Universidad Yacambú - Venezuela
Seminario
Trabajo Especial de Grado
Participante: Silvio M. Garcés P.
Diseño de un modelo de Gestión del Conocimiento para
Organismo XYZ
(ente de la administración pública)
CAPÍTULO II – Diseño del Modelo de
Gestión del Conocimiento.
2.1.-
Identificación de estrategias.
Con la intención de evaluar la
capacidad que posee
2.1.1.-
Matriz DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).
Debilidades.
D1.-
Los manuales que soportan los procesos de
D2.-
Actualmente no existen acuerdos entre las áreas de
D3.-
Falta de tiempo para dedicarse a procesos de capacitación.
D4.-
Descontento del personal por la desequilibrada distribución del trabajo.
D5.-
Inexistencia de un método que permita compartir el conocimiento.
D6.-
La relación que existe entre
Oportunidades.
O1.-
Estrategia del Ejecutivo Nacional orientada hacia el gobierno electrónico
(ejemplo: SENIAT, ONIDEX, CADIVI, etc.).
O2.-
Existe en Internet gran cantidad de información publicada referente a
herramientas de TI y los estándares utilizados en esta área.
O3.-
Buena relación con los proveedores.
Fortalezas.
F1.-
El nivel académico de los funcionarios de
F2.-
Disposición de los funcionarios para obtener información mediante diferentes
alternativas (salas de chat, charlas, autocapacitación, etc.).
F3.-
Todos los funcionarios poseen formación académica y experiencia en el área de
TI.
F4.-
Disposición de los funcionarios de compartir y facilitar sus conocimientos.
F5.-
Interés del gerente de informática de implementar un el modelo de Gestión del
Conocimiento.
F6.-
Todas las estaciones de trabajo de
F7.-
Disponibilidad de la plataforma informática.
F8.-
Horario laboral ( de 7:30am a 4:00pm).
A1.-
Los costos de capacitación en el área de TI.
A2.-
La alta gerencia del Organismo enfoca su plan de capacitación a las actividades
que apoyan directamente las funciones del negocio, y no al área de TI.
2.1.2.-
Elaboración de estrategias.
|
|
Estrategias |
|
|
DOFA |
N° |
Descripción |
|
D1, O2, F3, F6, F1 |
E1 |
Actualizar la documentación existente
en |
|
D2,
F4, F5 |
E2 |
Realizar reuniones con los
integrantes de las diferentes áreas de |
|
D3,
F2, F5, F8 |
E3 |
Planificar actividades de
investigación, avaladas por el gerente de informática y los supervisores de
cada área, las cuales serán realizadas durante el horario laboral y luego del
mismo. |
|
D5,
A1, A2, F1, F2, F3, F4, F6, F7 |
E4 |
Tomando como base el diseño del
Modelo de Gestión de Conocimiento resultante de este Trabajo Especial de Grado,
desarrollar y aplicar métodos (manuales y electrónicos) que permitan captar y
difundir conocimiento (ver punto 2.2). |
|
A1, A2, O1, O3 |
E5 |
Realizar una propuesta a la alta
gerencia del Organismo XYZ, para la capacitación de los funcionarios de |
|
D4,E2, E3, E4 |
E6 |
Aplicar las estrategias de captación
y difusión de conocimiento, para equilibrar los niveles de conocimiento y a
su vez hacer una mejor distribución de la carga de trabajo. |
|
D6, E6, F1, F3 |
E7 |
Mejorar los procesos de
planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, basados en un recurso
humano que posea mayor conocimiento de la labor realizada. |
2.2.-
Diseño del Modelo de Gestión de Conocimiento.
2.2.1.-
Capital Humano.
2.2.1.1.- Proceso de capacitación
interna.
Mediante este proceso se plantea
hacer cursos de capacitación en cada área, donde los facilitadores serán
aquellos funcionarios de
Dichos cursos deben contemplar:
ü Facilitadores
adecuados. Aquellos funcionarios que posean el conocimiento y la facilidad para
transmitirlo.
ü Contenido
lógicamente estructurado, con el mayor grado de profundidad.
ü Material de
apoyo, en papel y electrónico.
ü Realización
de ejercicios prácticos, adaptados a la realidad de
ü Control de
asistencia.
ü Evaluaciones
periódicas y finales
ü Certificado
de aprobación del curso.
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
asistentes regulares / Total de postulados.
ü Porcentaje de
participantes aprobados / Total de participantes.
