Por Leando Pacheco
Estudios de Factibilidad:
Un estudio de factibilidad en un proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.
Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organización, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentación del estudio:
Los Requisitos Optimos, que se refiere a presentar un estudio con los requisitos óptimos que el proyecto requiera, estos elementos deberán ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la máxima eficacia.
Los Requisitos Mínimos, el cual cubre los requisitos mínimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisición adicional.
Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costo-beneficio.
Además, se debe de profundizar el análisis y el estudio de las variables que inciden en el proyecto, se minimiza la variación esperada de sus costos y beneficios. Para ello es primordial la participación de especialistas, además de disponer de información confiable.
Se deben definir aspectos técnicos del proyecto, tales como localización, tamaño, tecnología, calendario de ejecución y fecha de puesta en marcha.
El estudio de factibilidad debe orientarse hacia el examen detallado y preciso de la alternativa que se ha considerado viable. Además, debe afinar todos aquellos aspectos y variables que puedan mejorar el proyecto, de acuerdo con sus objetivos, sean sociales o de rentabilidad.
Una vez que el proyecto ha sido caracterizado y definido debe ser optimizado. Por optimización se entiende la inclusión de todos los aspectos relacionados con la obra física, el programa de desembolsos de inversión, la organización por crear, puesta en marcha y operación del proyecto.
El análisis de la organización por crear para la implementación del proyecto debe considerar el tamaño de la obra física, la capacidad empresarial y financiera del inversionista, el nivel técnico y administrativo que su operación requiere las fuentes y los plazos para el financiamiento.
En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes:
Reducción de errores y mayor precisión en los procesos.
Reducción de costos mediante la optimizacion o eliminación de recursos no necesarios.
Integración de todas la areas y subsistemas de la empresa.
Actualización y mejoramiento de los servicios a clientes o usuarios.
Aceleración en la recopilación de datos.
Reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de tareas.
Automatización optima de procedimientos manuales.
Con la etapa de factibilidad finaliza el proceso de aproximaciones sucesivas en la formulación y preparación de proyecto.
Los estudios de factibilidad son la culminación de la formulación de un proyecto, y constituye la base de la decisión respecto de su ejecución. Sirve a quienes promueven el proyecto, a las instituciones financieras, a los responsables de la implementación económica global, regional y sectorial.
Por lo general, se realizan al menos tres tipos de análisis de factibilidad:
Factibilidad operacional:
Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que el proyecto se use como se supone. Deberían considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos.
Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema.
Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema.
Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rápido para permitir al personal adaptarse a él y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y “vendido” a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qué tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarán el sistema o que uso resultará en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse.
Una última consideración es la probabilidad de la obsolescencia subsecuente en el sistema. La tecnología que ha sido anunciada pero que aún no está disponible puede ser preferible a la tecnología que se encuentra en una o más de las alternativas que se están comparando, o cambios anticipados en las practicas o políticas administrativas pueden hacerse que un nuevo sistema sea obsoleto muy pronto. En cualquier caso, la implantación de la alternativa en consideración se convierte en impráctica.
Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que éste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones públicas o de entrenamiento estén diseñados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizaría a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeños cambios
Factibilidad Técnica:
El análisis de factibilidad técnica es un punto crítico en cualquier estudio de factibilidad. Este análisis involucra la revisión de todos los factores que hacen posible realizar el producto, hasta el momento que deja de ser controlado por el dueño o hasta que alguien se haga cargo de este financieramente.
Los estudios de factibilidad técnica deben basarse en datos verificables y contener suficiente información y análisis para que pueda realizarse una evaluación para lograr los niveles de ganancias o de producción proyectados a nivel financiero.
Dependiendo del proyecto, se necesitarían contestar preguntas como las siguientes:
El análisis de factibilidad técnica evalúa si los equipos están disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño que se esté considerando.
Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevos.
Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al rechazo de una alternativa particular.
Factibilidad Económica:
Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparación de ellos.
Primero se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos.
Después la proporción costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea más atractiva e su aspecto económico.
Una tercera comparación, por lo general implícita, se relaciona con las formas en que la organización podría gastar su dinero.
Los costos de implementación incluyen comúnmente el costo remanente de la investigación A través del análisis de costo/beneficio, la organización debe apoyarse en los conceptos tradicionales de análisis financiero y las herramientas como teoría del valor presente, análisis de costos diferenciales y análisis de flujos descontados.
Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas. Como un ejemplo de lo último, un cliente podría haber contratado la suministración de pedidos de una cantidad conocida si la organización implanta un sistema que información que proporcione al cliente información continua acerca del estado de la producción en proceso de los embarques planeados de mercancía, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda dárseles estimaciones exactas de cuándo estará disponible la mercancía.
Un problema importante con el análisis de costos/beneficio es la atención inadecuada de costos y beneficios intangibles. Éstos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que sí afectan los costos y utilidades y deberían evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fácilmente.
Cuando se da mayor importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios intangibles, quizá haya una desviación contra el nuevo sistema por que la mayoría de los costos pueden cuantificarse de manera fácil, mientras muchos de los beneficios más importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran correctamente.
Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor información administrativa.
La mayoría de los costos y beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades, pero esto es difícil de medir. La siguiente es una forma de cuantificar los costos y beneficios intangibles:
1. Identificar las causas y efectos directos. Por ejemplo, el efecto directo de computarizar tareas repetitivas puede ser que un nuevo sistema mejore los trabajos actuales y mejore la moral.
2. Identificar los efectos indirectos. Por ejemplo, una mejor moral puede resultar en cerca de 5% menos ausentismo y un 10% menos en el índice de rotación de empleados.
3. Estimar el impacto económico de los efectos indirectos para la vida estimada del sistema. Por ejemplo, una reducción en los retrasos y horas extras debidas a la reducción del ausentismo puede ahorrar casi $2,000 al año, y una reducción en los costos de entrenamiento debidos a una reducción en la rotación de los empleados puede ahorrar hasta $3,000 al año. El beneficio total (ahorro en costos) debido a una mejora en los empleos sería entonces $5,000 al año o de $20,000 para una vida estimada de 4 años del sistema.
Esta forma puede usarse para una gran variedad de costos y beneficios intangibles. Aunque arbitraria y subjetiva, es preferible a ignorar los intangibles. Esta forma puede describirse como “hacer tangibles los intangibles”.
Adicionalmente, pudiese realizarse otros tipos de análisis de factibilidad como el análisis de factibilidad organizacional
Factibilidad Organizacional/Administrativa:
Pareo
Involucra la revisión de todos los factores que hacen posible realizar el producto
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Los estudios de Factibilidad |
Son la culminación de la formulación de un proyecto, y constituye la base de la decisión respecto de su ejecución |
Análisis de Factibilidad económica
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Incluyen análisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto |
Análisis de Factibilidad técnica
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Selección Simple
Para cuantificar los costos y beneficios intangibles se debe:
Identificar las causas y efectos directos.
Verdadero Falso:
¿La optimización de un proyecto se refiere a la inclusión de todos los aspectos relacionados con la obra física, el programa de desembolsos de inversión, la organización por crear, puesta en marcha y operación del proyecto?
V___ F___
Infografía
Tipos de Estudios de Factibilidad
http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/sistemas/factibilidad.html
Presentación de un estudio de Factibilidad
http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/desproyectos/unidad3.htm
Planificación de proyectos y análisis de factibilidad
http://members.aol.com/AllenWeb/planning.htm
Análisis de Factibilidad Técnica
http://www1.agric.gov.ab.ca/$department/deptdocs.nsf/all/afu7855