Indicadores de gestión

Las empresas como el cuerpo humano, tienen síntomas que permiten conocer cuál es su estado de "salud". July 2002.

Por gestionhumana.com

La tensión, la temperatura o el número de pulsaciones del corazón pueden ser herramientas útiles para que un doctor determine la situación de un paciente. La visión, la misión y toda la planeación estratégica de las empresas también pueden convertirse en medios importantes para conocer el estado y la proyección de una compañía.

Sin embargo, la clave está en reconocer cuáles son los dos o tres puntos imprescindibles para que la organización conozca hacia dónde llegar. En ese sentido, recursos humanos tiene un papel muy importante y es apoyar la construcción de mecanismos que, a través de un trabajo integrado, permitan elevar la productividad y la eficiencia de los empleados.

Los indicadores de gestión son aquellas herramientas que permiten analizar y evaluar a la compañía de una manera global para conocer cuál es su estado actual y cuál va a ser su situación a largo plazo.

Mucho se habla de ellos y en el lenguaje de recursos humanos suelen ser muy utilizados, pero realmente sabe usted ¿qué son, cómo se construyen y cómo se ponen en marcha en la organización?.

Para Cecilia Bonnet, consultora organizacional, un indicador de gestión es:"Un sistema de medición que se relaciona con la parte estratégica de la compañía. Por eso cuando hablamos de su construcción nos referimos a sólo tres o cuatro, ya que dependen de las metas organizacionales hacia las que quiere llegar la empresa".

Un salvavidas de la estrategia

La principal función de un indicador de gestión es identificar de manera real y precisa la efectividad, la eficacia, la eficiencia, y la productividad de las organizaciones.

Bajo este principio los indicadores de gestión pueden:

Promover acciones de autocontrol. Las personas deben establecer metas a corto plazo que apoyen el direccionamiento de la organización. Es así como los empleados día a día llevan un control estricto de sus acciones y saben cómo están realizando su trabajo.

Facilitar la corrección de los errores y la identificación de las causas de varios problemas. Al apoyar la estrategia de la empresa los indicadores de gestión permiten desarrollar un sistema en el que se pueden detectar a tiempo descuidos organizacionales y el origen de estos mismos.

Reorientar políticas y estrategias. Si se establecen vacíos organizacionales a tiempo se pueden tomar medidas que redireccionen los objetivos de la organización.

Promover el trabajo en equipo. Si todas las personas conocen hacia dónde está enfocada la organización desarrollarán cada una de sus funciones a partir del direccionamiento estratégico que se ha propuesto.

Establecer una gestión basada en datos y hechos. Se establece una medición objetiva que genera resultados cuantificables y medibles para la empresa.

Este último punto es uno de las más grandes ventajas de los indicadores de gestión, pues permiten cuantificar y comparar el cumplimiento de la estrategia de la organización versus los resultados concretos y a corto plazo. Así se puede realizar una planificación con mayor certeza y confiabilidad y discernir con precisión las oportunidades de mejora de un proceso determinado.

Por ejemplo, si uno de los objetivos estratégicos de la organización es el servicio al cliente, este se puede comparar con el aumento en ventas de la empresa después de que recursos humanos haya realizado una capacitación a su fuerza de ventas relacionada con el tema.

Al conocer profundamente el desarrollo de un procedimiento se pueden establecer cuáles son las causas de su problema o el éxito de su gestión.

Así la toma de decisiones ya no se apoyarán en el "yo creo", "yo pienso" o "yo imagino", sino en cifras y datos objetivos que develarán el estado estratégico de la organización.

Bonnet explica que: "Si una organización no tiene indicadores de gestión nunca podrá tener un punto hacia el cuál compararse y así es muy difícil lograr que sepa qué quiere lograr a largo plazo".

Por esta razón, la importancia de establecer indicadores de gestión para una empresa, ya que permiten obtener información puntual, por periodos y de esta manera apoyar la toma de decisiones.

El control no es igual a la gestión

Tal vez los términos de evaluación del desempeño e indicadores de gestión para muchos departamentos de recursos humanos estén interrelacionados entre sí, pero lo que realmente es importante es que cada concepto que se desarrolle en la organización se complemente y esté en concordancia con los objetivos de toda la compañía.

Es así como es indispensable evidenciar que los indicadores de gestión no actúan como aquellos mecanismos para mantener un comportamiento dentro de cierto rango de tiempo, sino que al convertirse en un instrumento gerencial e integral permiten que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para canalizarlos.

