentro de las tareas fundamentales de los museos, está identificar, registrar, inventariar, catalogar, investigar, y conservar rigurosamente cada uno de los objetos u/o  ejemplares que forman parte de sus colecciones, de acuerdo con ciertas normas y técnicas, establecidas por los organismos culturales y científicos internacionales y por el propio museo. Al igual que establece una serie de conceptos fundamentales en materia de documentación y que el documentar las colecciones tiene como propósito acumular de una manera razonada, rigurosa y precisa, la mayor cantidad de información posible sobre cada uno de los objetos obras y ejemplares que integran las colecciones del museo, ya que cualquier objeto de valor científico, arqueológico, histórico o artístico, es fuente de información histórica.

Los museos son instituciones al servicio de la sociedad y su desarrollo, y están destinados a afianzar la relación del hombre con su patrimonio natural y cultural, para cumplir con este reto implica orientación de la institución, los valores que guían su acción y las prioridades que decida desarrollar, es decir, la misión del museo. Tomando en cuenta en primer lugar la planificación orientada a la preparación de las acciones futuras y deberá incluir los objetivos y las tareas específicas a cumplir a corto, mediano y largo plazo, el diseño de estrategias y el desarrollo de políticas acordes con los elementos que la definen, es decir, sus colecciones y/o el patrimonio que preserva, el público al cual sirve, su entorno y radio de acción. En segundo lugar la gestión del museo que va ha depender del diseño de su estructura organizativa y administrativa y de las relaciones que se crean en el ejercicio de su actividad.

Derecho de Autor

En la Constitución de 1830 se garantizaba la propiedad de los descubrimientos, las invenciones y las publicaciones. Se dictaba por ese entonces la primera ley que amparaba la propiedad de las obras literarias. Venezuela, como los países que reconocen el derecho de propiedad, siempre ha concedido protección a las obras del ingenio.

En 1928 se dio en nuestro país un gran avance en materia de protección de los derechos intelectuales. La ley de ese año acogió principios adelantados, pero no llegó a amparar aspectos de la creación autoral de mucha importancia. La causa fue, quizás, el haber impuesto un régimen de formalidades excesivo. Era como decir que resultaba más necesaria la divulgación de las obras en el dominio público que proteger a los autores. Ya para ese año de 1928 existía el Convenio de Berna para la protección de las obras literarias y artísticas, del año 1886, revisado muchas veces, la última de las cuales fue en París en 1971. Sin embargo, Venezuela no adhirió al Convenio de Berna sino en 1982.

Otra convención internacional es la de Ginebra: Convención Universal sobre Derecho de Autor, del 6 de septiembre de 1952. Nuestro país adhirió a la Convención de Ginebra el 30 de marzo de 1966. Destinada a armonizar el régimen de Berna con el de los países americanos, y especialmente con el de los Estados Unidos de América, no está tan perfeccionada como la de Berna, pero mediante los acuerdos multilaterales celebrados después, ha ido adquiriendo cada vez más vigencia en su aplicación.

La adhesión de Venezuela a ambas Convenciones Internacionales le ha dado a éstas preferencia sobre acuerdos locales.

En 1962 se produjo la aprobación de otra Ley sobre el Derecho de autor, que todavía resultaba incompleta en la protección de los creadores de obras del ingenio. Así, sin embargo, se tuvo un sistema que concedía protección y proclamaba la validez y necesidad de ese amparo legal.

Por último, en 1993 se promulgó la vigente Ley sobre el Derecho de Autor, que extiende su protección no solo a los autores sino también a otras manifestaciones de la creación individual. Con el surgimiento de nuevas formas de expresión, la nueva Ley ha tomado en cuenta otras manifestaciones de la creación humana individual: obras audiovisuales, radiofónicas, programas de computación; y no sólo eso: protege las traducciones, adaptaciones, arreglos de otras obras, antologías o compilaciones de obras diversas y bases de datos. La ley abandona el método casuístico y trata de los derechos morales y los patrimoniales. Los primeros son inalienables y representan la paternidad de la obra; los segundos son negociables por el autor o sus causahabientes. Los derechos morales o de paternidad de la obra son personalísimos y nadie, ni siquiera el Estado, puede disponer de ellos. La idea de abolir esta libertad atenta contra un sagrado derecho del hombre.

Finalmente, la ley de 1993 establece un procedimiento legal para hacer efectiva su protección. Tenemos, pues, una buena Ley sobre el Derecho de Autor, que con el tiempo irá perfeccionándose en beneficio de los creadores de obras del ingenio y del dominio público que las aprovecha en su formación humana integral.

