Maestría en Finanzas y Gerencia de los Negocios

Universidad Yacambú Trabajo Nº  4 “Gerencia”

Autor: Tahis M. Chirinos P

 

DESCRIBIR UNA ACTIVIDAD DE LA CUAL EL PARTICIPANTE ES DUEÑO O CO-DUEÑO

Me desempeño como jefe de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión, en la Fundación Centro de Investigaciones del Estado para la Producción Experimental Agroindustrial (Fundación C.I.E.P.E), éste es un organismo adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Ciencia y Tecnología.

La Fundación CIEPE, tiene como Misión: Servir de apoyo a la promoción y desarrollo de la industrial nacional, con énfasis en los procesos tecnológicos para el acondicionamiento y transformación de productos de origen agrícola a través de la investigación aplicada, la capacitación, la asistencia técnica y el manejo de información especializada. Y la Visión es: Fundación de carácter público que enfatiza en el conocimiento científico-tecnológico aplicado a la industria, que opera con un mínimo de burocracia, cuyo personal es de alta  calificación, con clara vocación de servicio, íntimamente relacionado con los centros de investigación, enseñanza y firmas consultoras nacionales e internacionales, estrechamente vinculados con su universo de clientes.

Misión de la Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión

Ejecutar y controlar eficientemente los recursos financieros de la institución, apegados a las normativas vigentes.  Realizar seguimiento a la actividades contenidas en el plan operativo anual, brindando apoyo oportuno a las diferentes unidades que conforman la organización.

Visión de la Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión

Facilitar y dinamizar los procesos administrativos, de manera oportuna, eficiente y transparente, con el objeto de satisfacer las necesidades financieras de las unidades que conforman la estructura organizativa de la Fundación.

ACTIVIDAD

Como jefe de ésta oficina, mi actividad consiste en la Administración de los recursos financieros a través de la elaboración del Plan operativo anual (POA) y el Presupuesto de ingresos y egresos, efectuar el control presupuestario antes de ejecutar los gastos, hacer seguimiento a la ejecución de los proyectos y actividades contenidas en el Plan operativo anual. Estas actividades se realizan de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de Administración financiera del sector público, Reglamento sobre sistema presupuestario y el Manual de Nomas de Control interno establecido por la Contraloría General de la República.

PROCESOS:

En la Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión, se realizan dos (2) macro-procesos los cuales se detallan a continuación:

1. Proceso Para la Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual:

PROVEEDORES	INSUMOS	REQUERIMIENTOS	PRODUCTO OBTENIDO	CLIENTE	CARACTERISTICAS	INDICADOR
Todas las unidades organizativas	Informes	Presentar los formularios establecidos debidamente llenados	Plan Operativo Anual	Ministerio de Adscripción. Presidencia de la Fundación.	Información de Proyectos y Actividades a ejecutar durante el ejercicio fiscal que se programa.	Plan Operativo Aprobado
Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión	Cuota Presupuestaria	Monto Asignado por el Ejecutivo Nacional	Plan Operativo Anual Ajustado	Ministerio de Adscripción. Presidencia de la Fundación.	Información del Plan Operativo Ajustado a la Cuota Presupuestaria aprobada
Todas las Unidades Organizativas	Informes	Presentar los formularios establecidos debidamente llenados	Informe de seguimiento. Informe de Gestión. Memoria y Cuenta.	Ministerio de Adscripción. Presidencia de la Fundación.	Reporte de Actividades Ejecutadas durante el año	Memoria y Cuenta Aprobada.

Fuente: Realizado por Tahis Chirinos

Leyenda de los Cuadros:

·         Proveedores: Son los responsables de proporcionar los insumos necesarios para ejecutar el proceso.

·         Insumo: Es el material requerido para llevar a cabo el proceso

·         Requerimientos: Es la forma como debe presentarse la información solicitada para ejecutar el proceso.

·         Producto Obtenido: Son los documentos que se generan luego de procesar la información suministrada por los responsables.

·         Cliente: Persona o unidad a quien va dirigido el producto obtenido.

·         Características: Se refiere a las especificaciones mínimas que debe contener el producto obtenido del proceso.

·         Indicador: Resultado por medio del cual se evidencia el cumplimiento del proceso.

