Publicación Trabajo 1
Archivología y Bibliotecología
Participante: Naudy Yelitze Martínez Vásquez

1. Descripción de la actividad asignada.

Consiste en evaluar un Centro de Información (Biblioteca, Organización o similar) Virtual, investigar sobre como es el manejo y realizar un análisis con la información recabada.

2. Identificación de la Institución seleccionada.
Institución: Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA). (Antiguo FONAIAP)
SERVICIO DE INFORMACIÓN	Sistema de Información, Documentación y Biblioteca del INIA. http://www.inia.gov.ve
COORDINADOR DEL PROYECTO	Lic. Carlos Espinoza.
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO: El INIA es un centro de investigación que lleva adelante proyectos técnicos y científicos para desarrollar nuevas formas (más eficientes y efectivas) de como abordar el desarrollo agrícola en el país. Sus actividades comprenden desde la investigación en semillas (producción de nuevas y más productivas o resistentes a plagas enfermedades y stress), medio ambiente (suelo, clima, agroecología), investigación en rubros (cultivos), producción pecuaria, acuicultura y la pesca. La Biblioteca Central funciona bajo la coordinación del Centro Nacional de Investigaciones Agropecuarias (CENIAP), unidad ejecutora del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas (INIA). Por ser un servicio con información especializada, ofrece al interesado la posibilidad temática en el área Agrícola y Pecuaria, siendo su principal objetivo el apoyo a la investigación científica y tecnológica que lleva a cabo la organización. El producto generado a través del trabajo investigativo lo constituye el conocimiento, que se expresa lógicamente en las publicaciones de artículos científicos, técnicos, divulgativos, monográficos, elaboración de manuales, entre otros. La institución editorializa 4 revistas científicas: Agronomía Tropical, Veterinaria Tropical, Zootecnia Tropical y Caña de Azúcar con una producción anual por encima de los 100 artículos científicos. Las revistas con todo su contenido se encuentran disponibles en el portal http://www.ceniap.gov.ve además de tener puntos de ventas de esos documentos. Investigadores, docentes, estudiantes y productores agrícolas de avanzada constituyen los clientes internos y externos que permanentemente hacen uso de la información. Poseen dos revistas técnicas, INIA DIVULGA y CENIAP HOY que contiene artículos de tipo técnico divulgativo para estudiantes, técnicos y productores. Se producen unos 200 artículos al año. Además de los artículos reseñados en prensa local y nacional, a la Biblioteca, por el sistema de canje, donación y adquisiciones tienen entrada otros materiales documentales que son de interés para los investigadores de la institución. 2.2. PROCESAMIENTO DE LAS PUBLICACIONES EN FORMATO DIGITAL. El proceso editorial tiene su ámbito de acción muy bien definido que se inicia cuando un investigador o autor propone un artículo a una revista. El INIA tiene un cuerpo de editores que se ocupa, en el caso de artículos científicos de remitirlos a dos árbitros, por ello, las revistas científicas también se llaman arbitradas. El arbitraje consiste en una revisión temática, por colegas del mismo nivel o superior, quienes evalúan si los autores han cumplido con el método científico y que sus hallazgos sean perfectamente reproducibles, además de aportar un nuevo conocimiento al mundo científico. Posteriormente, se realiza la revisión de estilo de cada tipo de publicación. En los casos de las publicaciones técnicas, la revisión es de carácter temática y de estilo. Los editores de las publicaciones son los responsables de producir los contenidos, una vez que el material está listo para su publicación, lo envían a la imprenta para su reproducción. Paralelamente, el material es remitido para su digitalización. Allí es recibido por un equipo de trabajo conformado por 4 Técnicos Superiores en Informática quienes se encargan de llevarlo a formato HTM, PDF tomando en cuenta lo siguiente: - Digitalizar las publicaciónes cuando su formato es papel: Utilizan el escáner de mesa para documentos cortos (hasta 10 páginas) y el escáner Multihojas para digitalizar documentos mayores a 10 páginas. - Cuando las publicaciónes tiene su origen electrónico (Elaboradas en Formato Word u otros) lo convierten a formatos HTM o PDF. Por otro lado, los Documentalistas que manejan las bases de datos de la Biblioteca Central, generan para cada publicación un registro, que posteriormente se vincula con el documento de esta manera se garantiza al cibernauta el acceso a texto completo. Se incorporan las metadata, siguiendo sistema Dublin Core, con tesauro Agris de la FAO y finalmente se ubica en el portal de publicaciones digitales INIA de acuerdo a una estructura de contenido previamente acordada. http://www.ceniap.gov.ve/pbd/index.htm Estos materiales a texto completo se vinculan con los registros de la base de datos agrícolas http://bav.inia.gov.ve/ceniap/. El volumen del material disponible en formato digital es de aproximadamente unos 2.000 artículos científicos, 500 artículos técnicos, 50 trabajos monográficos, 50 folletos, 15 estudios de suelos, 18 de zonificación de cultivos. 10 congresos y 600 resúmenes de ponencias. 2.3 HERRAMIENTAS Y SOFTWARE UTILIZADOS El INIA adquirió inicialmente el software Documanager® de la empresa Multimedium para el manejo de la base de datos documental (BDD). En la actualidad trabajan para migrar al GreenStone auspiciado por la Universidad de Nueva Zelanda - UNESCO y de está manera dar cumplimiento al decreto presidencial de Software Libre. GreenStone que es un manejador de base de datos referencial y documental, es decir se puede establecer el vínculo al documento a texto completo. Además de otros servicios, como producir CD-ROM o DVD con todo su contenido, incluyendo el poderoso motor de búsquedas. En la actualidad se encuentra en desarrollo la utilización del Open Journal System, que maneja todo el proceso editorial extendido, desde el autor hasta su publicación en la Internet. La capacitación del personal se realiza en software libre OJS, GREENSTONE, JOOMLA, AGRIS DE LA FAO, materiales de tutoría de la FAO. Estas herramientas contienen tutoriales, grupos de discusión, bases de información que permiten elaborar planes de capacitación del personal de manera sencilla y flexible, ya que no se requiere movilización, viáticos entre otros. Estas herramientas serán integradas en un solo sistema y se tiene previsto para concluir este año.
ANEXOS: Intercambio de Información a través de email. Persona Contactada: Simón Arenas. Biblioteca Central INIA

