UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES
MAESTRÍA EN GERENCIA DE FINANZAS Y DE LOS NEGOCIOS
EVALUACION FINANCIERA DE PROYECTOS DE INVERSION
TRABAJO 2. PROYECTO DE INVERSION
Participantes:
Carlos
Urbina
Deissy Orcial
Felipe
Tovar
Yemir González
Yolimar Morales
1.-
Introducción:
La empresa
Mercapolis, C.A., fue constituida en el año 2000, con la participación de unos
10 accionistas. Posee un Capital Social de Diez Mil Millones de Bolívares (Bs. 10.000.000.000,00) tiene como
actividad principal, la distribución de productos de consumo masivo, a lo largo
y ancho del país, cuenta con veintiún (21) sucursales con una capacidad promedio
de almacenamiento de 100.000 kilos. Durante más de cinco (5) años distribuyó
Alimentos secos, tales como Harina de Maíz, Pasta, Aceites, Arroz, Leche, a los
cuales los clasificó como: Productos Tradicionales.
Los
Accionistas que poseen a Mercapolis, C.A., compraron una empresa que produce
otros productos de los rubros: Azúcar, Margarinas, Enlatados, Detergentes, a los
cuales se clasificó como Nuevos Productos.
La Gerencia
Nacional de Ventas y Distribución en conjunto con la asesoría de la empresa de
consultoría Accenture, diseñaron un Proyecto de Clase
Global que permitiera no sólo la fusión de la distribución de los Productos
Tradicionales y los Nuevos Productos, sino la Automatización de los Procesos de
Comercialización utilizados en Mercapolis, C.A., logrando una mayor Rentabilidad
para la empresa y un Valor Agregado en el servicio prestado a los clientes.
Se estimó
que la duración del proyecto fuera de tres años, distribuidos en un (1) año de
planeación estratégica y dos (02) años de ejecución.
El valor
total de la inversión sería pagado por la empresa y será cancelado según lo
estipulado en el presupuesto anual.
Los
productos que Mercapolis, C.A. distribuye son de alta calidad y de gran demanda
en Venezuela, por lo que la idea principal de este proyecto es garantizar la
continuidad de liderazgo que ha logrado a lo largo de los años, brindando la
misma calidad de siempre con un mejor servicio a los Diez Mil (10.000) clientes
que a la fecha atiende.
2.-
Definición del Proyecto:
El
proyecto a desarrollar se refiere a la Automatización de los Procesos del Área
Comercial, de la empresa Mercapolis, C.A. que en esencia permitirá una mayor
rentabilidad tanto para la empresa como a sus clientes.
El
proyecto se encargará de evaluar el modelo de comercialización tanto de los
productos denominados Tradicionales y el de los productos Nuevos, adaptándolo a
las exigencias del mercado e introduciendo una herramienta tecnológica que sirva
de apoyo a la fuerza de venta, el cual va a permitir disminuir los tiempos de atención, la
calidad de los servicios y lograr un mejor control de las operaciones
diarias.
3.- Análisis
Entorno Interno:
La forma
como opera el entorno interno de la Compañía ejerce impacto directamente en la
satisfacción del cliente. Por ello, el análisis interno está orientado al
diagnóstico de las Fortalezas y Debilidades que tiene nuestro
proyecto.
Para el
Análisis Interno se tomó como referencia cinco áreas
fundamentales y las actividades que la empresa está desarrollando en cada una de
estas a fin de llegar a determinar
los puntos fuertes y débiles de la misma. Estas áreas son: Mercadotecnia,
Finanzas, Producción, Recursos Humanos y Organización o Dirección
Estratégica.
