Universidad Yacambú - Venezuela

Planificación

Trabajo Final

 

Participante: Silvio M. Garcés P.

 

 

 

Presentación de un Plan Estratégico para la

Gerencia de Informática de un

Organismo de Control del Estado.

 

 

 

Esquema General de la metodología de Planificación Estratégica utilizada. 

            El esquema utilizado para la realización del Plan Estratégico se presenta a continuación, y está basado en la metodología de Antonio Francés, autor del libro “Estrategia para la empresa en América Latina”.

 

[VER]

 

Bajo esta metodología, fue desarrollado el Plan Estratégico para la Gerencia de Informática de un Organismo de Control del Estado venezolano.

 

 

ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.

 

Organigrama General de la Organización.

 

[VER]

 

Misión de la organización

            La Organización, es un Organismo constitucionalmente autónomo, auxiliar del Congreso de la República, al servicio del Estado y de la sociedad venezolana, cuyo fin primordial es velar por la correcta administración del patrimonio público y luchar contra la corrupción.

 

Visión de la organización

            Consolidarse como fuerza y referencia moral de la República, y como instrumento eficaz de la sociedad venezolana, en el ejercicio de su derecho a controlar la Administración Pública, contribuyendo efectivamente a la revitalización y reordenamiento del Poder Público, así como al fortalecimiento del Estado de Derecho.

 

ÁREA DE ESTUDIO - GERENCIA DE INFORMÁTICA.

 

Organigrama de la Gerencia de Informática (GI).

 

 

 

 

Gerencia de Informática

Área de soporte técnico

Área de Sistemas de Información y Base de Datos

Área de Sistemas de Información

Área de Base de Datos

Área de Secretaria

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Recursos Humanos y Tecnológicos de GI.

 

            El personal que labora en el GI se encuentra distribuido de la siguiente forma:

 

	TSU	Ing./Lic.	Postgrado	Totales
Gerencia y secretaría	1	1	1	3
Soporte Técnico	2	9	1	12
Sistemas de Información	3	6	1	10
Bases de Datos	0	2	0	2
Totales	6	18	3	27

 

La GI apoya sus funciones en la siguiente plataforma tecnológica:

 

Hardware	Software
ü      2 Servidores. ü      30 Estaciones de trabajo. ü      2 Impresoras de red. ü      4 Impresoras locales. ü      1 Scaner. ü      1 Fotocopiadora.	ü      5 Sistemas de información. ü      2 Herramientas para el desarrollo de sistemas. ü      1 Manejador de BD. ü      1 Sistema operativo de red. ü      1 Sistema operativo para servidores de bases de datos. ü      1 Manejador de correo electrónico. ü      25 herramientas de soporte.

 

 

 

ELEMENTOS PARA LA CONCEPCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO.

 

Objetivos personales.

            Luego de realizar una reunión utilizando la técnica de tormenta de ideas, con los empleados de la GI, se identificaron los siguientes objetivos personales:

 

ü      Optar por un bienestar económico competitivo.

ü      Mantener una estabilidad laboral.

ü      Tener un crecimiento y reconocimiento profesional.

ü      Estar al tanto de la última tecnología existente en el mercado y promover su utilización.

ü      Aplicar los conocimientos adquiridos por la experiencia y de formación académica.

ü      Adquirir mayor experiencia en el área tecnológica.

ü      Convivir en un clima organizacional armónico.

ü      Contar con libertad en el desempeño de las funciones, permitiendo tiempo y espacio para la investigación.

ü      Apoyar las funciones inherentes a la organización.

 

Valores.

ü      Objetividad.

ü      Colaboración.

ü      Innovación.

ü      Compromiso.

ü      Imparcialidad.

ü      Apoliticismo.

ü      Ética.

ü      Responsabilidad.

 

Fines.

ü      Contar con una infraestructura tecnológica (redes y sistemas informáticos) de primer nivel que permitan mantener a la GI en la vanguardia de la tecnología de información.

ü      Instrumentar técnicas y métodos idóneos de gestión de la información, que permitan asegurar la calidad y la disponibilidad oportuna de la misma, reforzando así la toma de decisiones a todos los niveles de la Organización.

ü      Detectar áreas de oportunidad para la implantación de sistemas de información en las diversas Gerencias de la Organización.

ü      Supervisar la adquisición de tecnología de información de las diferentes Gerencias de la Organización.

ü      Apoyar a las diferentes Gerencias de la Organización en la utilización de tecnología para la realización de sus procesos.

