Propuesta de la intranet
Una Intranet es considerada un portal de servicios
internos pensados en la empresa, para canalizar la información y mantenerla al
alcance de todas las unidades que la conforman. Una de las ventajas de hacer
uso de ella, es que está basada en los estándares de tecnología actuales para
comunicación de la información (Internet, redes, ftp , email, news, entre
otros).
La idea que se busca es conformar una red integral interna de fácil
acceso, donde los empleados y el
personal de FUNDACITE puedan tener al alcance información importante para su
desarrollo laboral, profesional, vínculos, aplicaciones con las que pueda
interactuar y que la comunicación fluya internamente de manera de poder ayudar
a todos sus integrantes y consolidar efectivamente una organización productiva
manejando todos los recursos que la integren de forma sencilla y rápida.
Justificación
Implementar la Intranet basándose en el recurso principal que son sus
integrantes, ya que esta va dirigida en principio a un grupos de usuarios que
hay que convencer de que su uso es importante tanto para las mismas personas
como para la fundación aportando los elementos necesarios para su constitución.
Reducción de costos
El tiempo para su implantación
es corto, su costo es reducido en relación con los beneficios inmediatos que se
obtienen, se requieren poco personal para el mantenimiento, la utilización de estándares se traduce en
reducción del software requerido a programas, existe un ahorro de los costos
operativos en las comunicaciones de la fundación.
Adaptación a las
necesidades específicas
La multiplicidad de usos de las Intranets, así como su
gran flexibilidad e implantación, permiten que se adapten fácilmente a las
necesidades de distintos niveles de la empresa. Así, podemos encontrar que los
distintos departamentos, unidades de negocio, y equipos de trabajo pueden
encontrar una solución a cualquiera de sus necesidades en la intranet
utilizando el uso de sistemas diseñados para dar una respuesta a sus
necesidades, es por ello que todas las aplicaciones que conformen la intranet
deben ser sistemas web basados en software libre y desarrollados bajos los
principios propuestos de estándares manteniendo su autentificación
independiente según el tipo de usuario.
Distribución y acceso a la
Información
Cualquier empleado puede
acceder a la información de la fundación, situada en el web de la intranet a
través de un portal principal, desde su escritorio de trabajo o en cualquier
parte mediante el uso de un navegador e
Internet, para ello es importante tomar en cuenta las siguientes áreas, que determinarán la información
dentro de la intranet dirigida al personal:
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Política
de empresa. |
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Misión y
objetivos corporativos. |
Estaciones
de trabajo y transferencia de documentos entre ellas. |
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Informes,
catálogos, solicitudes, plantillas, planillas. |
Desarrollo
de los trabajadores (desarrollo personal y profesional, cursos,
actualizaciones.) |
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Departamentos
de la empresa. |
Planificador
de tareas, ayudas. |
Se puede proporcionar a los empleados el acceso a
información sobre talleres, seminarios, conferencias, artículos referentes a la
fundación, publicaciones, índices de productividad, el directorio de personas
pertenecientes a la empresa, establecimiento de prioridades, obtención de
equipos, mensajes internos, reglas y normas, entre otros. Con ello, los
empleados pueden utilizar un manual que les indique cómo realizar las
operaciones o búsquedas de los temas de interés, el cual estará en línea dentro
del portal y especificará todo lo relacionado con los usos y fines de los
elementos y partes de la intranet.
Componentes necesarios
y puntos característicos en la creación
Para plasmar esta idea es necesario conocer algunos componentes
importantes que forman parte de este concepto y la tecnología usada:
·
Una
infraestructura informática (red interna local).
·
Un
Servidor web (contenedor de toda la información) independiente.
·
Un
servidor alterno (cortafuegos).
·
Seguridad
y módulos de ingreso.
·
Sistemas
fundamentados en la tecnología cliente-servidor.
·
Formas
de interacción y clase de contenido alojado.
·
El
diseño o estructura funcional por departamento o unidad.
·
Beneficios
de su implantación.
Plataforma tecnológica
Las Intranets pueden
construirse sobre múltiples plataformas de hardware y software, constituyéndose
en una tecnología abierta que no depende de un solo fabricante, utilizando
estándares y protocolos actuales (HTML, TCP/IP, HTTP) y disponibles en la
mayoría de los sistemas operativos y plataformas existentes.
