I. INTRODUCCIÒN.
Una base de
datos es un sistema informatizado para
mantener un conjunto de datos y hacerlos accesibles al usuario. En las
bases de datos de tipo relacional, la información se representa mediante
tablas, cada una de las cuales tiene varias columnas con nombres únicos que las
definen. Excel puede manejar una serie de datos como si fuera una tabla de base
de datos.
Una tabla es una colección de datos representados en
formato tabular, en columnas (denominadas campos) y filas (llamadas registros).
Un registro es, por lo tanto, un
conjunto de informaciones acerca de una persona, cosa o evento. Cada registro
contiene el mismo conjunto de datos, y en cada campo contiene el mismo tipo de
información para cada registro.
Si bien Excel no tiene como principal objetivo el
manejo de bases de datos (para ello existen programas específicos como Access),
incorpora características que le permiten operar con el equivalente a las
tablas. El concepto que utiliza Excel para referirse a una tabla es el de
Lista.
Por ello, una lista es una serie de filas de la hoja
de cálculo que contienen datos similares.
II. CREACIÒN DE UNA LISTA.
1. Para comenzar a trabajar con Excel, se puede
hacer de tres formas:
Ø
En la barra de
herramientas de Office, pulsar clic en
el botón de Excel.
Ø
Ir a Inicio, luego ir a Programas
y seleccionar Microsoft Excel.
Ø
Se pulsa doble clic en el botón de acceso
directo de Excel.
Después
de cualquiera de las opciones
presentadas se despliega la pantalla de presentación de Excel 
.
2. Situarnos en la zona dentro de la hoja.
3. Introducir manualmente los datos,
evitando saltarnos cualquier columna o fila (esto implica poner los títulos de
los campos de las columnas, por ejemplo: nombre, carrera, mail, etcétera).
|
NOMBRE: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
CALIFICACIÒN: |
PUESTO: |
SUELDO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
98 |
Gerente
de Importaciones |
$25,000 |
Centro |
Guadalajara |
4. Después de haber introducido los
datos de la primera persona, se puede utilizar el formulario para agregar los
datos de una nueva persona, eliminar datos de una persona, hacer búsqueda de
registros anteriores y posteriores y establecer criterios. Esto lo podemos
hacer de la siguiente manera:
a)
Situar el
cursor en una celda de la lista de datos, Excel reconocerá la lista de manera automática.
b)
Ir al menú Datos, elegir la opción Formulario, y aparecerá la pantalla de
registro.
|
NOMBRE: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
CALIFICACIÒN: |
PUESTO: |
SUELDO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
98 |
Gerente
de Importaciones |
$25,000 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
93 |
Gerente
de R.H. |
$18,000 |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
88 |
Contralor |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
94 |
Encargada
de Nomina |
$15,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
96 |
Contador
General |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
95 |
Secretaria
Ejecutiva |
$12,600 |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Miguel Hernández
Cervantes |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
97 |
Gerente
de Exportaciones |
$25,000 |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
97 |
Gerente
de Producción |
$16,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
93 |
Sistemas
de Información |
$14,500 |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
76 |
Organizador
de Eventos |
$4,500 |
Los
Belenes |
Zapopan |
5. Aplicar formato a la tabla.
|
NOMBRE: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
CALIFICACIÒN: |
PUESTO: |
SUELDO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
98 |
Gerente
de Importaciones |
$25,000 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
93 |
Gerente
de R.H. |
$18,000 |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
88 |
Contralor |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
94 |
Encargada
de Nomina |
$15,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
96 |
Contador
General |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
95 |
Secretaria
Ejecutiva |
$12,600 |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Miguel Hernández
Cervantes |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
97 |
Gerente
de Exportaciones |
$25,000 |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
97 |
Gerente
de Producción |
$16,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
93 |
Sistemas
de Información |
$14,500 |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
76 |
Organizador
de Eventos |
$4,500 |
Los
Belenes |
Zapopan |
6. A continuación procederemos a ordenar nuestros
datos de la lista. La ordenación de los datos de la lista se consigue mediante
la utilización de los botones en la
barra de herramientas Estándar, para ello debemos realizar los siguientes
pasos:
a)
Posicionare en
una celda de la lista o bien seleccionarla lista completa.
