CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento
del Problema
En la actualidad los manuales son indispensables para todo
centro de documentación y bibliotecas, ya que son considerados como un cuerpo
sistemático que indican las actividades que deben ser cumplidas es decir, es
una guía para encaminar las direcciones adecuadas de los esfuerzos del personal
operativo. Los manuales son por excelencia los documentos organizativos para la realización de una labor asignada, el
uso de los manuales de Normas y Procedimientos permite el desarrollo
informativo de los cambios de las actividades, dando políticas y procedimiento
en forma de libros permanente en un área determinada.
El Centro de Documentación
en Diversidad Biológicas, se encuentra ubicada en calle Chile, Urbanización Chilemex, en Puerto Ordaz-Estado Bolívar. Dispone de un Sistema Automatizado e
interconectado: sistema de Información Documental sobre Biodiversidad de la
Región Guayana (SIBG), proyectos que aún están por formularse, tesis entre
otros.
Cuenta con una Bese de
Datos llamada Papirus, en el cual se encuentra 2922 documentos
incluidos en el área de Diversidad Biológica,
entre estas informaciones se encuentran materiales de ecología vegetal,
fauna silvestre y uso forestal, en conjunto con la biblioteca de
Actualmente, se esta
recopilando la bibliografía de la cuenca del Caura,
en el marco del proyecto “
Semestral mente pasan por
este Centro beca estudiantil así como también la contratación de Asistentes
Bibliográficos, a los cuales se les explica en procedimiento del manejo de
bibliografías ya que no cuenta con un Manual de Normas y Procedimiento, es
decir un formato donde especifique en forma escrita y detallada las actividades
de dicho departamentos. Cabe destacar
que las actividades de la unidad del Centro de Documentación tienen
dentro de sus funciones, registrar los nombres del usuario y material
utilizado, los cuáles se necesita realizar sin dificultades ni contratiempo.
En relación a lo antes
expuesto, se han observados ciertas debilidades a la hora de ubica las
diferentes revistas que han sido publicadas como resultado del proyecto de
investigación antes señalado por parte del personal que tiene una beca trabajo
y los asistentes de biblioteca que laboran en el centro de documentación. Es
este sentido, es imprescindible la realización de un manual de normas y
procedimiento, que guié la búsqueda de las publicaciones que resultan de los
estudios realizados por los investigadores del Centro Ecología de Guayana para hacer
fácil la búsqueda de dichas bibliografías para el préstamo de los usuarios que
así lo soliciten.
Esta situación ha originado
la necesidad de elaborar un Manual de Normas de Procedimiento que le permita al
Asistente de Biblioteca y al usuario visualizar los pasos expuesto al personal
de dicha sección cabe destacar que se ha llevado a cabo durante años en forma empírica, trayendo como
consecuencia el retraso de las actividades,
otras de las causas que origina es la acumulación de trabajos
como revistas separatas entre otros y en
algunas oportunidades afectando las relaciones con el personal que allí labora.
Si no se solventa esta
situación en la unidad del Centro de Documentación se seguirá acumulando las bibliografías
entre donaciones y compras, creando mala coordinación en su funciones y no se
logrará la optimización de dicho servicio, por lo contrario tendrá
incertidumbre de conocer el procedimiento a seguir para su elaboración
afectando así el rendimiento productivo
del departamento. Por tal razón se hace
de suma importancia realizar un Manual
de Normas y Procedimiento con el fin de simplificar tiempo y esfuerzo, en
cuanto al funcionamiento de la institución.
La implementación del
Manual de Norma y Procedimiento ayudará a formalizar que las bibliografías se
trabaje estrictamente de acuerdo con las normas que están plasmada en el manual
así mismo garantizara la coordinación de
las actividades a realizar forma ordenada, aportando gran ayuda a los nuevos
empleados, además le permitirá al Centro
mantener un control más eficaz y rápido.
De esta manera se sugiere,
como solución elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos que permita a
la encargada o al personal responsable, de adquirir conocimiento necesario para
la realización de sus actividades de manera correcta.