ü      Establecer mecanismos de seguridad en la plataforma informática.

 

Misión.

Fomenta y dirige políticas, normas, procedimientos y estándares de tecnología de información, así como el análisis, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, además de la implementación de mecanismos de seguridad en la plataforma informática, y la orientación y asistencia técnica en las diferentes dependencias de la Organización,  en un ambiente de calidad, servicio, innovación, ética y responsabilidad profesional.

 

Visión.

Ser una Gerencia reconocida por su servicio eficaz, al proporcionar la innovación y fomentar la cultura informática, con una visión general de las tendencias tecnológicas que fortalezcan la labor de la institución, siendo dinámica y líder en su área.

 

 

Objetivos Temporales.

 

ü      Hacer del conocimiento de la Organización los diferentes benéficos tecnológicos que se encuentran ya implantados en la misma.

ü      Dar mejor uso a la tecnología (hardware y software) existente en el Organismo.

ü      Dar soluciones tecnológicas a aquellas Gerencias que así lo requieran.

ü      Integra los procesos y sistemas de información para que la Organización pueda dar una respuesta más oportuna y eficiente a la ciudadanía.

 

 

Análisis Interno y Externo de la GI.

  

Análisis interno.

 

Debilidades.

1. El conocimiento de las herramientas para el desarrollo de sistemas, administración de redes y administración de correo electrónico esta centralizado solo en algunos empleados.
2. La cantidad de empleados dedicados al desarrollo y mantenimiento de sistemas de información no es suficiente para la cantidad de proyectos establecidos.
3. La cantidad de empleados dedicados al soporte técnico no es suficiente para el parque de equipos existentes en la organización.

 

Fortalezas.

1. Nivel académico de los empleados en el área de tecnología y organización y métodos.
2. Experiencia del personal en el área de tecnología.
3. Experiencia del personal en la Institución (conocimiento del negocio).
4. Plataforma tecnológica adecuada para la ejecución de nuevos proyectos.
5. Disposición del personal en compartir su conocimiento.

 

 

Análisis externo.

 

Oportunidades.

1. Decreto de la Presidencia de la Republica, donde se establece la utilización del Software Libre en las organizaciones del Estado.
2. Disposición presupuestaria favorable.
3. Necesidad en la Institución de tecnología que apoye los procesos de negocio.
4. Existencia de medios de comunicación masivos y formales en la institución, ejemplo: Hoy en la institución, Noticia Puntual, Carteleras y el Correo Electrónico.
5. Diferentes Gerencias de la organización que disfrutan y están satisfechas con los beneficios tecnológicos prestados por la GI.

  

Amenazas.

1. Desconocimiento de las amplias ventajas de la tecnología por parte de la alta gerencia de la Organización.
2. El plan de capacitación de la organización esta orientado hacia la función principal de la organización, dejando en segundo plano la capacitación en el área de tecnológica.
3. Falta de estandarización de procesos similares, que se realizan en diferentes Gerencias de la Organización.
4. Poco compromiso de algunos usuarios y gerentes para utilizar la tecnología ya implantada (sistemas de información, correo electrónico e Internet).

 

 

Estrategias de la GI.

 

Cruces	Estrategias
D1, D2, A2, F5, O1, O2, F2	Planificar y ejecutar talleres de capacitación para los empleados de la GI, dictados por aquellos empleados de la misma gerencia que posean mayor experiencia y conocimiento sobre las herramientas de trabajo. Contratar capacitación externa para todo el personal en las herramientas de Software Libre seleccionadas. Involucra a los empleados entrenados en los proyectos establecidos en la GI.
A1, A4, F5, F4, F1, F2, O4, O5, F3	Realizar talleres, exposiciones y laboratorios donde se promocionen las soluciones tecnológicas existentes en la organización, su potencial y sus posibilidades de crecimiento. Utilización de los medios de comunicación existentes en la Institución para la divulgación de las ventajas tecnológicas. Realizar talleres de capacitación a los usuarios y gerentes que ya utilizan la tecnología implantada.
D2, D3, O3, O2	Solicitar ingreso de personal, en función a las necesidades tecnológicas de la Institución.
A3, F1	Asesorar a las diferentes gerencias de la organización en la estandarización de procesos similares, y apoyar estos procesos con la tecnología adecuada (sistemas de información, correo electrónico, bases de datos comunes, etc.).

 

 

PLAN DE ACCIÓN. 