De esta manera esta herramienta se convierte en ese observador global que al estar en sintonía con la estrategia del negocio permite que actúe como un asesor externo en la organización.

"Introducir los indicadores de gestión en la compañía es un proceso que se tiene que hacer a través de estrategias de información y comunicación centralizada. Algunas organizaciones presentan los indicadores de gestión como mecanismos de control y estos pueden ser un completo fracaso, pues a nadie le gusta sentirse vigilado en su propio trabajo", añade Bonnet.

Es así como la implementación de los indicadores de gestión deben responder a retos para cada uno de los empleados. Si se hacen comparaciones y proyecciones a largo plazo, el trabajo se realizará con entusiasmo y potencializando al máximo las habilidades y competencias de cada una de las personas que hacen parte de la organización, pues tienen una meta por alcanzar.

Un indicador es más que una evaluación

En la mayoría de casos cuando se implementan indicadores de gestión, muchos gerentes suelen creer que esta herramientas significa evaluar el desempeño de los empleados y mirar su productividad dentro de la misma.

Y aunque todos los mecanismos que se pongan en marcha en la organización deben ir en coherencia y se tienen que interrelacionar a través de toda la planeación estratégica de la compañía, las evaluaciones de desempeño y los indicadores de gestión tienen varias diferencias.

Indicadores de gestión Evaluación del desempeño
*Se fundamentan en la planeación estratégica de la organización.*Suelen ser muy pocos, ya que se encuentran en concordancia con los objetivos de la compañía.*Un indicador es la proyección de lo que se quiere lograr comparado con el estado actual. * Están basadas en las habilidades y competencias de los individuos.*Si es para medir el desempeño de los individuos existe una evaluación por cada empleado.* Las evaluaciones son el insumo para analizar si el capital humano con el que yo cuento se encuentra en coherencia con los objetivos organizaciones.

Orlando Urdaneta, consultor organizacional, explica que: "Cuando se está haciendo evaluación del desempeño esta no se hace con base en el indicador de gestión. En la primera se miran muchas facetas que tienen que ver con metas individuales y logros del área, en el segundo sólo se miran dos o tres cosas que tengan una relación directa con la planeación estratégica de la organización."

De esta manera se realizará un análisis minucioso de todas las tareas que se están implementado para cumplir con la estrategia de negocios de la compañía y poder tomar decisiones que enriquezcan la misma.

gestionhumana.com habló con Álvaro Bolaños, gerente de recursos humanos de Codensa para ver cómo esta compañía había utilizado los indicadores de gestión en la empresa.

Antes venta de energía, ahora de servicios

La implementación de los indicadores de gestión permitieron que Codensa supiera que la estrategia de la compañía tenía que enfocarse a la reducción de costos.

Para la gerencia general de la organización, la venta de energía era la principal fortaleza que tenía Codensa. Sin embargo, después de haber aplicado indicadores de gestión en la compañía los resultados se enfocaron hacia otro destino.

Codensa construyó un indicador de gestión para que mirara el ahorro que había tenido después de haber realizado una reestructuración en la planta de personal de toda la empresa.

Para esto se comparó la cantidad de energía que se estaba comprando versus la cantidad de energía que se estaba vendiendo. El resultado no pudo ser mejor, pues Codensa tuvo un ahorro de 54.452 millones de pesos en todo un año.

Es así como el indicador de gestión permitió colocar en cifras tangibles los resultados del proceso de reestructuración. Con estos Condesa empezó a diversificar sus productos más allá de la energía y a realizar talleres de capacitación de servicio al cliente para los trabajadores de la organización.

Además, el indicador sirvió como mecanismo para analizar que la calidad del servicio no había bajado y aunque ahora cada trabajador tenía que atender más clientes, el compromiso por la estrategia organizacional estaba interiorizado por todos reducción de costos sin dejar atrás el servicio al cliente.

Hoy en día Codensa es la mejor empresa colombiana en cuanto a desarrollo de gestión se refiere y la segunda para el grupo español Endesa en generación de resultados y productividad.

Finalmente, es importante anotar que los indicadores de gestión son una de las mejores herramientas que tienen las organizaciones para poner en cifras su planeación estratégica y en consecuencia, desarrollar nuevas ideas o corregir posibles errores en el proyecto organizacional de la compañía.

Así como en el cuerpo humano estos permiten detectar a tiempo una falla y así encontrar medicamentos que solucionen el problema. Los indicadores de gestión son toda una visita al médico, pero que puede durar toda la vida de una compañía.

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