UNIVERSIDAD YACAMBU

Vicerrectorado de Estudios a Distancia

Maestría en Gerencia de Las Finanzas y de los Negocios

Asignatura: Gerencia

Julio 2008

ACTIVIDAD ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA COMO DUEÑO O CODUEÑO (T6)

Profesor: Christian Fossa Andersen Autor: Wolfgang José Brito Hernández

INDICE

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SOY CODUEÑO EN UNA INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR

PROCESOS EJECUTADOS PARA CUMPLIR CON LA ACTIVIDAD

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

ANALISIS DE LOS ARTICULOS BAJADOS DE INTERNET

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SOY CODUEÑO EN UNA INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR:

La organización de la cual soy codueño, es La Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” (UNESR), la cual, está insertada en el sistema público nacional de enseñanza universitaria. Ingresé a la Institución como docente contratado en la carrera de administración en el año1995, simultáneamente accedí al cargo de Jefe del Subprograma de Contabilidad, el cual, fue convertido luego en departamento. Como producto de la descentralización de los procesos administrativo, fui asignado al Decanato Centro Regional Oriente como encargado de la División de Finanzas y Control Presupuestario, conservando el cargo como docente contratado a tiempo convencional, actualmente me desempeño como contador en la Subdirección de Administración del Núcleo Barcelona Edo. Anzoátegui, producto de la eliminación de los Decanatos en consonancia con los procesos de centralización, que rigen las nuevas estructuras gubernamentales.

Mi responsabilidad por los procesos administrativos radica: En la preparación de informes contables, como resultado del procesamiento de los ingresos por aranceles, las compras, gastos, registro y control de Bienes Nacionales, así como, el control de viáticos y tributos relacionados con las retenciones de ISLR, reportando al Subdirector de Administración. (Tabla Nº 1)

PROCESOS EJECUTADOS PARA CUMPLIR CON LA ACTIVIDAD

TABLA Nº 1

ACTIVIDAD	PASO 1	PASO 2	PASO 3	PASO 4
Ingresos por Aranceles: Inscripción Constancias y Certificaciones Traslados, Carnet, otros.	Clasificar los depósitos por concepto	Revisar y validar los datos transcritos por el asistente administrativo.	Codificar y transcribir en Excel, los datos contables por concepto de acuerdo al código de cuentas.	Remitir vía electrónica los comprobantes contables al sistema central de computación, para ser incorporados a los Estados Financieros.
Compras	Revisar las facturas	Clasificar por concepto, para ubicar las adquisiciones de Bienes Nacionales.	Preparar informe por descripción y costo de los Bienes Nacionales.	Registrar la información en el Libro de Incorporación de Bienes Nacionales.
Gastos	Revisar las facturas	Seleccionar por la naturaleza del gasto.	Preparar informe por descripción de los gastos.	Registrar la información en el sistema interno contable.
Registro y control de Bienes Nacionales	Recibir orden de incorporación, traslado o retiro	Preparar formato de registro y control de Bienes Nacionales, identificando el origen y destino.	Remitir información a los departamentos responsables del bien asignado.	Archivar y actualizar el Inventario de Bienes Nacionales.
Viáticos	Calcular el monto a pagar	Elaborar formulario de orden de pago.	Remitir a Presupuesto para la codificación, según el Plan de Cuentas del Gasto Presupuestario.	Remitir al Administrador para la elaboración del cheque.
Retención de Impuestos ISLR	Recibir la factura de compra o gasto objeto de retención.	Calcular el monto de la retención según la naturaleza del gasto.	Preparar formato de retención de ISLR.	Remitir al administrador para la obtención del monto a cancelar.

Fuente: Elaboración Propia

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

La Organización del Núcleo, está conformada por un Director General, 4 Subdirectores y por los Responsables de Departamentos, para el cumplimiento de la misión de la Universidad. En el siguiente organigrama se destaca el área de estudio con el color amarillo.