 

2. Proceso Para la Formulación, Ejecución y Control del Presupuesto

PROVEEDORES	INSUMOS	REQUERIMIENTOS	PRODUCTO OBTENIDO	CLIENTE	CARACTERISTICAS	INDICADOR
Analista de Planificación	Plan Operativo Anual	Informe sobre las actividades programadas	Presupuesto de Gastos	Jefe de Oficina De Planificación, Presupuesto y Control de Gestión	Que la Información Contenida en el Presupuesto de gasto esté acorde al Pan Operativo Anual
Oficina de Relaciones Industriales	Clasificación del Personal por escalas de sueldos,  salarios y cargos	Llenar formularios del Instructivo 12 de la ONAPRE. (Oficina Nacional de Presupuesto)	Calculo de Gastos de Personal	Jefe de Oficina De Planificación, Presupuesto y Control de Gestión	Información  de personal acorde a lo solicitado por Relaciones Industriales	Presupuesto de Ingresos y Egresos Aprobado
Gerencia de Negociación y Gestión Tecnológica	Estimaciones de Ingresos propios	Información clasificada  por Venta de Servicios	Presupuesto de Ingresos	Jefe de Oficina De Planificación, Presupuesto y Control de Gestión	Información contenida en el Presupuesto de acuerdo a las estimaciones de ingresos propios
Ministerio del Poder Popular para la Ciencia y Tecnología	Cuota Presupuestaria	Comunicación donde se Asigne el Aporte del Ejecutivo Nacional	Proyecto definitivo de Ingresos y Gastos	Todas las Unidades que conforman la organización	Información sobre los recursos financieros otorgados a cada unidad
Unidades Organizativas	Solicitudes de pago, Viáticos, Reportes diarios de caja, ordenes de compras, etc	Llenar los formularios correspondientes con sus respectivos soportes de gasto	Registros presupuestarios	Oficina de Administración / Área de Contabilidad	Documento con su registro presupuestario de acuerdo al tipo de gasto
Analista de Presupuesto	Reportes de Presupuesto	Información sobre situación presupuestaria de la Fundación	Informes de disponibilidad presupuestaria	Jefe de Oficina De Planificación, Presupuesto y Control de Gestión. Todas las Unidades Organizativas.	Asignación presupuestaria, modificaciones, compromisos, causados y pagados, saldos disponibles	Porcentaje de ejecución del Presupuesto
Área de Contabilidad	Estados Financieros	Información financiera Confiable	Informe de Ejecución Financiera	Ministerio de Adscripción. Presidencia de la Fundación.	Informe sobre la situación financiera contable

Fuente: Realizado por Tahis Chirinos

 

ESTRUCTURA GENERAL DE  LA FUNDACIÓN:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Niveles: La fundación está compuesta por 3 niveles que son:

El Nivel Directivo: Conformado por el consejo Directivo y la Presidencia.

El Nivel de Staff: Conformado por las unidades administrativas y de apoyo.

El Nivel Neurálgico: Conformado por las unidades ligadas a la producción de servicios.

Cargos: En el nivel de Staff se encuentran los jefes de oficina, analistas y asistentes. En el Nivel Neurálgico se encuentran los Gerentes, Investigadores, analistas, técnico de laboratorios y obreros.

Funciones:

• Nivel Directivo: Ejerce la máxima autoridad de la organización y debe garantizar que la Fundación cumpla con los fines para los cuales fue creada, estableciendo los objetivos generales y metas de la organización.
• Nivel de Staff: Llevar a cabo la administración de los recursos  humanos, materiales y financieros. Asesorar y proporcionar información administrativa a los directivos.
• Nivel Neurálgico: Debe llevar a cabo las funciones de producción de  servicios, relacionados a la investigación aplicada, capacitación y asistencia técnica en el área agroindustrial.

ESTRUCTURA DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTION

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CARGOS DE LA UNIDAD:

- Jefe  de Oficina de  Planificación, Presupuesto y Control de Gestión.

- 01 Analista de Presupuesto

- 01 Analista de Planificación

 

JEFE DE OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE GESTION

Reporta a: Presidencia

Subordinación: Analista de Presupuesto y Analista de Planificación 

Propósito del Cargo: Planificar, supervisar  y dirigir las actividades referidas al control presupuestario y planes operativos.

Alcance: Bajo dirección, realiza trabajos de dificultad considerable, elaborando y supervisando sistemas de planificación, control de planes y programas organizacionales,  realiza tareas afines según sea necesario.

 

ANALISTA DE PRESUPUESTO

Reporta a: Jefe de Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión

Subordinación: no tiene

Propósito del Cargo: Ejecutar las actividades referidas al control presupuestario de la Fundación.

Alcance: Bajo supervisión general, realiza trabajos de dificultad promedio formulando, ejecutando, controlando y evaluando el presupuesto,  efectúa el análisis de los ingresos y gastos de la institución, y realiza tareas afines según sea necesario.

 

ANALISTA DE PLANIFICACIÓN

Reporta a: Jefe de Oficina de Planificación,  Presupuesto y Control de Gestión.

Subordinación: no tiene

Propósito del Cargo: Ejecutar las actividades referidas a  planificación y control de gestión.

