Universidad
Yacambú.
Maestría en
Gerencia de las Finanzas y de los Negocios.
Asignatura:
Planificación.
Sección “D”
Autores: Lic. Cesar
Giral Michelangeli.
Lic. Marlon Escalona Agüero.
Lic. Sergio Saavedra Guzmán.
LA PROSPECTIVA Y SU EMPLEO COMO HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
Introducción
El tema de la
prospectiva en muy ambiguo desde el punto de vista que se observe. Muchos de
los autores de diversos libros, han tratado de definirlo basándose en
diferentes opiniones proporcionadas por expertos. Uno de ellos es Roberto
Bloch, quien en su artículo “Se puede conocer el futuro: Prospectiva,
Tecnología y PYMES” explica con su habitual profundidad y sabiduría, que la
prospectiva es una de las herramientas más básicas y esenciales a nivel
estratégico utilizada para la planificación. Según este autor, la prospectiva parte del concepto que el
futuro aun no existe, y que el mismo se puede considerar como una realidad
múltiple que en su totalidad depende de la acción humana, donde el ser humano
puede construir su mejor futuro al tomar las decisiones correctas en el momento
indicado. De igual forma; se considera que la prospectiva es una herramienta de
gran relevancia, importancia y utilidad para las empresas, ya que garantiza el
éxito en dichas organizaciones y se
conforma como una reflexión sobre el futuro para incidir en el presente frente
a los cambios en el entorno estratégico y su aplicación sobre los PYMES.
La realización de la
presente investigación se refiere netamente a la prospectiva, pero se inicia el
desenvolvimiento de la misma con el tema de la incertidumbre que tiene
intrínseco el proceso de la toma de decisiones, para posteriormente desarrollar
el tema central. A través de esta investigación, se pretende abordar en forma
global los temas a los cuales se hizo referencia en el T2 (Planificación como
herramienta del gerente) y T5 (Prospectiva) de la materia planificación,
asignatura altamente oportuna para aprender o afianzar la importancia del
construir el día a día los puentes necesarios para acercar el presente a los
futuros posibles. En esta investigación se presenta un pequeño esbozo de la
terminología relacionada con la planificación
y prospectiva sumado a la temática la prospectiva como estrategia de
planificación en el marco de la incertidumbre gerencial.
La presente
investigación finaliza con las conclusiones del tema y con las bibliografías
que fueron consultadas para llevar a cabo su realización.
LA PROSPECTIVA COMO ESTRATEGIA DE PLANIFICACIÓN EN EL MARCO DE LA
INCERTIDUMBRE GERENCIAL.
Para
introducirnos en la temática que nos interesa, es inicialmente importante hacer
referencia a algunos términos que son de relevancia para la investigación en estudio
y que el desconocimiento de su contenido nos pudiese llevar a alejarnos del
entendimiento de la misma.
El autor Ricardo Urrutia (Gerente Operativo, Gerente Estratégico, 2004) al hacer
referencia a la Administración estratégica, la define como el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar
las decisiones interfuncionales que
permiten a una organización en especifico conseguir sus objetivos. De igual
forma, Fred David en su texto Concepto de Administración Estratégica,
hace mención que la implementación de la misma, es la fase activa en la cual la
los empleados en relación con los gerentes se compenetran para poner en
práctica la estrategia formulada aun en disminución de su propio éxito
personal. De igual forma también señala que la estrategia es una herramienta
fundamentalmente de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones
colectivas, relacionada con el día a día y
con el camino que se ha de recorrer en el futuro, instituciones y
organizaciones que deberán adecuarse a los cambios y a las demandas que les
impone el medio en el cual se desenvuelve para así llegar a alcanzar el máximo
de validez y disposición de sus prestaciones.
