Foro 2: El Rol de las soluciones de Tecnología de Información
y de comunicación para las
organizaciones y sus negocios
Sub-Tema:
Sistemas de información empresariales,
Inteligencia empresarial / Business intelligence
Especialidad: Maestría
en gerencia de las finanzas y de los negocios.
Autor: PEDRO ENRIQUE TOVAR
Contenido:
Sistemas de información empresariales
Inteligencia empresarial / Business
intelligence
Sistemas
de información empresariales:
En la economía
actual, la posesión de información es una fuente de beneficios que ayuda a las
empresas a afrontar los cambios en el mercado y la presión competitiva al
tiempo que potencia su crecimiento a largo plazo. El intercambio de información en una
comunidad, ya sea por medios formales o informales resulta esencial para los
procesos de negocios de las organizaciones que estas comunidades integran.
Se considera que
la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos
financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los
ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si
Diversos
autores han estudiado con profundidad los cambios socioeconómicos ocurridos en
la segunda mitad del siglo XX:
Alvin Toffler en El shock del futuro (1970) y
Desde el punto de
vista de la gestión empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada
vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez más acuciante de
información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como
para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su
estabilidad.
El dominio de la
información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de
información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.
El rol de una
solución de administración de conocimiento es la de reunir estos tres
componentes: "Personas" (colegas o expertos en una determinada área
de interés) junto a las "cosas" (información en general existente en
la empresa, documentos redactados en herramientas de oficina, contenidos de
foros de discusión, sitios de la web, etc.)
necesarias para alcanzar algún objetivo.
Y la tecnología
juega un papel fundamental en la capacidad de gestionar dicho conocimiento, a
través de herramientas que permitan que las comunidades se desarrollen, generen
y difundan este conocimiento. Lotus tiene la
tecnología que permite que sus clientes optimicen la gestión de su conocimiento.
Frecuentemente se ha utilizado el término informatización
como sinónimo de sistemas de información. Y aunque la mayoría de los autores
están de acuerdo en asumir que un sistema de información requiere un adecuado
proceso de informatización, lo que también está claro es que no en todos los
casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de
tecnologías de la información.
Sin embargo, asumimos que hoy en día cualquier sistema de
información, por pequeño que sea requiere de unos mínimos procesos de
automatización.
También parece adecuado señalar que las distintas
aplicaciones informáticas que funcionan por separado impiden la adecuación de
un sistema de información, de manera que como señala Gil Pechuan
para que el sistema de información exista "deberá contemplar el diseño
de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las
diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los
procesos de toma de decisiones".
La aplicación de
los sistemas de información al ámbito de la empresa, aunque puede orientarse a
cualquier tipo de organización, incluye los siguientes tipos:
Los Sistemas de
Información para
Sistemas Soporte
a
y Sistemas de
Información para Ejecutivos (SIE), o Executive
Information Systems ( EIS ).
Sistemas de información para la gestión (mis).
Los Sistemas de
Información para
Podemos afirmar
que estos sistemas se componen de tres funciones; la recopilación de datos,
tanto internos como externos; el almacenamiento y procesamiento de información;
y la transmisión de información a los gestores.
Parece que el uso
de los sistemas de información para la gestión dejaban incompletas las
necesidades informativas de los gestores de las empresas, surgiendo, así,
distintos sistemas para la toma de decisiones. Describiremos los Sistemas
Soporte a
Sistemas soporte a la decisión ( dss ).
Para Gil Pechuan el concepto de sistema de ayuda a la toma de
decisiones se desarrolla por la confluencia de muy distintas áreas de
conocimiento, cuyas aportaciones modelan el concepto final de DSS .
De tal manera que
el marco teórico procede de las ciencias empresariales; de la informática, que
hace uso de sistemas de gestión de bases de datos; de la ergonomía que aporta
la necesidad de crear interfaces que permitan que un usuario utilice una
herramienta con el menor esfuerzo posible; y del análisis de decisiones.
Han sido muchos
los autores que han realizado sus aportaciones al concepto de DSS . Incidiremos sólo en algunos de ellos, que nos
permitan clarificar el concepto.
