Cada uno de los procesos de toma de decisiones se ven afectados ó influenciados por las fuerzas del entorno, es decir por todos aquellos factores externos e internos que afectan potencialmente el desempeño de una organización. Por esta razón, las fuerzas del entorno desempeñan un papel básico y fundamental en la conformación de las acciones de los gerentes, o lo que es lo mismo, en la toma de decisiones.
Como toda organización y sus decisiones dependen de su entorno específico, es de vital importancia que los gerentes estén plenamente conscientes de cómo las influencias potenciales que su entorno general pueden afectar, y de hecho afectan, el buen desempeño de la organización.
El entorno puede ser un entorno muy estable ó un entorno muy dinámico. Si el cambio que experimenta el entorno es imprevisible ó que nadie puede prever, este entorno puede provocar decisiones apresuradas en los gerentes. Por otro lado, aquellos cambios en el entorno que pueden anticiparse con mucha precisión, no provocan ningún tipo de incertidumbre que pueda causar decisiones apresuradas en el plano gerencial. Esta situación de mucha certidumbre es la situación ideal en la cual todos los gerentes ó las personas encargadas de la toma de decisiones quisieran estar. Pero la realidad es otra y no siempre el entorno que nos rodea es aquel que deseamos.
Adicional al grado de cambio que experimenta el entorno en sí, la toma de decisiones de la plana gerencial se ve altamente influenciada por el grado de complejidad que está presente en el entorno. El grado de complejidad del entorno se mide de acuerdo al número de componentes existentes en el entorno específico ó general de una organización y el grado de conocimientos e influencias que la empresa u organización en si pueda tener sobre esos componentes.
Como ejemplo de los componentes que conforman el entorno específico que puede afectar el desempeño y la productividad de una organización en general podemos citar:
- Proveedores: Todas aquellas personas u organizaciones que proporcionan el material y los insumos a la organización
- Clientes: Todas aquellas personas u organizaciones que absorben la producción de la organización.
- Competidores: Aquellas empresas que brindan a los clientes los mismos productos y servicios que nuestra organización.
- Gobierno: El estado que define lo que las empresas pueden ó no pueden hacer.
- Grupos de Presión: Aquellos grupos que se proponen influir en las acciones ó decisiones que toma una organización.
Como ejemplo de los componentes que conforman el entorno general y que constituyen las variables de influencia de menor impacto (esto no implica que en determinado momento su grado de influencia pueda verse aumentado) en el desempeño y la toma de decisiones de una organización tenemos:
- Condiciones Económicas: Tales como Tasas de Interés, Niveles de inflación, los cambios en los ingresos, etc., todos estos factores pueden afectar las prácticas administrativas de una organización.
- Condiciones Políticas: En este sentido influye la estabilidad general del país donde la organización opera así como la actitud de los gobernantes hacia determinados negocios o empresas.
- Condiciones Sociales: Los productos de la organización deben cubrir las expectativas y necesidades de la sociedad. Los cambios de valores, costumbres y gustos son un indicador de cómo debe cambiar la gerencia de una organización y sus decisiones inmediatas.
- La Globalización: El reto de los competidores y consumidores globales constituyen uno de los mayores impacto en la administración y en las organizaciones.
En la figura que a continuación se presenta podemos ver una representación en la que claramente podemos distinguir entre el entorno general y el entorno específico que influye sobre una organización.
Figura 1. El entorno general y específico
En la mayoría de las situaciones, la influencia que estos componentes del entorno tienen sobre el desempeño de las organizaciones y sobre la toma de decisiones que se realizan en las mismas depende directamente del control que la empresa u organización pueda tener sobre ellos, razón por la cual, el conocimiento, el análisis y la evaluación de estos componentes resulta el paso esencial y primordial en el proceso de toma de decisiones.
Pero, ¿Cómo podemos conocer y analizar estos componentes del entorno que de una u otra manera rodean e influencia a la organización cuando sabemos que por sus características el entorno es ambiguo, cambiante, complejo, aleatorio, impredecible y hasta a veces turbulento?
