Universidad Yacambú
Licenciatura en Información y Documentación
Análisis de Problemas y Toma de Decisiones
Facilitador: Doris Mora
Elaborado por: Yennis Rodríguez
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Trabajo 1
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una
elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones
de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral,
familiar, sentimental, es decir, en todo momento se toman decisiones, la
diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se
llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una
alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema
actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente). La toma de decisiones a nivel
individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y
pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la
vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de
resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico
motivo. Para tomar una decisión no importa su
naturaleza es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así
poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este
proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero
existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena
elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral
en el éxito o fracaso de la empresa, para los cuales es necesario realizar un
proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver
el problema. El Proceso Decisorio La separación del proceso en etapas
puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero podemos identificar
principalmente las siguientes: Identificar y analizar
el problema
Esta etapa consiste en comprender la
condición del momento visualizar la condición deseada, es decir encontrar el
problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución
de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la
condición presente real y la deseado, o potencial,
porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro. Identificar
los criterios de decisión y ponderarlos
Consiste en identificar aquellos
aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir
aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome. La ponderación, es asignar un valor
relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome,
ya que todos son importantes pero no de igual forma. Muchas veces, la identificación de
los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes
etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir
de la experiencia personal de los tomadores de decisiones. En la práctica, cuando se deben tomar
decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar útil
explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se
manipulen los criterios para favorecer a una u otra alternativa de solución. Generar las
alternativas de solución
Consiste en desarrollar distintas
posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayoría de
los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para
solucionar el problema, entre más alternativas se tengan va ser mucho más
probable encontrar una que resulte satisfactoria. De todos modos, el desarrollo de un
número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente
dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar
desarrollando alternativas en forma indefinida. Para generar gran cantidad de
alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen
diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de
ideas, las relaciones forzadas, la sinéctica, etcétera. En esta etapa es importante la creatividad
de los tomadores de decisiones. Evaluar las
alternativas
Consiste en hacer un estudio
detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el
problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con
respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra,
asignándoles un valor ponderado. Como se explicó antes según los
contextos en los cuales se tome la decisión, esta evaluación va a ser más o
menos exacta. Existen herramientas, en particular
para la Administración de Empresas para evaluar diferentes alternativas, que
se conocen como métodos cuantitativos. En esta etapa del proceso es
importante el análisis crítico como cualidad del tomador de decisiones. Elección de la mejor
alternativa
En este paso se escoge la alternativa
que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Los
siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que
se busque: §
Maximizar: Tomar la mejor decisión posible. §
Satisfacer: Elegir la primera opción que sea
mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo
buscado. §
Optimizar: La que genere el mejor equilibrio
posible entre distintas meta Implementación de la
decisión
Poner en marcha la decisión tomada
para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente
derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia. Evaluación de los
resultados
Después de poner en marcha la
decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir si
la decisión está teniendo el resultado esperado o no. Si el resultado no es el que se
esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco más de tiempo para
obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada,
en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva
decisión. El nuevo proceso que se inicie en
caso de que la solución haya sido errónea, contará con más información y se
tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento. Además se debe tener conciencia de
que estos procesos de decisión están en continuo cambio, es decir, las
decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la
evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo
afecten. Tipos de Decisiones, Graficación de sus Procesos §
De rutina: las mismas circunstancias
recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido §
De emergencia: ante situaciones sin
precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los
eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente. §
Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos,
y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión más exigente, y
son las tareas más importantes de un gerente. §
Operativas: son necesarias para la operación
de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar
y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible Agente decisorio: Es la persona que selecciona la opción
entre varias alternativas de acción. Objetivos: Son las metas que el agente decisorio pretende
alcanzar con sus acciones. Preferencias: Son los criterios que el agente decisorio utiliza
para escoger. Estrategias: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge
para alcanzar mejor sus objetivos. Depende de los recursos de que
dispone. Situación: Son los aspectos del entorno que rodean al agente
decisorio, muchos de los cuales están fuera de su control, conocimiento o
comprensión y afectan su selección. Resultado: Es la consecuencia o resultante de alguna estrategia Uso de Datos para la Toma de Decisiones La toma de decisiones en una organización
invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización,
dirección y control. La toma de decisiones y la
experiencia es un elemento clave puesto que las decisiones deben tomarse
sobre una realidad altamente compleja debido al enorme número de variables
que entran en juego. La acumulación de experiencia es
larga y costosa. Si consideramos que cuando mas se aprende es como
consecuencia de los propios errores, el alcanzar un elevado nivel de
experiencia en el mundo empresarial puede llegar a tener un costo
terriblemente alto. La consecuencia inmediata es que toda la experiencia que
pueda ganarse sin los efectos que pudieran derivarse de una decisión errónea
o, simplemente de una decisión no óptima, será bien recibida y mas económica, sea cual sea su costo.
