SEMINARIO TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
Autor: Carmen García
Profesor: María Alonso
MODELO DE UN SISTEMA DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES PARA LAS PROYECCIONES ESTADÍSTICAS SEMESTRAL EN LA UNIVERSIDAD “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” SEDE UNARE ESTADO BOLÍVAR
INTRODUCCIÓN
La toma de decisiones es fundamental en cualquier organización, estas son el motor de las organizaciones ya que tomar una decisión va a depender el éxito o fracaso de de cualquiera de ellas. Es por esto que la información que se tenga al momento de tomarla es vital importancia.
En la toma de decisiones la experiencia es un elemento clave puesto que las decisiones deben tomarse sobre una realidad altamente compleja debido al enorme número de variables que entran en juego.
Es por esto que la optimización en la toma de decisiones en un entorno empresarial complejo es importante cuando se tienen que tomar decisiones certeras, las cuales deben basarse en la objetividad de los datos y de la información que este genere de acuerdo al procesamiento que se haya realizado.
Es precisamente este hecho lo que hace posible este estudio, el cual tiene por objetivo desarrollar un modelo de sistema para la toma de decisiones para las proyecciones estadísticas semestrales en la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho”.
A través de este modelo se persigue obtener mayor calidad de información, seguir criterios analíticos cuantificables y exactos, fácilmente obtenible y a tiempo, esto con el fin de que se logren los objetivos de la organización.
El trabajo esta estructurado por capítulos. Inicialmente esta el capitulo I que trata sobre el planteamiento de problema, los objetivos y la justificación. Seguidamente esta el capitulo II, se basa sobre los aspectos teóricos de la investigación que se esta desarrollando. Luego se tiene el capitulo III, que consiste sobre los aspectos metodológicos que sirvan de guía de cómo se efectuará la investigación. Posteriormente esta el capítulo IV, en este se detalla la construcción del modelo siguiendo los pasos necesarios para la realización del mismo. Y el Capitulo VI en el se pretende analizar, interpretar y presentar los resultados producto de modelado. Finalmente se tienen las conclusiones, recomendaciones, referencias y anexos.
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La toma de decisiones en una organización requiere contar con información precisa y fiable que se de en el momento preciso, además que este organizada y sea de relevancia sobre lo que se ha de decidir, el no contar con esta puede ocasionar que se tomen decisiones equivocadas y poco fundamentadas que incidan en la gestión de la organización.
Considerando lo anterior, es bien sabido que en gran medida el éxito que pueda tener una organización depende de la calidad de las decisiones que tomen sus administradores, para lo cual se requiere del procesamiento de una cantidad de información que les sirva de soporte a la hora de decidir sobre eventos que afectan a la afecten.
Para esto existen los sistemas basados en computadoras, los cuales son herramientas que facilitan al Gerente la información necesaria de manera eficiente, eficaz e integrada que le suministren el conocimiento suficiente sobre alguna temática que involucre a la empresa.
Es esta necesidad de información lo que hace que se desarrollen en las organizaciones sistemas de información que faciliten la comunicación entre sus departamentos y entre su gente.
Son precisamente ellos los que están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información al proceso de toma de decisiones y lo que es mas importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación.
Es por esto que los sistemas de información son vistos como entre otras cosas como una herramienta que brinda la oportunidad para lograr ventajas en lo que respecta al área de los negocios, ya que pueden representar un valor agregado con respecto a sus competidores. Con estos, las empresas a través de su implantación han logrado progresos e innovaciones ya que constituyen un nuevo enfoque estratégico.
En este contexto existen diferentes tipos de sistemas de información, entre ellos se encuentran los Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS), los cuales tienen como propósito fundamental apoyar y facilitar este proceso, a través de la obtención oportuna y confiable de información relevante en el menor tiempo posible.
Estos sistemas permiten el soporte de información a sistemas más complejos, generalmente a problemas estructurados y semiestructurados, por otro lado reducen los costos al contar con información objetiva y oportuna para la toma de decisiones, pero no tan solo hace que ocurra este hecho sino que también facilita la comunicación de la misma en la organización.
De acuerdo a lo anterior, la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho” específicamente en la Facultad Ciencias Económicas y Sociales, como organización debe tomar decisiones en lo que respecta a sus objetivos a alcanzar a futuro que trazarse a corto, mediano y largo plazo.
