Unidad III
2.Crear tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices.
Dado el auge que está
experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de
páginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la
herramienta específica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy útil para empezar a
realizar nuestras primeras páginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de
convertir directamente nuestro documento Word en una página Web.
En cuanto a las características
de Word respecto de la edición de páginas Web cabe resaltar que el lenguaje de
construcción de las páginas web, el HTML, ha sido integrado
completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una página Web
desde Word será completamente trasnparente, y lo
haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML.
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Si queremos crear una nueva
página, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora
de guardarlo de hacerlo como una página Web.
Si lo que queremos es editar una
página existente...
Si la págna
está en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a través del diálogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic
derecho sobre él, y en el menú contextual, elegir Microsoft Office Word
en el menú Abrir con.
Otra opción es abrir una página
directamente desde su servidor.
Para ello, pulsamos en el Botón
Office y elegimos Abrir. En la barra de exploración, donde aparece
la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la dirección Web completa
(podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.
Para
trabajar con una página web, disponemos de la vista Diseño Web, en la
barra de vistas o en la pestaña Vistas.
A partir de este punto,
trabajaremos con la página de la forma que estamos acostumbrados para el resto
de documentos.
Luego veremos que por las
características del HTML, una página Web no soporta todos los formatos de Word,
y al guardarla, se modificarán.
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Páginas Web con Word2007 |
Dado el auge que está
experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de
páginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la
herramienta específica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy útil para empezar a
realizar nuestras primeras páginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de
convertir directamente nuestro documento Word en una página Web.
En cuanto a las características
de Word respecto de la edición de páginas Web cabe resaltar que el lenguaje de
construcción de las páginas web, el HTML, ha sido integrado
completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una página Web
desde Word será completamente trasnparente, y lo
haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML.
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Trabajar con una página Web. |
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Si queremos crear una nueva
página, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora
de guardarlo de hacerlo como una página Web.
Si lo que queremos es editar una
página existente...
Si la págna
está en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a través del diálogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic
derecho sobre él, y en el menú contextual, elegir Microsoft Office Word
en el menú Abrir con.
Otra opción es abrir una página
directamente desde su servidor.
Para ello, pulsamos en el Botón
Office y elegimos Abrir. En la barra de exploración, donde aparece
la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la dirección Web completa
(podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.
Para trabajar con una página web,
disponemos de la vista Diseño Web, en la barra
de vistas o en la pestaña Vistas.
A partir de este punto,
trabajaremos con la página de la forma que estamos acostumbrados para el resto
de documentos.
Luego veremos que por las
características del HTML, una página Web no soporta todos los
formato de Word, y al guardarla, se modificarán.
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Guardar la página |
Si partimos de un documento en
blanco, este no será realmente una página Web hasta
que no lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una página directamente desde
su servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta
con pulsar el Botón Office y la opción Guardar o Guardar como.
El diálogo Guardar como ya
lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo, eligiendo Pagina
Web en el desplegable Guardar como tipo:.
Al elegir este tipo de archivo,
aparece el botón Cambiar título.
Pulsando sobre él aparecerá un
cuadro de diálogo, como el que ves aquí, en el que introducir el título. Este
título no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando
guardamos nuestro archivo. Aquí nos referimos al propio título de la página
Web. Este título es el que se verá en la barra de direcciones y en lista de Favoritos
desde un navegador, (cuando se guarde nuestra página en Favoritos), y
también el título que se suele ver cuando un buscador lista nuestra página.
Pulsando en el botón Herramientas,
encontramos las Opciones Web, donde podremos
elegir algunas opciones más avanzadas sobre la web.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar
una página Web en un formato de documento de Word.
Cuando guardamos el documento,
Word lo convierte a HTML, pero hay algunas características de formato que no
están disponibles en HTML y, por lo tanto, no
serán visibles al ver la página en un navegador como Internet Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve,
los efectos sobre caracteres, el doble tachado
y el contorno no tendrán ningún efecto sobre los caracteres en HTML, es
decir, que en HTML estas características de formato desaparecen.
Hay otras características de
formato que varían de aspecto en HTML, por ejemplo,
todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos
en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es convertido en
una sola columna; las notas al pie son
desplazadas hasta el final de la página HTML; la alineación de los gráficos
y tablas respecto al texto también puede variar ligeramente; el texto en
vertical es convertido en texto horizontal.
Por último, hay algunos elementos
que desaparecen en HTML, por ejemplo, los números
de línea, los encabezados y pies de página y los márgenes
de la página.
Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicará en un mensaje.