Correo Nº 1: Solicitud de Apoyo

de		Yelitze Martinez <[email protected]>	ocultar detalles	02-abr
	para		[email protected]
	fecha		02-abr-2007 9:36
	asunto		solicitud de apoyo
	enviado por		gmail.com
Me dirijo a ustedes en la oportunidad de solicitar su colaboración para realizar trabajo de pre-grado relacionado con la Carrera Información y Documentación. (Virtual) Mi nombre: Naudy Yelitze Martinez Vasquez. Cédula de Identidad 9.546.883 Estudiante de pregrado Virtual de la Carrera Información y Documentación en el Universidad Yacambú. Estado Lara. Como parte del trabajo que debo cumplir para el II trimestre es establecer contacto con un Centro de Información y Documentación Virtual. Me pareció muy interesante los servicios que ofrecen y quisiera saber si pueden apoyarme. Una vez establecido el contacto y aceptada mi solicitud debo recabar información acerca del funcionamiento del Centro de Información Virtual; procedimientos, personal que labora, herramientas de información. Es obligatorio para la Materia (Archivologia y Bibliotecologia) que demuestre los intercambios de información (mail). No se trata de una tarea extensa, sin embargo me gustaría saber si pueden apoyarme. Al agradecer su atención. Le saluda cordialmente. Naudy Y. Martínez V. 9.546883

Respuesta al Correo N º 1

de		Simón Arenas (SIDB CENIAP) <[email protected]>	ocultar detalles	02-abr
	responder a		[email protected]
	para		Yelitze Martinez <[email protected]>
	fecha		02-abr-2007 10:44
	asunto		Solicitud de apoyo
Estimada Naudy, Muchas gracias por considerar nuestra institución para tu trabajo, estamos seguros que ambos aprenderemos mucho de este trabajo. Si, estamos muy interesados que puedas realizar tu trabajo con nosotros. Recibe un saludo cordial, Simón Arenas

