NOVEDADES y NOTICIAS

Información materia de expertos para el desarrollo pleno de su organización.

Cada año, el inicio, resulta perezoso. Es posible que en los primeros días del año nos veamos afectados por la inercia de las fiestas y se haga necesario un energizante que nos permita continuar con nuestros proyectos con certeza.

Enero de 2004

El arranque de un nuevo año siempre trae consigo nuevos retos, aunque para muchos de nosotros esas primeras tazas de café en la oficina traen un poco de olor a castañas, pavo y frutas secas de la temporada que ha terminado.

No falta algún compañero al que no hemos visto porque ha tomado vacaciones en estas fiestas y conversamos con él acerca de sus eventos familiares, las sorpresas de la temporada y los acontecimientos que algunas veces nos comparte.

El año nuevo también trae novedades relacionadas con cambios en la organización. Personas que han cambiado de trabajo, gente que ha decidido emprender un nuevo rumbo y ausencias que se notan detrás de un escritorio vacío.

A pesar de todo, es tiempo de comenzar a trazar el nuevo rumbo del negocio y cuanto antes nos sacudamos la pereza, podremos activar con mayor eficiencia nuestra búsqueda de resultados...

Cuando los procesos del año anterior se reactivan lentamente se corre un riesgo inminente de postergación, así que, cuanto antes comience logrará resultados más eficientes.

Ayúdese de su agenda del año anterior.

Antes de comenzar a trabajar como caballo desbocado revise detalladamente toda su agenda del año anterior.

No mencioné que solamente debería revisar los últimos meses del año, sino toda la agenda. La razón es muy sencilla: los proyectos complejos e importantes saltan a la vista en una visión de conjunto que se pierde en actividades cuando se revisa solamente un mes o una semana de trabajo.

Si lo que usted quiere es solamente dar continuidad a su trabajo donde lo dejó el año anterior será recomendable que eche una ojeada únicamente al mes pasado... pero si lo que usted busca es una visión panorámica de sus proyectos y actividades verdaderamente importantes, entonces deberá revisar toda su agenda del año.

¿Qué va a encontrar y en qué se debe detener?

Al recorrer su agenda observe los primeros meses del año... ¿qué actividades importantes surgieron que no estaban contempladas dentro de su trabajo cotidiano?... Estos proyectos ¿se cubrieron al 100%?... ¿se implementaron totalmente las mejoras o se fueron aplazando los resultados hasta que se olvidó el proyecto original? Sobre todo observe cuáles actividades señaladas en su agenda del año pasado no forman parte del trabajo habitual y constituyeron los proyectos más importantes de su área.

Continúe en la siguiente columna.

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Las actividades más importantes.

Conforme recorra las hojas de su agenda tome nota de aquellas actividades y eventos que representaron eventos de mayor importancia y que requirieron una asignación de tiempo mayor a la acostumbrada, recuerde que debe localizar aquellas actividades que "saltan a la vista" por ser fuera de sus actividades normales (funciones y tareas ordinarias) y señálelas en una hoja por separado.

Luego asígneles un orden de acuerdo a su importancia y urgencia.

Se encontrará actividades que solamente se iniciaron y jamás concluyeron, a pesar de ser consideradas entonces como muy importantes.

Los objetivos de cada actividad extraordinaria.

Cada actividad extraordinaria tenía un objetivo específico por el cual usted le asignó una importancia extraordinaria. Entonces ¿se cumplió el objetivo por el que se le otorgó tanta importancia? de ser así puede calificar como terminada la actividad.

Si en cambio, la actividad simplemente se fue aplazando en el tiempo y no logró concluir exitosamente, tendrá que volver a retomar esta actividad revisando cuidadosamente el objetivo por el que se trabajó el año pasado. Tendrá que valorar si conviene o no retomar el punto y trabajar de nuevo esta actividad.

Ahora bien los objetivos que se contemplaban entonces pudieron haber cambiado de un año a otro por razones diversas.

Soluciones Paleativas

Es posible que el problema haya sido resuelto. Tenga cuidado, también es probable que nunca se haya resuelto el problema y solamente se utilizaran paleativos para aplazar una solución definitiva, si ese es el caso ¿vale la pena trabajar de nuevo buscando esta solución?

¿En qué medida se solucionó el problema?

El método para continuar con proyectos del año pasado que pudieron quedar inconclusos a pesar de su importancia es el siguiente:

1. Agrupe las actividades extraordinarias.

Una vez que haya echado un vistazo a toda su agenda ya deberá tener separadas aquellas actividades que exigieron reuniones adicionales para la solución de los problemas y la construcción de nuevos proyectos.

Habrá construido un "mapa de actividades extraordinarias que realizó durante el año anterior logrando con ello una visión clara del trabajo más valioso que realizó durante este período.

Realice una lista de actividades y proyectos.

2. Evalúe cada una de las actividades extraordinarias y determine el nivel de solución alcanzado.

Evalúe cada una de las actividades de acuerdo a su trascendencia que tuvo en el año 2003 y reencuadre cada una de ellas dentro del panorama de 2004.

Será necesario definir si el problema o proyecto ha sido solucionado o implementado completamente. Si su respuesta es negativa muy probablemente tendrá nuevamente este problema en puerta tarde o temprano y deberá enfrentarse a esta situación de nuevo este mismo año. Anticípese.

Si se trata de un proyecto nuevo ¿terminó de implementarse? o más bien ¿quedó en el olvido? Si el proyecto representa el incremento de la  productividad para la organización será muy importante que retome el proyecto.

3. Determine su grado de importancia y urgencia en la búsqueda de una solución definitiva.

Cada proyecto y problema tiene un nivel de importancia y urgencia que nos exige lograr su implementación o solución, usted puede determinar su grado de importancia en tres niveles:

Poca importancia, moderada o alta importancia.

La urgencia también presenta tres niveles: baja, mediana y alta urgencia.

Con esta guía podrá determinar y definir cuál problema o proyecto representará mayor urgencia a solucionar.

4. Proponga una nueva orientación al mismo problema para solucionar definitivamente el problema bajo el enfoque de 2004.

El panorama de 2003 es distinto al de 2004 y aquello que el año anterior representaba una amenaza, probablemente este año haya desaparecido.

También puede ocurrir todo lo opuesto: aquello que el año pasado se veía como una remota amenaza ahora se está convirtiendo en un verdadero problema.

Bajo este enfoque podrá actualizar su visión respecto al mismo problema. Actualice el problema y prepárese para trabajar en él.

5. Actúe en consecuencia.

Su agenda de 2004 será afectada nuevamente, pero no tendrá sobresaltos debido a que ha podido anticiparse a las situaciones que seguramente se presentarán en 2004.

Tome las acciones pertinentes y no deje nada al azar. Programe juntas de evaluación. Anticipe sus soluciones. Trabaje con su personal y sensibilícelo en aquello que Ud. ha previsto ya.

Gran parte de su competitividad profesional radica en su capacidad de anticipación.

El análisis de su agenda del año anterior le tomará solamente unos pocos minutos y le permitirá entrar en un proceso dinámico desde los primeros días del año.

No pierda la oportunidad de figurar como uno de los ejecutivos más competitivos de su organización.

IMEPRO, Asesores en cultura.