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Publicar en Internet. |
Una vez tenemos acabada nuestra
página Web podemos publicarla en Internet y podrá ser
vista desde cualquier parte del mundo. Sólo tienes que seguir los pasos que te
vamos a indicar, sin gastarte un duro. Así de sencillo.
Para que tu página se vea desde
internet simplemente tiene que estar almacenada
en un servidor de internet.
Cualquiera puede tener un
servidor de Internet, sólo hace falta un ordenador, una
dirección IP fija, una conexión telefónica y un software adecuado, como el
servidor Apache que además es gratuito. Esto explica el gran crecimiento
inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que comparten su
información por el simple gusto de aprender y enseñar. Y muchos más que esperan
hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un
servidor es bastante más complicado de lo que vemos en
este curso. Sin embargo hay una forma mucho más fácil de publicar en Internet:
basta utilizar los servicios gratuitos que ofrecen algunos servidores
comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A continuación te vamos a
indicar cómo puedes hacerlo en España, aunque en los demás países es muy
similar.
Obtener espacio gratuito. Hay dos alternativas.
1.
Inscribirse en un sitio especializado en ofrecer espacio gratuito como Lycos-Tripod, Geocities, iespaña, Pobladores, etc,
2.
Utilizar el espacio gratuito que suelen ofrecer los proveedores de internet
como Tiscali, Inicia, Telépolis,
WorldOnLine, Jazzfree, Navegalia, Terra, etc.
Colocar tus páginas en internet.
Una vez hayas elegido el sitio
web que hospedaras tus páginas debes seguir las instrucciones que te darán para
transferir tus páginas web a su servidor. Normalmente se hace mediante un programa
de transferencia por FTP, por ejemplo Ws_Ftp, a
partir del usuario, password y DSN que te
proporcionen tendrás dos ventanas, una con los ficheros de tu ordenador y la
otra con los ficheros en el servidor Web, mediante unos botones podrás pasar
los ficheros de un lado al otro. Así de fácil.
A partir del momento en que
transfieras tus ficheros ya podrás ver tus páginas en internet tecleando la
dirección (URL) que te asignen. Por ejemplo. http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm
Si la dirección que te asignan es
larga y complicada puedes utilizar una más corta
mediante una redirección. Hay sitios que hacen esto gratuitamente como redireccion.com
Vamos a esbozar algunas
consideraciones sobre el diseño de páginas web.
Conviene no hacer las páginas
demasiado grandes, cuanto más grandes más tardarán en cargarse y el usuario
se puede cansar de esperar e irse a otra página. Entre 20 y 30 Kb. es un buen
tamaño.
Hay que tener en cuenta que la
ventana del navegador puede cambiar de tamaño según el monitor con que se
esté visualizando la página web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en
porcentaje) que absolutas (en pixels).
Conviene utilizar tablas
para contener las diferentes partes de la página y lograr que se sitúen en el
sitio que más nos interese.
Utilizar formatos gráficos
que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG.
Facilitar la navegación con índices y flechas para
avanzar y retroceder.
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Combinar correspondencia (I) |
Mediante la opción Combinar
correspondencia Word2007 nos permite incluir en
un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener
copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir
cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de
generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona).
De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar
correspondencia son la generación de etiquetas, la
impresión de sobres, generar recibos, etc.
Cuando 'combinamos
correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales:
el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el
documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el
lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access,
un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o
se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el
origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a
una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el
registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos
de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo
detenidamente a continuación y verás qué sencillo
resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
|
|
Abrir Word y tener en la ventana
activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia
el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la
opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.
Se abrirá la sección Combinar
correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy
sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir
el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer
en 
Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
En el
paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la
parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de 
las tres opciones tenemos una
explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar
seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar
con el asistente.
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Insertar marcas de índice. |
De forma manual:
Para crear las marcas de forma
manual debemos seguir los siguientes pasos:
-
Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras
que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una
marca.
- Accede
a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece
el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto,
en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario
debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que
posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos
crear Subentradas de la Entrada principal, las
subentradas aparecerán debajo de la entrada principal
y sangradas a la derecha. Las subentradas
se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente
relacionados con ella que también aparecen en el documento.
Por
defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un
intervalo de páginas.
Podemos
hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar
para que se lleve a cabo el marcado.
Para
continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos
clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra
que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar
entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de
entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando
terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.
Una vez
tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente
podemos crear el índice.
Para
insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al
inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele
poner al final del documento.
Accedemos
a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,
aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos
subentradas podemos elegir Tipo, Con
sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo
si preferimos que las subentradas aparezcan a la
derecha.
En formatos podemos seleccionar
el estilo que tendrá el índice. 
Una vez definidas las opciones
del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un
índice lo tenemos en la imagen de abajo.