Correo Nº 2

de		Yelitze Martinez <[email protected]>	ocultar detalles	04-abr
	para		[email protected]
	fecha		04-abr-2007 9:58
	asunto		Apoyo académico para pregrado
	enviado por		gmail.com
Buenos dias Simón. Tal como lo indicatestes a partir de ahora nos comunicaremos a través de éste correo. Estoy leyendo y documentando sobre el inia-ceniap y toda el redimensionamiento que han logrado a los servicios de información. Consulto el proyecto macro que aparce en web. Espero que a partir de la siguiente semana estemos desarrollando la actividad académica. Gracias por tu gentil atención. Saludos Naudy

Respuesta Correo Nº 2

de		Simon Arenas <[email protected]>	ocultar detalles	09-abr
	para		Yelitze Martinez <[email protected]>
	fecha		09-abr-2007 12:40
	asunto		Re: Apoyo académico para pregrado
	enviado por		gmail.com
Serán muy bienvenido todas tus observaciones. Por cierto, Las áreas que tenemos en desarrollo, que todavía no es servicio público, consiste en la adopción del sistema abierto Greenstone que es un manejador de base de datos referencial y documental, es decir se puede establecer el vínculo al documento a texto completa. Además de otro conjunto de servicios, entre ellos el poder producir CD-ROM o DVD con todo su contenido, íncluyendo el poderoso motor de busqueda. Por otra parte como el INIA es también un productor editorial -revistas científicas, técnicas, monografías y otros medios- estamos trabajando con el Open Journal System (OJS) que es un sistema de gestión de publicaciones periódicas que tramita todas las labores desde el autor de los artículos, revisores y la publicaciones impresa y digital en el portal de las revistas. Este sistema utiliza el sistema de metadata según el Dublin Core, y nosotros estamos empleando el tesauro especializado en las ciencias agrícolas el AGRIS de la FAO. Ambos desarrollos se ensambrarán en un solo sistema de Biblioteca Digital. Recibe un saludo cordial, Simón Arenas

Correo N º 3

Simon Arenas

a usuario

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18-abr

El día 17/04/07, Yelitze Martinez <[email protected]> escribió:

Estimado Simón

Disculpa mi silencio electrónico. A partir de esta semana comienza el cronograma para iniciar el ciclo de investigación.del Trabajo 1 del cual formas parte.

Por favor podrías dar respuesta a lo siguiente.

Nombre de la Institución donde se encuentra ubicada el Servicio de Información.

El Servicio de Información es de alcance nacional con un punto de contacto en todos los estados de Venezuela, a través de las Oficinas regionales del Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas.

Maracay, en el CENIAP-INIA se encuentra la sede central.

Nombre del Servicio de Información.

Sistema de Información Agrícola Nacional SIAN

Nombre del Responsable del Servicio de Información

El coordinador del proyecto SIAN es Lic. Carlos Espinoza

Ubicación del Servicio dentro de la estructura organizativa:

Unidad de Adscripción.

Unidades Subordinadas.

Caracterización de los servicios virtuales que brinda.

Adopción del sistema FAO Tesauro AGROVOC

Nuevos desarrollos:

Open Journal Systems Sistema Automatizado de Gestión de Publicaciones. Esquema de Open Access Initiative

GreenStone al cual migraremos, por el decreto de Software libre, inicialmente se tiene el Documanager y se migrará al GreenStone de la Universidad de Nueva Zelanda y auspiciado por la UNESCO

Perfil de los profesionales que laboran en el servicio.

Luego continuo

Con respecto al software ya me enviaste correo, me estoy documentando y preparando mis preguntas.

Muchas gracias por tu apoyo

Saludos Cordiales

Correo 4

Yelitze Martinez <[email protected]>

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19-abr

para

[email protected]

fecha

19-abr-2007 9:49

asunto

Apoyo Pregrado

enviado por

gmail.com

Estimado Simón

Continuando con lo acordado

Me gustaría me conocer acerca de los procesos claves que se manejan en la actividad de Producción editorial:

Quienes son los generadores de la información?

Son los técnicos del INIA, o es cuando se realizan proyectos del área que se recogen los productos como por ejemplo los manuales, Informes Técnicos, monografías. De que manera se produce la información?

De que manera se selecciona el Material a ser registrado en la base?

