Universidad Yacambú - Venezuela

Seminario Trabajo Especial de Grado

 

Participante: Silvio M. Garcés P.

 

 

Diseño de un modelo de Gestión del Conocimiento para

la Gerencia de Informática del

Organismo XYZ

(ente de la administración pública)

 

 

CAPÍTULO I – Evaluación del entorno.

 

1.1.- Estructura organizativa de la Gerencia de Informática del Organismo XYZ.

            La Gerencia de Informática esta constituida por el despacho de la Gerencia, la Secretaria y tres áreas operativas. Cuenta con un total de 22 funcionarios especializados en diferentes profesiones y áreas de TI.

 

1.1.1.- Misión.

            “Fomentar, dirigir y controlar por el desarrollo organizativo, los Sistemas y la Tecnología de Información de la Organización, con calidad y efectividad a través de la rectoría, planificación, coordinación y asesoría, instrumentando procesos ágiles, implantando sistemas y realizando la adecuada inversión de los recursos tecnológicos, con el fin de apoyar la gestión del negocio”

 

1.1.2.- Funciones.

ü      Formular el Plan Estratégico de Sistemas de Información y velar por su ejecución.

ü      Efectuar estudios orientados a evaluar el funcionamiento y la eficacia con que operan las dependencias y los sistemas de información del Organismo y formular las recomendaciones pertinentes.

ü      Coordinar y asesorar las actividades relacionadas con el uso de la informática en el Organismo.

ü      Administrar la seguridad integral de la infraestructura tecnológica y los sistemas de información.

ü      Planificar el desarrollo, la implantación y operación de los sistemas de información en coordinación con las diferentes Gerencias que lo requieran, evaluar los sistemas implantados e introducir las modificaciones que se consideren convenientes.

ü      Realizar estudios e investigaciones sobre nuevas tecnologías y factibilidad de su adaptación.

ü      Mantener actualizado el plan de seguridad y contingencia de tecnología.

ü      Garantizar la operatividad de la Red informática en la Organización.

  

1.1.3.- Organigrama.

 

[Ver]

 

1.2.- Áreas especificas de estúdio.

 

1.2.1.- Área de Sistemas de Información.

1.2.1.1.- Funciones.

ü      Coordinar el Análisis, Diseño, Desarrollo e implantación de los sistemas de información requeridos por las distintas dependencias, de acuerdo a las prioridades establecidas por el Plan Estratégico de Sistemas y de acuerdo a la factibilidad técnica y económica.

ü      Evaluar los sistemas implantados e introducir las modificaciones que se consideren convenientes para cumplir con los requisitos establecidos.

ü      Adoptar y mantener la metodología, estándares, políticas y normas básicas para el desarrollo de sistemas en el Organismo.

ü      Velar por la estandarización de las aplicaciones implantadas en la Institución.

ü      Definir el diccionario de datos y los criterios a considerar para la actualización del mismo.

ü      Administrar y mantener actualizado el diccionario de datos de la Institución.

ü      Analizar las solicitudes de diseño, adquisición y mantenimiento de sistemas, a fin de evaluar su factibilidad.

ü      Mantener actualizada la documentación de los sistemas del Organismo.

ü      Realizar el mantenimiento a los sistemas en producción, de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

ü      Instalar los sistemas desarrollados o adquiridos y adiestrar a los usuarios en el manejo y operación de los mismos.

ü      Atender las solicitudes y cualquier requerimiento especial que, en el área de su  competencia, formulen las dependencias.

 

1.2.1.2.- Recursos.

 

Cantidad de funcionarios	8
Cantidad de estaciones de trabajo (computadores)	10
Servidores para el desarrollo de sistemas de información	Uno para el desarrollo de sistemas de información. Uno para la base de datos de desarrollo.
Software para el desarrollo de sistemas de información	Oracle Developer/2000 Forms V.x Oracle Developer/2000 Reports V.x Oracle PL/SQL Microsoft Access V.x.
Herramienta para el diseño de estructuras de datos	Modelador de datos ErWin V.x
Herramienta para la manipulación de datos	Oracle SQL Plus. Manipulador de datos TOAD V.x
Sistema de información que apoye la realización de sus funciones	Ninguno

 

 

1.2.2.- Área de Operaciones.

1.2.2.1.- Funciones.

ü      Administrar y mantener la plataforma informática de la Institución.

ü      Mantener contacto permanente con los contratistas que presten servicios en esta área y vigilar su correcta prestación.

ü      Realizar los respaldos definidos de acuerdo a las normas establecidas por la Gerencia de Informática.

ü      Mantener actualizados los planos de las plantas físicas del edificio sede y demás dependencias ubicadas fuera de la misma, con ubicación expresa de los puntos de red, concentradores, swicthes y demás componentes físicos de la red.

ü      Establecer mecanismos que garanticen la atención y soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información y aplicaciones computarizadas del Organismo.

ü      Mantener actualizado el registro y definición de las cuentas de acceso a la red institucional, correo electrónico y servicios remotos de información, de acuerdo al estándar establecido.

ü      Velar porque los equipos de computación y sus recursos cumplan con las adecuadas condiciones de seguridad.

ü      Definir estándares de configuración básica en los equipos de computación de la Institución y llevar a cabo su ejecución.

ü      Llevar el control estadístico de las fallas ocurridas en los equipos.

ü      Revisar y evaluar los recursos informáticos de la Institución, a fin de buscar soluciones que faciliten su utilización.

ü      Atender las solicitudes y cualquier requerimiento especial que en el área de su competencia, formulen las dependencias del Organismo.