En la Web, el artículo disponible titulado En busca de la creación de una nueva identidad para el Centro de
Formación, hace referencia a la
definición de términos que de igual forma son importantes para el entendimiento
del tema en estudio. Proyectar
es imaginar caminos que muestren como llegar desde el presente hacia el futuro. Planificar es trazar las líneas
generales de lo que se debe hacer, cómo, y de los métodos para hacerlo,
con el fin de alcanzar los objetivos anteriormente trazados. Visualizar: es imaginar con rasgos
visibles algo que no se tiene a la vista. Prospectiva, implica una reflexión para aclarar la acción
presente a la luz de los futuros posibles como lo menciona Michel Godet (La
caja de herramientas de la prospectiva estratégica, Abril 2000). La prospectiva
no es más que la actitud de análisis que se desplaza del futuro hacia el
presente, anticipando la configuración de un futuro deseable y que a su vez
retrocede hacia el presente para crear planes convenientemente implantados en
la realidad (según C. Moreno.).
El termino planificación es definido por diversos autores de la
siguiente manera, basándose en las diferentes perspectivas de cada uno. Planificar es un proceso de decisiones
orientadas hacia el futuro. Planificar es disponer de la acción con
anticipación. Planificar es controlar el futuro, no sólo pensar en él. Planificar
es integrar un conjunto de actividades en un todo que no tiene sentido.
Planificar es pensar en el futuro. Reflexionando sobre cada una de estas
perspectivas expuestas por diversos
autores, podemos sintetizar que la Planificación es el arte que nos orienta en la consecución
de nuestros logros y objetivos planteados, permitiendo clarificar nuestro
tiempo, nuestras ideas y nuestros recursos económicos así de permitirnos
disponer también de diferentes alternativas y toma de decisiones de forma pronosticada.
Chandler define la estrategia
como: "… la determinación de los propósitos fundamentales a largo plazo y
los objetivos de una empresa, y la adopción de los cursos de acción y
distribución de los recursos necesarios para llevar adelante estos propósitos…"
a diferencia de Anthony que la define como la consecuencia de "…el proceso
de decidir sobre objetivos de la organización, sobre los cambios de estos
objetivos y políticas que deben gobernar la adquisición, uso y organización de
estos recursos".
En términos generales, cuando un individuo o cuando un
grupo determinado de personas hacen
referencia al término de Planificación Estratégica, inmediatamente se
enfocan en el ámbito militar. Pero en la actualidad este término es empleado en
el ámbito empresarial como una herramienta básica, fundamental e indispensable
de la gerencia estratégica, la cual se basa en la búsqueda incansable de
ventajas competitivas para la institución en función de que le permitan
alcanzar el cumplimiento de su misión y de sus objetivos, haciendo uso del
medio ambiente, de sus presiones y de los recursos disponibles. Sallenave (1991), afirma que "La
Planificación Estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus
objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta
gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de
decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la
empresa".
Para Ackoff (1973) planificación es “concebir el futuro deseado así como
los medios necesarios para alcanzarlo”, concepto que complementa la definición
planteada en la Caja de Herramientas donde prospectiva se visualiza como la
propuesta donde el sueño fecunda la realidad, donde el deseo y la
intencionalidad es fuente productora de futuro, donde la anticipación ilumina
la preactividad y la proactividad.
Para Godet (2000), preactividad es la evaluación y
la elaboración de las opciones estratégicas posibles para prepararse a los
cambios esperados. En cambio la proactividad
es la evaluación y la elaboración de las opciones estratégicas posibles
para provocar los cambios deseados.
Entre
prospectiva y estrategia se observa claramente que se establece una correlación
que según Godet (2000) pasa por el método de escenarios y del árbol
de competencia. Partiendo de que el término escenarios es definido por este autor como un: “conjunto formado
por la descripción de una situación futura y un camino de acontecimientos que
permiten pasar de una situación original a otra futura” y que al mismo tiempo
debe cumplir con las siguientes condiciones: “pertinencia, coherencia,
verosimilitud, importancia y transparencia”.
