EJERCICIO DE BUSQUEDA DE OBJETIVO

Tomado de Cohen (2000) Sistemas de Información para los negocios

7.8 Caso de aplicación.

Nota: negritas en las tablas, se escriben formulas en vez de esos numeros, las formulas se explican en el texto.

El caso que se presenta a continuación corresponde a un modelo sencillo de soporte para la toma de decisiones, que puede utilizarse en la industria para desarrollar y actualizar el presupuesto de operaciones y financiero, el cual, debido a la extensa gama de productos y líneas que maneja, es necesario incorporarlo a través de un modelo computacional. Este caso se tomó de una compañía real con un problema también real.

Durante los meses de octubre a diciembre de cada año se inicia el proceso de presupuestación, el cual es desgastante debido a la cantidad de corridas y pruebas que se realizan hasta llegar a un escenario definitivo. Las variables que forman parte del modelo son unidades vendidas para cada línea de producto, precio promedio de ventas para cada línea, bonificaciones, prontos pagos otorgados a clientes, costo de materia prima, costo de mano de obra, costos indirecto, fletes, comisiones sobre ventas, gastos fijos de informática, administración y finanzas, ventas, servicios, dirección general, recursos humanos y gastos financieros.

El modelo se desarrollo en Excel por su facilidad de uso y se manejaron nueve línea diferentes de productos. Cada línea esta constituida por una gran cantidad de artículos diferentes, cuya información se toma de los sistemas transaccionales de la compañía. En las siguientes figuras se muestra el modelo completo. Los datos que están en tipo negritas se calculan en forma automática con base en fórmulas que emplean los datos de entrada al modelo.

En la figura 7.10 se observa el modelo para el cálculo de las ventas netas totales y por línea de producto. Para calcular las ventas netas es necesario dar como datos de entrada las unidades vendidas al mes, el precio de venta, el porcentaje de bonificación y el correspondiente porcentaje por pronto pago. Los demás renglones del modelo se calculan tomando como base las siguientes fórmulas:

·         Ventas brutas al año = Unidades vendidas * Precio de venta * 12 meses / 1 000 (se divide entre 1 000 para expresarías en miles de pesos).

·         Bonificaciones = Ventas brutas al año * % de Bonificación / 100.

·         Ventas antes P.P. = Ventas brutas al año - Bonificaciones.

·         Pronto pago = Ventas antes P.P. * % Pronto pago / 100.

·         Venta neta = Ventas antes P.P. - Pronto pago.

·         La columna de total es la suma de las cantidades correspondientes a cada línea de productos para cada renglón del modelo.

FIGURA 7.10 Cálculo de ventas netas para cada línea.

FIGURA 7.11 Módulo de costos de producción.

MODULO DE COSTOS DE PRODUCCION % indirectos 30
	Linea 1	Linea 2	Linea 3	Linea 4	Linea 5	Linea 6	Linea 7	Linea 8	Linea 9	TOTAL
Costo Materia Prima	1700	1500	12500	3.2	22	4.5	3.4	2.8	5.7
Materia Prima	2040	2160	3000	4080	4950	108	3672	2016	4788	26814
Costo M. O.	1000	1700	13200	3.6	23	18	4.9	2.7	8.3
Mano de Obra	1200	2448	3168	4590	5175	432	5292	1944	6972	31221
Indirectos	972	1382.4	1850.4	2601	3037.5	162	2689.2	1188	3528	17410.5
Costo de ventas	4212	5990.4	8018.4	11271	13162.5	702	11653.2	5148	15288	75445.5
Utilidad Bruta	3577	2213	3744	5914	8252	-318	1153	3278	3763	31576
Fletes	155.77	164.06	235.25	343.7	428.29	7.69	256.12	168.52	381.02	2140.43
Com. s/ventas	233.66	246.09	352.88	515.55	642.43	11.53	384.18	252.78	571.54	3210.65
Ut. Despues de F. y C.	3187	1803	3156	5055	7181	-337	513	2857	2811	26225

En la figura 7.11 se observa el modelo para el cálculo de los costos de producción totales y por línea de producto. Para calcular los costos de producción se consideran como datos de entrada el costo de la materia prima, el costo de la mano de obra, el porcentaje de gastos indirectos (en este caso 30%), el porcentaje de fletes (en este caso 2 %) y el porcentaje de comisiones sobre ventas (en este caso 3%). Los demás renglones del modelo se calculan tomando como base las siguientes fórmulas:

·         Materia prima = Unidades vendidas * Costo materia prima * 12 meses 1 000 (se divide entre 1 000 para expresarías en miles de pesos).