Se debe garantizar que el
sistema operativo instalado en el servidor cumpla con una estructura
sólida, ser escalable, seguro y permitir la incorporación
de productos, servicios hoy y en un futuro, para que el avance y la rapidez de
la tecnología no implique hacer un cambio total de la intranet. Entre los que
se recomiendan (Unix, Solaris, Windows 2000 avanced server, con servidor
Apache) .
El sistema debe ser instalado en un servidor de uso exclusivo para la
intranet el cual incorporará un cortafuego (firewall) y un sistema de gestión
de usuarios para las aplicaciones, garantizando la seguridad y robustez de la
topología de la red mediante una base de datos de accesos.
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El esquema anterior permite aumentar la seguridad y tener riesgos
mínimos en la intranet, contempla el uso de un solo equipo como cortafuegos que
funciona como una puerta de enlace deteniendo y analizando los paquetes
entrantes y salientes entre la parte interna y externa de la red dando accesos
o restricciones, luego un equipo adicional como servidor independiente y los
demás equipos integrantes de la red.
En cuanto al hardware se recomienda un equipo actual Pentium IV con
suficiente memoria, capacidad en disco duro y los componentes básicos que
permitan la eficiencia y el procesamiento adecuado al fin que se persigue
controlar las peticiones de los usuarios en la intranet.
Seguridad
Se busca que al solo tener
acceso los empleados de la empresa se aseguren la confiabilidad de los datos y
la información que allí se maneje.
Gestión y autentificación de
usuarios: en primer lugar se tomará en cuenta que la fundación maneja nueve
tipos de usuarios catalogados asÍ (presidencia, gerencia, coordinaciones,
analistas, empleados, obreros, pasantes-tesistas, becas, colaboradores) entre
los que según la actividad que estén desarrollando se hará la asignación de
restricciones y módulos donde puede interactuar y los que no podrán acceder,
por lo que se requiere la planeación de tablas de asignación de usuarios y
módulos de la intranet.
La asignación de
claves para los usuarios será de forma personal, lo que permitirá hacer un
seguimiento de todas las acciones hechas por él y permitir una auditoria
general de cada persona por separado. El uso de la encriptación de claves y lo
protocolos seguros de envío de datos harán que el sistema de autentificación
principal sea robusto garantizando la confidencialidad de la información, ya
que es de solo uso interno.
Aplicaciones de la Intranet
Las aplicaciones cliente-servidor eliminan la
rutina que normalmente se lleva a cabo en los departamentos, proporcionando
acceso inmediato a la información. Este acceso puede ser restringido a ciertos
departamentos o usuarios según el esquema de seguridad, lo cual hace posible
los siguientes aspectos:
Que los
empleados utilicen los medios y herramientas que le faciliten el desempeño de
sus actividades y las de toda la fundación, claro es el ejemplo de algunos de
los sistemas ya usados (control de viáticos, archivo hemerográfico, ingreso de
informes, entre otros), que participen
en los planes importantes para la empresa mediante la Intranet, realizando
encuestas a los empleados, de manera rápida y confidencial, planificación de
periodos vacacionales, apoyo didáctico, información actualizada de las
actividades de los departamentos y unidades, planes propuestos, trabajo en
grupo video conferencias.
Información y documentos
La fundación
para el cumplimiento de su labor conlleva el uso de documentos y archivos
necesarios por lo que se propone la creación y publicación en forma oportuna,
del mismo modo, los sitios de la Intranet permiten a cada departamento,
división, y unidad poner a disposición de cualquier empleado de la empresa la
información de su interés.
Carpetas
públicas y carpetas web
Se debe implementar la forma más fácil y rápida de publicar información
en la intranet, es por ello que la creación y configuración de estas carpetas,
permitirá dar respuesta a estas acciones por parte de los usuarios, de esta
manera no tendrán que ser expertos tan solo deben trabajar en su editor de
texto, guardar con extensión HTML en la ubicación de la carpeta y se obtendrá
la página directamente.
Por ejemplo: http://intranet/publica
Correo (E-mail)
Implementación
del servidor de correo a través del mismo sistema operativo instalado o en su
defecto el actualmente manejado squirrelmail, mediante el cual el usuario podrá
recibir información actualizada de interés personal o de forma general a través
de la implementación de listas de grupos según las unidades o departamentos de
la fundación.
Servicio de FTP
Conlleva la
forma en que los usuarios puedan obtener
información a través de la descarga de archivos, es de gran utilidad para que
pueda llevar a acabo una tarea dentro de la unidad o solicitar una información
específica de uso común.
