Actividad Asignada

Presentar una propuesta para el manejo de los Archivos en una organización.

Parámetros

*         Presentar el manejo actual (Automatizado o manual) de cuatro procesos.

*         Proponer el manejo automatizado de esos cuatro procesos. Solo debe mostrar el funcionamiento automatizado con un dato.

*         Indicar los pasos para la automatización.

Institución seleccionada: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

Área de Trabajo: Dirección de Recursos Humanos

Descripción del Archivo: Archivo de Correspondencia

MODELO ACTUAL

1.     Recepción de Correspondencia

La correspondencia dirigida a la Dirección de Recursos Humanos debe ser consignada en el área de Secretaría de la Dirección. La secretaria firma, coloca la fecha y el sello de recepción al original y copia de la correspondencia. Envía la copia firmada y sellada al remitente.

2.     Registro, Selección y Distribución de la Correspondencia

Se realiza diariamente, en una base de datos, los datos de la correspondencia se registran y de acuerdo al tipo de asunto se determina su distribución. Es decir, se decide a cual Jefe de Departamento adscrito a la Dirección de Recursos Humanos, le corresponde tomar nota o preparar respuesta. La correspondencia original es enviada al Departamento que debe preparar respuesta y con copias a quienes deben tomar nota. El Director revisa los asuntos de mayor relevancia.

3.     Clasificación y Archivo

En cada departamento se mantiene un archivo de gestión. La correspondencia es clasificada de acuerdo al tipo de asunto para su archivo. Existe duplicidad de información y costos elevados en fotocopiado.

4.     Elaboración de respuesta

El Jefe del Departamento, elabora la respuesta a la correspondencia en original y copia. Se realiza un registro manual (Libreta) para llevar el control de las respuestas y se envía al Director de Recursos Humanos para la firma. Luego de la firma se devuelve nuevamente al Departamento, se coloca el sello y se envía al área de despacho a través del mensajero.

MODELO PROPUESTO

Mi propuesta se enfoca en que se utilicen herramientas tecnológicas que faciliten el registro de la información y la digitalización de la correspondencia incluyendo sus anexos cuando sea el caso. La Dirección mantiene una Intranet que permite la consulta de la información contenida en la correspondencia, en tiempo real. Establecer los criterios más firmes para la distribución mediante la actualización de la normativa interna, garantizando que la misma efectivamente se realice en formato digital y eliminar el volumen de copias existentes.

Las respuestas de correspondencias, también deben ser gestionadas en formato digital. Utilizando para ello un registro automatizado y la firma electrónica por parte del Director.  Las búsquedas de información serán realizadas mediante códigos estructurados que definirán cada uno de los remitentes y destinatarios