| PLAN DE ACCION DE RESERVEGOLD GERENCIA DE PROCURA Y LOGISTICA | |||||
| Objetivos | Indicador Esperado | Indicador Actual | Metas | Acciones | Responsables |
| Financieros | |||||
| Garantizar rentabilidad del proyecto en fase de construcción | Partida contratada Vs. Lo asignado en presupuesto | El gasto en los 24 meses de construcción debe ser < US $ 550 M | *Obtener información confiable tanto financiera como técnica. | Oswaldo Nass, Yemir González y Karen Pinzón. Mari Díaz | |
| *Revisar los datos financieros del proyecto. | |||||
| * Contratar mas personal | |||||
| Clientes | |||||
| Aumentar satisfacción de las gerencias | 85% de requerimientos resueltos | Necesidad Vs Tiempo | No exceder en 5 días el cumplimiento de las necesidades de cada gerencia. | *Desarrollar programa de Seguimiento y búsqueda de las ordenes de compra u servicios generados.(monto, fecha y descripción | Karen Pinzón, Yemir González |
| OC generadas/Nº de requerimientos*100 | *Clasificar las necesidades según las gerencias solicitantes | ||||
| Optimizar la información que se entrega al proveedor | Minimo retrazo en la entrega de lo solicitado (Tiempo <10 dias) | *Reclamos > 75% | Reducir a 20 días los pagos de facturas. Y dar respuesta en ese mismo lapso a las observaciones realizadas por los proveedores | *Establecer seguimiento con la gerencia de finanzas para pagos de facturación | Karen Pinzón, Yemir González |
| *Crear un archivo digital que permita verificar montos y fecha de expiración de cancelación de facturas. | |||||
| *Planificar cada proceso de entrega de solicitud servicio. | |||||
| *Realizar reuniones con los proveedores para establecer políticas y responsabilidades entre la gerencia y cliente. | |||||
| *Errores y perdida de tiempo en recolectar la información | Acortar los lapsos de entrega de la información detallada a 10 días. | *Diseñar Formatos que agilicen y resuman la información que se quiera emitir. | |||
| *Programar fechas de entregas de acuerdo a los cronogramas del proyecto | |||||
| Procesos | |||||
| Controlar e interconectar las dependencias y otras gerencias a través de un sistema de Gerencia | Tiempo de respuesta < 5 dias | Implantar SINOP en un lapso de 6 meses | * Crear Formatos de seguimiento. | Oswaldo Nass, Yemir González, Andrés García. Carlos Guia y Gerencia de Procura de LIVALA | |
| Sistema no existente, Tiempo de respuesta 25 días | *Desarrollo de Software | ||||
| * Políticas de comunicación. | |||||
| Establecer procedimientos de control y seguimiento de las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio | *Control de gasto mensuales <= a lo presupuestado | Inexistente. | *Control y seguimiento semanal de las OC y OS emitidas. | *Realizar cortes semanales de las OC y OS, descargando esta información en el archivo digital. | Yemir González,Karen Pinzón, Oswaldo Nass |
| *Tiempo de respuesta de OC de prioridad minimizado a 3 dias | *No exceder el tiempo de ejecución de OC u OS según sea establecido | *Establecer los tiempos y montos para las órdenes de compra que requieran un tratamiento especial. | |||
| *Establecer politicas de cumplimiento y establecimiento de tiempos, montos y caracteristicas de ejecución de OC | |||||
| Crear una base de datos confiables de Proveedores Nacionales y Extranjeros. | Ubicación rápida por sector y reglón de servicio. Finales del 2005> 80% | Primer semestre 2005 <15% | Actualizar semanalmente el archivo de proveedores | *Crear un archivo tanto digital como en físico de los proveedores. | Yemir González, Oswaldo Nass |
| * Clasificar por áreas de servicio. | |||||
| *Llevar a cabo registro de actuación de estos proveedores para futuras contrataciones | |||||
| Aprendizaje | |||||
| Contar con personal capacitado | *Satisfacción | *No Disponibilidad de toda la información que se requiere. | Lograr un 90% de participación de todos los empleados en las actividades de la Gerencia | *Realizar reuniones semanales para seguimiento de actividades. | |
| Tiempo de respuesta | * Delegar responsabilidades | Ing. Oswaldo Nass (GERENTE) | |||
| *Ausencia de Entrenamiento | * Promover actividades extras no laborales,( reuniones sociales) | Mari Díaz, Marieugenia Villamizar | |||
| *Productividad del personal. | *95% Aprendizaje ensayo –error | ||||
| *Descontento laboral | Desarrollar habilidades para que a finales del 2005, los campos de licitación, control y seguimiento estén 100% asumidas por el personal | *Capacitar al personal en el área de: Licitaciones, manejo de información, Inspección, Negociaciones. Costos, análisis de precios | |||
| *diseñar cronograma de capacitación de acuerdos a las necesidades que se planteen | |||||
| Disponer de un 70% de Tecnología necesaria para finales de el segundo semestre de 2005 | *Presupuestar la compra de Software, Equipos de PC, *Capacitación en el manejo de estas herramientas | ||||
| Implantar políticas de incentivo y motivación. | Nº de empleados satisfechos | Descontento laboral | Semestralmente revisión de expediente y realizar ajustes o compensaciones según sea el caso | *Llevar a las reuniones de gerencia los planes de incentivo al personal | |
| *Evaluar al personal a través de pruebas | Oswaldo Nass, Mari Díaz | ||||