Es a través de una comisión evaluadora donde se decide que va al fondo documental, o todo lo que se escribe va al fondo documental para ser registrado y difundido.

En que momento se decide su registro al sistema, que políticas manejan para la distribución tanto impresa como digital. Entiendo que si utilizan los Tesauros, la catalogación de la información es un lenguaje estándar y mejora la calidad del registro y de por si las búsquedas de la información través de palabras claves.

Muchas gracias por tu atención, seguimos en contacto. Saludos

Yelitze Martinez

Respuesta Correo Nº 4

de		Simon Arenas <[email protected]>	ocultar detalles	20-abr
	para		Yelitze Martinez <[email protected]>
	fecha		20-abr-2007 10:54
	asunto		Re: Apoyo Pregrado
	enviado por		gmail.com
El día 19/04/07, Yelitze Martinez <[email protected]> escribió: El INIA es un centro de investigación y como tal lleva adelante proyectos de investigación científica y desarrollo, el producto de esta investigación es el conocimiento. Es decir, nuevas formas (mas eficientes y efectivas) de llevar adelante el trabajo agrícola que va desde investigación en semillas (producción de nuevas y mas productivas o resistentes a plagas enfermedades y stress), medio ambiente (suelo, clima, agroecología), investigación en rubros (cultivos), producción pecuaria, acuicultura y pesca. Ese conocimiento generado a través de la investigación científica, es publicado en forma de artículos científicos, técnicos, divulgativos, monografías, manuales de cultivos y otros. La institución editorializa 4 revistas científicas Agronomía Tropical, Veterinaria Tropical, Zootecnia Tropical y Caña de Azúcar con una producción anual por encima de los 100 articulos científicos. Todas revistas con todo su contenido se encuentra disponible en nuestro portal www.ceniap.gov.ve ademas de tener puntos de ventas de esos documentos. El publico lo constituye otros investigadores, docentes, estudiantes y productores agrícolas de avanzada. Se posee dos revistas tecnicas, INIA DIVULGA y CENIAP HOY que contiene artículos de tipo tecnicos divulgativo cuyo publico es estudiantes, tecnicos y productores. Se producen unos 200 artículos al año. Además de la prensa nacional. A nuestra biblioteca por el sistema de canje, donación y adquisiciones le damos entrada materiales documentales que sean de interés para nuestros investigadores. Todo ese material se describem segun el procedimiento de la FAO con el tesauro AGROVOC De que manera se selecciona el Material a ser registrado en la base? Primeramente, que los materiales sean de relevancia (interes) para la investigación que lleva la institucion. Es a través de una comisión evaluadora donde se decide que va al fondo documental, o todo lo que se escribe va al fondo documental para ser registrado y difundido. El jefe de biblioteca y asesores dictaminan lo que ingresa en el fondo. En que momento se decide su registro al sistema, que políticas manejan para la distribución tanto impresa como digital. Entiendo que si utilizan los Tesauros, la catalogación de la información es un lenguaje estándar y mejora la calidad del registro y de por si las búsquedas de la información través de palabras claves. La versión digital se acoge a la politica de Acceso Abierto y las declaraciones del Open Access Initiative, la versión impresa tiene un costo que varía según el material, sin embargo se tiene programa de canje y donación. Si se utiliza el AGROVOC tesauro multilingue que promueve la FAO. www.fao.org. y http://www.fao.org/agris/ Hoy en día se explora el uso, en los materiales digitales, el empleo del Dublin Core utilizando como lenguaje controlado (tesauro) del AGROVOC. http://es.dublincore.org/ Muchas gracias por tu atención, seguimos en contacto. Saludos Yelitze Martinez A tu orden y exito en tu trabajo, un saludo cordial, SImón Arenas

Correo Nº 5

Yelitze Martinez <[email protected]>

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21-abr (7 días antes)

para

[email protected]

fecha

21-abr-2007 16:56

asunto

Trabajo Pregrado

enviado por

gmail.com

Buenas Tardes

Estimado Simón

La información recibida hasta ahora ha sido particularmente invalorable, los vinculos y la información contenida en los diferentes sitios ha sido suficientemente motivadora y me siento satisfecha con la información recabada hasta ahora. Tengo algunas preguntas... ya para finalizar, gracias de antemano.