ü      Contactar a la empresa que le corresponde la garantía o mantenimiento de los equipos, a fin de requerir la presencia del técnico externo en la sede de la Institución.

 

1.2.1.2.- Recursos.

 

Cantidad de funcionarios	9
Cantidad de estaciones de trabajo (computadores)	12
Herramienta para la administración de redes	Novell – Netwre Directory Server (NDS) Backup – Bristore Arcserver Novell – GroupWise Software para configuración de servidores SQUID (Proxy) SARG – autentificación de salidas a Internet
Herramienta para soporte técnico de las estaciones de trabajo	Software antivirus (Symantec) WSUS – Actualización de parches Windows
Sistema de información que apoye la realización de sus funciones	Sistema de asignación de casos. Sistema de inventario de bienes informáticos de la Gerencia de informática.

 

 

1.2.3.- Área de Base de Datos. 

1.2.3.1.- Funciones.

ü      Crear y mantener operativa la base de datos de la organización.

ü      Evaluar el impacto de nuevas aplicaciones que acceden a la base de datos.

ü      Evaluar e implementar tecnologías de base de datos.

ü      Soportar los servicios que respaldan la arquitectura de base de datos.

ü      Resguardar la integridad física y lógica de la base de datos.

ü      Normar las operaciones y tareas que se efectúan sobre la base de datos.

ü      Entonar la base de datos para la óptima utilización de los recursos de memoria y disco.

ü      Respaldar y recuperar la base de datos.

ü      Administrar el esquema de acceso de la base de datos y su arquitectura.

ü      Vigilar por los estándares establecidos en el diccionario de datos.

 

1.2.3.2.- Recursos. 

 

Cantidad de funcionarios	2
Cantidad de estaciones de trabajo (computadores)	2
Servidores para las Bases de Datos en fase de desarrollo	1
Herramienta para la administración de la Base de Datos.	Manejador de Base de Datos Oracle V.x Utiliatrios export e import Oracle V.x Shell scrip de Linux e Unix RMAN – Herramienta para realizar respaldos
Herramienta para la manipulación de datos	Oracle SQL Plus Manipulador de datos TOAD V.x
Herramienta para el modelamiento de las estructuras de datos	Modelador de datos ErWin V.x
Sistema de información que apoye la realización de sus funciones	Ninguno

 

  

1.3.- Evaluación del Capital Intelectual.

Para determinar el Capital Intelectual que existe en la Gerencia de Informática del Organismo XYZ, se realizaron reuniones conjuntas con el gerente y los supervisores de cada área, con la intención de establecer los niveles de conocimiento necesarios para llevar a cabo las actividades de esta Gerencia.

            Se obtuvo como resultado una matriz que refleja las actividades realizadas y las herramientas utilizadas en cada área, indicando la cantidad mínima e ideal de funcionarios que permitirían concretar las tareas de forma efectiva y eficiente. [Anexo 2]

Se establecieron cinco valores para medir las capacidades de los funcionarios ante sus actividades y herramientas de trabajo. Estos valores fueron:

ü      Nada: Desconocimiento total.

ü      Poca: Posee alguna información al respecto, pero no posee capacidad de resolución o utilización.

ü      Media: Es capaz de realizar la actividad o utilizar la herramienta, con algo de esfuerzo, dando resultados aceptables. Requiere asesoría.

ü      Buena: Dominio de la actividad o herramienta, dando buenos resultados en un tiempo adecuado.

ü      Muy Buena: Conocimiento amplio de la actividad o herramienta, con capacidad de desarrollar nuevas alternativas de solución, con buenos resultados en un tiempo adecuado.

 

Para medir el conocimiento de cada una de las áreas, se tomaron en cuenta solo los dos últimos valores (buena y muy buena), ya que los funcionarios ubicados en éstos poseen mayor capacidad y calidad para llevar a cabo sus actividades, además de ser facilitadores potenciales en caso de acometer procesos de capacitación.

 

1.3.1.- Capital Humano.

            De la evaluación del Capital Humano los resultados obtenidos fueron los siguientes:

ü      El área más critica es Sistemas de Información, luego Operaciones y por ultimo Base de Datos,  estableciendo por cada una de ellas las actividades y el manejo de herramientas que requieren mayor capacitación.

ü      El nivel académico de los funcionarios esta equilibrado entre Técnicos Superiores y Universitarios (licenciados e ingenieros), todos especialistas en el área de TI.

ü      El 63% de los funcionarios poseen más de 6 años de experiencia en el área de TI.

ü      Más del 90% de los funcionarios esta dispuesto a asumir nuevos retos, pertenecer a equipos de trabajo  multidisciplinarios, participar en diferentes alternativas de capacitación y compartir sus conocimientos.

 

El detalle de esta evaluación se encuentra reflejado en el Anexo 3.

 

1.4.2.- Capital Estructural.

            Luego de la evaluación del Capital Estructural se concluye:

ü      Existe debilidad en el material documental que apoya las funciones de la Gerencia de Informática, ya que en su mayoría no existen o se encuentra desactualizados.

ü      El Sistema de Asignación de Casos debe ser evaluado y mejorado.

ü      La Gerencia de Informática posee acceso constante a Internet, lo cual facilita la búsqueda de información y la actualización de conocimientos.

 

El resultado de este inventario puede observarse en el Anexo 4.

 

1.4.3.- Capital Relacional.

            Mediante este levantamiento de información se pudo apreciar que:

ü      La Gerencia de Informática posee contratos con empresas proveedoras que le brindan asesoría y soporte sobre sus herramientas principales. [Anexo 5]

ü      La relación entre la Gerencia de Informática y las dependencias usuarias del Organismo XYZ están consideradas como aceptables. [Anexo 6]