Unidad II
1.Tablas.
Las tablas permiten organizar la
información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de
los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su
uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución
de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se
emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de
organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u
otros métodos.
Una tabla está formada por celdas
o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se
puede insertar texto, números o gráficos.
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Se
puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar,
seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se
necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un
método u otro, vamos a ver los tres. Para
insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y
seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres
opciones. 1. Una
de las formas es utilizar el un 2. La
segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre
una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la
tabla. 3. La
tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la
tabla dibujándola con el mouse
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Tablas |
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Cuando
creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un
sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la
pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la
sección Estilos de tabla.
Mediante
esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por
ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro
naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a
nuestra tabla. El
programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a
la tabla. De esta
forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente. Para
ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz
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Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas |
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Una vez tenemos creada la tabla
vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones
sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto
en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear
de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las
celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y
borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas
específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a
ver a continuación.
Desplazarse.
Para
colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
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Para desplazarse |
Presione las teclas |
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Una
celda a la izquierda |
MAY + TAB |
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Una
celda a la derecha |
TAB |
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Una
celda arriba |
flecha arriba |
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Una
celda abajo |
flecha abajo |
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Al
principio de la fila |
Alt + Inicio |
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Al
final de la fila |
Alt + Fin |
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Al
principio de la columna |
Alt + AvPág |
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Al
final de la columna |
Alt + RePág |
Al pulsar
la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda
colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se
pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna
colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma
de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna
quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila
hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o
también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar
celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo
largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna
o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la
tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma
de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas
estas funciones desde el menú Tabla
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Alineación |
Alinear. Permite alinear el texto dentro
de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen.
Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la
alineación.
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas
seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso
se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el
botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia
arriba y hacia abajo.
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Tamaño |
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de
las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas
tengan el mismo ancho.
Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite
establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo
botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para
todas).
Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna
automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de
tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna
fijos.
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Estilo |
Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados
varios estilos visuales para aplicar a la tabla, sólo debes seleccionar la
tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y verás como
cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente
haz clic sobre él para aplicarlo.
Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas
aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado,
puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los
bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.
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Datos |
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden
descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o
números lo tendrá en cuenta al ordenar.
Formula. Hay que colocar el cursor en la
celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma
automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por
encima (en la misma columna)
Posibles
errores: Para que
se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si
el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final
de fórmula inesperado")
No
obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente"
puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas
excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce
ningún error y la suma se realiza correctamente.
También,
si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos,
los considerará a todos al realizar las sumas.
A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones
en una tabla.
Por
ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la
izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar
los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero,
aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para
separar los decimales.
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Menú contextual de Tablas |
Haciendo clic con el botón
derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas
como muestra esta imagen.
Desde aquí podemos ejecutar
algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas
y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde
encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la
tabla, así como la forma de establecer márgenes y espaciado en las celdas: 
Word 2007 permite meter dentro de
una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas.
También es posible arrastrar
una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla.
Cuando insertamos una imagen
dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de
que el texto se ajuste a la imagen o gráfico.
Si quieres ver cómo anidar
tablas, cómo mover tablas libremente, ajustar imágenes dentro de una tabla,
En ocasiones disponemos de datos
con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo,
tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones.
Word 2007 dispone de una potente
herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien
organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar
tanto datos numéricos como alfanuméricos.
De forma similar también se
pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
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Configurar página |
Cuando estamos escribiendo en un
documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede
ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos
márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la
pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar
página, se nos muestra las herramientas con las
que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página,
Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes,
aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la
tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está
realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la 
opción Márgenes Personalizados.
También se puede modificar el
tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el
documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños
predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede
personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de
papel.
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Diseño de página |
En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los
márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
Superior: debemos indicar la distancia
entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre
la última línea del documento y el borde inferior de la página.
Izquierdo: introduciremos la distancia
entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del
documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre
el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.
Encuadernación. Es un espacio adicional para
cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.
Posición del margen interno. Posición del margen interno,
normalmente se refiere al margen de encuadernación.
Orientación. Aquí indicamos si la página
tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también
llamada apaisada).
Páginas. Podemos establecer varias
páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos
páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas
opciones la vista previa te mostrará claramente en que
consisten.
En la parte derecha de la
pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante
aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la
página.
Si pulsamos el botón Predeterminar,
los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que
creemos.
En la pestaña Papel
determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta,
etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en
caso de que tenga más de una.
En la pestaña Diseño
fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que
fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los
encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a
utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de
fijar la amplitud de los márgenes.
Los encabezados y pies de página
son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las
páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor,
etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si
vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño
y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que
deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del
encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben
quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la
página.
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Esta imagen es un ejemplo de
vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie de
página. Podemos observar como en las
reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de
los márgenes. También se puede ver como la
línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea
del pie de página queda dentro del margen inferior.
Para el resto de los márgenes
repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para
no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona. |