Uno
de los retos de mayor relevancia en los ejercicios de prospectiva es la
determinación del nivel y grado de incertidumbre acerca del futuro que es
objeto de estudio. Es importante destacar que si no existe la
incertidumbre, no hay necesidad de prospectiva; en este caso bastaría con un
simple pronóstico. Sin embargo, son relativamente raras las situaciones en las
que no existe incertidumbre. De allí la necesidad de contar con enfoques
prospectivos que intenten lidiar con la incertidumbre.
Vías de
aproximación al Futuro
Eduardo
Raúl Balbi (Bases Conceptuales de la prospectiva estratégica, 2007)
¿QUÉ ES LA
INCERTIDUMBRE? ¿QUÉ HACER CUANDO EXISTE INCERTIDUMBRE? ¿CÓMO PUEDE EVITARSE LA
INCERTIDUMBRE?
El
tema de la Planificación estratégica, como se ha hecho referencia a lo largo de
la presente investigación, forma parte de una de las herramientas más básicas,
esenciales y fundamentales para los
gerentes; entes encargados de la toma de decisiones dentro de cualquier
institución. A pesar de ello, en un
planeta subordinado a la ejecución de constantes cambios, donde la mayoría de
ellos perturban de manera directa e indirecta a las organizaciones y a todos
sus integrantes; la incertidumbre al momento de tomar una decisión, puede influir en
el futuro de dichas organizaciones.
Tomado del
glosario de un organismo de la ONU (Organización de Naciones Unidas) llamado
“Evaluación de Ecosistemas del Milenio (Me)” y conseguido en el sitio de
internet de este ente llamado GreenFacts “La incertidumbre
puede derivarse de una falta de información o incluso por que exista desacuerdo
sobre lo que se sabe o lo que podría saberse. Puede tener varios tipos de
origen, desde errores cuantificables en los datos hasta terminología definida
de forma ambigua o previsiones inciertas del comportamiento humano. La
incertidumbre puede, por lo tanto, ser representada por medidas cuantitativas
(por ejemplo, un rango de valores calculados según distintos modelos) o por
afirmaciones cualitativas (por ejemplo, al reflejar el juicio de un grupo de
expertos).”
Se puede denotar entonces que la
incertidumbre es una estado que se origina en diversos niveles (empresariales,
personales, sociales, políticos, etc.), y que es un escenario incierto que se
determina por la poca o nula información al respecto donde sus resultados son,
impredecibles de forma objetiva. Ahora bien, ya que la incertidumbre se da en
todos los niveles, y que afecta a todas las decisiones que se toman dentro y
fuera de una organización, le origina a todos una condición de inevitabilidad,
a lo cual cabe trazarse las siguientes interrogantes: ¿Qué es la incertidumbre? ¿Qué hacer cuando existe la incertidumbre?
¿Cómo puede evitarse la incertidumbre?
El prototipo de
decisión que se considere dependerá en su mayoría de la experiencia y de la
actitud del liderazgo que se aplique en esa área en específico. Estos factores hacen
que se introduzca un cierto grado de inestabilidad adicional en cada decisión,
lo que conlleva a diferentes grados, tipos y niveles de incertidumbre.
Courtney
citado por Jonhston, Ron. (2004) ha propuesto un modelo que hace la
distinción entre cuatro niveles de incertidumbre:
Nivel 1 de incertidumbre – “Un futuro bastante claro”: en él los gerentes crean un pronóstico claro que facilita el la
ejecución de las estrategias, pero de igual forma se mantienen la incertidumbre
en la toma de decisiones.
Nivel 2 de incertidumbre – “Futuros alternativos”: en este nivel se establecen alternativas pero no es posible presentar
el resultado.
Nivel 3 de incertidumbre – “Un intervalo de futuros”: en este nivel, abordando diversos futuros alternativos, el resultado
puede ubicarse en cualquier punto del intervalo.
Nivel 4 de incertidumbre – “Verdadera ambigüedad”: la incertidumbre se pone en marcha para crear un futuro netamente
impredecible de predecir.