Mercadotecnia
|
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
|
·
Calidad comprobada
de los productos distribuidos es ·
Amplitud
de línea de productos distribuidos ·
Protección
legal de la mercancía distribuida ·
Amplias
políticas de publicidad y promoción ·
Vasta
experiencia de la empresa en el ramo de distribución de
productos ·
Atención
personalizada al cliente ·
Posicionamiento
de la marca ·
Ocupación
del Mercado: (abarca los 21 estados del país) ·
Calidad
del producto y confianza del cliente en ellos. ·
Alto
porcentaje de entregas realizadas dentro de los tiempos establecidos
·
Mantenimiento
de los clientes |
|
Producción
|
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
|
·
La
empresa cuenta con diversas herramientas tecnológicas para realizar las
actividades ·
Amplio
conocimiento de sus procesos ·
Políticas
de investigación y desarrollo de nuevos procesos |
|
Finanzas
|
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
|
·
Diseño
de un Programa de Presupuesto anual, renovado y ajustado a normas y estándares de la
organización.. ·
Eficiente
política de manejo de sus
finanzas. ·
Bajo
porcentaje de endeudamiento. ·
Estrictos
controles de gastos ·
Control
presupuestario de todos los gastos producidos |
|
Recursos
Humanos
|
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
|
·
Incentivos
salariales (comisiones) de acuerdo a las ventas
efectuadas. ·
Bajo
ausentismo laboral ·
Disposición
de los trabajadores a trabajos extras u horas extras . |
|
Organización
y Dirección Estratégica
|
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
|
·
Planificación
estratégica a corto y largo plazo. ·
Cultura
Empresarial ampliamente conocida por la organización
·
Capacidad
para influir en el mercado ·
Conocimiento
del mercado y la competencia ·
Capacidad
de anticipación de los cambios ·
Capacidad
y habilidad para establecer alianzas estratégicas (adquisición de una
nueva empresa) |
|
3.- Análisis
Entorno Externo:
El servicio
de automatización de los procesos de facturación y liquidación de Mercapolis, el
cual consiste principalmente en la utilización de equipos de tecnología digital,
tal como hand help, la cual
es una herramienta poderosa que permite de una manera rápida generar y registrar
los procesos de facturas y liquidación de pedidos, tanto a los esquemas de
ventas de pequeños establecimientos, bodegas y abastos y Preventa que
son aquellas donde se hace el pedido, son llevados y despachados por
terceros.
Tal como es
definido Mercapolis, es una empresa de consumo masivo, ubicada en 21 Estados de
la Republica, por lo tanto el uso de este servicio y herramienta permitirá a los
15 vendedores y promotores, hacer
mas eficientes los procesos de facturación, que actualmente son manuales y hacen
menos eficientes, es por ello que con
el uso de HAND HELP, se minimizaran procesos engorrosos, que a
la final perjudican los procesos de venta y retorno.
Mercapolis,
es actualmente la 4ta red a nivel nacional de distribución de productos de
consumo masivo, a nivel nacional existen empresas como POLAR, COCA-COLA, y el MERCAL entre otros
y se ha podido constatar que este
sistema esta siendo implantado por POLAR y COCA-COLA, desde hace 2 años, con
gran éxito. Pero una de las ventajas que actualmente posee Mercapolis es su
distribución a pequeños establecimientos, en áreas donde la población no tiene
acceso a grandes supermercados e hipermercados, por lo tanto se logra llegar a
un gran número de consumidores.
Por lo
tanto en el cuadro siguiente se hace un resumen de las oportunidades y amenazas
de este sistema de automatización.
Estos
sistemas con tecnología digital requieren ser adquiridos en el exterior lo que
la variación del control cambiario y equipos complementarios que son
costosos
|
OPORTUNIDADES |
AMENAZAS |
|
Personal
altamente capacitado para ejecutar planes de entrenamiento y
capacitación |
Inseguridad |
|
Satisfacción
en la entrega oportuna de los productos |
Control
Cambiario |
|
Facturación
al momento del pedido |
Avances
tecnológicos, que pueden hacer obsoleto este sistema
|
|
Ubicación
de los puntos de ventas en zonas con gran numero de
consumidores |
Costo
elevado de equipos complementarios como: PC e impresoras y el propio HAND
HELP |
|
Mejor
control en la ventas |
Paradigmas
en el uso de nuevas tecnologías por parte del personal encargado de las
ventas |
|
Crecimiento
del poder adquisitivo |
Expansión
de empresas de distribución de productos de consumo
masivo |
|
INTERNET |
INFLACION |
5.-
Objetivos a alcanzar.