·         Mano de obra = Unidades vendidas * Costo M.O. * 12 meses / 1000 (se divide entre 1 000 para expresarías en miles de pesos).

·         Indirectos = (Materia prima + Mano de obra) * % Indirectos / 100.

·         Costo de ventas - Materia prima + Mano de obra + Indirectos.

·         Utilidad bruta = Venta neta - Costo de Ventas.

·         Fletes = Venta neta * % de fletes / 100.

·         Com. s/ventas = Venta neta * % de Comisiones sobre ventas / 100.

·         Ut. después de F. y C. = Utilidad bruta - Fletes - Com. s/ventas.

·         La columna de total es la suma de las cantidades correspondientes a cada línea de productos para cada renglón del modelo.

En la figura 7.12 se observa el modelo para el cálculo de los gastos fijos¡ totales y por línea de producto. Para calcular los gastos fijos se tienen como datos de entrada el porcentaje de prorrateo de gastos fijos, los gastos fijos de informática (en este caso 1 800), los gastos fijos de administración y finanzas (en este caso 3 500), los gastos fijos de ventas (en este caso 2 600), los gastos fijos de servicio (en este caso 200), los gastos fijos de dirección general (en este caso 1 200), los gastos fijos de recursos humanos (en este caso 2 200) y los gastos financieros (en este caso 4 200). Los demás renglones del modelo se calculan considerando como base las fórmulas siguientes:

·         ºGF Informática = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de informática.

·         GF admón. y F. = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de administración y finanzas.

·         GF ventas = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de ventas.

·         GF servicio = % prorrateo GF / 100 * Gastos fijos de servicio.

·         GF dir. gen. % prorrateo GF 100 * Gastos fijos de dirección general.

·         GF R.H. % prorrateo GF / 100 Gastos fijos de recursos humanos.

·         GF total = GF informática + GF admón. y F. + GF ventas + GF servicio + GF dir. gen. + GF R.H.

·         UAFIR = Ut. después de F y C - GF Total.

·         Gastos fin. = % prorrateo GF / 100 * Gastos financieros.

·         Utilidad neta = UAFIR - Gastos fin.

·         La columna de total es la suma de las cantidades correspondientes a cada línea de productos para cada renglón del modelo.

FIGURA 7.12 Módulo de gastos fijos.

 

Es importante resaltar la conveniencia de que toda la información que se utiliza en este modelo provenga de los sistemas transaccionales de la empresa, tales como contabilidad general, facturación, etc. Estos sistemas se explican en la sección 7.2.

Los expertos en manejo de información financiera desean observar el porcentaje que representan algunos renglones del estado de resultados, suponiendo que el 100% lo representa el valor de ventas netas.

En la figura 7.13 se observa el modelo para calcular el estado de resultados porcentuales. Para calcularlo se necesita como entrada un 100% en el porcentaje de ventas netas. Los demás renglones del modelo se calculan tomando como base las siguientes fórmulas:

·         % Cto. venta = (Costo de ventas / Venta neta) * 100.

·         % Ut. bruta = %Vta. neta - % Cto. venta.

·         % Fletes = (Fletes / Venta neta) * 100.

·         % Com. s/vta. = (Com. s/ventas / Venta neta) * 100.

·         % Ut. después F, y C. = % Ut. bruta - % Fletes - % Com. s/venta.

·         % GF = (GF Total / Venta neta) * 100.

·         % UAFIR = % Ut. después F y C. - % GF.