Referente
a esto, John L. Herrman y Nobumasa Nakashima (2000), fundan la parvedad de
delimitar detalladamente la incertidumbre asociada a cualquier decisión para
minimizar los riesgos inherentes de ésta. Una vez establecidas y delineadas
todas las fuentes de incertidumbre, se debería establecer el riesgo que cada una
de ellas supone para la organización.
Michael
Crozier (1976) piensa que “existe una manera de reducir la incertidumbre y es a
través de normas, reglas y procedimientos y esto se encuentra “democráticamente
distribuido en toda la organización” cubriendo tanto a superiores como a
subordinados […]”
Habiéndose
ya establecido, la incertidumbre es un dispositivo inevitable en el proceso de
la toma decisiones, lo que conlleva a la parquedad de luchar con ella y a
disminuir la forma en que afecta los objetivos de cualquier organización.
Manejar la incertidumbre implica determinar su grado, delinear la forma en que
afecta la empresa y el riesgo que supone para ésta. Ahora bien, lo antes
expuesto lleva a responder la otra pregunta planteada al comienzo de este tema ¿Cómo puede evitarse la
incertidumbre? La
respuesta sería que no es posible evitarla, por lo menos, un pequeño grado de
incertidumbre dentro del proceso planificador de la empresa, siempre habrá que
afecten las decisiones que se tomen. Entonces, ¿existirá alguna forma eficiente
de manejar la incertidumbre? Los autores citados en los párrafos anteriores
proponen estrategias generales para su determinación y manejo, pero existe una
que pareciera ser la posible respuesta a esa interrogante: la prospectiva,
ese es el tema que se abordará a continuación.
Eduardo
Raúl Balbi (Bases Conceptuales de la prospectiva estratégica, 2007)
PROSPECTIVA
Haciendo
referencia al tema anteriormente estudiado, puede establecerse que uno de los
principales problemas a los que todo proceso de toma de decisiones se enfrenta
es a la necesidad de determinar parámetros que permitan optar por un camino de
acción en situaciones de incertidumbre. En la actualidad, signado por los
continuos y sostenidos avances tecnológicos, los tomadores de decisiones
cuentan con diversas herramientas que los ayuda en su tarea, entre ellas se
encuentra una, que más que una herramienta constituye una disciplina, y que
permite establecer estrategias para fortalecer la decisión de qué ruta a de
seguirse para lograr las metas organizacionales.
El diccionario de la Real Academia
define lo posible como “lo que puede suceder”, y cuando aborda la definición de
“probable”, señala “dícese de aquello que hay buenas razones para creer que se
verificara o sucederá”. La diferencia entre posible y probable es vital para
comprender el espíritu de la prospectiva estratégica y así poderla diferenciar
de los enfoques de “pronósticos”.
Históricamente, el pronóstico es
anterior a la prospectiva. La prospectiva propone manejar o administrar la
incertidumbre que se genera cuando se observa la realidad a través del lente de
la complejidad. El futuro es múltiple y por lo tanto no es único; se construye
pero no se predice.
Es por ello que se puede definir la prospectiva como una
disciplina que tiene como objeto el análisis del futuro, “tiempo en el cual no
hemos llegado todavía”, en palabras del diccionario de la Real Academia
Española de la Lengua, tiempo que nos puede reservar sorpresas si permitimos
simplemente que ocurra por la fuerza de los acontecimientos, pero que podría
realizarse de acuerdo con nuestros intereses si tomamos la decisión de
moldearlo desde ahora. De esta manera, tomamos
en nuestras manos la incertidumbre de los acontecimientos
administrándolos para nuestra conveniencia y a la medida de nuestras fuerzas.
Jahir Rodríguez
Rodríguez, en su obra El Palimpsesto de la ciudad: Ciudad Educadora,
propone una interesante definición: “…la prospectiva es la herramienta central
para el diseño estratégico. Su finalidad por lo tanto, no es predecir el
futuro, sino explorar futuros posibles a efectos de clarificar decisiones y
prioridades presentes. Además la prospectiva contribuye a la construcción del
futuro que comienza con su imaginación técnica, social y política…”.