Los tratados internacionales mediante los cuales fueron aprobados los convenios de Berna y Ginebra, así como también la Ley sobre el Derecho de Autor, tienen carácter especial porque protegen el derecho humano de la libertad de creación cultural y de expresión, provistos de rango constitucional (artículos 23 y 98 de la Constitución Nacional). Además, en cuanto son tratados internacionales aprobados por el país, son por igual leyes nacionales sujetas al cumplimiento de formalidades especiales cuando se pretenda su derogación, y gozan también de amparo constitucional.

Constitución bolivariana

Artículo 23

 Los tratados, pactos y convenciones relativos a derechos humanos, suscritos y ratificados por Venezuela, tienen jerarquía constitucional y prevalecen en el orden interno, en la medida en que contengan normas sobre su goce y ejercicio más favorables a las establecidas por esta Constitución y las leyes de la República, y son de aplicación inmediata y directa por los tribunales y demás órganos del Poder Público.

Artículo 98

 La creación cultural es libre. Esta libertad comprende el derecho a la inversión, producción y divulgación de la obra creativa, científica, tecnológica y humanística, incluyendo la protección legal de los derechos del autor o de la autora sobre sus obras. El Estado reconocerá y protegerá la propiedad intelectual sobre las obras científicas, literarias y artísticas, invenciones, innovaciones, denominaciones, patentes, marcas y lemas de acuerdo con las condiciones y excepciones que establezcan la ley y los tratados internacionales suscritos y ratificados por la República en esta materia.

Bases Legales de Documentación

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Mediante el Artículo 110 el Estado ha dado acceso a todos los ciudadanos a las tecnologías de la Información y comunicación.

El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinará recursos suficientes y creará el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley.

Ley de Archivos Nacionales

Esta Ley tiene relación con la protección, difusión y comercialización de los archivos históricos como información documental, en materia de protección se declara de utilidad pública la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos históricos de la República, los documentos históricos de la Nación y los expedientes de la administración General se conservarán en el Archivo Nacional. En materia de comercialización declara que se prohíbe negociar documentos oficiales e históricos o disponer de ellos sin que la Junta Superior de Archivos certifique oficialmente que no pertenecen a la Nación. 

El Artículo 12 establece que no se permitirán que salgan del país documentos históricos, aún cuando fuere de propiedad particular, sin que haya constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nación  y de que ha quedado copia en el Archivo General de la Nación.

También establece esta Ley que aquellos que descubran documentos históricos y suministren los datos necesarios para probar el derecho que a ellos tiene la Nación, recibirán del Ejecutivo Federal la Retribución legal o la recompensa correspondiente.

Ley del instituto autónomo biblioteca nacional y de servicios de bibliotecas

Esta ley hace mención en la divulgación de la información documental, establece el deber del Estado de conservar y facilitar el acceso de toda la población al acervo bibliográfico vinculado a la memoria nacional, como garantía del ejercicio de los derechos humanos a la cultura, la educación y la información humanística, científica y tecnológica, y de coordinar en todo el territorio nacional el cabal aprovechamiento público de dicho acervo, con el fin de hacer efectiva la participación de todas las personas en la vida cultural, política y social de la comunidad. El Centro creado por esta ley deberá Ser centro depositario del acervo documental, bibliográfico y no bibliográfico de Venezuela y venezolanista, como fuente permanente de información, para la investigación sobre el país, para tal fin crea y administra la Hemeroteca Nacional y el Archivo Audiovisual de Venezuela. Crear y administrar un Centro Nacional de documentación bibliográfica y compilará el catálogo Colectivo Nacional. Elaborar y aplicar las normas y procedimientos técnicos relativos al funcionamiento de los distintos tipos de bibliotecas que integran el Sistema Nacional de Servicios de Bibliotecas y velar por su cumplimiento.

Constitución del sistema nacional de información

Este documento legal se creo con la consideración fundamental que antecede se refiere al deber del Estado de facilitar a toda la población el acceso al acervo bibliográfico y no bibliográfico, y a las informaciones humanísticas, científicas y tecnológicas vinculadas a la memoria nacional y universal, a fin de que pueda participar sobre la base de una adecuada información, en todos los aspectos del desarrollo nacional.

En la Decisión 351 de la Comunidad Andina de Naciones

Las cuales expresamente protegen al software (incluyendo el soporte magnético y la documentación gráfica) como una obra literaria. La única excepción a esta ley, es el derecho que adquiere el usuario que posee legalmente una licencia para realizar una sola copia con fines de resguardo o seguridad.

Venezuela ratificó los siguientes Acuerdos Internacionales

Convenio de Berna para la protección de las obras literarias y artísticas.

Convención Universal sobre Derecho de Autor.

Acuerdo sobre la Protección de los Derechos de Propiedad Intelectual relativo a bienes en el comercio.

Cualquier infracción a los derechos de las productoras de software puede generar una sanción civil o penal, según sea el caso.

