Flujos de Trabajo con SharePoint Designer
El Office SharePoint Designer 2007, un componente del sistema Office 2007 anteriormente conocido como FrontPage, permite crear e implementar Flujos de Trabajo sin necesidad de utilizar Visual Studio y sin necesidad de tener conocimientos de programación y de una lengua de programación. Esto es, por supuesto, una de las ventajas del SharePoint Designer, pero una probablemente mas importante es que permite a usuarios la creación de un Flujo de Trabajo sin necesidad de que un Administrador tenga que instalar, activar y asociar el Flujo, pues el Designer realiza todo el trabajo por si mismo.
Por otro lado, los Flujos de Trabajo creados con el SharePoint Designer son mucho menos poderosos y flexibles que los creados con Visual Studio. Además, es solamente posible la creación de Flujos de Trabajo Secuenciales (Flujos de Estado de Maquina no se pueden crear), y es imposible la creación de Actividades. En cuanto a la utilización en SharePoint, los Flujos de Trabajo solamente pueden ser instalados en una Lista o Librería y es imposible reutilizarlos a lo largo del Portal.
Por su forma de trabajo, el SharePoint Designer no utiliza un diseñador gráfico como el de Visual Studio 2005, sino una guía automatizada que lleva al usuario paso a paso a través del proceso de creación
Figura 1: SharePoint Designer en el primer paso de definición de un Flujo de Trabajo
Luego de darle un nombre y asociar el Flujo a una Lista o Librería, se pueden definir las Condiciones y Acciones que van a determinar la manera de trabajo
Figura 2: Definición de Condiciones y Acciones para un Flujo de Trabajo
Cada Paso (se pueden definir varios Pasos en un solo Flujo) puede contener una o mas Condiciones y Acciones. La Condición determina cuando la Acción debe ser ejecutada. Las Acciones incluyen asignar tareas a participantes, enviar E-mails, y muchas otras. Cada Acción es en realidad una Actividad similar a las utilizadas en Visual Studio, y un Administrador de SharePoint puede determinar que Acciones pueden ser utilizadas en una instalación de un Portal.
Cuando se finaliza el Flujo, el Designer crea todos los archivos necesarios e instala, activa y asocia el Flujo en SharePoint. Uno de los archivos creados es una pagina aspx que permite iniciar el flujo, así como las variables de inicialización creadas en el proceso, que serán visibles en la misma pagina.
Nota: Otras aplicaciones de la familia Office, como Word y Excel permiten asociar documentos y hojas de calculo directamente a un Flujo de Trabajo, desde que los documentos creados estén guardados en un Portal de SharePoint.
Video
La creación de un Flujo de Trabajo con SharePoint Designer puede ser seguida paso a paso en el video. Diferentes posibilidades, como tomas de decisiones del tipo "if/else", e implementación de propiedades de inicialización pueden ser también examinadas.
Duración: 7:26 minutos