Una de las gestiones que se lleva acabo por parte de los directivos de la Facultad al culminar cada semestre es que tiene que hacer proyecciones estadísticas que permitan tomar decisiones acerca de la apertura de secciones del próximo semestre, con esto se construye el horario para los diferentes turnos mañana, tarde y nocturno, además de la asignación de secciones para cada docente.
Los datos que son los requisitos principales para realizar estas proyecciones se toman de las notas finales de las diferentes materias, suministradas estas por supuesto, por los profesores de dichas asignaturas, además de suministrar información acerca del número total de estudiantes aprobados y reprobados. Por otro lado, también necesita la Dirección tomar decisiones acerca de que materias se pueden abrir en los diferentes turnos y que semestres dar apertura en estos.
Actualmente en el turno de la noche se ofertan todos los semestres y materias, ya que el porcentaje máximo de la población estudiantil trabajan y por ende prefieren este turno. Con respecto a el turno de la mañana en este semestre se ofertó hasta el octavo y el de la tarde solamente hasta el tercer semestre.
La mayoría de las proyecciones se efectúan en forma manual en hojas de papel que posteriormente son transcritas por la secretaria de la Escuela, otras son realizadas en hojas de cálculos en Excel por la persona encargada para tal fin. Esta última es entregada a tiempo pero solo proporciona parte de la información necesaria.
Las que se efectúa en forma manual debe hacerse con mucho tiempo de anticipación y los datos nos son tan confiables en vista de que para la totalidad de los valores se hace con calculadoras y se hacen varias veces para confirmar que estos son los valores reales.
Esto trae como consecuencias inconvenientes ya que se demora el proceso de toma de decisiones en forma rápida y oportuna. Aunado a esto, también se retarda la planificación académica y como consecuencia su aprobación final.
En virtud de lo anteriormente expuesto se persigue realizar un modelo de sistema para el soporte de la toma de decisiones que suministre información oportuna y a tiempo con datos fiables y precisos debidamente organizados.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un modelo de sistema de soporte a la toma de decisiones para las proyecciones estadísticas semestral de la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho” sede Unare Estado Bolívar.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un análisis de la situación actual con el fin de conocer los factores que intervienen en el mismo.
2. Determinar los requerimientos de información necesarios que formaran parte sistema propuesto.
3. Diseñar el modelo propuesto a través de técnicas y herramientas propias de las estadísticas e informática.
4. Construir el modelo propuesto
5. Probar el sistema propuesto para dar validez al mismo.
En Venezuela se observa la adaptación de las organizaciones a las nuevas Tecnologías de la Información (TI) gestionar el uso de medios automatizados que dejan de lado los proceso manuales. Pese a ello, no se puede negar que el empleo de la maquina de escribir sustituyó de forma rápida la escritura a mano desempeñando un papel importante en el desarrollo de los negocios, no obstante, con el avance de las TI se ha acoplado su teclado a los computadores convirtiendo esta herramienta en un procesador de datos que le permita llevar a cabo ciertas funciones automáticas reemplazándolas prácticamente, esto incluye las calculadoras y los equipos de contabilidad manual. Lo que ha incrementado la productividad de la oficina moderna donde los documentos son registrados y generados electrónicamente y se pueden almacenar en papel en archivos o en soporte electrónico.
Considerando lo anterior este proceso que sigue un orden de manera manual se efectuará de forma automatizada, por lo que el tiempo de respuesta será rápido, la información suministrada actualizada y los procedimientos se ejecutarán de forma eficiente, de alli radicará la relevancia de este trabajo.
También en que el mismo servirá de apoyo en la toma de decisiones de la organización a la hora de asignación de carga académica para los docentes de la Facultad así como de la elaboración de los horarios del semestre siguiente. Además permitirá suministrar información relevante sobre este aspecto académico a la Dirección General de la Universidad.
Por otro lado, este sistema constituirá una ventaja en el control administrativo por parte de la dirección mejorando el flujo de información entre los distintos niveles jerárquicos en la universidad
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Antecedentes de la Investigación
Guevara C. (2003), desarrolló un trabajo titulado Diseño de un Modelo de Toma de Decisiones para la Formulación de Presupuestos de Inversión en el Servicio Autónomo de Vialidad del Estado Bolívar, el mismo tuvo la finalidad de dar un aporte para el proceso de contribución de la Gestión de la Gobernación del Estado Bolívar en materia de vialidad terrestre, específicamente en la dirección de Vías Bolívar.