·         % G. fin. = (Gastós,fin. / Venta neta) * 100.

·         % Ut. neta = % UAFIR - % G. Fin.

FIGURA 7.13 Módulo de estado de resultados porcentuales.

Las fórmulas de cada uno de los módulos constituyen el modelo del DSS, mientras que, los datos de entrada forman parte de la información que contiene la base de datos corporativa y como interfase entre los modelos, resultados porcentuales. los datos y el usuario se utiliza Excel, software que brinda el soporte adecuado para que el usuario del sistema pueda generar escenarios, hacer análisis y observar resultados.

Excel permite hacer What lf en forma automática, es decir, con cambiar uno de los datos de entrada automáticamente se actualizan todos los resultados del modelo que están relacionados con ese dato de entrada. Por ejemplo, si el precio de venta de la línea 1 se modifica de 8 500 a 9 000, de forma automática se calculan las nuevas ventas netas y se actualizan todos los renglones relacionados con el precio de venta. Estos cambios pueden observarse en la figura 7.14 y corresponden a un nuevo escenario que se evalúa durante el proceso de presupuestación.

Para cada uno de los datos de entrada puede hacerse el análisis What if para saber qué pasa si se cambia el dato. El análisis Mat if es una herramienta muy, poderosa para generar escenarios durante el proceso de presupuestación.

Otro de los análisis que pueden realizarse en Excel es el Goal Seeking o búsqueda del objetivo, el cual consiste en ajustar el valor de un dato hasta que se cumpla con un valor que se especifica como resultado. Por ejemplo, para calcular el punto de equilibrio de la línea 1 es necesario llegar a cero en la utilidad neta, modificando, por ejemplo, el valor del numero de unidades. Si este proceso se hiciera manual habria que modificar el numero de unidades de la linea 1 hasta que la utilidad neta diera como resultado cero. En excel solo es necesario indicar cual es la celda (referencia) en donde se desea buscar solucion, a que valor se desea llegar y cual es la celda que se modificara en el proceso.

Figura 7.14 Cambios al modificar el precio de una línea

	Linea 1
Unidades Vendidas	100			Linea 1
Precio Venta	9000		Costo Materia Prima	1700
% Bonificacion	17		Materia Prima	2040
% Pronto pago	8		Costo M. O.	1000
Ventas brutas	10800.00		Mano de Obra	1200
Bonificaciones	1836.00		Indirectos	972
Ventas antes P.P.	8964.00		Costo de ventas	4212
Pronto Pago	717.12		Utilidad Bruta	4034.88
Venta Neta	8246.88		Fletes	164.94
			Com. s/ventas	247.41
			Ut. Despues de F. y C.	3622.54
	Linea 1
% Prorrateo GF	12			Linea 1
GF Informatica	216		% Venta Neta	100%
GFAdmon y F.	420		100% Cto. venta	51.07%
GF ventas	312		% Utilidad Bruta	48.93%
GF servicio	24		% Fletes	2.00%
GF dir. gen.	144		% Com. s/vta.	3.00%
GF R.H.	264		% Ut. Despues F y C.	43.93%
GF total	1380		% GF	16.73%
UAFIR	2242.54		% UAFIR	27.19%
Gastos fin.	504		% G. Fin.	6.11%
Utilidad Neta	1738.54		% Ut. neta	21.08%

Para activar la caracteristica de BUSCAR OBJETIVO , vamos al menu HERRAMIENTAS, escogemos BUSCAR OBJETIVO y nos presenta un cuadro con los siguientes datos a llenar,donde se encuentren las mayusculas, es lo que se debe de escribir:

FIGURA 7.15 Busqueda de objetivo en Excel

Definir la Celda	Donde se ubique la UTILIDAD NETA de la línea 1	Aceptar
Con el Valor	0, es decir el punto de equilibrio	Cancelar
Modificando la celda	donde se encuentre las UNIDADES DE LA LINEA 1VENDIDAS POR MES	Ayuda

 

En la figura anterior se observa como se piden los datos para realizar una busqueda del objetivo. al aplicarse se modifica en forma automatica el resultado de buscar objetivo. Como muestra la figura 16, donde el punto de equilibrio es de 59.11 unidades para la linea 1.

