EN LA INDUSTRIA LIGERA CUBANA
| Año 5 No.11 mayo-agosto
2002 ISSN: 1560-7151 EN LA INDUSTRIA LIGERA CUBANA |
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Algunas ideas sobre el enfoque de sistema en la organización empresarial
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He creído necesario exponer algunos conceptos sobre el enfoque sistémico que, a nuestro entender, debe regir en la toma de decisiones de un empresario de estos tiempos donde el desenvolvimiento empresarial esta matizado de un alto riego y de una constante incertidumbre.
Desde 1924 el biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy comenzó a elaborar una teoría interdisciplinaria, capaz de trascender a los problemas tecnológicos de cada ciencia. Esta teoría sería, mas tarde, denominada teoría general de los sistemas.
Los sistemas no pueden ser plenamente comprendidos solo por el análisis separado y disciplinado de cada una de las partes.
Así podríamos tener una primera definición de Sistema al decir, como concepto general, que un sistema es un conjunto de objetos que posee una serie de relaciones con sus atributos, siendo las relaciones entre los miembros los lazos que los unen entre si. Estas relaciones pueden ser:
Entre miembros de un sistema
Entre grupos y subgrupos
Entre dos o más grupos
El sistema también puede ser definido como un conjunto de partes interrelacionadas entre sí, en función de un fin. La estructura del sistema es el conjunto de las relaciones no fortuitas que ligan las partes entre ellas y el todo.
Estas relaciones pueden ser por su orden, según Chiarenato (1):
De primer orden
De segundo orden
De tercer orden
Las relaciones de primer orden se caracterizan por ser necesarias e imprescindibles, mientras que las de segundo orden tienen un carácter complementario, pero no dejan de jugar un papel importante en la efectividad del Sistema. Las de tercer orden son relaciones superfluas que pueden o no establecerse en el Sistema, pero su ausencia no determina en el funcionamiento del mismo. Como vemos, nos encontraremos con un sistema de relaciones importantes, menos importantes y relaciones innecesarias.
Según este autor, los sistemas se caracterizan por determinados parámetros:
Debe existir una entrada o insumo, Input
Una etapa de proceso o de transformación
Una salida o resultado. Output
Retroalimentación o feedback
Ahora, cuando queremos conocer si un grupo y sus relaciones de comunicación se consideran un sistema, se requiere un análisis detallado, que pudiéramos desglosar en cinco etapas:
Localizar las partes, elementos, miembros, eventos que se encuentran relacionados entre sí
Identificación del patrón que rige las relaciones encontradas, dicho en otra forma, la red de comunicación
Si hay una misión, objetivo o una meta a alcanzar
Definir el ambiente donde actúan las partes componentes
El ciclo de procesamiento
No basta con conocer cuáles han de ser los parámetros que se requieren para analizar cualquier sistema; así al estudiar un sistema debemos tener presente:
Análisis del proceso. Sistema concreto
Análisis de resultados finales. Sistema
Se trata como un todo. Visión macroscópica
Se desprecian las salidas intermedias
Actúa como caja negra
Veamos ahora los procedimientos que son válidos para cualquiera de los sistemas, los que han sido extraídos por Chiarenato de las 8 etapas en el Diseño de Sistemas para la Educación y Entrenamiento del Proyecto Aristóteles, 1967, Washington:
Definir la necesidad real a satisfacer
Precisar el objetivo para lograr satisfacer esa necesidad
comprender las restricciones que limitarán el sistema
Generar alternativas diferentes, de programas, con diferentes enfoques, para poder comparar con el sistema actual y entre todos
seleccionar las mejores alternativas a partir de un análisis cuidadoso
Implementar las alternativas seleccionadas para experimentarlas
Evaluar y comprobar su efectividad y eficacia
Modificar de acuerdo con los resultados preliminares obtenidos
Repetir el ciclo hasta lograr los objetivos deseados
Antes de pasar a definir la estructura organizacional como un sistema seria conveniente incursionar brevemente en algunos elementos que nos brinda el análisis sistémico del pensamiento, muy importante para comprender mejor el carácter dialéctico de los sistemas y la paradoja que se dan en los mismos. Colectivo de autores de Metodología del Conocimiento Científico, Edición Ciencias Sociales 1975
Podemos referirnos a tres paradojas fundamentales:
Paradoja de jerarquía
Paradora de integridad
Paradoja sistémico-metodológica
La existencia de cualquier sistema solo es posible si se describe como elemento de un sistema más amplio. A su vez, la descripción del sistema en cuestión como elemento de otro más amplio solo es posible a condición de describir el sistema en cuestión como sistema. Hay una dependencia mutua entre el sistema como tal y de este como elemento de otro más amplio. El círculo lógico de esta dependencia mutua constituye la base de la paradoja de jerarquía.