Para definir
los objetivos que se desean alcanzar se utilizo la metodología de Balanced Scoarecard o Cuadro de
Mando Integral para automatizar, definiendo el mapa de acción:
Desde estas
perspectivas se definieron los objetivos estratégicos, como se observa en el
siguiente cuadro:
Para el
logro de estos objetivos el que se atiende para este caso como estrategia es la
automatización de la fuerza de ventas así como generar un proceso de revisión de
la compañía en relación a como se desarrollan los procesos de ventas, las
oportunidades de inversión no deben ser una
serie de proyectos independientes que sean evaluados y justificados uno por uno
utilizando criterios financieros tradicionales. En lugar de esto para alcanzar
los objetivos estratégicos se deben iniciar varios programas vinculados cada uno
enfocado en un factor diferente pero
relacionado
Los recursos y para el desarrollo de este proyecto se deberán obtener de los fondos procedentes del presupuesto del año en curso y no de un presupuesto dedicado a obtener recursos para el logro de objetivos estratégicos a largo plazo, para así poder ver el resultado acumulativo resultante de invertir en el paquete completo de iniciativas vinculadas, esto asegurara que todo el complemento de programas necesarios para alcanzar mejoras en cuanto a la actuación futura estará instalado
Para cada
Objetivo se definieron los indicadores de resultado o de gestión para así
evaluar el cumplimiento de cada objetivo
|
Objetivos |
Scorecard |
|
•
Mejorar
la comprensión del mercado Nacional para los nuevos
productos •
Construir
una pericia en la utilización de nuevas tecnologías •
Desarrollar
soluciones con valor añadido que nos permitan entrar adecuadamente en los
diferentes mercados |
•
Aprendizaje
de comercializar nuevos productos •
Formación
de los empleados •
Ser
mas eficientes en los procesos de ventas con los productos conocidos y los
nuevos |
|
•
Recalificar
nuestra plantilla de personal de ventas •
Crear
un clima adecuado para la acción •
Vincular
las recompensas y la actuación •
Desarrollar
la información como un activo de la compañía |
•
Evaluar
empleados con las competencias que requiere la
empresa •
Fomentar
la participación y compromiso de todos •
Establecer
planes de incentivos al logro •
Estructurar
bases de datos |
|
•
Mejorar
la calidad y el servicio para conseguir un 100 % de satisfacción del
cliente •
Mejorar
el abastecimiento de nuestros productos •
Mantener
inventarios sanos (no tener sobre stock de
productos) |
•
Brindar
soluciones derivadas de la automatización de los procesos de
Ventas •
Presencia
en los puntos de venta de todos nuestros productos •
Inventarios
reales |
|
•
Mejorar
los procesos de pedidos y facturación •
Disminuir
de manera importante el tiempo de despacho •
Delegar
mayor poder de decisión en los equipos de ventas •
Conseguir
una implementación y unas operaciones sin defectos |
•
Aumentar
el tiempo de trabajo de calle efectivo •
Rápida
entrega de los pedidos •
Capacidad
de negociar •
Eficiencia |
Para cada
indicador de resultados se estableció una meta a corto y mediano
plazo
|
Scorecard |
1er
Año |
2do
Año |
|
•
Aprendizaje
de comercializar nuevos productos •
Formación
de los empleados •
Ser
mas eficientes en los procesos de ventas con los productos conocidos y los
nuevos |
•
80%
puntos cubiertos con los nuevos productos •
75 %
deben estar automatizados •