Biblioteca Virtual INIA-CENIAP

¿Cuál es el volumen aproximado de la colección disponible en Internet?

¿Cómo se realiza el proceso para generar los documentos electrónicos?

Ya tengo claridad sobre las herramientas y los recursos tecnológicos que utilizan, sin embargo me gustaría conocer sobre las personas que realizan el trabajo de captura, conversión, y registro. Aquellas que hacen posible que Yo pueda consultar la Biblioteca Virtual.

Por ejemplo los investigadores o técnicos generan los documentos electrónicos en formatos comunes (Word, Excel. PPS) o tal vez con herramientas del software libre. Estos archivos a donde son enviados para su edición y publicación por Internet, como son tratados.

¿Podrías mencionar 4 procedimientos claves que el personal deba cumplir para hacer posible la BVC ?

¿Cómo esta diseñada la capacitación al personal, cual es el perfíl?

Entiendo que la consulta del material es gratuita y existe un registro de usuario. Requieren del financiamiento externo para la adquisición del Software y hardware? Cómo lo han manejado?

Nuevamente mil millones de gracias por tu amable atención.

Respuesta Correo Nº 5:

de		Simon Arenas <[email protected]>	ocultar detalles	23-abr (5 días antes)
	para		Yelitze Martinez <[email protected]>
	fecha		23-abr-2007 10:27
	asunto		Re: Trabajo Pregrado
	enviado por		gmail.com
El día 21/04/07, Yelitze Martinez <[email protected]> escribió: Buenas Tardes Estimado Simón La información recibida hasta ahora ha sido particularmente invalorable, los vinculos y la información contenida en los diferentes sitios ha sido suficientemente motivadora y me siento satisfecha con la información recabada hasta ahora. Tengo algunas preguntas... ya para finalizar, gracias de antemano. Muchas gracias, Yelitze, espero el mayor de los éxitos en tus labores, y siempre a tu orden o cualquiera de tus compañeros o tu universidad, son muy bienvenidos. Biblioteca Virtual INIA-CENIAP ¿Cuál es el volumen aproximado de la colección disponible en Internet? En números redondos 2.000 artículos científicos, 500 tecnicos, 50 monografías, 50 folletos venozolanos, 15 estudios de suelos, 18 de zonificación dedl cultivos. 10 congresos (aprox. 600 resumenes de ponencias) ¿Cómo se realiza el proceso para generar los documentos electrónicos? Actualmente, de exiten dos vías 1. Digitalización del material impreso 1. cortos 1-10 páginas escaner normal de mesa 2. mayor de 10 páginas escaner multihoja 2. Cuando el material original es digital o se ha digitalizado por procedimiento 1., entonces se convierte en formato pdf y htm. 3. Se incorporan las metadata, siguiendo el Dublin Core, con tesauro Agris. 4. Lo montamos en el servidor. 5. Nota: Esta la versión supercorta del procedimiento. Si requieren de mayor ampliación te sugiero una visita a nuestra biblioteca, para que conozcas al personal y te familiarices con el procedimiento, que se está en constante modificación según los nuevos desarrollos. Cuando los materiales se encuentran digitalizados y en estos formatos, entonces se incorporan en la sección publicaciones del portal del INIA-CENIAP http://www.ceniap.gov.ve/pbd/index.htm Estos materiales a texto completo se vinculan con los registros de la base de datos agrícola http://bav.inia.gov.ve/ceniap/ En desarrollo la utilización del Open Journal System, que como te describí en mensaje anterior, maneja todo el proceso editorial extendido, desde el autor hasta su publicación en la internet. Mayor información en http://www.ceniap.gov.ve/pbd/RevistasTecnicas/ceniaphoy/articulos/n12/pdf/arenas_s2.pdf En desarrollo la utilización del sistema Greenstone para el manejo de publicaciones periódicas. Poseen un Expectacular mecanismo de recuperación de información (vectorial) y es software libre. Al momento estamos escribiendo el artículo técnico para su promoción. Ya tengo claridad sobre las