El sistema en cuestión como algo integral sólo es posible a condición de solucionar la tarea de la división "integral" del sistema en partes, mientras que para dividir "integralmente" el mismo en partes se requiere describir el sistema como algo integral. Debe existir correspondencia mutua entre el todo y las partes, a ello se le denomina paradoja de la Integridad.
La paradoja sistémico-metodológica se basa en que la solución de la tarea de construir un conocimiento adecuado acerca de los sistemas concretos sólo es posible sobre la base de la metodología elaborada por la investigación sistémica, pero esta metodología sólo puede elaborarse sobre la base de una descripción adecuada de los sistemas concretos que cumplen la exigencia de la metodología sistémica.
Por otra parte se da la paradoja entre la elaboración de la descripción del sistema concreto y la elaboración de la metodología de la investigación sistémica. La condición necesaria para la solución de la primera tarea es la existencia de una solución de la segunda, mientras que para solucionar la segunda hace falta la solución de la primera.
Sobre este tema se podrá profundizar en otra oportunidad.
LA EMPRESA COMO SISTEMA
Algunos autores tales como R. A. Johnson destacan que la empresa se presenta como una estructura autónoma con capacidad de reproducirse y sugieren que se enfoque desde una teoría de sistema.
Por tanto una dirección puede ser considerada como un sistema, compuestos por varios subsistemas, en este caso pueden ser los departamentos si existiesen e integrado como un todo en supersistema, la empresa. Pero este supersistema puede a su vez considerarse un subsistema de otro mayor, por ejemplo, la unión de empresa o el ministerio según sea el caso.
Muchos autores hacen analogías entre la empresa y los organismos vivos, resaltando que las empresas crecen en tamaño por aumento de las partes, ingieren cosas y las procesan en productos o servicios. Las empresas reaccionan a su ambiente ajustándose o adaptándose a él para sobrevivir; cambiando mercados, productos, tecnologías, estructuras, diseños, o estrategias de dirección.
Bertalanffy se interesó principalmente por los sistemas de circuitos abiertos, pues el órgano vivo es un sistema abierto, a pesar de que la materia y la energía se transforman continuamente. El sistema del organismo posee integridad y organización; así podemos considerar a la empresa como un órgano vivo constituida por un conjunto de personas, equipos y tecnología estructuradas y vinculadas estrechamente a través de una misión a cumplir, una visión a alcanzar y de unos objetivos a lograr satisfaciendo necesidades sociales y siempre enmarcada en un entorno especifico.
Por tanto como ser vivo tenderá a crecer, a desarrollarse y a perecer.
Partiendo de la paradoja de jerarquía de los sistemas una empresa pertenecerá siempre a un sistema superior, una Unión de empresa, este como sistema mayor tendrá la visión, misiones, y objetivos específicos de la rama en coherencia con su subsistema, la empresa.
Una empresa no puede perfeccionarse si tiende a acercarse a las características que por definición corresponde a los sistemas cerrados por ello se hace necesario conocer con exactitud cual es la diferencia entre sistema cerrado y sistema abierto
El sistema abierto puede considerarse como un complejo de elementos en interacción y en intercambio continuo con el ambiente así:
El sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente, mientras el sistema cerrado no interactúa con el ambiente.
El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, de adaptación al ambiente, mientras el sistema cerrado no tiene esa capacidad.
