CENTRO DE
BACHILLERATO TECNOLOGICO INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS 65
TECNOLOGIA DE
COMBINAR
CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar
correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en
otro sitio.
De esta forma podremos
obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos
escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma
podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan
en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la
utilidad de combinar correspondencia es la crear etiquetas, impresión de sobres,
generar recibos, etc.
Cuando 'combinamos
correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el
documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor
del origen de datos.
Origen de datos.
Es el
lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una hoja de Excel o una
de Access.
En cualquier caso
podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el
origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la
dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Pasos:
Primero hay
crear el documento fuente o lo que comúnmente se le denomina comodín.
Después seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia
Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este
asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos
haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte
fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y
hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
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En el paso 3
seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una
lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro
archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la
opción Utilizar
una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el
archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la
opción Seleccionar
de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de
contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la
opción Escribir
una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella
para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos
con más detalle la opción Examinar... |
Al hacer clic en la
opción Examinar... se abre el cuadro
de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos
de dónde cogerá los datos:
Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá
los datos:
En el campo Tipo de archivo:
seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten
tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el
tipo Archivos de
Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se
encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los
archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos
quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos
o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo
Destinatarios de
combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir
opciones que veremos más adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente.
En este paso redactamos
en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito
ya) y añadimos los
campos de combinación.
Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que
aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos
la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos...
aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de
la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
En este paso
examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.
Podemos
utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar
las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por
ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el
documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir
combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos
realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
Para ver el video haz clic aquí
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La pestaña
Correspondencia |
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Para rectificar un
documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero
también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los
botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
.
Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los
cambios convenientes.
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Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente.
.
Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el
asistente.
.
Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
.
Permite resaltar
los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos
combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la
detallamos más adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está
disponible con un documento de tipo etiquetas.
En este menú podrás
utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes
destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu
parte en la creación de la carta.
Haz clic
aquí
para ver el procedimiento de este resumen
Espero que esto les sirva para realizar simplemente su documento de
“Gracias y diviertanse en este trabajo… cualquier duda en el correo electronico ya propuesto”
Atte El Prof.
David Orozco.