b)
En el menú Datos, elegir Ordenar, en donde aparecerá un cuadro de dialogo en el cual
podremos indicar como queremos ordenar, en orden 
Ascendente o 
Descendente,
nos permite especificar un segundo y
tercer criterio de ordenación, nos indica si
Excel debe tener en cuenta la existencia de encabezados o nombre de
campos y por ultimo nos da Opciones en el cual podemos hacer o
especificar opciones avanzadas.
|
NOMBRE: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
CALIFICACIÒN: |
PUESTO: |
SUELDO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Hortensia
Ortega Ángel |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
88 |
Contralor |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
95 |
Secretaria
Ejecutiva |
$12,600 |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Luz
Segura Martínez |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
96 |
Contador
General |
$18,500 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
76 |
Organizador
de Eventos |
$4,500 |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Martha
Rubio Nande |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
94 |
Encargada
de Nomina |
$15,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Miguel Hernández
Cervantes |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
97 |
Gerente
de Exportaciones |
$25,000 |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Mónica García
Benavides |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
93 |
Sistemas
de Información |
$14,500 |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
97 |
Gerente
de Producción |
$16,500 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
98 |
Gerente
de Importaciones |
$25,000 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
93 |
Gerente
de R.H. |
$18,000 |
El Vergel |
Tlaquepaque |
Nota:
En este ejemplo utilice la ordenación de
Nombre como primera opción, en segunda opción utilice por carrera y como
tercera opción utilice la fecha de nacimiento.
7. Podemos manipular las columnas
para colocar la información de acuerdo al análisis que le deseemos dar, por
ejemplo, para mí sería factible tener en primer lugar el nombre, en segundo la
carrera, en tercero el puesto que ocupa y en cuarto el sueldo que tiene, esto
lo podemos hacer de la siguiente manera:
a)
Hacer clic con el botón derecho en la columna que deseamos cambiar de lugar, escoger
la opción de Cortar.
b)
Posicionarnos
en la columna donde deseamos ingresar o insertar la columna cortada (si la
quiero colocar en la columna C puesto que esta en la columna G, debo
posicionarme en la columna C), dar clic
con el botón derecho y escoger la opción
Insertar celdas cortadas.
El ejemplo citado anteriormente quedaría
como sigue:
|
NOMBRE: |
CARRERA: |
PUESTO: |
SUELDO: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
CALIFICACIÒN: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Hortensia
Ortega Ángel |
Contabilidad |
Contralor |
$18,500 |
07/07/1982 |
Divorciado |
88 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
Secretariado |
Secretaria
Ejecutiva |
$12,600 |
01/09/1984 |
Casado |
95 |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Luz Segura
Martínez |
Contabilidad |
Contador
General |
$18,500 |
28/12/1980 |
Soltero |
96 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
Turismo |
Organizador
de Eventos |
$4,500 |
28/12/1978 |
Soltero |
76 |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Martha
Rubio Nande |
Recursos
Humanos |
Encargada
de Nomina |
$15,500 |
23/01/1982 |
Casado |
94 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Miguel Hernández
Cervantes |
Negocios
Internacionales |
Gerente
de Exportaciones |
$25,000 |
25/11/1983 |
Divorciado |
97 |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Mónica García
Benavides |
Sistemas
de Información |
Sistemas
de Información |
$14,500 |
16/09/1979 |
Casado |
93 |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
Administración |
Gerente
de Producción |
$16,500 |
09/05/1980 |
Soltero |
97 |
Centro |
Zapopan |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
Negocios Internacionales |
Gerente
de Importaciones |
$25,000 |
07/01/1981 |
Soltero |
98 |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
Administración |
Gerente
de R.H. |
$18,000 |
10/05/1980 |
Soltero |
93 |
El Vergel |
Tlaquepaque |
8. Ahora nos corresponde la
aplicación de Filtros, para lo cual es recomendable que la lista tenga nombres
de campo y que estos no estén repetidos. Para filtrar la lista debemos:
a)
Posicionarse en
una celda de la lista de datos donde queremos que se forme el Filtro o seleccionar las columnas que se deseen que
formen parte del Filtro. Cuando ya tenemos los nombres de campos, podremos también
seleccionar toda la tabla y aplicar el Filtro en cual reconocerá
específicamente la fila donde pusimos los nombres de campo.