Como conclusión del trabajo se indica que la motivación que se tuvo al desarrollarlo radicó en la necesidad que tiene Vías Bolívar de crear una serie de herramientas y procedimientos que faciliten sus tareas administrativas, por ser un organismo de reciente ceración y que esta en proceso de formación.
Por otro lado, Contreras J. (2003) realizó un trabajo que tuvo por titulo Modelo de Cadenas de Markov para la Proyección de la Matricula Estudiantil de la UNEG, en él se estudio el problema de pronóstico de la oferta académica dado el rendimiento estudiantil usando los conceptos de cadena de Markov. Este modelo permitirá determinar él pronostico que servirá de base para los requerimientos futuros de espacio físicos, asignación de docentes por signatura y las secciones a aperturar .
Lo anterior implico para el desenvolvimiento del trabajo determinar el estado actual de la estructura del proceso de prosecución estudiantil y al mismo tiempo de disposición de una técnica nueva para evaluar las posibilidades futuras de crecimiento y consolidación del sistema de educación UNEG.
SINOPSIS CONTEXTUAL
El del desarrollo de esta investigación tiene por objetivo el Desarrollo de un sistema para la toma de decisiones para las proyecciones estadísticas semestrales de la Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho”, sede Unare en el Estado Bolívar, en función de esto e basamento teórico estará particionado en dos vertientes principales la teoría de los sistemas sistema de toma decisiones y las estadísticas
El Capitulo I esta orientado acerca de la conceptualización del ámbito de sistemas para la toma de decisiones (DSS) y en el Capítulo II lo relativo a la Estadísticas como herramienta para el modelado de una situación real, de la cual se desea hacer un pronostico del comportamiento de las variables a futuro.
BREVE EXPLICACIÓN Y FUNDAMENTO BIBLIOGRÁFICO DE LOS CONTENIDOS DEL ESTUDIO
CAPÍTULO I
También se recalca la necesidad de contar con una adecuada infraestructura de hardware y software, base de datos y comunicaciones de datos con el fin de que los mismos puedan operar. Además se destaca que dentro de su principal ventaja es que es una herramienta que permite obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre.
De igual manera hace hincapié sobre las características de los sistemas para la toma de decisiones entre ellas se tienen: la interactividad, tipo de decisiones, frecuencia de uso, flexibilidad, Comunicación interorganizacional, entre otras. Como complemento de estas características estos sistemas integran en su mayoría un conjunto de modelos que apoyan las diferentes decisiones a las que se enfrenta el que debe tomarlas.
Otra de las bibliografías a considerar es la del autor Ignacio Gil Pechuán en su obra titulada Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión. Primera Edición. PP 55-76 en esta obra se destaca los pasos que ha de seguir el directivo en su interacción con el DSS. Algunos de ellos son: decidir el contenido de la pregunta, decidir como realizarla, realizarla, entre otras.
Aparte de esto, también hace referencia a la definición de los DSS y las características que debe poseer para cumplir con sus objetivos como lo es facilitar y apoyar el proceso de toma de decisiones, tanto de un usuario individual como de un grupo de ellos a cualquier nivel de la planificación.
Otro de las referencias que servirá de apoyo a esta investigación es la de Jeffrey Whitten,Lonnie Bentley y Victor Barlow , autores del libro Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Tercera Edición. PP 58-59, en esta obra se define lo que son los DSS y se expone que estos sistemas no toman decisiones ni resuelven problemas. Además se indica el procedimiento a seguir como soporte por las personas que toman decisiones.
CAPÍTULO II
En esta parte se manejara información relevante en lo que respecta a la Estadística, en cuanto a su importancia, funciones así como de las variables que permiten tomar diversos valores si solo se quiere tomar parte de un experimento y finalmente teoría sobre la Cadena de Markov, siendo la herramienta estadística que va a permitir hacer el diseño del modelo para luego ser automatizado.
Una de las bibliografías a ser utilizada es la de Leonard kasmier titulada Estadística Aplicada a la Administración y la Economía. Tercera Edición. PP 1-6, esta referencia servirá de apoyo en lo que respecta a lo que son variables continuas y discretas y su papel dentro de un proceso estadístico.
Al respecto el autor señala que una variable aleatoria es un evento numérico cuyo valor se determina por medio de un proceso aleatorio. Y que la variable discreta puede tomar valores observados únicamente en puntos aislados a lo largo de una escala de valores.