ü Efectividad y
eficiencia (de
2.2.1.2.- Proceso de capacitación
externa (capacitación mediante terceros).
El objetivo de este proceso es
actualizar y reforzar los conocimientos de los funcionarios de
ü Necesidades
de actualización de conocimientos en función al PEGI.
ü Seleccionar a
los funcionarios que intervendrán en los proyectos relacionados con el PEGI y
que puedan servir de agentes multiplicadores del conocimiento.
ü Requerir a
diferentes empresas ofertas de capacitación, evaluar el contenido y seleccionar
alguna.
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
asistentes regulares / Total de postulados.
ü Porcentaje de
participantes aprobados / Total de participantes.
ü Efectividad y
eficiencia (de
2.2.1.3.- Proceso de autocapacitación.
Los funcionarios de
ü Fuentes
impresas: libros, revistas, periódicos, etc.
ü Fuentes
electrónicas: CDs, salas de chat, foros, educación virtual, etc.
Para
llevar a cabo esta actividad se debe contemplar:
ü Temática a
ser investigada.
ü Equipos de
trabajo para cada investigación.
ü Tiempo para
realizar la investigación.
ü Presentación
del tema investigado a los funcionarios de Gerencia de Informática.
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Dominio del
tema investigado (de
ü Calidad de la
presentación y del material de apoyo (de
2.2.1.4.- Ciclos de presentaciones.
Serán presentaciones realizadas por
los diferentes equipos de trabajo, donde se mostraran los proyectos existentes
y el avance de los nuevos proyectos, lo cual permitirá que todos los
funcionarios de
Indicador de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
asistentes / Total de invitados.
2.2.1.5.- Desarrollo e implementación
de un Sistema de Base de Conocimiento.
Este sistema de información
permitirá mantener un registro actualizado de los problemas que se presenten y
de las soluciones aplicadas, durante:
ü La ejecución
de las actividades de
ü La
utilización de las herramientas de TI.
Mediante
la alimentación de este sistema de información, se creara una base de
conocimiento que podrá ser consultada por cualquier funcionario de
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
registros ingresados en un periodo de tiempo.
ü Cantidad de
consultas efectivas (que aporten una solución) realizadas en un periodo de
tiempo.
ü Nivel de
satisfacción de los usuarios del sistema (de
2.2.2.-
Capital Estructural.
2.2.2.1.- Proceso de actualización de
documentación.
Este proceso permitirá crear y
actualizar la documentación necesaria que apoye las funciones de
ü La
investigación y adaptación de los nuevos estándares de procesos y documentación
para áreas de TI.
ü La aplicación
de las adaptaciones diseñadas.
ü La
elaboración de políticas de actualización, seguridad y publicación de los
diferentes manuales en formato electrónico e impreso (de ser necesario).
ü Revisión
periódica de la documentación que permita establecer su vigencia.
Indicador de medición de efectividad del proceso.
ü Porcentaje de
documentación actualizada / total de documentación existente no actualizada.
2.2.2.2.- Desarrollo e implementación
de un nuevo Sistema de Asignación de Casos.
El objeto de este sistema de
información es mantener un registro de todos los casos (fallas, asesorias,
solicitud de modificaciones, etc.) reportados por los usuarios y atendidos por
los funcionarios de las diferentes áreas de
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
registros ingresados en un periodo de tiempo.
ü Nivel de satisfacción de los usuarios del sistema
(de
2.2.3.-
Capital Relacional.
2.2.3.1.- Mejoramiento del servicio
prestado por
Se plantea fortalecer los equipos de
trabajo de
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Tiempo de
ejecución del proyecto vs. tiempo planificado.
ü Satisfacción
de los usuarios luego de la implementación de una solución tecnológica,
mediante la aplicación de encuestas (de
ü Cantidad de
proyectos ejecutados / cantidad de proyectos planificados en un tiempo
determinado.
2.2.3.2.- Ciclo de presentaciones.
Este ciclo de presentaciones estará
orientado a informar a los Gerentes del Organismo XYZ de las herramientas de TI
administradas y desarrolladas por
Indicadores de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
asistentes / Total de invitados.
ü Satisfacción
de los asistentes mediante evaluación realizada por los mismos (de
2.2.3.3.-
Asistencia a eventos de TI.
Mantener
actualizados a los funcionarios de
Indicador de medición de efectividad del proceso.
ü Cantidad de
eventos asistidos / cantidad de invitaciones recibidas.