REUNIÕES QUE FUNCIONAM

A maioria das pessoas vê as reuniões como um mal necessário para realizar um trabalho, mas não devemos ser negativos com relação às mesmas, mas sim torná-las um instrumento importante de comunicação. Antes de convocar uma reunião precisamos ter em mente se ela é mesmo necessária e, em caso positivo, passamos ao primeiro passo: o planejamento da reunião.

Participantes

Reuniões com muitos integrantes tornam-se mais demoradas, portanto, ao convocar as pessoas que irão participar tenha certeza de que sua presença é realmente fundamental para a reunião a ser realizada e só assim convide-a.

 Se alguma pessoa – cuja presença era necessária – deixou de comparecer, faça com que ela fique a par dos assuntos tratados, entregando-lhe uma ata da reunião.

Pauta

Estabeleça uma pauta dos assuntos que deverão ser discutidos, colocando-os em ordem de importância, e distribua aos participantes (antes ou no início da reunião). Permita uma pequena alteração na mesma, se alguém tiver algum assunto a ser tratado – antes, porém, avalie sua importância e descarte-o, se assim for preciso.

 Esta é uma forma simples e eficaz de conduzir a reunião, não permitindo que assuntos menos importantes sejam tratados em detrimento de outros realmente relevantes.

Tempo

Determine o tempo de duração da reunião e o obedeça, desta forma as pessoas que participam ficarão mais seguras de quanto tempo precisam despender e tenderão a participar novamente. Peguemos como exemplo uma reunião de instituição que tem duração prevista de duas horas, onde todos os diretores departamentais precisam falar sobre os trabalhos executados – ou em andamento – pela sua área. Uma boa idéia pode ser dividir a reunião em 2 partes. Na primeira hora, os presentes deverão falar sobre seus respectivos departamentos e o tempo restante fica aberto para discussão de novos projetos, resolução de problemas, etc.

 Para tornar a reunião bem democrática, uma boa tática é dividir o tempo de forma igual entre todos. Ex.: Se tiverem 10 pessoas presentes, cada uma terá direito a 6 minutos para falar sobre sua área. Desta forma, todos poderão falar pelo mesmo período de tempo, as pessoas precisarão ser sucintas e a reunião será mais produtiva.

 Contudo, sugere-se que logo no início da reunião estabeleça essa regra, verifique se todos estão de acordo e – fundamental – controle o tempo de cada participante. Não esqueça: o líder da reunião é que conduz o espetáculo e não os demais.

Estabeleça o tom

Cabe ao líder estabelecer o tom da reunião. Se for eficiente, empenhado, organizado no trabalho, os outros também o serão. Ao contrário, se ficar contando piadas demais, por exemplo, poderá dar um tom errado à reunião.

Mantendo a reunião nos trilhos

É importante garantir a participação de todos. Desta forma, o líder deve colocar as pessoas no palco e mantê-las fora dele após darem sua opinião. No primeiro caso pode-se fazer perguntas do tipo “Eu gostaria de saber o que você pensa à respeito”. Já no segundo caso uma boa opção é “Esta idéia me parece boa e não podemos despreza-la, mas estamos desviando um pouco do assunto. Que tal discutirmos esse item em outra ocasião?”.

 Para atingir o objetivo, o líder deve manter com firmeza a direção da reunião, mas lembrando que lidar com pessoas significa trabalhar com sentimentos e estes não podem ser desprezados.

Dizendo as coisas como elas são

É importante ouvir todas as pessoa presentes, afinal, é mais provável que as pessoas aceitem as decisões que elas ajudaram a tomar do que as que lhes foram impostas. Da mesma forma, ignorar assuntos difíceis ou querer simplifica-los não ajuda ninguém a entender, lidar ou resolver esses assuntos de maneira eficiente.

 Diga sim quando for para dizer sim e não quando for necessário. Mas não esqueça de justificar sua opinião de forma clara.

Trabalhando com pessoas difíceis

Se olhar ao seu redor, você identificará vários tipos na reunião. Entre eles, o Dominador (quer tomar conta da reunião); o Ditador de Leis (só ele sabe a verdade e faz seu discurso próprio); o Sonhador (sempre em outro mundo); o Pacificador (tentando acertar tudo); o que Bóia (lutando para acompanhar); e ainda o Silencioso, o Aborrecido, etc, etc.