b)
Seleccionar Filtros en el menú Datos, y elegir la opción Autofiltros,
con lo que aparecerá una flecha al lado del nombre de los campos
.
c)
Al pulsar
alguna de estas fechas, aparecerán las posibles opciones que se pueden aplicar según
el tipo de información que contenga el campo (columna) seleccionado. Dentro de
las opciones que encontramos están las siguientes:
·
Orden ascendente.
a)
Posicionarse en
una celda de la lista de datos, en la que nosotros deseemos darle orden, en
este caso lo haremos por el nombre:
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA:
|
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL:
|
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Olga Anabel
Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
· Orden descendente.
a)
Posicionarse en
una celda de la lista de datos, en la que nosotros deseemos darle orden, en
este caso lo haremos por el nombre:
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC:
|
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
·
(Diez
mejores…). Permite seleccionar, en el caso de campos numéricos, los diez
valores más altos (auque lo podemos modificar). Al activar esta opción, aparecerá
un cuadro de dialogo, en donde podremos elegir el orden de Superiores o Inferiores
y el número de elementos que deseamos que aparezcan.
a) Posicionarse en una celda de la
lista de datos que contengan números y que nosotros deseemos darle orden, en
este caso lo haremos por el sueldo en orden de Superiores y escogeremos los tres
mejores:
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
Nota:
En este caso nos arroja cuatro resultados porque hay igualdad del mejor salario
entre dos personas.
b) Posicionarse en una celda de la
lista de datos que contengan números y que nosotros deseemos darle orden, en este caso lo haremos por el
sueldo en orden de Inferiores y escogeremos los tres peores:
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA:
|
FECHA DE NAC:
|
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
·
(Personalizar…). Esta opción nos permite aplicar ciertas condiciones, para ello aparecerá
un cuadro de dialogo en donde se indicarán las condiciones de selección; por ejemplo: queremos que nos muestre el
sueldo de la(s) persona(s) que gana(n) entre $ 15,000 y $20,000; entonces nos
mostrará solamente las personas que ganan entre ese rango de sueldo.
a)
Posicionarse en
una celda de la lista de datos en la que queramos personalizar, en este caso lo
haremos por el sueldo y escogeremos que nos muestre las personas que ganen
entre $ 15,000 y $20,000.
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA:
|
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL:
|
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
Nota:
En este caso le dijimos a la pantalla de dialogo que nos mostrara los sueldos
que fueran mayores que $ 15,000 Y que sean menores que $ 20,000.
·
Por ultimo nos permite seleccionar los registros que
correspondan a cualquier concepto en específico (en la columna de las carreras podemos escoger la opción
de que nos muestre solo las personas que tiene
la carrera de administración o contabilidad, etcétera).
a)
Posicionarse en
una celda de la lista de datos en la que queramos buscar un concepto específico,
en este caso lo haremos por carrera, seleccionando la de Administración:
|
NOMBRE:
|
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL:
|
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
Nota:
Nos da los registros de las personas que están en la carrera de Administración.
·
(Todas).
Muestra todos los registros de la lista o quita la condición aplicada a esa
columna. Cuando ya hemos aplicado condiciones a varias columnas para no ir quitando condición de columna en forma
individual, podemos ir al menú Datos,
seleccionar Filtro y elegir la opción
de Mostrar todo.
a)
Posicionarse en una celda de la lista de datos, en este caso lo haremos
con relación a la tabla anterior, la cual no muestra todos los registros:
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL:
|
PUESTO:
|
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente de
Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
9. Para quitar el Filtro debemos
hacer lo siguiente:
a)
Posicionarnos
en una celda de la tabla.
b)
Ir el menú Datos, seleccionar Filtro, ir a la opción Autofiltro
y dar un clic para desactivar el Autofiltro.