Incremento
15 % de las ventas |
•
100 %
puntos de venta cubiertos con los nuevos productos •
100 %
automatizados •
Incremento
60 % en ventas |
|
•
Evaluar
empleados con las competencias que requiere la
empresa •
Fomentar
la participación y compromiso de todos •
Establecer
planes de incentivos al logro •
Estructurar
bases de datos |
•
50 %
obtenido •
20 %
de los empleados habrán trabajado al menos 6 meses en
ventas •
100 %
aplicado •
60 %
de la base de datos de clientes y mercado totalmente
funcional |
•
100 %
logrado •
50 %
del personal •
100 %
plan de incentivos actualizado y revisado anualmente •
100 %
funcional |
|
•
Brindar
soluciones derivadas de la automatización de los procesos de
Ventas •
Presencia
en los puntos de venta de todos nuestros productos •
Inventarios
reales |
•
75 %
pedidos reales sin back orders •
75 %
presencia de todos nuestros productos en los puntos de
venta •
50 %
clientes con inventario en 15 días |
•
100 %
pedidos reales, cero back orders •
100 %
de colocación •
80 %
clientes con inventario para 35 días |
|
•
Aumentar
el tiempo de trabajo de calle efectivo •
Rápida
entrega de los pedidos •
Capacidad
de negociar •
Eficiencia |
•
75 %
trabajo en calle •
75 %
pedidos pasados en línea •
50 %
condiciones de negociación serán en línea •
15 %
de error en despachos y entrega en 48 horas |
•
90 %
Trabajo en calle •
100 %
en línea •
100 %
en línea •
1%
error en despacho y entrega en 24
horas |
Planes
de Acción.
Plan
de Marketing.
Tenemos
establecido un estudio de mercado en el cual se refleja quien es el cliente, en
este caso, esta empresa esta dirigida a ofrecer sus productos a los estratos
sociales 3,4 y 5; en una escala del 1 al 5, donde el 1 es el estrato social mas
alto y el 5 es el mas bajo; por consiguiente debemos llegar a todo el territorio
nacional, utilizando los medios de comunicación (prensa, radio y televisión) con
una campaña diseñada para ofrecer el mejor servicio al menor costo para el
consumidor.
En
este Plan de Marketing incorporaremos determinadas estrategias, todas ellas
interrelacionadas. Estas estrategias conocidas como variables de Marketing Mix que son
las siguientes:
Producto
o Servicio.
Es
elemental destacar que la utilización de Hand Help o PDA es importantísima para la distribución de los
productos, interrelacionándonos con los distribuidores primarios (abastos,
bodegas, quincallas, etc.) a quienes hay que satisfacer de una forma rápida sus
exigencias en cuanto a reposición de productos para establecer una marcada
diferencia de la forma como lo hace la competencia, la cual lo hace manualmente
utilizando carpetas, talonarios y documentación engorrosa que retrasa la
distribución de los productos, es por ello que nosotros en Mercapolis, C.A.
hemos desarrollado las herramientas tecnológicas que tienen un alto costo
inicial pero a la larga evitaría retrasos en la distribución lo que generaría
mayores ingresos a la larga.
De
esta forma Mercapolis, C.A. ha patentado su sistema de distribución y el
software utilizado, para de esta forma garantizar la supremacía en cuanto a la
velocidad y capacidad de distribución de los productos.
Igualmente
Mercapolis, C.A. se encuentra en constante actualización de los sistemas
utilizados para de esta forma abarcar la gran mayoría de las necesidades del
público y de los distribuidores primarios con el único fin de servir al
público.
Precios.
