INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Información:
La información es un recurso relevante en el desarrollo científico y técnico de la sociedad moderna, es el vehículo que transmite el conocimiento, por lo tanto es un elemento esencial para el bienestar y el progreso.
La información es necesaria para la toma de decisiones, el acceso y uso de ella ha dividido a los ciudadanos en pobres y ricos en información, unos que no tienen acceso a ella, y otros que tienen a acceso a la información para las toma de decisiones acertadas y satisfactorias.
Debido a este crecimiento "explosivo" que ha tenido la información en las últimas décadas las organizaciones necesitan de una gestión adecuada para mantener sus procesos productivos y comerciales.
El incremento del uso de tecnologías que faciliten el almacenamiento y procesamiento de grandes cantidades de datos en el nivel de alfabetización informativa de la fuerza laboral.
Sin información no es posible la evaluación y el cambio, ella vincula todo el ejercicio de la inteligencia, la actividad y la inventiva.
Gestión de la información
Está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. Los documentos en formato papel o electrónico, impulsan y ayudan a desarrollar los procesos básicos de cualquier organización. Tienen un efecto directo en la productividad, competitividad y crecimiento empresarial.
Documentación:
Es la acción y efecto de documentar, es decir la recopilación de datos acerca de un tema específico con el fin de transmitir información.
Gestión de
La mayoría de las organizaciones disponen de un mapa tecnológico documental heterogéneo que dificulta la búsqueda y el acceso a la información. Para evitar esto, se está evolucionando hacia un entorno corporativo que unifica los criterios de actuación, facilitando el acceso a la información a todos los profesionales.
La gestión documental permite canalizar y agilizar los procesos de información y difusión en cualquier organización. Entre lo que está la elaboración o creación, captura, almacenamiento, análisis y difusión de la información o documentación bien sea en archivos en papel, documentos electrónicos, y los sistemas de negocio y de gestión de la organización. Estas tres dimensiones tienen que convivir de forma interrelacionada y tratada con los mismos criterios.
Análisis Documental
Es la operación que consiste en seleccionar las ideas informativamente relevantes de un documento, por medio de los sistemas de clasificación acordes con las necesidades de los usuarios que va a hacer uso de la información, a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información en él contenida.
El análisis documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.
Este análisis se realiza con el fin de optimizar el proceso de búsqueda y recuperación de la información garantizando en todo momento un mejor servicio al usuario.
Proceso Técnicos
Son una de serie de actividades tendientes a proveer al centro de documentación de los materiales necesarios, así como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de una manera conveniente. Así mismo, cabe señalar que entre los procesos técnicos y los servicios al público existe una estrecha relación, pues de la buena realización de los primeros depende que se presten mejores servicios. Dentro de los procesos técnicos tenemos la adquisición de materiales bibliográficos, Organización y procesamiento de los materiales bajo patrones usados por el Sistema de Catalogación y Clasificación; así como también el mantenimiento del acervo y sus registros (principalmente catálogos al público y topográfico) los cuales proveen el acceso a la colección.
El nuevo rol del bibliotecólogo en la sociedad de la información
Los bibliotecólogos tienen en la actualidad una misión y un desafío muy importante en esta sociedad de la información que es, aprovechar la tecnología del mundo globalizado y reducir de alguna forma la brecha entre informados ricos e informados pobres, permitiendo que todos participen de la sociedad de la información, creando una cultura de individuos con capacidad de trabajar con información, para su desarrollo personal y profesional.
Con el crecimiento explosivo de la información y del conocimiento y por ende de la documentación en las últimas décadas, el rol del bibliotecólogo adquiere un papel preponderante en esta sociedad de la información, que es el de actuar como "mediador" entre las fuentes documentales y los usuarios.
Su función ya no es solo de conservador y de celoso "guardian" del conocimiento como lo fue en el pasado, sino que ha pasado a ser un moderno profesional, encargado del tratamiento y gestión de la información, para satisfacer las necesidades informativas de la comunidad de usuarios a la cual sirve
Este moderno profesional efectúa las siguientes funciones: recopila, administra, procesa, difunde y disemina la información necesaria para el progreso científico y técnico de la sociedad. Estas funciones las realiza tanto en soportes impresos como es el caso del libro o de otros soportes no librarios ya sean estos electrónicos, magnéticos, audiovisuales, sonoros etc. Actúa de nexo entre el mundo de la información y los usuarios reales y potenciales.
Además descubre y diagnóstica las necesidades de información de la comunidad a la cual sirve, creando servicios y productos de alta calidad, acordes al mercado de información. Su actividad varía de acuerdo a la institución en donde se encuentre desarrollando su trabajo ya sea en distintos tipos de bibliotecas, como documentalista, gestor o asesor de información en alguna empresa u organización.
Gestión de
Por lo que respecta al entorno documental, hemos de manifestar el vacío científico e institucional con que nos encontramos a la hora de acometer las tareas tradicionales desde la nueva perspectiva de la calidad. Los estudios sobre calidad que aborden explícitamente el dominio de la información tienen todavía un carácter incipiente en algunos países, si bien el aumento de interés por el tema ha permitido el desarrollo de Planes Nacionales de Calidad y el desarrollo de planes sectoriales y regionales. La incorporación de nuestro país a Europa ha supuesto retos importantes en el tratamiento, unificación y normalización de procesos y productos documentales, en los sistemas de recuperación y transferencia de información, y sobre todo en la cooperación y uso compartido de los recursos informativos.
Los procesos documentales son intangibles, heterogéneos, transitorios e interactivos, debiendo evaluarse al analista, la complejidad, la duración y el costo de los mismos.
Los productos son tangibles, durables, normalizados y diversos funcionalmente considerados. En ellos se debe evaluar la adecuación a objetivos, el esfuerzo de los usuarios y los índices de exhaustividad y pertinencia.
Los servicios informativos son dinámicos, accesibles, disponibles, homogéneos y orientados al usuario. Se evaluará en ellos el grado de satisfacción del usuario, la pertinencia y exhaustividad, la agilidad y la relación costo - utilidad.
Para los servicios en general, y los documentales en particular, se nos presentan con la extrema dificultad de su estudio, dificultad que deriva de su intangibilidad, heterogeneidad y caducidad, así como de la participación del cliente en el proceso de producción. Por consiguiente, es difícil asumir una calidad uniforme para unos servicios que se prestan con el ingrediente fundamental de las diferencias humanas individuales. Teniendo en cuenta estas peculiaridades, resulta ciertamente complicado introducir una aproximación de calidad total en los medios documentales. Sería más justo hablar de proceso continuo de mejora de los servicios.
Los principios en que se inspira todo sistema de gestión de la calidad son los siguientes:
Centrarse en la satisfacción del cliente.
o Organizar el trabajo como un proceso.
o Medir los resultados.
o Fomentar una cultura de mejora continua.
La calidad es un problema de orientación, de liderazgo, de participación de los empleados y de formación. En cualquier caso, la mejora de la calidad es un proceso sin fin, que debe llevarse paso a paso y del que no se pueden esperar resultados inmediatos
TSU Yennis Rodríguez
C.I.: 13.090.625
[Infografía]
[Principal]
[Síntesis]