Si detalladamente se hace un estudio
de esta definición, claramente se nota que existen elementos comunes como la
palabra “futuro”, también se deja evidencia de la implicación de “explorar
alternativas” y de conseguir el mejor camino posible. Una aproximación personal
a la definición de prospectiva, podría ir de la siguiente manera: es una
herramienta estratégica cuya finalidad es explorar las diversas alternativas de
futuro para la organización, procurando escoger la mejor vía posible tomando en
cuenta las decisiones presentes.
Considerando que uno de los
elementos característicos de la prospectiva es la exploración del futuro (de la
empresa u organización), se podría concluir que de una u otra forma, los
encargados de tomar las decisiones dentro de la empresa hacen uso de diversas
herramientas que involucran pronóstico, predicción, previsión y
proyección a través de elementos como los estudios de mercado, los
controles de producción, las estadísticas de la bolsa, entre otros con el fin
de lograr los objetivos propuestos. Queda evidenciado que la mezcla entre
prospectiva y estrategia propicia la utilización de las herramientas propias de
cada disciplina y origina una ampliación del tema que nos ocupa: la prospectiva
estratégica.
VINCULACION DE LA PROSPECTIVA CON EL
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO (TEG)
Título del trabajo: MODELO DE EVALUACIÓN Y CONTROL
DE GESTIÓN QUE LE PERMITA A LA 35 BRIGADA DE POLICÍA MILITAR MEDIR LOS NIVELES
DE EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD, LOGRADAS CON LA ASIGNACIÓN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS.
El Ejército Nacional Bolivariano es
una de las organizaciones que funciona dentro de la Fuerza Armada Nacional
Bolivariana , dentro del cual una de las instituciones que labora a la par de
éste es la 35 BRIGADA DE POLICÍA MILITAR. Este trabajo especial de grado, hace referencia a la propuesta de ejecución
de un modelo de evaluación y control de gestión que le permitirá a esta
organización en específico medir los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad
de dicha institución, logrados con la utilización de los recursos financieros
asignados a la misma.
Basándonos en el tema de la
prospectiva, y ya conociendo que la misma se refiere a la proyección que cada
organización se hace hacia el futuro, y que además constituye la herramienta
básica para controlar la incertidumbre, que es en sí el arma que nos va a dar
la parte negativa o positiva de lo que estamos haciendo; se observa claramente
que al referirnos al tema del trabajo especial de grado, lo que se busca es denotar las acciones
favorables que dicha institución pudiera alcanzar o no con la utilización de
dichos recursos; teniendo ya en cuenta que el modelo antes mencionado puede
arrojar resultados tanto negativos como positivos.
Esta investigación es tomada como
tema de estudio fundamentalmente porque se pretende dar respuesta a los
desafíos que la fuerza Armada Nacional en la actualidad está afrontando, donde
lo que se busca es un mayor nivel de exigencia interna y externa de parte de
los individuos que la integran, y en segundo lugar porque permite a través de
la evaluación de la gestión de dicha institución como proceso complementario de
planificación estratégica, evaluar el mejoramiento continuo de dicha
organización a través de los procesos gerenciales, por cuanto permite traducir la estrategia en acción y establece el
soporte técnico e informativo de cómo la misma
se está desarrollando y si por medio
de ella se están logrando los objetivos planteados.
Conclusiones
Una vez finalizada la presente investigación se puede concluir que
la misma es de gran relevancia e importancia para todas las organizaciones que
desean alcanzar el éxito. Al hablar de La incertidumbre en este tema, nos damos
cuenta que la misma constituye un elemento presente e inevitable en todo
proceso de toma de decisiones, su inevitabilidad la hace un elemento que puede
poner en alto riesgo las metas de la organización, pero que es necesario
reducirla al mínimo para de esta forma poder lidiar con ella.