herramientas y los recursos tecnológicos que utilizan, sin embargo me gustaría conocer sobre las personas que realizan el trabajo de captura, conversión, y registro. Aquellas que hacen posible que Yo pueda consultar la Biblioteca Virtual. Es un equipo constituidos por 4 Técnicos Superiores en Informática con entrenamiento interno. PAPEL, DIGITALIZACIÓN (WORD O TXT), CORRECCIÓN, MAS CORRECCIÓN, SUPERVISIÓN Y MAS CORRECCIÓN. DESDE EL WORD SE LLEVA A PDF MEDIANTE EL PROGRAMA PDF CREATOR (SOFTWARE LIBRE) Y POR EL OTRO LADO SE TOMA EL FRONTPAGE Y SE CARGA EL WORD COMO ARCHIVO Y SE PRODUCE UN DOCUMENTO HTM, AL CUAL SE INCORPORA LAS METADATAS (DC) QUE NOS PROPORCIONA EL PERSONAL DE DOCUMENTALISTAS. LOS DOCUMENTALISTA GENERAN PARA CADA DOCUMENTO UN REGISTRO EN LA BASE DE DATOS, POSTERIORMENTE SE VINCULA EL REGISTRO CON EL DOCUMENTO PARA BRINDAR ACCESO AL DOCUMENTO TEXTO COMPLETO. PARA MONTARLO EN PORTAL PUBLICACIONES DIGITALES INIA, SIMPLEMENTE, EN EL SERVIDOR DE CONTENIDOS DEL INIA, SE HA CREADO UNA ESTRUTURA DE CONTENIDO, QUE FISICAMENTE SE TRADUCE EN UN CONJUNTO DE CARPETAS, A CADA UNA DE ELLAS SE SUBEN LOS DOCUMENTOS Y SE ACTUALIZA LA LISTA QUE PERTIME EL ACCESO A TRAVÉS DEL VINCULO. Por ejemplo los investigadores o técnicos generan los documentos electrónicos en formatos comunes (Word, Excel. PPS) o tal vez con herramientas del software libre. Estos archivos a donde son enviados para su edición y publicación por Internet, como son tratados. Aja!. El INIA tiene un cuerpo de editores que se ocupan, en el caso de publicaciones científicas de remitirlos a dos arbitros, por eso las revistas científicas tambien se llaman abitradas. El arbitraje consiste en una revisión temática, por colegas del mismo o nivel superior, quien evaluan si los autores han cumplido con el metodo científico y que sus allasgos, sean perfectamente reproducibles, además de aportar nuevo conocimiento al mundo científico. Posteriormente, se realiza la revisión de estilo de cada tipo de publicación. Para otras publicaciones el proceso no es de arbitraje, sino de revisión temática y de estilo. Los editores de las publicaciones son los responsables de producir los contenidos. Actualmente, los editores tienen dos vías, una vez con el material digital listo para publicación: 1) lo envian a la imprenta para su reproducción 2) lo remiten a nuestro equipo de digitalización e inician las tareas descritas en los parrafos anteriores. ¿Podrías mencionar 4 procedimientos claves que el personal deba cumplir para hacer posible la BVC ? Creo que esta descrito en los parrafos anterior, sino envía mensaje. ¿Cómo esta diseñada la capacitación al personal, cual es el perfíl? Capacitación en los software libre OJS, GREENSTONE, JOOMLA, AGRIS DE LA FAO, materiales de tutoria de la FAO. Estas herramientas contienen tutoriales, grupos de discusión, bases de información que nos permiten elaborar planes de capacitación del personal de manera bastante sencilla y flexible, ya que no se requiere movilización, viaticos entre otros. Estos son las herramientas que integraremos en un solo sistema, que tenemos planificado para concluir este año. Entiendo que la consulta del material es gratuita y existe un registro de usuario. Requieren del financiamiento externo para la adquisición del Software y hardware? Cómo lo han manejado? Software libre. El mecanismo de trabajo del INIA es a través de proyectos que presenta la justificación, objetivos, metodología, y productos a entregar. En el proyecto se indican los recursos requeridos para su ejecución y la calidad y tipo de productos que se obtendrán, en nuestro caso, servicios de información. En corto, presupuesto interno. Nuevamente mil millones de gracias por tu amable atención. Saludos Yelitze A tu orden, un saludo cordial, Simón Arenas. Mucho nos gustaría obtener una copia de tu informe o tesis final.

Saludos Yelitze