Contudo, os mais preocupantes são:

Dominador – Tente manter o grupo envolvido no assunto, fazendo perguntas e observações a todos; desencoraje decisões prematuras – que não foram suficientemente discutidas; não entre em batalha pessoal e, não assuma posição de adversário do dominador. Escute sua idéia faça um comentário honesto, porém, educado e acate-a ou descarte-a dependendo do julgamento de todos.

Silencioso – Faça várias perguntas para obter sua opinião de forma mais abrangente e não somente “sim” ou “não”; fale de forma mais lenta ao se dirigir a ele; não deixe essa pessoa embaraçada e responda logo em seguida ao que ela falou, mostrando que estava escutando e que valorizou sua idéia.

Social – Apesar de agradável, essa pessoa tende a desviar a atenção dos participantes com assuntos não relacionados com a reunião. Portanto, não fique preso às suas palavras, desviando-se do assunto principal; traga a discussão de volta aos trilhos, com gentileza; não menospreza ou faça pouco dessa pessoa com humor ou sarcasmo e seja sensível à necessidade dessa pessoa de relacionamento e cooperação dentro da reunião.

Lidando com situações difíceis

Poucas coisas são mais desagradáveis do que um conflito em reunião. As vozes se alteram, o mau humor vem à tona, as emoções se exacerbam, e o líder sente-se mais um árbitro do que um dirigente.

Nesses momentos é necessário manter a calma. Dar vazão à sua irritação pode aliviar a tensão, mas poderá implicar em resultados desastrosos – não apenas naquele momento, mas para sempre. Se o líder não está envolvido no conflito, deve pedir calma, dizendo aos oponentes que expressem sua opinião de forma educada e um de cada vez, sem interrupções (obviamente, terão um tempo para isso, não podendo usar todo o tempo da reunião).

 Não é uma oportunidade para fazer acusações ou atribuir culpas, nem de fazer prevalecer seus próprios pontos de vista. E se mesmo após falarem alternadamente, o conflito permanecer, convém estabelecer uma pausa para esfriar os ânimos. “Parece que nós não estamos realmente conseguindo nos comunicar, já que estamos em direções diferentes. Alguém tem uma idéia para retomarmos ao rumo certo?” Geralmente esse controle funciona, mas se não der certo – e em último caso – deve-se suspender a reunião e retomá-la em outra ocasião, ou depois de alguns minutos.

Encerrando a reunião

Tão importante quanto começar a reunião, é encerrá-la. Reserve um tempo final para fazer um breve resumo do que foi dito e resolvido, lembrando a cada um quais as tarefas que lhe cabem realizar – e cobrando-as na próxima reunião.

Conclusão

As reuniões são conduzidas por pessoas, constituídas por pessoas e, finalmente, destinadas a pessoas, e as pessoas têm algumas necessidades básicas no contexto de uma reunião: serem valorizadas como indivíduos; sentirem que suas contribuições são percebidas e valorizadas; terem um ambiente físico adequado, que permita a concentração e a interação; serem membro de um grupo que faz o que se reuniu para realizar. Tendo isso em mente, as reuniões podem ir muito além do trivial.

Dicas para Reuniões

Resolva um item de cada vez

Para cada item deve-se descobrir: o que (problema) – como – o que (solução)

a) convergência de conteúdo

b) convergência de processo

c) proteger pessoas de ataques pessoais

d) manter discussão num bom nível de equilíbrio e fluência

e) clareza no papel e responsabilidade de cada pessoa

Indagar se alguém precisa sair mais cedo

Começar a reunião no horário marcado

Problema: listar possíveis soluções – estabelecer critérios

a) destacar o que deve ser feito

b) fazer o que for determinado/implementação

c) avaliar

18 passos para uma reunião melhor

Antes

- planejar: quem, qual, quando, onde, porque, quantos

- preparar e enviar uma agenda antecipadamente

- chegar mais cedo e arranjar a sala

Início

- começar na hora

- fazer com que os participantes de apresentem e estabelecer expectativas   da reunião

- definir claramente os papéis

- rever, revisar e ordenar a agenda

- determinar com clareza o limite do tempo

- rever os itens de ação para reunião seguinte

Durante

focalizar o mesmo problema, da mesma forma, ao mesmo tempo

Final

- estabelecer itens de ação: quem, que, quando

- rever memória do grupo

- marcar próxima reunião (quando, onde, desenvolver agenda/pré-pauta)

- avaliar reunião

- encerrar reunião decisiva e positivamente

- limpar/arrumar sala

Depois

- preparar ata

- acompanhar itens de ação e iniciar preparo da próxima reunião

Voltar