En este ejemplo se quiere evaluar hasta que punto puede descender el valor de la venta de la linea 1 para no tener perdidas, lo cual constituye un escenario para evaluar.

La justificaciòn del DDS se centra basicamente en los beneficios operacionales y estrategicos que proporciona a la administración una herramienta de analisis racional y flexible para establecer el presupuesto de operaciones, a traves del cual pueden generarse tantos escenarios como se requieran durante las juntas que llevan a cabo los directores como se requieran durante las juntas que llevan a cabo los directores de area en la negociacion del presupuesto.

Sirve ademas, como deposito centra de una gran cantidad de datos y formulas. Paralelamente, el modelo permite al usuario establecer una serie de restricciones de operacion que se basabana en una gran variedad de prioridades en un horizonte de planeacion de un año.

Este sistema de soporte a las decisiones es utilizado tanto en niveles operacionales como estrategicos para el desarrollo del presupuesto. Se usa para conocer el efecto que las diferentes variables tienen sobre las utilidades de la compañía. Ademas, el sistema permite la flexibilidad para afrontar cambios frecuentes en las politicas, y perimite calcular diferentes escenarios de ventas y gastos con distintas suposiciones. Lo anterior apoya a la empresa en sus procesos estrategicos u tacticos que se relacionan con la venta y fabricacion de sus prodcutos, lo cual constituye la fuente primaria de ingresos.

FIGURA 7.16 Modificaciones despues de realizar la busqueda de objetivo

	Linea 1
Unidades vendidas	59.11			Linea 1
Precio Venta	8500		Costo Materia Prima	1700
% Bonificacion	17		Materia Prima	1205.84
% Pronto pago	8		Costo M. O.	1000
Ventas brutas	6029.21		Mano de Obra	709.32
Bonificaciones	1024		Indirectos	574.55
Ventas antes P.P.	5004.24		Costo de ventas	2489.71
Pronto Pago	400.34		Utilidad Bruta	2114.20
Venta Neta	4603.9		Fletes	92.08
			Com. s/ventas	138.12
			Ut. Despues de F. y C.	1884.00
	Linea 1
% Prorrateo GF	12			Linea 1
GF Informatica	216		% Venta Neta	100
GFAdmon y F.	420		100% Cto. venta	54.08%
GF ventas	312		% Utilidad Bruta	45.92%
GF servicio	24		% Fletes	2.00%
GF dir. gen.	144		% Com. s/vta.	3.00%
GF R.H.	264		% Ut. Despues F y C.	40.92%
GF total	1380		% GF	29.97%
UAFIR	504		% UAFIR	10.95%
Gastos fin.	504		% G. Fin.	10.95%
Utilidad Neta	0		% Ut. neta	0.00%

 

Los usuarios principales de este sistema son el director de finanzas y el jefe de presupuestos de la empresa, que soportan el desarrollo del presupuesot anual de operaciones y financiero; permiten la actualizacion de las variables que difieren de los presupuestado para hacer los ajustes necesarios al proceso; agilizan el concenso y la toma de decisiones en grupo, ya que en la junta se pueden generar tantos escenarios como se requieran en forma directa y sin intermediarios, con lo cual se logra la venta y asignacion de compromisos a las diferentes areas de la empresa en forma casi automatica.

La implementacion exitosa de este DSS muestra la forma en que el hardaware computacional puede combinarse con la tecnologia del software para apoyar a la empresa y a sus administradores en las decisiones relacionadas con la fijacion del presupueso de ventas, gastos y utilidades. El sistema integra una serie de formulas operacionales y una cantidad importante de datos dentro del presupuesto, que proporcionan al encargado de tormar decisiones un rol directo e interactivo en la solucion de problemas dinamicos, complejos y de restricciones multiples.

DSS = sistema de soporte a las decisiones.