(para este ejercicio se desarrollaron solo tres estrategias)

 

 

Estrategia: 1. Planificar y ejecutar talleres de capacitación para los empleados de la GI, dictados por aquellos empleados de la misma gerencia que posean mayor experiencia y conocimiento sobre las herramientas de trabajo.
Eventos, fases y logros principales	Responsable		Calendario	Recursos			Mecanismo de retroalimen- tación
	Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Diagnostico de las necesidades de capacitación.	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	5 días a razón de 4 horas por día	0	0	60	Plantilla de cursos y participantes.
Evaluación y selección de los facilitadores de los talleres.	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	3 días a razón de 4 horas por día	0	0	28	Cuadro de evaluación y ponderación de facilitadores.
Preparación del material para los talleres.	Facilitadores (ejemp: 4 en total)	Facilitadores	2 semanas	0	X cantidad por reproducción de material, etc.	332	Contenido de los talleres, material de apoyo, evaluaciones escritas.
Realización de los talleres.	Facilitadores y participantes	Facilitadores y participantes	3 semanas razón de 4 horas por día	0	0	Ejemp:   1200	Lista de asistencia, evaluaciones a los participantes, evaluaciones a los facilitadores.

 

 

Estrategia: 2. Contratar capacitación externa para todo el personal en las herramientas de Software Libre seleccionadas.
Eventos, fases y logros principales	Responsable		Calendario	Recursos			Mecanismo de retroalimen- tación
	Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Diagnostico de las necesidades de capacitación.	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	5 días a razón de 4 horas por día	0	0	60	Plantilla de cursos y participantes.
Evaluación y selección de las empresas que dictaran los cursos.	Gerente, Supervisores de área	Gerente, Coordinadores de área	2 semanas a razón de 4 horas por día	0	0	84	Cuadro de evaluación y ponderación de empresas
Ejecución de los cursos	Empresas de capacitación	Empresas de capacitación	3 semanas razón de 4 horas por día	Dependerá de la cantidad de participantes, cantidad de cursos y costos por cada curso.	De ser fuera de la Organización  gastos de transporte, de ser en la Organización gastos de refrigerio.	Ejemp:   1200	Lista de asistencia, evaluaciones a los participantes, evaluaciones a los facilitadores, cantidad de participantes aprobados.

 

 

Estrategia: 8. Asesorar a las diferentes gerencias de la organización en la estandarización de procesos similares, y apoyar estos procesos con la tecnología adecuada (sistemas de información, correo electrónico, bases de datos comunes, etc.).
Eventos, fases y logros principales	Responsable		Calendario	Recursos			Mecanismo de retroalimen- tación
	Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Levantar los requerimientos de las diferentes Gerencias.	4 Equipos de trabajo integrados por 3 personas cada uno, participantes de gerencias clientes.	Suplentes de los miembros de los equipos, participantes de gerencias clientes.	1 mes a razón de 8 horas por día	0	0	1920	Minutas de reuniones, reuniones de seguimiento.
Clasificación de los requerimientos y propuestas de soluciones	Supervisores de área, 4 Equipos de trabajo integrados por 3 personas cada uno.	Supervisores de área, Suplentes de los miembros de los equipos	1 mes a razón de 8 horas por día	0	0	1920	Reuniones de seguimiento, cuadros comparativos de requerimientos, Presentación e Informe final de la actividad.
Seleccionar y priorizar los proyectos a desarrollar.	Gerente, Supervisores de área	Gerente, Coordinadores de área	2 semanas razón de 4 horas por día	0	0	120	Lista de asistencia, evaluaciones a los participantes, evaluaciones a los facilitadores, cantidad de participantes aprobados.
Planificación y ejecución del proyecto.	Depende de la solución a desarrollar	Depende de la solución a desarrollar	Depende de la solución a desarrollar	Depende de la solución a desarrollar	Depende de la solución a desarrollar	Depende de la solución a desarrollar	Reuniones de avance, cronograma de actividades, informes parciales, informe final, retroalimentación de la gerencia cliente.

 

 

 

PLAN OPERATIVO.