Nadie dijo que manejar el entorno y lograr que sus influencias sobre las decisiones y el desempeño de una organización se vean minimizadas sea algo fácil de lograr, PERO, existen ciertos factores que pueden afectar ó influir sobre el entorno para de esa forma lograr que sus influencias en las organizaciones o empresas tomen el camino para beneficiarlas. Entre estos factores tenemos:
- Factores de Acción Indirecta ó Externos: tales como Medios Físicos (Infraestructura, Comunicaciones), Factores Demográficos ( Población), Factores Económicos (Auge y/o Recesión), Financieros ( Confianza, Inflación), Tecnológicos ( Competencia Tecnológica y avances tecnológicos), Sociales (Aceptación y Cultura).
- Factores de Acción Indirecta ó Internos: tales como Clientes (preferencias, Capacidad de Pago), Competencias (Formas de afrontar sus iniciativas), Proveedores ( Manejo de Políticas de Compras e Inventarios), Mercado de Capital (Capacidad de Endeudamiento y Fuentes de financiamiento propias), Empleados (Manejo de Situaciones internas de RRHH, manejo de Personal)
En la gráfica que se presenta a continuación tenemos una representación de los factores de influencia del Entorno.
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Figura 2. Factores Indirectos de influencia sobre el entorno
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Figura 2. Factores Indirectos de influencia sobre el entorno
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Mediante el apropiado manejo de estos factores que influencian el entorno, los gerentes pueden, a través de apropiadas decisiones, lograr minimizar los efectos del entorno. La idea básica es que un apropiado análisis del entorno, será fundamental en la determinación de las políticas de largo plazo de la organización.
La dirección estratégica de una empresa viene en muchas ocasiones determinada por la imposibilidad de planificar y tomar decisiones anticipadamente ante los problemas estratégicos que se plantean debido a la creciente complejidad, dinamicidad y turbulencia de las situaciones del entorno que la rodea. Es por ello, que podemos afirmar que las situaciones actuales del entorno generan un nuevo sistema de dirección cuyas características principales son:
- Su Flexibilidad: La actuación depende de la situación que en cada caso presente el entorno.
- Su indefinición temporal: Su actuación se plantea tanto a corto como a mediano y largo plazo.
- Su proceso creativo y descentralizado: Haciendo partícipes a todos en la organización de las decisiones que debe tomar la empresa.
- Su dinamismo: Incorporándose constantemente a los cambios del entorno
- Su multi dimensionalidad: pues contempla el entorno en todos sus aspectos.
A través de un proceso de toma de decisiones que incluyen todas las características anteriores el empresario analiza, interpreta y pronostica el futuro comportamiento del entorno, es decir las situaciones futuras a las que tendrá que enfrentarse. En función de dicho análisis predictivo la gerencia orientará de manera flexible pero creativa, la futura actuación y desempeño de la empresa, convirtiéndose este en un proceso continuo que es el que a la larga garantiza la supervivencia de las organizaciones en el entorno actual … “APRENDER ES EL CAMINO HACIA LAS ORGANIZACIONES INTELIGENTES DE LA ACTUALIDAD” …
Como conclusión podemos entonces decir que debido al alto dinamismo y la gran complejidad existente en el entorno actual, se hace muy necesario para las empresas que desean funcionar adecuadamente y obtener resultados satisfactorios, que las mismas desarrollen la metodología más eficiente para poder conocer lo mejor posible el entorno que las rodea y de igual forma tratar de adaptarse al mismo. Esta es la única manera en la cual las organizaciones lograrán conocer las amenazas y las oportunidades que se le presentan en el entorno y de esta forma estarán en la posición, gracias a una adecuada toma de decisiones, de tomar ventajas competitivas sobre ella.
INFOGRAFIA
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/tecmulttomadec.htm
http://www2.uah.es/estudios_de_organizacion/temas_organizacion/teor_organiz/introduc_temas_relacion_a_entorno.htm
http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/20/entornomkt.htm
http://www.eseune.edu/PROTEGIDO/Gesti%C3%B3n%20del%20Conocimiento%20Hacia%20las%20organizaciones%20inteligentes.htm#2
http://server2.southlink.com.ar/vap/decision%20im.htm
http://www.gsi.dit.upm.es/~fsaez/intl/capitulos/2%20-Teor%EDa%20general%20del%20entorno.pdf