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

Esta ley establece lineamientos para los documentos que se generan de la gestión administrativa, reza lo siguiente: Todo acto administrativo esta soportado por un escrito, que según el Artículo14 de la Ley in comento,  tienen las siguientes jerarquías: decretos, resoluciones, órdenes, providencias y otras decisiones dictadas por Órganos y Autoridades Administrativas, (además del correo interno y memos, de los cuales no nos ocuparemos por el momento).

Las bases legales de estos documentos emanados como Actos Administrativos, está contenido en el Artículo 18, el cual establece las pautas de lo que debe contener el escrito de dicho acto, el cual podría ser nulo el acto por falta del cumplimiento de ciertas formalidades establecidas en este artículo.

Dentro de las actividades administrativas, de cada asunto se debe abrir un expediente el cual debe ser tramitado y debidamente archivado conservándolo en una sola unidad aunque intervengan varias entidades.

Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación, Referido a los Aportes e Inversión

Artículo 5, el Registro a que se refieren los artículos 3° y 4° del presente Reglamento, se realizará utilizando preferiblemente medios y dispositivos de tecnologías de información y comunicación.

El Observatorio Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, el Ministerio con competencia en materia de ciencia y tecnología o el ente adscrito que éste designe , utilizará sistemas de seguridad que permitan el libre acceso, el registro y almacenamiento de documentos preferiblemente en medios electrónicos.

La ley orgánica del trabajo

En esta ley se establecen los contratos como documentos que evidencian una relación entre el trabajador y el patrono, así como todos los documentos que se generen en la relación laborar deben ser resguardados para garantizar que el trabajador proteja sus derechos y cumpla con sus deberes, en esta área la documentación puede no tener validez cuando haya un conflicto entre ambas partes y se expongan los documentos como evidencia de ciertos procesos legales en beneficio de cualquiera de las partes.

Conclusión

La normalización juega un papel estratégico en el ciclo de la información, ya que incide en todos y cada uno de sus procesos desde su generación, edición, selección, sistematización y difusión, hasta su uso para generar nuevos conocimientos registrados que se transformarán en documentos cognitivos.

En el ámbito bibliotecario, las normas orientan tanto a directivos e instituciones coordinadoras como al personal en general en la planificación y ejecución de actividades que persiguen la prestación de servicios de calidad; el establecimiento de los requisitos mínimos para el funcionamiento de las bibliotecas; la optimización de la seguridad, funcionalidad y confort de las edificaciones; la solución de los problemas recurrentes y la satisfacción de las necesidades de los usuarios, con el objetivo final de mejorar las condiciones de vida de los ciudadanos mediante el acceso a la información y el conocimiento.

Para conocer  nuestra cultura y nuestro pasado, es imprescindible acudir a los centros de documentación, donde se conservan  y custodian los libros escritos, los papeles y documentos que generaron las instituciones públicas y las privadas así como las personas  a título individual o colectivo, los periódicos de otras épocas y los de la actualidad, los restos materiales y el arte que se ha producido y se produce en la actualidad.

Actualmente existe un creciente número de publicaciones y otros documentos que están apareciendo en forma electrónica y son creados, mantenidos y diseminados en un sistema computarizado. Un documento electrónico puede ser fijo e inmodificable, o puede sacar provecho de su ambiente computarizado para permitir modificaciones tanto de forma como de contenido.

Aunque puede haber una correspondencia entre algunas publicaciones impresas y algunos documentos electrónicos, éstos últimos tienen su propia identidad como programas de computación, bases de datos, archivos o registros, que existen en un formato legible por computadora: en línea, CD-ROM, cinta magnética, disco o en otro medio de almacenamiento electrónico. Las referencias bibliográficas de estos documentos electrónicos deben reflejar dicha identidad, no la de un sustituto impreso.

Es importante destacar que, la legislación del derecho de autor se hace cada vez más relevante por lo que se imponen importantes responsabilidades cuando se usan obras creativas de otros autores. La nueva sociedad de la información está siendo edificada en torno a los servicios informáticos y los mismos funcionan con software, por lo que las bibliotecas tradicional, virtual, Centro de información y documentación deben adecuarse a las normativas legales vigentes para evitar sanciones en cuanto al manejo de los documentos.

Bibliografía

González Barrios, Norma. Bases legales de documentación. Editorial Train4you.

Venezuela, Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 24 de Marzo de 2000.

Venezuela, Ley de Archivos Nacionales, 13 de Julio de 1945.

Norma Covenin, 166-2:2000. Referencias bibliográficas. Parte 2: Documentos electrónicos o partes de documentos electrónicos

Norma Covenin, 167:1996. Presentación de publicaciones periódicas

Norma Covenin, 3837:2004