10. Con la tabla que ya tenemos, se
facilita la aplicación de Subtotales,
los cuales podremos aplicar en las casillas donde tengamos como registros números,
en el ejemplo de la tabla lo aplicaremos al sueldo y a la calificación. En
primer lugar si lo deseamos podemos hacer el movimiento de las columnas al
lugar donde más nos convenga de acuerdo al análisis. Esto quedaría como sigue:
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
Se procede a realizar lo siguiente:
a)
Posicionarnos
en una de las celdas de la tabla o bien seleccionar la tabla completa.
b)
Seleccionar Subtotales en el menú Datos, con lo que aparecerá un cuadro
de dialogo, en cual podremos elegir entre las siguientes opciones:
·
Para cada cambio en…Nos da las opciones de los nombres de los títulos de
las columnas (en este caso los encabezados de las columnas como el nombre,
carrera, mail, etcétera).
·
Usar función…Podemos aplicar las opciones de suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo,
producto, contar números, desviación estándar y varianza.
·
Agregar subtotal a… Nos da las opciones de los nombres de los títulos
de las columnas (en este caso los encabezados de las columnas como el nombre,
carrera, mail, etcétera), a los cuales deseamos establecer los subtotales.
·
Reemplazar subtotales actuales…
·
Salto de página entre grupos…
·
Resumen debajo de los datos…
·
Quitar todos…
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
|
93 |
$18,000 |
|
|
|
|
|
Promedio El Vergel |
|
|
Verónica Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
|
97.5 |
$20,750 |
|
|
|
|
|
Promedio Centro |
|
|
Mónica García Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
|
93 |
$14,500 |
|
|
|
|
|
Promedio Miravalle |
|
|
Miguel Ángel Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
|
97 |
$25,000 |
|
|
|
|
|
Promedio Higuerillas |
|
|
Martha Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
|
94 |
$15,500 |
|
|
|
|
|
Promedio Centro |
|
|
Mario Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador de Eventos |
Los Belenes |
Zapopan |
|
|
|
76 |
$4,500 |
|
|
|
|
|
Promedio Los Belenes |
|
|
Luz Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
|
96 |
$18,500 |
|
|
|
|
|
Promedio Centro |
|
|
Juliana González Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
|
95 |
$12,600 |
|
|
|
|
|
Promedio Guadalupe |
|
|
Hortensia Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
|
|
|
88 |
$18,500 |
|
|
|
|
|
Promedio Centro |
|
|
|
92.7 |
$16,860 |
|
|
|
|
|
Promedio
general |
|
Nota:
En este ejemplo le solicitamos a la pantalla de dialogo que nos mostrara:
o
Para cada cambio en: Colonia.
o
Usar función: Promedio.
o
Agregar subtotal a: Sueldo y Calificación.
11. En la siguiente imagen podemos
observar que en la parte izquierda existen unos recuadros con los signos de 
y de 
, éstos nos indican que los subtotales que
aplicamos los podemos expandir dando clic al signo y los podemos comprimir dando un clic en el signo
. Esto también
lo podemos hacer dando un clic directamente en los números de la parte superior
de esa sección. En este caso los números: 
.
12.
Finalmente, le aplicaremos a la tabla Filtros Avanzados. Para ello es
recomendable considerar las siguientes observaciones:
·
Establecer criterios. Se debe poner el nombre del campo (debe de
coincidir exactamente con el de la
lista). La manera más fácil es copiarlo, poniendo en la celda inferior la condición.
Para ello, se pueden utilizar los siguientes operadores: igual (=), mayor que
(>), menor que (<), mayor o igual que (>=), menor o igual que (<=)
y diferente (<>), y se pueden utilizar los comodines * (reemplaza
cualquier carácter) y ? (sustituye un solo carácter).
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
Establecimiento
de criterios:
|
EDO CIVIL: |
MUNICIPIO: |
|
Soltero |
|
|
|
Guadalajara |
·
Debemos de
tener en cuenta que todo lo que este en un mismo renglón significa que se ha de
cumplir todas las condiciones (operador Y),
mientras que en renglones diferentes implica que basta con cumplirse una de las
condiciones (operador O).
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
Establecimiento
de criterios:
Operador
Y:
|
EDO CIVIL: |
MUNICIPIO: |
|
Soltero |
Guadalajara |
Operador
O:
|
EDO CIVIL: |
MUNICIPIO: |
|
Soltero |
|
|
|
Guadalajara |
Para aplicar ahora el Filtro avanzado se deben
seguir los siguientes pasos:
a)
Establecer las
condiciones.
b)
Seleccionar una
celda de la lista sobre la cual se va aplicar el filtro.
c)
Ir al menú Datos, pulsar Filtro y seleccionar Filtro
avanzado, con el cual aparecerá un cuadro de dialogo, en donde aparecen las
siguientes opciones:
·
Acción.