Racionalidad limitada. Para tomar decisiones, la persona
necesita una gran cantidad de información relacionada con la situación, con
el fin de analizarla y evaluarla. Imperfección de las decisiones. No existen decisiones perfectas
algunas son mejores que otras en cuanto a los resultados reales que
acarrean. El proceso de Toma de Decisiones racionales implica la
comparación de caminos (cursos de acción) distintos a través de la evaluación
previa de los resultados obtenidos en cada uno de ellos y de la confrontación
entre tales resultados y los objetos que se desea alcanzar. El criterio
que orienta la decisión es la eficiencia, esto es, el logro de máximos
resultados con medios limitados. Relatividad de las decisiones. La selección de una alternativa
implica la renuncia a las demás alternativas y la creación de una secuencia
de nuevas situaciones y alternativas en el tiempo. Jerarquización de las decisiones. Simón utiliza el concepto de
jerarquía para distinguir lo que es un medio y lo que un fin. En
consecuencia, los objetivos buscados a través de las acciones de las personas
obedecen entre sí a una jerarquía, en donde un nivel cualquiera es fin en
relación con el nivel más bajo y medio con los de orden superior. El
problema para Simón, estriba en que los individuos nunca tienen de manera
consciente una idea completa de esa jerarquía de objetivos en la
organización. Racionalidad administrativa. Las situaciones simples, en las
cuales un hombre planea y ejecuta su propio trabajo, exigen decisiones
personales. Sin embargo, las técnicas que facilitan la aplicación del
trabajo organizado constituyen los procesos administrativos, que básicamente
son procesos decisorios pues consisten en el establecimiento de métodos de
rutina para seleccionar y determinar los cursos de acción mas adecuados en la
comunicación con las personas por ellos afectadas Influencia organizacional. La facultad que tienen los
participantes para decidir independientemente sobre ciertos asuntos es
sustituida por un proceso decisorio de la organización, previamente
establecido por ella.
Efectos futuros: Tiene que ver con la medida en
que los compromisos relacionados con la decisión afectará el futuro. Una
decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una
decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo
puede ser tomada a un nivel muy inferior. Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con
que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este
cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel
alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel
bajo. Impacto: Esta característica se refiere
a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto
es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único
se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo. Calidad: Este factor se refiere a las
relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios
básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores
están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo
algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel
bajo. Periodicidad: Este elemento responde a la
pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una
decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión
que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo. |
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Trabajo 2 Descripción de
la Empresa Misión CVG Venalum tiene por misión producir y comercializar
en forma competitiva productos de aluminio de calidad estándar mundial, con
política de conservación del medio ambiente, promoviendo el desarrollo de la
industria transformadora nacional para el crecimiento y beneficio de los
trabajadores, accionistas, la región y el país. Visión CVG Venalum se consolidará como una empresa rentable,
superando las actuales y futuras expectativas del mercado, buscando mejores
oportunidades de crecimiento y logrando así su pleno compromiso con los
trabajadores, accionistas y el país. Descripción del Centro de Información El Centro de Información de CVG
Venalum tiene como misión garantizar la
recuperación, resguardo y protección de la información generada y adquirida
por la empresa, a objeto de contar con un Banco de Datos, que permita el
desarrollo de una plataforma de información científica y tecnológica que
facilite la planificación, ejecución de proyectos de investigación y
desarrollo, y brindar servicios de información que satisfagan los requerimientos de todas las áreas que
conforman CVG Venalum Objetivos
Colección
La Colección esta conformada por obras en formato electrónico e impreso, que contemplan principalmente las
áreas relacionadas con: Aluminio, Metalurgia, Electrónica, Computación,
Gerencia, Administración, Control de Calidad, Recursos Humanos y Química.
