REPUBLICA BOLIVARIANA  DE VENEZUELA

 

UNIVERSIDAD YACAMBU

 

SEMINARIO DE TRABAJO DE GRADO

Yemir González

 

 

TITULO:

 

Mejora en  los Procesos de Compra en la Gerencia de Procura y Logística en la Empresa Minera Compañía Aurífera Brisas del Cuyuní, C.A bajo un Sistema de Control Interno. (COSO)

 

 

 

 

CAPITULO 1

1.- EL PROBLEMA

 

 

1.1  PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 

Durante los  últimos años GOLD RESERVE INC, quien es la subsidiaría de Compañía Aurífera Brisas del Cuyuní, ha pasado por una cantidad de etapas debido a la actividad a la cual se dedica; que  es la explotación del oro y otros minerales. Esta actividad depende de un mercado que por sus características es muy fluctuante y en tiempos recientes ha mostrado una excelente recuperación al punto tal que se ha cotizado cerca de lo 450$/onza, esta súbita recuperación ha despertado el interés de invertir en una de las zonas más ricas del país como es el Sur, específicamente el Km 88, ubicado en el área protegida de la sierra de IMATACA. El proyecto Brisas es la bandera de esta transnacional y que motivado a la recuperación de los precios se encamina hacia sus etapas de Construcción y Producción. Estas fases primordiales comprenden procesos que deben adecuarse con las necesidades que se van presentando a medida que las exigencias y desenvolvimiento del proyecto así lo ameriten.

Actualmente la Gerencia de Compra y Logística, ha venido implementando ciertos cambios a los procedimientos que se han aplicado durante los últimos 9 años, que si bien es cierto han permitido cumplir con las demandas se evidencia graves problemas como:

 

• Tardanzas en los pagos a los proveedores; por ende las solicitudes no son satisfechas en lapsos prudenciales
• Burocratización en la aprobación de Ordenes de Compra (OC) y Ordenes de servicio (OS), con montos superiores a los 5 millones de Bs., es decir estas cantidades son aprobadas por el presidente o el gerente de operaciones. Se debe tener en cuenta que estas personas la mayor cantidad del tiempo están fuera de las oficinas, motivado a sus labores, son en un 80% fuera de Puerto Ordaz.

 

 

La  gerencia de Compra y Logística ha venido mejorando los procesos del control, pero aun se continúa con el mismo proceso empírico que se ha aplicado siempre. Se puede tener una idea de la problemática observando que:

 

• No existía una gerencia de Compra y Logística, recién creada tiene apenas 1 año
• No existen controles, ni formatos de OC u OS.
• No existe un archivo de los proveedores.
• No existe respaldo digitalizado de las OC  u OS emitidos por las gerencias.
• No existen formatos, ni se han aplicado procedimientos licitatorios de las necesidades que se han planteado ( Amiguismo)

 

El asunto se agudiza; debido a que tal y como se encuentra hoy día la gerencia y con  procedimientos burocráticos, no estandarizados ni normados, en el momento en que se de inicio a la fase de construcción y las necesidades no se limiten a meras requerimientos menores, serán capaces de:

 

• ¿Satisfacer de manera oportuna y eficiente los requerimientos tanto de los clientes Internos (Gerencias) y de los Externos ( SNC-LAVALIN, empresa  que se encargará de la IPC, que será la ejecute la construcción de la Planta)?
• ¿Podrá una vez en fase de construcción, que se calculan sean 16 años, atender las necesidades y requerimientos que ocurran durante este tiempo.

 

Por reuniones previas con SNC-LAVALIN, quedo entendido  que ninguna OC u OS, emitida por SNC a sus proveedores, se hará efectiva sin que sea aprobada por la GERENCIA DE PROCURA Y LOGÍSTICA GOLD, por lo tanto se pregunta: ¿Es el actual procedimiento suficiente para controlar, manejar y aprobar estas OC u OS, para evitar retrasos que perjudiquen el proyecto?

 

Por lo que se ha expuesto, se hace necesario mejorar estos procedimientos actuales, pero ¿Cómo? En la actualidad las empresas norteamericanas y canadienses deben cumplir o regirse con ciertas normas permiten realizar auditorias y controles internos como COSO, de aquí que se plantea el mejorar los procesos de la gerencia bajo un control interno.

 

 

1.2  OBJETIVOS

 

1.2.1 OBJETIVO GENERAL:

• Mejorar los procesos de compra en la gerencia de procura y logística bajo un sistema de control interno

 

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Esquematizar el proceso, utilizando las técnicas de diagramación, enunciando sus riesgos.
• Diseñar el mapa estratégico  de la Gerencia.
• Diseñar el Tablero de mando de  gerencia dentro de los pautas de COSO, resguardando los indicadores de eficiencia,  eficacia y productividad.
• Diseñar acciones  de garantía en forma de procedimientos y formularios para la fase 1 (Fase actual y de construcción) planteando procesos medulares de la fase 2 (Producción).