Organigrama

Fuente: Elaboración propia

LA GENTE

TABLA Nº 2

CARGO	PROFESION	FORMACION	EXPERIENCIA	MOTIVACION
Subdirector de Administración	Contador Público	Educación Superior Pregrado.	En la Administración Pública, como Administrador y en la privada como vendedor.	Tendencia Política
Jefe de Presupuesto	Economista	Postgrado Espc. Finanzas	23 años en la empresa Pública, {1 año en INN, 8 años en la OCEPRE (ONAPRE) y 14 en la UNESR}	Muy poca, debido a la falta de reconocimiento e incentivo por los esfuerzos y trabajos realizados y baja remuneración. Falta de cursos de actualización. Imparcialidad política.
Jefe de Servicios Generales	Contador Público	Magíster en Finanzas	2 años en la Administración privada y 14 años en la Administración Pública (UNESR).	Muy poca, debido a la falta de reconocimiento e incentivo por los esfuerzos y trabajos realizados y baja remuneración. Falta de cursos de actualización. Imparcialidad política
Contador	Contador Público	Postgrado Espc. Finanzas	15 años en la Administración privada como contador en firmas petroleras, 14 años en la UNESR y 7 años como docente.	Muy poca, debido a la falta de reconocimiento e incentivo por los esfuerzos y trabajos realizados y baja remuneración. Falta de cursos de actualización. Imparcialidad política
Asistente Administrativo	Bachiller	Secretaria y estudiante de Administración en la UNESR	2 años UNESR	Tendencia Política

Fuente: Elaboración propia

TECNOLOGIA

La Subdirección de Administración, cuenta con computadores personales, de última generación, recientemente afectados por un cambio en el software utilizado, el cual pasó de Microsoft office a software libre (Linux), lo que ha ocasionado retrasos en el cumplimiento de las actividades por el retardo en la preparación del personal en los nuevos programas. Se cuenta con Internet corporativo y actualmente se está instalando la red de intranet. Todos estos medios y equipos son utilizados para el desarrollo de las actividades administrativas.

IMPULSOS

Los nuevos cambios tecnológicos, promueven un compromiso de las autoridades para facilitar cursos requeridos por el nuevo sistema de información, la Intranet, la cual traerá rapidez y flujo de la información, y la disposición a prestar un buen servicio, además de cumplir en forma eficiente con los requerimientos solicitados.

FRENOS

El Retardo en el flujo de la información desde el ente central hacia las unidades ejecutoras, influye en la entrega a tiempo del trabajo final, la influencia de la política en la distribución de cargos, especialmente en los de supervisión y gerencia, la falta de preparación idónea para ejercer los cargos por falta de actualización profesional a través de cursos de mejoramiento, además, se presenta la falta de una política de ascenso, debido, a que, desde hace mucho tiempo no se evalúa la promoción del personal a nuevos cargos.

INTIMIDADES

Actualmente en la institución, producto de las prácticas partidistas se observa un incremento de la asignación de cargos a familiares y amigos directos de las autoridades (nepotismo), esto trae como consecuencia la intimidación a los demás trabajadores y la limitación en la forma de expresión y actuación. Ocasionando esto, represión en el personal o intimidación.

FACTORES EXTERNOS

La Oficina de Planificación para el sector Universitario (OPSU), solicita constantemente información con carácter de urgencia al nivel central, a su vez es solicitada a las unidades ejecutoras con muy poco tiempo para remitir la información requerida, esto ocasiona estress y ansiedad al personal. La situación política del país, influye directamente en la institución, debido a su carácter experimental, porque sus autoridades no son electas; por la comunidad Userrista a través del voto, sino, que éstas son designadas por el gobierno, a través del Ministerio de Educación Superior. Estos factores influyen desde los cargos más altos hasta el de más bajo nivel.

MOTOR DE CAMBIO

El ambiente laboral del departamento se optimizaría si se establecieran incentivos al personal tales como: bonos de rendimiento, salarios acordes a la preparación profesional, antigüedad en la institución, reconocer las cualidades o méritos del personal, asimismo, se debe tomar en cuenta al personal para el momento de la toma de decisiones, además, de disminuir la ansiedad del trabajador y la desmotivación causada por la tendencia política. Con lo antes señalado lo que se busca es que, la institución debe enfocarse más en la conducta del trabajador que en la persona, es decir, tener mayor objetividad para evaluar el trabajo de la persona, que su subjetividad.