 

 

Estrategia: 1. Planificar y ejecutar talleres de capacitación para los empleados de la GI, dictados por aquellos empleados de la misma gerencia que posean mayor experiencia y conocimiento sobre las herramientas de trabajo.
Fases	Actividades	Responsable		Calendario	Recursos
		Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Diagnostico de las necesidades de capacitación.	Inventario de herramientas utilizadas en el área vs. el conocimiento de los empleados sobre las mismas.	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	5 días a razón de 4 horas por día	0	0	60
Evaluación y selección de los facilitadores de los talleres.	Estudiar las curricula de los empleados y su experiencia con las herramientas.	Supervisores de área	Supervisores de área	2 días a razón de 4 horas por día	0	0	16
	Seleccionar a los facilitadores	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	4 horas	0	0	12
Preparación del material para los talleres.	Investigación sobre el tema	Facilitadores	Facilitadores	1 semana	0	0	160
	Preparación del material de apoyo y cronograma de los talleres	Facilitadores	Facilitadores	4 ½ días	0	X cantidad por reproducción de material, etc.	144
	Presentación a la gerencia del contenido de los talleres	Facilitadores, Supervisores, Gerente	Facilitadores, Supervisores, Gerente	4 horas	0	0	28
Realización de los talleres.	Depende del cronograma establecido para cada taller.	Facilitadores y participantes	Facilitadores y participantes	3 semanas razón de 4 horas por día	0	0	Ejemp:   1200

  

 

Estrategia: 2. Contratar capacitación externa para todo el personal en las herramientas de Software Libre seleccionadas.
Fases	Actividades	Responsable		Calendario	Recursos
		Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Diagnostico de las necesidades de capacitación.	Inventario de herramientas de Software Libre seleccionadas vs. el conocimiento de los empleados sobre las mismas.	Gerente, Supervisores de área	Supervisores de área	5 días a razón de 4 horas por día	0	0	60
Evaluación y selección de las empresas que dictaran los cursos.	Solicitar cotizaciones de cursos	Supervisores de área	Coordinadores de área	1 semana a razón de 4 horas por día	0	0	40
	Evaluar cotizaciones de cursos	Supervisores de área	Coordinadores de área	4 días a razón de 4 horas por día	0	0	32
	Seleccionar empresas	Gerente, Supervisores de área	Gerente, Coordinadores de área	4 horas	0	0	12
Ejecución de los cursos	Depende del cronograma establecido para cada curso.	Empresas de capacitación	Empresas de capacitación	3 semanas razón de 4 horas por día	Dependerá de la cantidad de participantes, cantidad de cursos y costos por cada curso.	De ser fuera de la Organización  gastos de transporte, de ser en la Organización gastos de refrigerio.	Ejemp:   1200

 

 

Estrategia: 8. Asesorar a las diferentes gerencias de la organización en la estandarización de procesos similares, y apoyar estos procesos con la tecnología adecuada (sistemas de información, correo electrónico, bases de datos comunes, etc.).
Fases	Actividades	Responsable		Calendario	Recursos
		Principal	Suplente		Capital (Bs.)	Opera- tivos (Bs.)	Humano (horas)
Levantar los requerimientos de las diferentes Gerencias.	Pautar reuniones con las diferentes Gerencias	4 Equipos de trabajo integrados por 3 personas cada uno	Suplentes de los miembros de los equipos	1 semana	0	0	480
	Realizar reuniones con las diferentes Gerencias	4 Equipos de trabajo integrados por 3 personas cada uno, participantes de gerencias clientes.	Suplentes de los miembros de los equipos, participantes de gerencias clientes.	2 semanas	0	0	960
Clasificación de los requerimientos y propuestas de soluciones	Clasificación y consolidación de los requerimientos	4 Equipos de trabajo integrados por 3 personas cada uno	Suplentes de los miembros de los equipos	2 semanas	0	0	960
	Diseño de soluciones	Supervisores de área, miembros de equipos	Supervisores de área, suplentes de los miembros de los equipos	2 semanas			1120
Seleccionar y priorizar los proyectos a desarrollar.	Evaluación de soluciones propuestas	Gerente, Supervisores de área	Gerente, Coordinadores de área	2 semanas razón de 4 horas por día	0	0	120
	Seleccionar y priorizar las soluciones propuestas
Planificación y ejecución del proyecto.	Elaboración del cronograma de actividades	Depende del proyecto a ejecutar	Depende del proyecto a ejecutar	Depende del proyecto a ejecutar	Depende del proyecto a ejecutar	Depende del proyecto a ejecutar	Depende del proyecto a ejecutar
	Ejecución del cronograma de actividades

 

 

 

PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO.