Otra de las referencias es creada por John Freund y Gary Simon denominada Estadística Elemental. Octava Edición , en esta se describe el modelo de Cadena de Markov, la cual se puede definir como un tipo especial de proceso estocástico de tiempo discreto donde se esta en la búsqueda en la colección indexada de variables aleatorias.
El autor también expone que los modelos de los procesos de Markov son útiles al estudiar la evolución de ciertos sistemas a lo largo de varios ensayos a menudo estos son frecuentemente periodos sucesivos en los que el estado del sistema, en cualquier periodo especifico no puede determinarse con certeza.
En este mismo orden Javier Mauricio Bueno Rojas en su trabajo publicado Estrategias colectivas de los civiles en zonas de guerra : Una forma de modelar las probabilidades de abandonar o permanecer en los territorios inestables, la cual se puede localizar en la dirección http://www.monografias.com/trabajos13/escol/escol2.shtml, hace una descripción de los pasos a seguir para la formulación de una cadena de Harkov. Con respecto a esto indica que el sistema esta compuesto por una sucesión de estados los cuales produce uno o n eventos posibles, por lo que el primer paso para describir una cadena de Harkov es con un diagrama de estados, posteriormente el siguiente paso es encontrar la matriz de transición.
Así mismo en la referencia Introducción a la Investigación de Operaciones de Frederick S. Hillier y Gerald J. Lieberman. 5 ta Edición. PP 562-564, en ella el autor realiza una descripción del proceso de las Cadenas de Harkov, así como las características que este presenta.
CAPITULO IV
CONSTRUCCIÓN DEL MODELO
En este capitulo se tomaran en cuenta los pasos para la formulación de las Cadenas de Markov, para esto como referencia se considerará la bibliografía señalada en el Capítulo II de John Freund y Gary Simon. También se tomará en cuenta el trabajo publicado por Carmen García López y Francisco Villatoro, titulado Procesos Estocásticos y Cadenas de Markov cuya dirección electronica es http://polaris.lcc.uma.es/~villa/mmtc/tema12.pdf, en este trabajo se indica como se hace el análisis del estado transitorio, así como del proceso de decisión Markoviano.
CAPITULO V
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Se pretende en este capitulo lo siguiente: una vez que se tenga el modelo construido y de haberse hecho las pruebas necesaias se procederá al análisis, interpretación y presentación del mismo y exponer los resultados de acuerdo a la información arrojada, por lo que apoyará en la referencia del capitulo anterior de Carmen García López y Francisco Villatoro, titulado Procesos Estocásticos y Cadenas de Markov, en vista de que se toca el punto del proceso decisorio a través de la herramienta de Cadenas de Markov.
TÉRMINOS BÁSICOS
Aleatoria: Se dice de la variable que puede tomar un valor cualquiera de un conjunto especificado, con una probabilidad que expresa ,para este valor en particular, la fracción del numero total de valores en que puede presentarse.
DSS: Sistema para la Toma de decisiones.
Hardware: Conjunto de elementos físicos de un sistema informático.
Modelo: Persona o cosa que sirve de referencia o que se emite. (Diccionario el Pequeño Larouse, p 683)
Pronostico: predicción basada en criterios lógicos y científicos
UGMA: Universidad "Gran Mariscal de Ayacucho"
UNEG: Universidad Nacional Experimental de Guayana
Proyección: Acción y efecto de proyectar, lanzar.
Procesos Estocásticos: colección indexada de variables aleatorias {X t}, en donde el índice t toma valores de un conjunto T dado.
Software: Conjunto de programas y rutinas que permite a la computadora la realización de ciertas tareas.
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
El marco metodológico es un aspecto importante en el desarrollo ya que él servirá de guía para el investigador de cómo debe conducir el trabajo a realizar al ofrecer un conjunto de procedimiento lógicos, técnicos y reglas que facilitan el proceso de investigación.
Construcción de los Instrumentos
Para la recolección de datos se aplicará una encuesta con el objeto de interrogar a las personas que se encargan de tomar las decisiones en la Facultad y que están involucradas con el problema, para ello se diseñará un formulario con el contenido de la encuesta. El mismo será de tipo estructurada constará de preguntas especificas y predeterminadas abiertas, esto es, se permite una respuesta libre del sujeto entrevistado.
Análisis e Interpretación de los Resultados
En lo que respecta al análisis estadísticos de los datos y el desarrollo del modelo se utilizará la hoja de calculo Excel con las herramientas que este software ofrece. Es por esto que el tipo de análisis que se efectuará es el cuantitativo el cual consiste en sondear los datos obtenidos a través de técnicas estadísticas. Para ello inicialmente se procederá a organizar los datos y realizar los cálculos respectivos, para posteriormente presentarlos visualmente en tablas y gráficos.