Así, Turban manifiesta
que es un sistema de información interactivo basado en ordenador que utiliza
normas y modelos de decisión, que junto con una base de datos soporta todas las
fases del proceso de toma de decisiones, principalmente en decisiones semiestructuradas bajo el control total de aquellos que se
dedican a tomarlas.
Yang incide en aquellas características que permiten
diferenciar a un DSS del que no lo es, así:
El DSS soporta
todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia, diseño,
elección e implementación.
El soporte se
realiza a varios niveles de los equipos de gestión, desde los altos ejecutivos
a los gestores de base.
Soportan varios
niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una variedad de
procesos y estilos de toma de decisiones.
Y son fáciles de
usar.
Sistemas de
información para ejecutivos ( eis ).
Los EIS's han sido confundidos en sus orígenes con los DSS's .
Para Gil Pechuan dicho problema se ha debido a la
confusión existente sobre a qué tipo de nivel directivo iban enfocados cada
uno. Los EIS's orientados a la alta dirección
aparecen cuando los ejecutivos de las compañías requieren datos para tomar
decisiones pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del
conjunto total recibido.
Distintos autores
han establecido el marco teórico de los EIS's . Nos aproximamos al conocimiento del EIS
, a través de la definición dada por varios autores.
Para Bird es un "software, con un sistema de
recuperación amigable que provee información electrónica a los directivos con
un acceso rápido a la información que forma parte de las áreas clave de la
empresa, ayudando a realizar las actividades de gestión para conseguir los
objetivos de la empresa"
.
Preedy, apunta las características de un EIS
:
son sistemas
usados por los altos ejecutivos de las empresas,
es usado por
ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos,
su principal uso
es informativo,
se concentra en
la gestión general de la organización, y para ello utiliza información interna
y externa, información histórica para realizar predicciones, y todo tipo de
datos numéricos y textuales.
Warmouth y Yen, ofrecen una visión donde las tecnologías de la
información son la clave de los EIS's . Así, se componen de hardware ,
software , un interface y uso intensivo de las
telecomunicaciones.
Para definir con
mayor exactitud qué es un Sistema de Información para Ejecutivos, enumeramos
las características que le son propias:
Estar
personalizado al ejecutivo como individuo.
Extraer,
filtrar, consolidar y visualizar los datos críticos.
Acceder en
tiempo real a las variables que definen el estado de la empresa.
Visualizar
tendencias y suministrar informes de incidencias.
Mecanismos de
alarma, para atraer la atención del usuario, ante desviaciones importantes de
las variables críticas.
Interface amigable
con el usuario, que necesita de un mínimo entrenamiento para su uso. Usado
directamente por los ejecutivos, sin intermediarios.
Presenta la
información que incorpora, simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos
Sin embargo, no
para todos los autores los EIS's tienen
personalidad propia, y así para otros un sistema de información para ejecutivos
no es más que un sistema soporte a la decisión de manejo sencillo que está
especialmente diseñado para ejecutivos.
Hemos de resaltar
que no siempre se consigue diferenciar técnicamente qué es un DSS y qué es un
EIS, de manera que más bien las diferencias vienen reguladas por el tipo de
decisiones que soportan. Así, pensamos que un DSS asume decisiones
estructuradas, es decir problemas claramente formalizados; mientras los EIS
asumen aquella categoría de decisiones que habíamos descrito como no
programables o intuitivas.
De cualquier
manera, tanto uno como otro, requieren el uso de recursos de información, tanto
formales como informales, y de información procedente tanto del exterior de la
organización como del interior de la misma.
Inteligencia empresarial / Business intelligence
Los
antiguos sistemas de información a
Business Intelligence suele definirse como la transformación de los
datos de la compañía en conocimiento para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group). Desde un punto de
vista más pragmático, y asociándolo directamente a las tecnologías de la información,
podemos definir Business Intelligence
como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten
reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e
información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información
estructurada, para su explotación directa (reporting,
análisis OLAP...) o para su análisis y conversión en conocimiento soporte a la toma
de decisiones sobre el negocio.
Esta definición pretende abarcar y describir el ámbito
integral del entorno BI, reflejado resumidamente en el gráfico que aquí se
muestra. Es importante considerar cualquier proyecto BI como un modelo
objetivo integral. Algunas organizaciones han desarrollado proyectos parciales
BI, sin tener en cuenta esta visión global, comprometiendo la calidad y
efectividad de los resultados obtenidos.
Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes
características:
Accesibilidad
a la información. Los datos son la
fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y
técnicas será el acceso de los usuarios
a los datos con independencia de la procedencia
de estos.
Apoyo en la
toma de decisiones. Se busca ir más
allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan
acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo
aquellos datos que les interesen.
Orientación al
usuario final. Se busca independencia
entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar
estas herramientas.
De acuerdo a su nivel de complejidad se
pueden clasificar las soluciones de Business Intelligence en:
Consultas e
informes simples (Queries y reports)
Cubos OLAP (On
Line Analytic Processing)
Data Mining o minería de datos
Sistemas de
previsión empresarial [forecasting de series
temporales, ...]
Para que una
empresa sea competitiva, las personas que toman las decisiones necesitan
acceder rápida y fácilmente a la información de la empresa y esto se realiza
por medio del Business Intelligence.
La inteligencia
organizacional o Business Intelligence
(BI) es el proceso de análisis de datos de la empresa para poder extraer
conocimiento de ellos. Con BI se puede: crear una base de datos de clientes,
prever ventas y devoluciones, compartir información entre diferentes
departamentos, mejorar el servicio al cliente.
Originariamente,
los
sistemas de información a la dirección aportaban
información básicamente económico-financiera.
Con la extensión de las herramientas de Business Intelligence, este concepto abarca ahora todas las áreas
funcionales de la empresa: recursos humanos, logística, calidad, comercial,
marketing, etc.
En la actualidad, estas
visiones funcionales han sido superadas por el concepto de CPM (Corporate Performance Management), que aporta información integral de la empresa
en todas sus áreas y a través de todos
sus ciclos de gestión: planificación, operación y análisis de resultados. Entre
los obstáculos tradicionales a la implantación BI se encuentra la dificultad
para calcular su ROI (Return On
Investment). La mayor parte de los beneficios
producidos son intangibles, derivados de la mejora de la gestión de la
compañía.
Las áreas más comunes en
las que son utilizadas son en ventas, marketing,
finanzas, manufacturas y embarques. Algunas de las soluciones de BI más
reconocidas en el mercado son:
a) Cubeware, Sagent solution plattform: Sistema integrado que extrae, transforma, distribuye
y presenta la información clave para la toma de decisiones en la empresa.
b) Microstrategy:
Ayuda en el conocimiento de la información manejada en una empresa.
c) MIS Decisionware, Cognos: Software que contiene una herramienta para modelación,
pronóstico y simulación del negocio.
d) Bissantz, Bitam/artus business intelligence suite:
Herramienta capaz de agrupar la información y utilizarla como un activo que
ayudará a la empresa a identificar las oportunidades de negocio, optimizar las
áreas de finanzas, clientes, procesos internos de aprendizaje e innovación.
e) Applix TM1: Es
una herramienta orientada a las necesidades de planeamiento, presupuesto,
pronóstico, consolidaciones financieras, reportes y análisis. Permite acceder,
analizar y visualizar información corporativa que permite medir la gestión del
negocio en cualquier momento en cualquier lugar.
La inteligencia organizacional (BI) se
compone al menos de:
Multidimensionalidad: Esta información se encuentra en hojas de cálculo, bases de datos,
etc. Reúne información dispersa en toda
la empresa y en diferentes fuentes para proveer a los departamentos de la
accesibilidad, poder y flexibilidad que necesiten para analizar información.
Data Mining: Las
empresas suelen recabar información sobre producción, mercados y clientes, pero
en realidad el éxito del negocio depende de la visión para intuir cambios o
nuevas tendencias. Las aplicaciones de data mining
identifican tendencias y comportamientos para extraer información y descubrir
las relaciones en bases de datos que revelen comportamientos poco evidentes.
Agentes: Son programas que pueden realizar tareas muy básicas
sin que intervenga el ser humano.
Infografía
1. http://www.hipertext.net/web/pag251.htm
2. http://www.monografias.com/trabajos14/tecnologiagroup/tecnologiagroup.shtml
3. http://www.ebizlatam.com/management/tendencias/1-1-06.php
4. http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n31/jesteinou.html
5. http://es.wikipedia.org/wiki/Inteligencia_empresarial