Es contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo cual no ocurre con el sistema cerrado.
LA EMPRESA COMO UN SISTEMA ABIERTO
Entre tanto, enfoques dados por diferentes autores para caracterizar a las organizaciones como sistemas abiertos se destaca el modelo desarrollado por Daniel Katz y Robert L. Kahn, profesores del Departamento de Psicología Social de la Universidad de Michigan en la década de los setenta como un modelo más amplio y complejo donde se traspola la teoría de los sistemas a la teoría de las organizaciones.
Para estos autores un sistema abierto presenta las siguientes características:
Importación de energía
La transformación
El output
Los sistemas como ciclos de eventos
Entropía negativa
Información como insumo
retroinformación negativa
Proceso de codificación
Estado firma y homeostásis dinámica
Diferenciación
Equifinidad
Límites o fronteras
Sinergia
Así, las organizaciones reciben energía del ambiente, dado que ninguna estructura social es autosuficiente, trasformando la energía disponible en productos acabados demandando alguna reorganizaron del input y exportando ciertos productos hacia el entorno. Volviendo la energía exportada al ambiente, a la organización para la repetición de sus ciclos de eventos.
Todas las formas de organización tienden a la desorganización o a la desintegración por lo que los sistemas abiertos necesitan obtener reservas de energía para detener el proceso entrópico. A este proceso reactivo se le denomina entropía negativa.
Los sistemas abiertos se caracterizan además por el equilibrio a partir de asimilar mas energía de la necesaria con el objetivo de garantizar la supervivencia, a este proceso complejo de le conoce por homeostásis dinámica.
La organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, entendiendo por ello, la multiplicación de funciones más especializadas, jerárquicas, altamente diversificadas. Esta diferenciación o diversificación de funciones tiende la formación de las estructuras.
El sistema abierto está caracterizado por el principio de equifinidad propuesto por Bertalanfy: un sistema puede alcanzar por diferentes vías, el mismo estado final partiendo de diferentes condiciones iniciales. Es inversamente proporcional al principio de homeostasis.
Cuando se toma en cuenta los límites entre el sistema abierto y el ambiente, a esto se le conoce por frontera y define el área de acción del sistema.
La información como insumo, la retroinformación negativa y el proceso de codificación presentan una destacada importancia en el desenvolvimiento de la organización, así todo sistema vivo recibe material, energía como insumos y que son convertidos en el proceso interno, a su vez recibe input de carácter informativo, proporcionando señales a la organización sobre el ambiente además de proporcionar información de su funcionamiento relacionado con el entorno.
El proceso de la codificación es un sistema de selección de input, a través del cual los materiales son rechazados o aceptados y traducidos para la estructura.
Apliquemos ahora éstos principio a una de nuestra estructura cogiendo de ejemplo la Unión de Confecciones o la Unión de Calzado caracterizadas por ser, por excelencia, manufactureras, pero los mismos son válidos para cada Unión, Empresa o Fábrica de nuestra organización.
Por último, con toda intención, dejé el concepto de Sinergia, del cual por su importancia en el éxito Empresarial debe ser objeto de mayor atención en las actuales fronteras. Algunos autores consideran la Sinergia entre las propiedades del Sistema, lo que supone que el todo es distinto a la suma de las partes, ello implica que la interrelación de todos los elementos del sistema permite obtener mejores o peores resultados que los alcanzados por cada elemento aislado.
El efecto sinérgico puede ser por tanto positivo o negativo, según la capacidad de la dirección de aprovechar el potencial de las interrelaciones.
UNION DE CONFECCIONES BOGA
ESQUEMA SOBRE SISTEMA ABIERTO
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Como podemos apreciar en este esquema, el concepto de la unidad sistémica nos hace reflexionar que las decisiones a tomar en cada momento de nuestro trabajo empresarial debe ser siempre viendo el problema a resolver como un todo y que las decisiones departamentales o sectoriales nunca podrán ser efectivas, aunque pudieran parecer a priori las mejores.
(1) Chiarenato, Idalberto. Introducción a la Teoría general de la administración. Cap.18 Teoría de Sistema.
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