 

1.3  JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA.

 

1.3.1       JUSTIFICACION.

 

Gold Reserve, Inc., (GRI) es una compañía canadiense incorporada en el Territorio de Yukon. El activo minero principal de la Compañía, el proyecto Brisas, es un depósito del oro y cobre localizado en el distrito minero del KM 88 en el Estado de Bolívar al sudeste de Venezuela. El proyecto Brisas consiste de la concesión aluvial Brisas, la concesión de veta de Brisas, debajo de la concesión aluvial y solicitudes para otras mineralizaciones contenidas en estas concesiones, así como contratos y concesiones para mineralización, tales como oro, cobre y molibdeno y uso de infraestructura en parcelas de tierra contiguas a las concesiones existentes.

 

Gold Reserve, Inc., ha estado activa en el área del proyecto desde 1991. Las Perforaciones se empezaron a realizar a partir de 1993 y la concesión para minería fue otorgada y publicada en la Gaceta Minera de Venezuela en 1998, en ese mismo año se realizó un estudio de pre factibilidad y, siguiendo un período de depresión en los precios de los metales, se comenzó este estudio de factibilidad en noviembre de 2003.

 

La propiedad, como está desarrollada actualmente, contiene un inventario de mineral de 414.6 millones de toneladas, las cuales contienen a su vez 9.2 millones de onz. de Au y 535,000 toneladas de cobre (1.18 billones de libras) a 0.69 g/t de Oro y 0.13% de Cobre. Gold reserve, Inc., ha invertido un total de $80 millones en el proyecto hasta la fecha, tanto en el área social como en la generación de empleo en la zona.

 

  En el proyecto Brisas se asume un 34% de tasa de impuesto a beneficio de la sociedad venezolana,  está sujeto a los siguientes impuestos de explotación que son incluidos en el modelo financiero:

 

• 1% del valor comercial en Caracas de oro refinado y plata vendida en el país,
• 3% del valor comercial en Caracas de oro refinado y plata exportados (concesión de saprolita),
• 4% del valor comercial en Caracas de oro refinado y plata exportada (concesión de veta),
• 7% impuesto de boca de mina en la producción de cobre (precio neto de costos de operación).

 

El proyecto Brisas esta dividido en 2 Fases:

• La Fase preparatoria (ACTUAL)  y de Construcción que es de aproximadamente 24 meses de ejecución
• La Fase de Producción y Explotación: 16 a 20 años ( es lo que se considera la vida útil de la mina)

 

 

Es por ello que  en la fase 1, en que la mejora de los procesos y procedimientos debe hacerse, ya que en construcción cualquier retraso en el manejo de las compras incurriría en gastos y pérdidas. Se debe tener presente que los trabajos se harán bajo programas de ejecución, es decir el más mínimo retrazo dará pie a penalizaciones de índole económico. Es de hacer notar  que el proyecto tiene un costo de 524 millones de US$; y que se hará entrega a los inversionistas de toda y cada una de las fases  de Brisas.

Retraso; es dinero perdido que deberá ser cancelado a lo acreedores y bancos; se este o no en producción. Por lo tanto el gerenciar los recursos, ser efectivos y eficientes a la hora de manejar todo lo relacionado a compras permitirá una mejor ejecución del Proyecto.

 

1.3.2       IMPORTANCIA

 

Todo lo que implique cambio de paradigmas y costumbres requiere de un alto compromiso en todos los niveles,  tanto en la vida como en las grandes, medianas y pequeñas empresas. Actualmente los procedimientos que se han venido aplicando desde hace mucho tiempo han funcionado, pero la realidad de GOLD RESERVE esta cambiando y sigue cambiando; es por ello que todo lo que sea implementado e implantado para mejorar, redundará en un mejor aprovechamiento de los recursos con que se cuenta y se contará.

Para dar una idea de la importancia que implica mejorar los procesos, se debe saber que el campamento y mina se encuentra a unos 380 Km de Ciudad Guayana, por ende cada necesidad, cada requerimiento debe ser estrictamente resuelto a tiempo y con eficiencia al igual que con recursos bien dirigidos y aprovechados, todo con la idea de que las experiencias surgidas y tomadas permitan ir ajustando los procedimientos e ir acoplando a lo que será en lo inmediato la fase de Producción.

 

1.3.3       BENEFICIOS

Todo mejoramiento de procesos traerá como beneficios dentro de GOLD:

 

• Marco sólido en los procesos de compra para la fase de producción.
• Mejor control de OC y OS.
• Mejor aprovechamiento del recurso.

 

 

1.3.4       ALCANCES Y LIMITACIONES

 

El presente trabajo  permitirá dar una visión amplia de lo que significa la implantación de nuevos procesos que permitirán un mejor aprovechamiento de los recursos, procurando prever los riesgos que pueden aparecer en el transcurso de las fase preparatorio y de construcción (F1), y aplicando las posibles actividades donde se deben enfocar  para lograr un buen resultado en cada actividad que implique la Procura.