Uso de Flujos de Trabajo

Como se ha descrito en el capitulo introductorio, la maquina de WF puede ser alojada en cualquier proceso de Windows, como, por ejemplo SharePoint 2007. Una o mas plantillas de Flujos, cada una conteniendo un Flujo de Trabajo particular, puede ser instalada en el servidor y asociada a una Lista, Librería o Tipo de Contenido de SharePoint. La plantilla puede ser cargada y ejecutada por un elemento cualquiera, creando una instancia del Flujo; una vez el Flujo comienza su trabajo, los usuarios tienen acceso a la información sobre su estado, y el usuario que lo ha iniciado puede ver en que punto de ejecución se encuentra.

Un Flujo de trabajo necesita algunos actores (usuarios) para poder existir:

Un SharePoint Administrador que instala la plantilla y la asocia a una Lista, Librería o Tipo de Contenido

Un iniciador que asocia el Flujo de Trabajo a un elemento de la Lista o a un documento de la Librería, y que permite que comience a realizar su trabajo. Un iniciador no siempre es necesario, pues el Administrador lo puede configurar para que se inicie automáticamente con un evento, por ejemplo, al agregar un documento en una Librería

Uno o mas participantes que interactúe(n) con el Flujo. Participantes no son obligatorios, pues puede ocurrir que el Flujo realiza su trabajo sin necesidad de interacción externa

Flujos de Trabajo creados con Visual Studio pueden ser instalados utilizando una Característica, trabajo que solamente puede realizar un Administrador de SharePoint. Una vez realizada la instalación y activación de la Característica, es necesario asociar la plantilla a la Lista que va a utilizar el Flujo, actividad que puede ser realizada por un usuario con derechos locales de Administrador. Un mismo Flujo de Trabajo puede ser utilizado repetidamente en diferentes Listas o Librerías.

Figura 1: Asociación de un Flujo de Trabajo a una Librería

Flujos creados con el SharePoint Designer son instalados automáticamente por el mismo programa sin intervención del Administrador, aunque el usuario que crea el Flujo debe tener los derechos necesarios dentro del Portal. Un Flujo de Trabajo creado de esta forma puede ser utilizado solamente en una Lista o Librería.

SharePoint provee tres formas para iniciar un Flujo de Trabajo:

Manualmente por un usuario

Ejecución automática cuando un documento o elemento ha sido creado

Ejecución automática cuando un documento o elemento ha sido cambiado

Para iniciar un Flujo manualmente, el usuario tiene una opción en el menú de contexto del documento o elemento de Lista

Figura 2: Menú de Contexto para acoplar un Flujo de Trabajo a un Documento

que lo dirige hacia la pantalla de inicialización de Flujos

Figura 3: Pantalla de inicialización

Luego de escoger el Flujo deseado, la pantalla de inicialización de variables (si los hay) puede ser vista, en donde, por ejemplo, se pueden escoger los otros participantes del Flujo, y luego se puede dar la orden de empezar con su trabajo.

Los participantes en el Flujo recibirán un E-mail avisándoles que deben realizar alguna acción, y en su Lista de Tareas en el Portal verán que acción se espera de ellos, y pueden iniciarla o eliminarla.

El usuario que ha iniciado el Flujo puede ver en cualquier momento en que estado se encuentra por intermedio de la pantalla de administración correspondiente.

Video

Todas las acciones necesarias para iniciar un Flujo de Trabajo y su interacción con varios usuarios son mostradas en el video, así como el seguimiento de su estado y finalización.
Duración: 4:11 minutos