Alcance: Bajo supervisión general, realiza trabajos de dificultad promedio formulando,  controlando y evaluando los planes de la Fundación, efectúa el seguimiento de los planes operativos,  realiza tareas afines según sea necesario.

 

LA GENTE:

·        Analista de Presupuesto:

o   Profesión: Técnico Superior en Administración.

o   Formación: Antes de estar en Presupuesto era secretaria, por lo tanto tiene buena formación para el manejo en computación de diferentes programas procesadores de texto y hojas de cálculos. Desde hace 1 año y medio se ésta capacitando en Presupuesto Público. 

o   Experiencia: En el área de Presupuesto tiene 1 año y medio, anteriormente se desempeñaba como secretaria en la Gerencia de proyectos donde estuvo por 8 años.

o   Motivación: Está motivada con el trabajo ya que la institución le ha permitido ascender, comenzó como secretaria siendo bachiller, luego a través de un programa de becas que tiene la Fundación realizó estudios de T.S.U en Administración mención Gerencia, luego por el grado obtenido la ascendieron a Analista de Presupuesto.

·        Analista de Planificación:

o   Profesión: Licenciada en Administración Comercial

o   Formación: Su formación principal a sido en Presupuesto Público desde hace 1 año y medio se ha venido capacitando en el área de planificación. 

o   Experiencia: Comenzó realizando labores de asistente en la Oficina de Administración, posteriormente fue ascendida a Analista de Presupuesto donde estuvo por 4 años. Actualmente en el área de Planificación tiene  1 año y medio.

o   Motivación: Tiene alta motivación, debido al buen clima organizacional que hay en la Fundación, sobre todo porque para ser una institución pública hay muchas estabilidad laboral. Ella comenzó como asistente en la Oficina de Administración luego la ascendieron a Analista de Presupuesto, posteriormente hubo una rotación de personal siendo actualmente analista de planificación.

·        Jefe de Planificación, Presupuesto y control de Gestión:

o   Profesión: Licenciada en Administración. Mención: Recursos Materiales y Financieros.

o   Formación: Mi formación principal a sido en Presupuesto Público. 

o   Experiencia: Tengo 11 años trabajando en la Fundación CIEPE en el área de Presupuesto, de los cuales duré 5 años como Analista de Presupuesto y actualmente tengo 6 años como Jefe de la Unidad.

o   Motivación: Como lo señalé anteriormente en la Fundación hay buen clima organizacional, hay estabilidad laboral y se promueve el ascenso, por lo tanto tengo un alto grado de motivación, me siento comprometida con la empresa, ya que ha sido una gran escuela que me a permitido el desarrollo profesional.

 

TECNOLOGÍA

Desde el punto de vista tecnológico se cuenta con equipos de computación actualizados, desde el año pasado se está implementando un sistema integrado de gestión administrativa, diseñado en lenguaje de programación ORACLES, el sistema esta compuesto por 11 módulos que son: Nomina, Ordenamiento de pagos, Contabilidad financiera, Presupuesto, Almacén, Compras, Tesorería, Caja, Cuentas por cobrar, Facturación  y Bienes patrimoniales.

IMPULSOS

Desde hace dos años la Fundación C.I.E.P.E ésta certificada con el sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO-9001:2000 y actualmente ésta en proceso de certificar los análisis de laboratorios de investigación bajo la norma ISO:17025. Esto a permitido que la institución cuente con un sistema de mejora continua desde el punto de vista preventivo y correctivo, así como la actualización de manuales organizacionales, ya que antes de la certificación los manuales estaban obsoletos por no ajustarse a la realidad del trabajo.

FRENOS

El año pasado comenzó el cambio de los sistemas administrativos, anteriormente se tenía un sistema que no estaba integrado, por lo que cada unidad administrativa debía registrar su información en el sistema. Pero la implementación del nuevo sistema ha traído consigo retrasos, porque aun no se encuentra operativo en 100% y el sistema anterior ya no es compatible con el proceso que se ejecuta actualmente.

 

Esto a  generado dificultades para obtener los reportes de los sistemas específicamente de los Estados Financieros del modulo de contabilidad, estos reportes son insumos requeridos por la Oficina de Planificación, Presupuesto y Control de Gestión para elaborar los informes de ejecución Física-Financiera, los cuales se deben presentar trimestralmente ante el Ministerio del Poder Popular para la Ciencia y la Tecnología, hasta la fecha no se han realizado los últimos 4 informes o sea que tenemos 1 año sin enviar dicha información. Al no contar con la situación financiera de la Fundación se dificulta la toma de decisiones oportunas.