Acceso de información
Acceso a
directorios internos: búsqueda de personas, teléfonos, direcciones, agendas,
programaciones. Distribución de aplicaciones entre los usuarios y transferencia
de archivos a través de protocolos estándar (ftp , telnet).
Por medio
de una Intranet es posible publicar información corporativa, así como datos
sobre proyectos, convenios y gestiones comerciales que se están llevando a
cabo, de manera que evite que los trabajadores se dediquen a la realización de
tareas rutinarias e innecesarias.
Solución
Observando los elementos más resaltantes que intervienen en la creación
de una intranet se puede resolver simplemente pensado en crear un sitio web
donde estén los sistemas de uso internos con acceso restringidos. Ya que no
solo es eso, conviene plantear el contenido y los elementos que conforman la intranet
de la fundación como caso particular.
·
Diseñar
un sistema web, portal con toda la información de la Intranet.
·
Una
guía de publicación sobre el material que contiene o será publicado en la
Intranet para que considere el estilo y formato más adecuado (reglas y formas
de publicación).
·
La
selección de un navegador estándar para todos los integrantes.
·
La
cantidad, clasificación y gestión de usuarios.
·
Estructurar
todos los sistemas de uso común para la fundación.
·
Procesos
de la intranet y la asociación a cada uno los usuarios.
·
Restricción
de conexión solo a los integrantes de la fundación.
·
Administración,
actualización y mantenimiento de la intranet.
·
Un
modelo de seguridad que contemple autentificación o encriptación usando por
ejemplo (SSL, VPN) o el caso de sesiones.
·
La
integración de la información en un solo sitio (plantillas, materiales de uso
común, hojas de pedidos, solicitudes, entre otras).
·
Servir
de ayuda o inducción a los nuevos integrantes de la organización, o forma de
adiestramiento que indique las actividades generales al usuario.
·
Agrupación
de aplicaciones y desarrollo de nuevas según los requerimientos.
·
Noticias
relevantes, beneficios, autorizaciones.
·
Evaluación
del rendimiento laboral del empleado.
·
Ayuda
a la toma de decisiones, consultas, foros de integración.
·
Medio
estándar de comunicación, mediante el email.
·
Identificación
e integración de los procesos (pedidos, distribución, reportes).
·
Manuales
de políticas y procedimientos.
·
Reglas
de uso común.
·
Esquemas
y formas de trabajo.
·
Contemplar
un diseño integrado y atractivo de fácil uso.
Considerando todos los
aspectos mencionados se comienza la creación de la Intranet funcional, adaptable
constituida por grandes requerimientos que no son más que la manera de unir o
integrar toda la información en un solo sitio para que esta sea accesible a
todo el personal de la fundación.
Diseño y forma del portal
Un ejemplo de diseño es la
maqueta desarrollada para la intranet de un banco que se encuentra en: http://maquetas.mitocondria.cl/bech/nuevo_portal/.
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La cual contiene información
relacionada por departamentos, la principal y los enlaces a archivos entre
otros elementos.
El otro diseño es el boceto
propuesto que esta en desarrollo utilizando el PHProjekt2 que se encuentre en: http://analista.funmrd.gov.ve/boceto
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Otra manera de esquematizar el
portal principal de la intranet esta determinado por el siguiente diseño:
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El esquema presenta cuatro
frames (encabezado, lateral izquierdo, lateral derecho y el central). El
encabezado llevará la información del nombre del sistema y el logo de la
fundación, el frame central es uno de los más importantes conlleva la
información común para toda la fundación considerando las noticias de interés
general y relevantes y los frames laterales para las secciones de todas las
unidades y todos los enlaces necesarios del sistema.
Conclusión
Las predicciones para el
crecimiento de Intranets se realizan sobre el estudio de las necesidades
corporativas y de las demandas de mercado. Organizaciones de todos los tipos se
enfrentan a retos importantes de comunicación y el competitivo entorno actual de cambios constantes hace
que el acceso rápido y fácil a la información departamental, corporativa y de
la empresa sea esencial.
La propuesta de la intranet de
la fundación constituye un punto importantes para el mejor desempeño de todas
las actividades en conjunto con el pilar tecnológico en el que ella se
encuentra por tanto sui implementación debe ser un hecho para corroborar los
alcances y las nuevas formas de comunicación entre todas las unidades que
conforman la fundación.