Mercapolis,
C.A. en su
afán de contribuir con la población Venezolana, ha establecido una política de precios adecuada para los objetivos de la empresa y del publico
en general. En cuanto a la fijación
del precio será necesario tener en cuenta los costes, tanto los variables como fijos,
en los que incurrimos para su producción, incluyendo aquellos derivados del uso
de la tecnología pero con la variable de ser calculados a largo plazo, para ello
también tomaremos en cuenta la posibilidad de comprar a crédito la mercancía a
ser distribuida y venderla al
contado, situación que nos forjaría dividendos inmediatos, los cuales podemos
utilizar en inversiones, con este mecanismo llegaremos a ofrecer los precios de los productos similares de
la competencia a un menor costo, lo que generaría un incremento en la distribución por ser
nosotros mas baratos que la competencia.
Comunicación.
Es
de hacer notar que con la distribución por parte de Mercapolis, c.a. nuestros clientes gozan de múltiples beneficios los
cuales van desde mejor calidad del producto hasta la rapidez de reposición de la
mercancía en un lapso menor que cualquier otro de la competencia, ya que nos
apoyamos en una plataforma tecnológica que ninguna otra empresa en el ramo
mantiene.
Tendremos
necesariamente que contemplar:
-
Somos una empresa capaz de ofrecer la mejor calidad de los productos ya que
escogemos lo mejor, para el público se sienta satisfecho con
nosotros.
-
Estamos dirigidos a satisfacer las necesidades básicas del público en general con
rapidez.
-
Para llegar al público en general estableceremos una campaña publicitaria por
los periódicos de mayor circulación nacional, así como en la radio y la
televisión. Del mismo modo estableceremos un logo que impacte al consumidor de
nuestros servicios.
-
Contamos con un presupuesto de 1 millardo para hacer efectiva la campaña
publicitaria.
Para
finalizar, debemos establecer controles periódicos que nos permitan medir los resultados del plan de
comunicación.
Distribución.
Con
la finalidad de ejercer un mejor control sobre la distribución Mercapoli, C.A. ha diseñado un plan de distribución capaz de
satisfacer las necesidades de los mayoristas, almacenistas, comisionistas y
detallistas, en donde contamos con una gama de vehículos capacitados para
transportar a través del territorio nacional la carga sin ningún tipo de
inconvenientes, así como también contamos con almacenes en las principales
regiones del país, donde tenemos rutas de despacho y contra pedidos con la
facilidad de realizar los pagos por Internet o por los medios
tradicionales.
Esta
es la previsión de ventas por mes, en donde estaremos utilizando 15 vendedores,
y la mercancía estará depositada en cuatro grandes regiones, que
son:
Región
Occidental, ubicada en Caja Seca (Zulia, Mérida, Trujillo,
Táchira)
Región
Llanos, ubicada en San Carlos (Cojedes, Barinas, Apure, Guarico,
Portuguesa)
Región
Central, ubicada en Valencia (Carabobo, Aragua, Yaracuy, Falcón, Dtto. Capital, Miranda)
Región
Oriental, ubicada en Puerto La Cruz (Anzoátegui, Sucre, Nueva Esparta, Monagas,
Bolívar, Amazonas)
De
aquí determinaremos la eficacia que cada vendedor, y los factores que han
influido en las ganancias obtenidas mensualmente, para ello debemos establecer
un incentivo en los márgenes de ventas de lo contrario nos estancaríamos y no se
efectuaría ningún tipo de crecimiento.
Plan
de Producción.
Para
realizar la actividad la empresa dispone de una infraestructura adecuada, como
por ejemplo almacenes oficinas administrativas, así como el material necesario
para el control de inventarios y distribución, también se cuenta con los
vehículos necesarios tanto para la parte operativa como administrativa de la
empresa, con un software de localización satelital desarrollado para llevar un
control de su ubicación en caso de accidentes o robos.
La
duración del ciclo es de cuatro días a partir del momento en que el cliente hace
el pedido hasta el momento de la entrega superando en todo al de la
competencia.
VER
EVALUACIÓN PROYECTO MERCAPOLIS