Nos indica la acción a realizar con los datos que cumplen las condiciones: filtrar la lista sin moverla a otro lugar
o Copiar a otro lugar.
·
Rango de la Lista. Aparecen en la zona donde están
los datos sobre los que se aplica la condición.
·
Rango de Criterios. Aparecen o deben de aparecer las celdas donde estas
las condiciones que se van aplicar sobre el Rango de la lista.
·
Copiar a.
Se indica donde se va a copiar los datos que cumplan con las condiciones
establecidas en el rango de criterios. Esta opción esta activa si en Acción se elige Copiar a otro lugar.
·
Sólo registros únicos. Si está activa esta opción, permite ocultar las
filas o registros que estén duplicados.
Lo anterior se muestra en el siguiente ejemplo,
utilizando el operador Y:
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Martha
Rubio Nande |
94 |
$15,500 |
Recursos
Humanos |
23/01/1982 |
Casado |
Encargada
de Nomina |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Juliana González
Ruiz |
95 |
$12,600 |
Secretariado |
01/09/1984 |
Casado |
Secretaria
Ejecutiva |
Guadalupe |
Tlaquepaque |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Criterios: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EDO CIVIL: |
MUNICIPIO: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Soltero |
Guadalajara |
|
|
|
|
|
|
|
|
Después
de aplicar el Filtro Avanzado, queda como sigue:
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MUNICIPIO: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Soltero |
Guadalajara |
|
|
|
|
|
|
Nota:
Esta tabla nos muestra, las personas que están solteros y que viven en el
municipio de Guadalajara.
Ahora
utilicemos el mismo ejemplo, empleando el operador O:
|
NOMBRE: |
CALIFICACIÒN: |
SUELDO: |
CARRERA: |
FECHA DE NAC: |
EDO CIVIL: |
MAIL: |
PUESTO: |
COLONIA: |
MUNICIPIO: |
|
Víctor
Valenzuela Velasco |
93 |
$18,000 |
Administración |
10/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de R.H. |
El Vergel |
Tlaquepaque |
|
|
Verónica
Portugal Padilla |
98 |
$25,000 |
Negocios Internacionales |
07/01/1981 |
Soltero |
Gerente
de Importaciones |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Olga
Anabel Estrada Clara |
97 |
$16,500 |
Administración |
09/05/1980 |
Soltero |
Gerente
de Producción |
Centro |
Zapopan |
|
|
Mónica García
Benavides |
93 |
$14,500 |
Sistemas
de Información |
16/09/1979 |
Casado |
Sistemas
de Información |
Miravalle |
Guadalajara |
|
|
Miguel Ángel
Hernández Cervantes |
97 |
$25,000 |
Negocios
Internacionales |
25/11/1983 |
Divorciado |
Gerente
de Exportaciones |
Higuerillas |
Guadalajara |
|
|
Mario
Esparza Iñiguez |
76 |
$4,500 |
Turismo |
28/12/1978 |
Soltero |
Organizador
de Eventos |
Los
Belenes |
Zapopan |
|
|
Luz
Segura Martínez |
96 |
$18,500 |
Contabilidad |
28/12/1980 |
Soltero |
Contador
General |
Centro |
Guadalajara |
|
|
Hortensia
Ortega Ángel |
88 |
$18,500 |
Contabilidad |
07/07/1982 |
Divorciado |
Contralor |
Centro |
Guadalajara |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MUNICIPIO: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Soltero |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Guadalajara |
|
|
|
|
|
|
Nota:
Esta tabla nos muestra, las personas que están solteras, pero que no
necesariamente tienen que vivir en Guadalajara, es decir, la tabla muestra las
personas solteras que existen en cada uno de los municipios.
13. Este filtro avanzado lo podemos eliminar de la
siguiente manera:
a) Ir al menú Datos,
seleccionar Filtro y pulsar la opción
Mostrar todo.