Trabajo de Grado
M. Silvana Di Silvestre
Documentación e Información
Fecha: 26 may 2008
Trabajo 1
Sistema de Gestión de Información y Conocimiento basado en Instalación de un repositorio único de información y conocimiento que permita la disponibilidad inmediata y efectiva de la producción intelectual en la plataforma tecnológica de la CANTV
1.1.Planteamiento del problema.
1.2 Objetivos. General. Especificos
1.3 Justificación.
El entorno en que han actuado y siguen actuando las empresas del país lamentablemente se ha caracterizado por la caída del producto interno bruto en los últimos 3 a ños.
Piñango Ramón Debates Instituto de Estucios Superiores de Administración (IESA) (2003)
“Demasiadas cosas han ocurrido en un período muy breve en nuestro mundo empresarial, mientras que hemos vivido y seguimos viviendo tiempos muy intensos en lo político y lo social. Desde 1998 hasta la fecha hemos pasado 7 procesos electorales, elaboramos una nueva constitución entre otras cosas, y lo que es tal vez más significativo es lo que ha sucedido con las expectativas de los venezolanos y sus organizaciones han sufrido una convulsionada transformación” .
En este marco, las empresas observan una tendencia evolutiva que hasta hoy en día han cuestionado todos los factores directos del desarrollo económico y social que gira entorno a ellas. Uno de esos factores es la gerencia en torno a los activos que no se pueden tocar, se refiere precisamente a los activos intangibles, es decir el conocimiento.
“La principal problemática está basada en lograr promover la gestión del conocimiento exitosamente en las compañías para así ganar o fortalecer una ventaja competitiva” Alejandro Pavez (2001). En Cantv, Gerencia de Proyectos Mayores (GPM), los registros de datos en formato electrónico, la contabilización de la información que genera un valor adicional a la empresa, el objetivo es incrementar sus activos totales. Los procesos, técnicas, además de la experiencia que se ha logrado en la GPM y que manejan sus trabajadores son parte de los activos intangibles que pueden ser tomados en cuenta para sinergizar todo ese objetivo central que declara una determinada empresa como su objeto principal ante la sociedad mercantil venezolana.
Sin conocer mucho acerca de una empresa, ya es posible darse cuenta de la importancia que tienen los activos intangibles mostrando una supremacía sobre los activos tradicionales, este es el caso de las empresas que hoy por hoy se encuentran entre las empresas más rentables y exitosas del mundo, por ejemplo Microsoft, Nokia, General Electric e International Business Machines Corporation (IBM) por citar algunas de ellas. Según Plaz (2004) “la realidad es que actualmente diversas instituciones públicas y privadas de Europa y Norteamérica han emprendido la tarea de incorporar y aplicar avances tecnológicos que faciliten el intercambio de conocimiento entre las organizaciones; éstas aplican una gerencia muy exigente en cuanto a la promoción de todo lo que le empresa sabe, y valora en sus informes financieros todas estas experiencias”. Si se quiere observar cuan importante representan todo esto, basta con mirar cu á l es el valor accionario de alguna de estas empresas y compararlas con sus activos tangibles tradicionalmente manejados por los contadores públicos.
Como resultado de las distintas actividades que se desarrollan en CANTV y la separación de plataformas tecnológicas que hasta hoy en día conviven en la Corporación , han emergido subsistemas de información valiosa los cuales están plasmados en distintos documentos dispersos por cada una de las áreas funcionales de manera aislada. Estas fuentes de información, resultan de gran importancia por sus características, pero no se encuentran disponibles a los usuarios de manera oportuna ya que no cuentan con un repositorio único para la gestión de la documentación y conocimiento.
Cabe destacar que la Gerencia del Conocimiento tiene pocos años de investigación como tema específico aun cuando desde hace miles de años el conocimiento ha existido, Inició hace apenas menos de 10 años como área clave en las organizaciones, aunque se tomaba en cuenta desde muchos años atrás con iniciativas como la Propiedad Intelectual, Marcas y Patentes. Por esta razón no existe una taxonomía bien estructurada, metodología ni modelos de implantación como un estándar a seguir por todas las organizaciones. Vale decir que se han creado diversos modelos de gestión del conocimiento diseñado por las empresas, pero todos éstos giran en torno a un mismo principio en común, fomentar los activos intangibles.
Otro tema importante está relacionado con la cultura organizacional, específicamente con respecto a la madurez institucional, ésta no es la adecuada para gestionar el conocimiento. Al respecto un especialista en el área, Plaz (2004) afirma esta apreciación:
“Nos falta madurez institucional, detrás de una aplicación de GC hay una institución que tiene un rol definido, cumple su rol y mejora la productividad de su nación. Este es el problema de nuestro país. El nivel de institucionalidad no está lo suficientemente desarrollado para que se puedan gestionar procesos dentro de ese entorno. Nuestro problema es cultural, estamos en un estado primario de la utilización de la tecnología, tanto en el tejido industrial como gubernamental. Esto genera poca competitividad de nuestras empresas e instituciones.
Por eso, la brecha sigue siendo muy importante. En Europa se entiende la importancia de agilizar los procesos aplicando recursos de información y conocimiento. Saben que eso redunda en la competitividad”.
Todo lo anterior trae como consecuencia que en la región no exista idea alguna acerca de si es factible o no dedicar recursos de una empresa para explorar en la búsqueda de los beneficios que puede ofrecer la Gestión del Conocimiento; de manera que existe incertidumbre en cuanto a invertir o no en un proyecto de esta naturaleza.
Por otro lado existe la necesidad de reducir todo riesgo ante la decisión de una inversión en proyectos de GC. De esto depende un éxito/fracaso por parte de las empresas que toman la iniciativa de gestionar sus Activos Intangibles (AI). Es precisamente en este criterio que se quiere solucionar esta problemática.