 

INTIMIDADES

Entre las relaciones personales que forman parte de la actividad puedo mencionar, que la analista de presupuesto, ésta casada con un hermano del Jefe de Administración. Yo soy amiga de la analista de planificación.

 

 

FACTORES EXTERNOS

Actualmente se han generado muchos cambios emanados por el Ejecutivo Nacional (Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela), uno de ellos fue el cambio de la técnica de Formulación Presupuestaria, desde el año 2006 entró en vigencia la Formulación del “Presupuesto por Proyectos y Acciones Centralizadas” en sustitución de la anterior técnica de “Presupuesto por Programas”, que se llevaba en Venezuela desde hace aproximadamente 36 años. Este cambio a generado ciertos inconvenientes entre los cuales se puede mencionar:

Ø  El cambio fue muy rápido y no hubo la capacitación suficiente antes de modificar la técnica, es por ello que los Presupuestos del año 2006 y 2007 presentan muchas deficiencias a nivel de la Formulación.

Ø  Las unidades ejecutoras responsables de suministrar la información para elaborar el Plan Operativo Anual y el Presupuesto, aun no se han familiarizado con la técnica por lo tanto se presenta inconsistencias entre el Plan Operativo y el Presupuesto.

Ø  Por lo indicado anteriormente se ha dificultado la realización del seguimiento de gestión trimestral, existen ambigüedades en la formulación de los proyectos principalmente en las metas, unidades de medidas de las metas y los resultados tanto programados como ejecutados. 

 

MOTOR DE CAMBIO:

Estrategias de cambio recomendadas para solventar la situación:

Ø  Con respecto al sistema administrativos, se debe:

o   Establecer un cronograma de trabajo que  permita acelerar la culminación de los sistemas administrativos, conjuntamente con la empresa que está proporcionando el software, para obtener los reportes necesarios.

o   Una vez obtenido los reportes establecer un plan de trabajo conjuntamente con la Oficina de Administración, el área de contabilidad y la Oficina de Presupuesto, que nos permita superar el retrazo en la elaboración de los Informes de Ejecución Física – Financiera.

Ø  Con respecto al cambio de la técnica de Presupuesto por proyectos y acciones centralizadas, se debe:

o   Diseñar estrategias para gerenciar la  aplicación de la nueva técnica de Presupuesto por proyectos y acciones centralizadas.

o   Evaluar la influencia de la nueva técnica de Presupuesto por proyectos y acciones centralizadas, para mejorar la formulación y seguimiento de los proyectos de investigación.

o   Proponer un sistema de información que suministre los datos necesarios para la elaboración tanto del Plan Operativo Anual como del Presupuesto de Ingresos y Gastos, bajo la nueva técnica de Presupuesto por proyectos y acciones centralizadas.

 

INFOGRAFIA

 

1. La programación participativa del Presupuesto en el Perú: Primeras lecciones de un proceso de concertación

Este articulo trata un resumen del proceso realizado por el gobierno de Perú para aplicar la técnica de Presupuesto participativo a partir de agosto del año 2003. Donde consideran el Presupuesto como un proceso participativo que fortalece las relaciones entre el estado y la sociedad, mediante el cual establecen las prioridades sobre las acciones a implementar en el nivel del gobierno regional o local asignando los recursos necesarios para la consecución de los objetivos estratégicos, constituyendo el reflejo financiero del plan de desarrollo concertado para el año fiscal que se presupuesta.

http://www.clad.org.ve/fulltext/0050206.pdf

2. Proceso de formulación del anteproyecto de presupuesto para el ejercicio fiscal 2008.

Esta es una publicación de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), donde resumen por medio de diapositivas el proceso presupuestario aplicable en Venezuela para el ejercicio 2008. Donde se consideran el proyecto Presupuestario como una expresión sistematizada de acciones y recursos que permiten en un tiempo determinado lograr un resultado que está dirigido a satisfacer necesidades y demandas de la comunidad, al crecimiento institucional o el mejoramiento del sector público en su conjunto.

http://www.onapre.gob.ve/informacion/Nueva_Etapa/Presentacion_ONAPRE_2008.ppt

3. La gerencia pública moderna en la teoría y en la práctica: especial referencia a los países bajos

En este artículo el autor hace un análisis de los cambios ocurridos en el proceso de elaboración de los Presupuesto Públicos en algunos países y lo relaciona con la teoría económica de la agencia, donde el principal establece las metas de la organización y asigna al agente un presupuesto para el cumplimiento de las mismas. Por su parte el agente tiene el poder que le otorga el conocimiento acerca de cómo desempeñarse para alcanzar las metas.

http://www.clad.org.ve/rev08/rev08n5.html

TAHIS CHIRINOS

C.I: 13.314.944