Por otro lado, para el análisis del modelo se tomarán en cuenta los valores arrojados por las variables que se definirán de acuerdo al problema planteado y de esta manera realizar los pronósticos que se persiguen en el presente estudio.
Procedimiento General
El procedimiento que se utilizará en el desarrollo del modelo de un sistema de información en la toma de decisiones para las proyecciones estadísticas de la Facultad de FACES en la U.G.M.A, constará de los siguientes pasos:
1. Recolección de los datos, es importante obtener los datos adecuados y asegurarse que son correctos. Es importante señalar que los datos fuentes a considerar son el rendimiento académico al terminar el semestre, los mismos son tomados de los registros de evaluación permanente.
2. Seguidamente se procederá a la reducción o condensación de los datos, estos serán cargados a una base da datos en Excel, se tomaran en cuenta el rendimiento de todas las secciones que se abrieron en el semestre.
3. Luego se condensarán y clasificaran creando tablas dinámicas por asignatura, semestre y lapso. Para efecto de esta operación se procederá a tomar los datos del considerado en el paso 1, en cuanto a los aprobados, reprobados y desertores.
4. Posteriormente se procederá a la adaptación del modelo, para la construcción de mismo se utilizará el Modelo de Cadenas de Markov. Definiéndose las variables aleatorias necesarias que representen una característica de interés, medidle en el tiempo.
5. Se procederá a la validación del modelo con el fin de garantizar que el modelo diseñado representa la situación en estudio.
Metodología Utilizada en el Desarrollo del Modelo
Para efectos del estudio a realizar se modelará a través de la Cadena de Markov , este fue tomado por que esta es una herramienta que permite analizar y comprender el comportamiento de determinados procesos estocásticos, esto se refiere a que son procesos que evolucionan de forma no determinista a lo largo del tiempo en torno a un conjunto de estados. Estos estados pueden cambiar a través del tiempo y este cambio representa una transición en el sistema.
Es importante señalar que el tipo de proceso Markoviano que se aplicará es de orden 1, ya que el rendimiento estudiantil de los años anteriores no influirán en el presente para la determinación de las proyecciones académicas de la Facultad en el futuro, en función de esto los pasos que se seguirán son los siguientes:
· Inicialmente se definirán las variables aleatorias a utilizar.
· Definición de los estados de transición. Los estados son una caracterización en la que se haya el sistema en un momento dado. El mismo es modelizado a través de una cadena que cambia con el tiempo, a este cambio se le denomina transición.
· Definición de la matriz de probabilidad de transición, esta es la matriz de la cadena y se crea dependiendo de los estados que tenga el sistema.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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Actividades |
Período (Meses) |
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Abril |
Mayo |
Junio |
Julio |
Septiembre |
Octubre |
Noviembre |
Diciembre |
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Análisis de la situación |
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Elaboración de las bases teórica y del marco metodológico |
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Determinación de los requisitos |
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Diseño del modelo |
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Construcción del modelo |
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Probar el modelo |
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Trabajo Final |
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REFERENCIAS
Carmen García López y Francisco Villatoro, Procesos Estocásticos y Cadenas de Markov. Disponible en línea http://polaris.lcc.uma.es/~villa/mmtc/tema12.pdf
Daniel Cohen y Enrique Asin, Sistemas de Información Para los Negocios. Un Enfoque de Toma de Decisiones. Tercera Edición.
Frederick S. Hillier y Gerald J. Lieberman, Introducción a la Investigación de Operaciones . 5 ta Edición.
Ignacio Gil Pechuán, Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión.
Jeffrey Whitten,Lonnie Bentley y Victor Barlow, Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Tercera Edición
John, Freund; Gary, Simon. denominada Estadística Elemental. Octava Edición.
Javier Mauricio Bueno Rojas, Estrategias colectivas de los civiles en zonas de guerra : Una forma de modelar las probabilidades de abandonar o permanecer en los territorios inestables. Disponible en línea http://www.monografias.com/trabajos13/escol/escol2.shtml.
Leonard, kasmier. Estadística Aplicada a la Administración y la Economía. Tercera Edición
Mendez, Carlos. Metodología. Diseño y Desarrollo del proceso de Investigación. Tercera Edición
UPEL, “Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales”. Caracas, 1998.