Tipo de
Material Los
tipos de materiales que constituyen la
colección son: Libros,
Revistas Técnicas, Normas Técnicas Nacionales e Internacionales, Manuales de
Equipos, Tesis, Informes Técnicos, Manuales de Cursos, Videos, Obras
generales Diccionarios y Enciclopedias. Entre
los productos de información que ofrece Préstamos Préstamo en Sala Préstamo Circulante Préstamo Permanente Recuperación de
Información en otros Centros Regionales y Nacional Catalogo en línea Servicio en Internet
Búsquedas de
Información en Internet Planteamiento del Problemas Se han recibido observaciones por parte de
los usuarios sobre documentos que no se han podido acceder desde el catalogo
en línea, documentos colocados con una cota y al ser consultados no es lo que
esta buscando, errores de trascripción, documentos que no indican la ubicación
física, entre otros. Evidenciando incongruencias en los datos ingresados por
los analistas y bibliotecólogo al momento de la catalogación del documento. Esta
situación es preocupante debido a que a través del motor de búsqueda
transmitimos una imagen del Centro de Información, siendo que el principio es
ofrecer servicios de información que satisfagan a los trabajadores y publico en general. Planteamiento de las alternativas o vías de salida del
posible problema El personal que
labora en la empresa en su mayoría son profesionales y los que no son están
en proceso de formación, además los procesos productivas de la plantas son
muy complejos y requieren la constante revisión de material bibliográfico y
no bibliográfico que regulan dichos procesos como es el caso de las
normativas nacionales e internacionales y la legislación venezolana. 1. Revisar las cargas de trabajo y realizar reuniones con el personal para discutir
sobre las metas y los errores de ingreso en los cuales se han incurrido. 2. Realizar una revisión mensual de los
registros ingresados durante el mes a fin de evaluar los errores de ingresos
más frecuentes a fin de ser discutidos individualmente y luego hacer llegar el
consolidado al grupo a fin de que se aprendan de los errores de otro y no se
vuelvan a cometer. 3. Realizar evaluación individual del
personal a fin de medir la productividad y eficiencia de los mismos. Causas de cada una de esas
alternativas La alternativa No 1, Me parece
importante medir las cargas y obtener la retroalimentación de parte del
personal, sin embargo hay que tener cuidado porque muchas veces éste tiende a
excusar sus errores y crea un ambiente tenso, otros pueden tratar de reducir
sus cargas pudiendo cumplir. La alternativa No 2, Esta opción es
bastante completa, llevara inversión de tiempo, la persona que realiza las
observaciones debe ser la más experimentada y conocer todos los tipos de
documentos, además debe tener bastantes conocimientos en materia de
catalogación, buena ortografía, es importante ser muy crítico y cuidadoso a
la hora de hacer las observaciones. La alternativa No 3, Esta opción es complemento de la anterior
ya que el personal se verá motivado a mejorar para cumplir con las metas y
además que sea un producto de calidad, donde el margen de error sea nulo. Finalmente cual es la decisión que
le da a su problema una vez estudiado todo el panorama. Una vez
analizadas las alternativas pienso que tomaría la alternativa No 2 y la
complementaría con la 3, ya que nos
ofrece la oportunidad de cambiar la actitud del trabador no solo de
cumplir con metas y números de carga de información sino ser más cuidadoso
para producir trabajo de calidad, garantizando que el producto que se llevará
al usuario es de calidad, dejando una buena imagen del Centro de información,
si todo esta muy bien para el usuario también lo estará para nosotros, pero
al usuario encontrar un error pone en duda nuestra objetivo principal que es
prestar servicios de información a nuestros usuarios de calidad. |
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Toma de decisiones Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y
cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo
que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en
el desarrollo de nuestra vida, mientras
otras son gravitantes en ella.
http://www.monografias.com/trabajos12/decis/decis.shtml La Toma de Decisiones La toma de decisiones es el proceso
mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para
resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en
diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, es decir, en
todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el
proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones
consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los
efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se
evidencie un conflicto latente). http://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones Decisión creada bajo riesgo La decisión creada bajo riesgo es una
decisión probabilística de situación, varias clases de posibilidad de esta
índole pueden ocurrir, cada uno con una probabilidad de suceder. En esta
parte, nosotros vamos a considerar uno de los mas
populares métodos de crear decisiones bajo riesgo, des decir, seleccionando
la alternativa que nos dé el más alto valor monetario. Nosotros también
miramos los conceptos de información perfecta y de pérdida de oportunidades. |