Para ilustrar al lector y enriquecer el conocimiento del problema de investigación se ha diseñado un cuadro de análisis FODA que forme una idea más clara sobre la situación problemática. Este análisis también incluye causas, efectos y estrategias utilizadas o previstas. anexo_1.
Formulación ó planteamiento del problema .
Es claro observar este problema haciendo una reflexión de lo siguiente:
¿Cómo saber si en CANTV se puede llevar a cabo, la implantación de una herramienta de gestión del conocimiento de manera de que este sea exitoso?
El estudio se realizará en la empresa CANTV.
Se tiene planificado comenzar el estudio para el cuarto trimestre del año 2008, como prueba piloto en la Gerencia de Proyectos Mayores.
1.2. Objetivos
Presentar un diseño de Sistema de Gestión de Información y Conocimiento basado en Instalación de un repositorio único de información y conocimiento que permita la disponibilidad inmediata y efectiva de la producción intelectual en la plataforma tecnológica de la CANTV
El uso de Herramientas de Gestión del Conocimiento (HGC) involucra una inversión en tiempo y dinero para su debida implantación, y adicionalmente este proceso contiene también elementos que intervienen directamente sobre la cultura organizacional de la empresa. De manera pues que la decisión en las empresas para contar con la ventaja competitiva aprovechando las herramientas de GC no puede darse el lujo de fracasar en su implantación. Significa un compromiso originado por la filosofía que tenga una empresa, como por ejemplo la popular y globalizada Calidad de DEMING, orientando a hacer las cosas bien desde la primera vez y seguir en constante mejoramiento (G González DebatesIESA 2001).
Al iniciar un proyecto de gestión del conocimiento (GC), se generan una serie de requerimientos y ofertas por parte de los elementos que comprende la GC y capital intelectual; en consecuencia se hace indispensable que se cuente con una forma estandarizada de levantar los procesos por los cuales se implantará una solución de GC; garantizando un adecuado manejo de recursos.
En este sentido especialistas en informática declaran a la revista ComputerWorld (2002) lo siguiente “El peligro para muchas de las empresas es invertir demasiado en tecnologías de colaboración sin realizar los ajustes organizacionales y de cultura de empresa que son necesarios para obtener cualquier beneficio de ellas. Se está prestando demasiada atención a lo que pueden hacer las herramientas, y poca atención a las personas que las utilizan. El software de colaboración sencillamente no funciona si la empresa no anima a la gente a trabajar juntos”.
Esta situación de la cual hablan los especialistas a ComputerWorld es para esta investigación uno de los parámetros fundamentales que se toman en cuenta, razón por la cual se piensa que podrían permitir a las empresas decidir, sobre implantar o no una HGC sin ajustes y si es así ¿cuales serían los arreglos que se deben hacer?. Así surge el tema sobre ¿Que herramienta o conocimiento incluir?. Se desea implantar la herramienta considerando una logística más adecuada de recursos, pero ¿Cómo se puede llegar hasta el punto en el que sea posible implantar sin ningún problema?.
De tal manera que, siendo este criterio una necesidad, se considera que esta metodología es un producto mercadeable el cual arroja recomendaciones para la formación interna dentro de las organizaciones, que contribuye a mejorar las relaciones con el cliente, tanto interno debido a que protege a los trabajadores de prácticas inadecuadas para el uso de herramientas de GC como externo por la simple razón de que de la información contenida allí podría ser fuente de procesos de Benchmarking o estudios comparativos donde se necesite contar con información veraz.
Pueden observarse los resultados que generará la metodología según varias fuentes. A continuación se presentan los beneficios divididos en función de qué sujeto los obtiene, estos son: para la organización y para los empleados.
Para la organización:
Para los empleados:
De acuerdo a todo lo anterior se puede deducir que una implantación correcta apoya una óptima logística del proceso y un mejor clima organizacional, impactando en la calidad de los procesos y la motivación de los empleados; concluyendo en que ambos conllevan al éxito de un proyecto de Gestión del Conocimiento.
También se pueden adecuar significativamente los costos asociados a la logística que requiere una implantación, ya que se sugerirán estrategias que estén definidas para el proyecto GPM.
Para el investigador la importancia que hace más atractiva esta metodología se refiere a los resultados que ella proporciona, siendo el primer aporte que se publica esquematizando componentes y estrategias adecuadas para una exitosa utilización de HGC.
La metodología viene a ser un apoyo fundamental para un programa de GC, ésta puede utilizarse para CANTV, que desea generar valor a la organización, y lucha por mejorar sus capacidades, además se apoya en los desarrollos que han producido destacadas instituciones como KPMG Consulting, Microsoft, la NASA, Ernst & Young Consulting y Andrés Caballero Quintana, entre otros. Cada uno de éstos se destaca en un área específica que se integran en busca de sinergia para la gestión de HGC.
Estas experiencias que se consideran en la investigación aportan el valor que ha tenido éxito en organizaciones de clase mundial, es importante resaltar que estas logran estar entre las primeras empresas calificadas por sus indicadores de desempeño en los “ranking” de populares revistas de negocios.
Anexo 1
Herramienta de análisis FODA
Área clave: Gestión del conocimiento en las empresas
ABREVIATURAS UTILIZADAS
AI Activos Intangibles
GC Gestión del conocimiento
HGC Herramientas de Gestión del Conocimiento
TI Tecnología de la Información
CANTV, Compañía Anónima Telefónos de Venezuela
GPM, Gerencia de Proyectos Mayores
IESA, Instituto de Estucios Superiores de Administración
IBM, International Business Machines Corporation