 

           

		Inversión (Bs.)
Proyecto	Tiempo	Capital	Operativa	RRHH	Total
Capacitación del personal de la GI (auto capacitación)	2 meses	0	350.000,00	2.000.000,00	2.350.000,00
Capacitación del personal de la GI (contratación de servicio externo)	1 ½ mes	30.000.000,00	200.000,00	0	30.200.000,00
Estudio para la estandarización de procesos en la Organización	2 meses	0	0	50.000.000,00	50.000.000,00
Totales		30.000.000,00	550.000,00	52.000.000,00	82.550.000,00

 

 

 

 

RESUMEN EJECUTIVO.

(se tomo solo un proyecto para este ejercicio)

 

 

Proyecto: Estudio para la estandarización de procesos en la Organización.

 

Objetivo del proyecto.

            El presente proyecto tiene como finalidad realizar un diagnostico en los diferentes procesos que se ejecutan en las Gerencias de Negocio de la Organización, con el propósito de identificar aquellos que son similares, estandarizarlos y proporcionar una solución con base tecnológica que facilite su ejecución, y de esta forma mejorar en buena medida la ejecución de las funciones de la Organización.

 

 Propuesta de valor.

            Para lograr el objetivo antes planteado, la Gerencia de Informática (GI) se plantea crear equipos multidisciplinarios conformados por los empleados de las diferentes áreas tecnológicas (organización y métodos, soporte técnico, sistemas de información y base de datos), los cuales sostendrán reuniones con el personal que sea indicado en cada una de las diferentes Gerencias, y de esta manera realizar un levantamiento de información que permita conocer los principales procesos de cada Gerencia, y luego consolidar la información recavada para poder ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades de la organización.

 

A quien va dirigido el proyecto.

            Gerencias de Negocio. Facilitando sus procesos y la comunicación e interrelación que existe entre Gerencias.

            A la Organización. Una mejor ejecución de los procesos individuales y comunes de cada Gerencia de Negocio incrementaría y mejoraría el servicio prestado por este organismo, dando mayor respuesta al Estado y la ciudadanía.

 

Factores claves para la realización del proyecto.

En la GI:

ü      La GI de informática cuenta con personal académicamente capacitado.

ü      El personal de la GI conoce los procesos del negocio y ha desarrollado soluciones tecnológicas para distintas Gerencias de la Organización.

ü      Motivación del personal.

ü      Robustez de la plataforma tecnológica de la organización.

 

En la Organización:

ü      Nivel académico de los profesionales que llevan a cabo los proyectos.

ü      Experiencia de los usuarios en el manejo de la tecnología.

ü      Usuarios habidos de soluciones que les faciliten la realización de sus tareas.

 

Implementación del proyecto.

En líneas generales, el proyecto contendrá las siguientes fases:

ü      Conformación de equipos multidisciplinarios de trabajo, tanto de la GI como de las Gerencias de Negocio.

ü      Reuniones para la captura de información.

ü      Estudio de la información recabada.

ü      Diseño y selección de las soluciones. 

ü      Formularon y ejecución del plan de trabajo de las soluciones seleccionadas.

 

Equipos de trabajo.

            La GI contara con cuatro equipos de trabajo conformados por tres integrantes cada uno. Estos empleados serán profesionales especialistas en su área, con amplia experiencia en la organización.

            Se requiere que de las Gerencias de Negocio seleccionen aquellas personas que tengan el mayor conocimiento de los procesos, en sus diferentes niveles, estratégico, táctico y operativo.

 

Recursos requeridos.

            Dado que el proyecto será realizado por el personal que labora en la Organización, el mismo no generará honorarios profesionales. Así mismo, gracias a la capacidad tecnológica de la institución, el proyecto puede llevarse acabo con la estructura tecnológica actual.

            El factor de importancia para la realización del proyecto es el tiempo y dedicación que los integrantes de los equipos multidisciplinarios dediquen al mismo, según el plan operativo (anexo) se estima concluir el proyecto en X meses, invirtiendo X horas diarias.

 

Anexos.

ü      Plan operativo del proyecto.

ü      Cronograma de actividades.

ü      Presupuesto.

 

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Bibliografía.

 

ü      FRANCÉS ANTONIO.     Estrategia para la empresa de América Latina.    Ediciones IESA.

ü      MORISEY GEORGE L.    Planeación a largo plazo.    Prentice Hall Hispanoamerica, S.A.

ü      CORREDOR JULIO.       La planificación estratégica, bases teóricas para su aplicación. Vadel hermanos editores.