La
prospectiva constituye esa poderosa herramienta para poder controlar y manejar
la incertidumbre, provee a los encargados de tomar las decisiones dentro de la
organización, de mecanismos para explorar las posibilidades de futuro a que
llevarán las decisiones tomadas. Actualmente, establece una de los instrumentos
más utilizados por los niveles de decisión de la empresa para lidiar con el
inevitable grado de incertidumbre y para proyectar la empresa a futuro desde
diversas perspectivas y aprovechar aquellas posibilidades que más le
favorezcan.
Para
finalizar, es importante destacar que la prospectiva permite visualizar el futuro posible de
la organización de acuerdo con las decisiones que se tomen y, como puede
desprenderse del término, "futuro" está sujeto al mundo de las posibilidades.
En las organizaciones, los hombres que son los constructores naturales de su
futuro, están inclinados a obrar en defensa de sus propios intereses.
En
síntesis, la prospectiva desea ayudarnos a salir de las cuatro paredes del
corto plazo, y de esta manera hacer del futuro una ventaja competitiva que nos
lleve a ser exitosos, como persona como organización y como país. En esto
consiste la vida, “decidirnos por la
vida es optar por el futuro, como lo expresaba sabiamente Simonne de Beauvoir:
“sin este acicate que nos proyecta siempre
hacia adelante, no seriamos nada más que un poco de moho esparcido sobre
la faz de la tierra”.
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Ron. (2004) Cómo reforzar el planeamiento a través del uso de las
herramientas de prospectiva – Microsoft Internet Explorer – Disponible
en línea consultado en Nov. 2007.
En este artículo se intenta
explicar la brecha existente entre prospectiva y planificación. Uno de los
desafíos más importantes de los ejercicios de prospectiva es la determinación
del nivel y grado de incertidumbre acerca del futuro que es objeto de estudio.
Igualmente, se mencionan los cuatro niveles de la incertidumbre como son: Nivel
1 de incertidumbre – “Un futuro bastante claro”. Nivel 2 de incertidumbre –
“Futuros alternativos”. Nivel 3 de incertidumbre – “Un intervalo de futuros”.
Nivel 4 de incertidumbre – “Verdadera ambigüedad”
Disponible en:
http://www.concytec.gob.pe/prospecta/prospecta2004/presentaciones/congreso/02_Res_Rjohnston.doc
2.- Rivero
Jorge (2007). Si puedes soñarlo, puedes lograrlo – Microsoft Internet
Explorer. Disponible en línea consultado en Noviembre 2007
Los sueños no tienen
límite. Sin embargo, es esencial precisar que cuando pienses en tu sueño
lo más importante es saber qué es lo que te motiva a lograrlo. El motivo debe
ser noble y pasar la rigurosa prueba del amor. Tu sueño debe cumplirse sin que
haya ningún perdedor. Tenlo muy presente!
Disponible: http://www.articuloz.com/article_122272.html
3.- Liderazgo
– Microsoft Internet Explorer
Los autores hacen referencia
a una vivencia personal durante un simposio, donde se generó una crisis cuando
uno de los ponentes propuso que todas las decisiones de una organización pueden
tomarse por consenso… si se pretende conjugar las metas del grupo humano y la
meta de la organización, se hace necesario que quienes posean autoridad formal
tengan la suficiente habilidad, capacidad y sensibilidad como para erigirse en
líderes del grupo humano en general.
Autora: LASSIG,
ADRIANA CECILIA
Disponible: http://www.rrppnet.com.ar/liderazgo1.htm
4.- Liderazgo al borde del
caos – Por Emmett Murphy, Mark A. Murphy
- resumen del libro en res – Microsoft Inteernet Explorer
Gerenciar una organización
en época de crisis y de caos es un gran reto por eso en este texto los autores
mencionan algunos consejos fundamentales para aprender a liderar una
organización en tiempos caóticos. Algunos de los temas tratados son: progresar
lentamente, asociarse con el cliente, crear una cultura de compromiso y saber
contratar al personal correcto
Autores: Emmett Murphy y Mark A. Murphy Título
del libro: Liderazgo al borde del caos
Disponible: http://www.resumido.com/es/libro.php?cod=354