En tal sentido, se hace
necesario establecer mecanismo de perfeccionamientos en las actividades que realiza el Centro a
través de investigación se
pretenderá dar respuesta a las
siguientes interrogantes, generadas por la experiencia del empleado que labora
en dicha Unidad.
¿Cuáles son las
Normas y Procedimientos de las actividades realizadas en el Centro
de Documentación en Diversidad Biológica de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana?
¿Se encuentra bien definido las Normas y procedimientos de Centro de
Documentación en Diversidad Biológica de
¿Existen pasos que debe
cumplir para cada procedimientos del Centro de
Documentación en Diversidad Biológica de la Universidad Nacional Experimental
de Guayana?
Objetivo General
Elaborar un Manual de
Normas y Procedimiento para el registro de la bibliografía del Centro de Documentación en Diversidad
Biológica de
Objetivo
Especifico
Identificar las Normas y
Procedimientos para el registro de la bibliografía del
Centro de Documentación en Diversidad Biológica de
Definir las Normas y
procedimientos del Centro de Documentación en Diversidad Biológica de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicado en Puerto Ordaz-Estado
Bolívar.
Establecer los pasos que se
deben cumplir para cada procedimiento del Centro de Documentación en Diversidad
Biológica de la Universidad Nacional Experimental de Guayana ubicado en Puerto
Ordaz-Estado Bolívar.
Justificación de
La necesidad de elaborar un
Manual de Normas y Procedimiento surge debido a que en el Departamento del Centro de Documentación en Diversidad
Biológicas, se aglomera demasiados documentos y no hay una buena organización
de las revistas existentes.
Este manual se desarrollo
de una forma detallada y consecutiva de cada uno de los pasos a seguir para la
gestiones de mejorando los proceso, optimizando las actividades, y el desenvolvimiento de las misma. La presente investigación se
efectúa para los futuros Asistentes de
Biblioteca.
Importancia
Es importante
llevar el control interno por medio de los manuales de procedimientos
afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para
cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos
actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar
a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y
ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los
procesos.
Beneficios
·
Prestar un buen servicio al usuario
·
Constituye la organización de fortalecimiento del Centro de
Documentación
·
Ubica con rapidez el material solicitado
·
Organiza el material de manera ordenada y analógica
Limitaciones
La
limitación principal es el espacio físico el cual es muy pequeño, falta de
estantería para la ubicación del material
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Reseña
Histórica
Para el año 1994, en
resolución CU-S-0-03-120, un grupo de
investigadores se unieron para crear en
Con la finalidad de
coordinar, promocionar y realizar investigaciones ecológicas en la región de
Guayana y áreas de influencia, con énfasis en ecosistemas naturales, con el fin
de obtener, generar y difundir información básica y aplicada sobre las características
y funcionamiento de los ecosistemas y así poder contribuir en su conservación y
uso sustentable.
Después de fundado el
Centro de Investigaciones Ecológicas de Guayana, los Investigadores surgió la
idea de formar un Centro de Documentación, ya que ellos tenían mucha material
de campo (escrituras). Más artículos y copias de sus investigaciones
(separatas). Aunado a las suscripciones de diferentes revistas de tema
ambiental.
En este sentido se crea
para el año de 1996, el Centro de
Documentación en diversidad Biológicas del CIEG.
Antecedentes de la
investigación
Para
el desarrollo de la investigación se consulto el siguiente Trabajo de Tesis de Grado
UNIVERSIDAD
DE ORIENTE NÚCLEO BOLÍVAR ”Realizado por: María Barcenas,
2008.
INFOGRAFIAS:
Bases Teóricas
Manual de
procedimientos
Las empresas en todo el proceso de diseñar e
implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los
procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función
empresarial.
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
EL Diseño de un
Manual de Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de materiales
importados en la empresa National Oilwell
de Venezuela C.A. Para llevar de manera secuencial y lógica los pasos de cada
procedimiento mediante un documento formal
http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-administrativo.shtml