ANALISIS DE LOS ARTICULOS BAJADOS DE INTERNET

1. Clima Organizacional en las Empresas Chilenas por: Gilmar Antonio Cabrera Días, (1999)

Documento en línea disponible en: http://www2.uel.br/ccb/psicologia/revista/oclima.htm/

El objetivo de esta ponencia es comparar el diagnóstico, seguimiento e intervención sobre variables de Clima Organizacional en dos empresas chilenas, y proponer un modelo de intervención optimizado para manejar el Clima Organizacional en las empresas.

Tema para el análisis: PARTICIPACION Y CLIMA

Respecto a la participación y su importancia en el establecimiento de un clima motivado, ha sido discutida desde diversos ángulos. En los comienzos de la preocupación por la investigación del clima organizacional, se postulaba la participación como una forma de conseguir que los miembros de la organización se sintieran integrados a los procesos de toma de decisiones {del} misma. Coincide esta preocupación, con el interés de algunos trabajos provenientes de la Escuela de Relaciones Humanas, que veían en la participación una forma de conseguir que los miembros de la organización pudieran alcanzar sus niveles de necesidades superiores, en el esquema de la escala de necesidades de Maslow.

Analizando este artículo se puede apreciar, que para lograr una mayor motivación de los trabajadores, estos deben formar parte en la toma de decisiones, para que ellos a su vez, se puedan sentir integrados al proceso y que son parte de la institución, tal como Maslow explica las necesidades de las personas en su pirámide:

Diagrama piramidal

2. Evolución del pensamiento Académico en la Gestión de Organizaciones: Una Reflexión personal por: Arnoldo C. Hax (2007)

Documento en línea disponible en: http://www.upm.es/canalUPM/notasprensa/documentos/discurso_arnoldo_hax_05092007.pdf/

La Teoría X, que según McGregor es la que prevalece en la mayoría de las empresas y refleja la actitud que comparte supuestamente el mayor número de empresarios, supone que el ser humano común tiene una aversión inherente al trabajo. Consecuentemente, la mayoría de las personas debe ser empujada, controlada, dirigida y amenazada con castigos para que estén dispuestas a hacer un esfuerzo adecuado. Su preferencia es a ser dirigido, evadir responsabilidades, y tener seguridad ante todo. Un ejecutivo que tiene esta apreciación de sus trabajadores, va a imponer un estilo autoritario de gestión y va a definir en forma muy exhaustiva el rol de cada uno de ellos. Además, su sistema de incentivos va a estar basado en premios y castigos o, como decimos coloquialmente, en “la zanahoria y el garrote”.

La Teoría Y, en cambio, tiene una concepción completamente distinta del ser humano, quien es considerado como una persona que tiene una capacidad para ejercitar auto dirección y autocontrol en el logro de los objetivos con los cuales está comprometido. El trabajo no es un elemento negativo, sino que es algo natural como el juego y el descanso y, bajo condiciones apropiadas, el trabajador no sólo acepta, sino que busca responsabilidades, y es capaz de ejercitar un alto grado de imaginación, ingenio y creatividad en la solución de los problemas organizacionales. Estas condiciones generan una forma de gestión participativa basada en el profundo respeto por el trabajador y un compromiso a darle responsabilidades y apoyar su desarrollo en la forma más amplia posible.

Analizando la teoría de la zanahoria y el garrote (teoría X y Y) de McGregor , ésta se cumple bien en ciertas circunstancias, el medio para satisfacer las necesidades fisiológicas y las de seguridad puede ser proporcionado o rechazado por la Dirección, el empleo en si es uno de tales medios, como también el salario, las condiciones laborables y los incentivos de todo tipo. A través de estos medios, la persona puede ser controlada mientras lucha por la subsistencia, pero esta teoría carece de efectividad, cuando el hombre alcanza un nivel de subsistencia adecuado y se encuentra motivado principalmente por necesidades más elevadas (como las necesidades de Maslow). La dirección no puede facilitar a un hombre la estimación de si mismo, el respeto de sus compañeros o la satisfacción de necesidades ineludibles para la realización de sus posibilidades potenciales. Puede crear condiciones en donde se encuentre estimulado y en condiciones de buscar tales satisfacciones por si mismo, o bien puede provocar en el un sentimiento de frustración al dejar de crear tales condiciones.