Gerencia

M. Silvana Di Silvestre

IV Trimestre - Documentación e Información

Trabajo 1

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SON CO-DUEÑOS

1- ¿En que consiste esa actividad?

Participo como Co- Dueño en la Coordinación de Gestión de Conocimiento y Documentación, adscrita a la Gerencia de Ingeniería de Soluciones de la empresa Cantv, a continuación presento una breve descripción de las actividades que realizo regularmente:

•  Control de la migración Corporativa : consiste en llevar el control del plan implementación Corporativa de la nueva plataforma SAP/KM, para ello se migrara toda la información de la plataforma anterior (Microsoft/Share Point) . Se esta estructurando la nueva clasificación física, lógica, taxonómicas y metadatos.

•  Desarrollo del Módulo de Gestión de Calidad (ISO): control del plan para el desarrollo del módulo, el cual se desarrollaran una serie de funcionalidades de acuerdo a lo que exige la norma ISO. Este desarrollo será hecho por un partner de SAP, y todo lo correspondiente a configuración y pruebas será realizado por el personal de la Corporación.

•  Administración y control del repositorio de Conocimiento y Documentación de la empresa: Administración, control de acceso, requerimientos y cualquier problema que los usuarios de la Corporación puedan tener con la herramienta

2 - Proceso

3- Estructura

4- Tecnología

A nivel corporativo el portal empleado es de la empresa Sap, que es una empresa alemana, de gran prestigio internacional.

El repositorio de Conocimiento y documentación que se esta utilizando es KM ( knowledge management ) en Sap, a nivel de mercado esta ubicada como las primera para este tipo de herramienta.  

El sistema diseñado para llevar el control de todos los empleados de la corporación es el sistema de administración de datos SAP -R/3 (Systems Application Products); de origen Alemán

Para la comunicación dentro de la empresa y con las demás filiales se cuenta con un sistema Outlook, que permite tener el acceso y una comunicación bien dinámica con los demás integrantes de la organización y terceros para facilitar las diferentes gestiones.

•  La gente: ¿ Quienes son?. Profesiones, formación y carácter

Coordinador de Aplicaciones Administrativas y Financieras : Ingeniero con 20 años de experiencia. Experto en los sistemas Sap, amplia formación en ese sistema. Es persona bastante joven, tranquila, de excelente humor, escucha planteamientos y sugerencia, permitiendo al equipo trabaja con mucha motivación, con logro a los resultados.

El equipo de trabajo esta conformado por personas que cumplen con un alto perfil del trabajador, proactiva, responsable, honesta, completamente identificado con la organización, etc, todas estas características son encontradas en este grupo de trabajo,

Líder Funcional: Técnico Superior en Comercio Exterior con maestría en Dirección y Gestión Marketing, realizado en la EOI Madrid. Actualmente realizando estudios en Licenciatura de Información y Documentación. Me gusta motivar al equipo de trabajo, lo que nos permite trabajar en el ambiente agradable. Me agradan los retos, lo que me permite aprender cada vez más.

Consultor Funcional: Licenciada en Bibliotecología, con Maestría en la Universidad Central de Venezuela. Mujer madura, pacifica, fácil dialogar con ella, tiene mucho paciencia, con mucha motivación y estimulo para continuar con sus actividades laborales actuales.

Consultor Funcional: Técnico Superior en Informática. Actualmente estudiando Ingeniería de Telecomunicaciones. Es una persona con muchos conocimientos, de carácter adaptable, pacifico, amable y tiende mas a ser una persona con muy colaboradora

Analista Junior: Técnico Superior en Informática. Comenzó sus estudios en Ingenieria de Telecomunicaciones. Es una persona de buen carácter, proactiva, respetuosa, responsable, no habla mucho pero tiene un buen sentido del humor.

Analista Junior : Técnico Superior en Informática. Es una persona muy organizada, proactiva, de carácter fuerte, muy eficiente en su trabajo.

•  Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?

•  La cosas que hacen posible que exista un cambio en las empresas y todos los escenarios de la vida son las personas, en este grupo casi todas las personas son jóvenes con ganas de hacer la cosas, y hacerlas bien, participando diariamente en este proceso de transformación que esa viviendo la empresa. Son emprendedoras, proactivas, siempre están en búsqueda de ser mas eficientes en los procesos, definitivamente el impulso mas fuerte es la gente.

•  Otro aspecto que es un gran impulso, es la plataforma tecnológica que tiene esta corporación, con sistemas que nos suministran de manera constante un monitoreo de las operaciones en general, estableciendo indicadores que permiten transformar en retos personales de cada trabajador el logro y superación de los mismos, generando a la larga lo que se desea que es ser día a día mas competitivos en el mercado nacional e internacional.

•  Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad?

•  Resistencia al Cambio

•  Desidia

•  Control de la información

•  Temor a perder el control

•  Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista?

La organización no permite ese tipo de situaciones a tal punto que están establecidas políticas internas (Código de etica) que norma estas situaciones, como lo son las políticas de conflicto de intereses donde entre otras cosas establece que no pueden haber familiares o parejas trabajando en la misma Unidad de Negocio del grupo, estableciendo sanciones administrativas fuerte donde obligatoriamente una de las personas involucradas debe retirarse le la empresa. Políticas estrictas como esta ha permitido relaciones personales y laborales más sanas.

•  Factores externos: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad?

Existe un elemento que afecta negativamente sobre el cumplimiento de la meta, y es que al ser tan grande la corporación nacen iniciativas del mismo tipo en otras áreas, lo que hace que se pierda realmente el objetivo para lo que fue creado

•  Motor del cambio :

Portal informativo ® Portal cooperativo

•  Utilizar todo el potencial tecnológico

•  Crear un espacio de trabajo compartido

•  Adaptarlo a las necesidades de Corporación

En las personas

•  Provocar un cambio de actitud y de intercambio de información

•  Fomentar un cambio en los hábitos de trabajo

• Elaborar un plan de comunicación a todos los niveles de la Corporación

•  Formar a los lector y publicadores

•  Propiciar la participación y dar visibilidad a las aportaciones de todos los profesionales

Infografias

1. Gestión del Cambio

El cambio continuo es una realidad, ocurre aunque no nos demos cuenta, aunque no lo gestionemos. Debemos gestionar el cambio cuando se introducen nuevos sistemas, procesos y modelos de negocio. También es crítico hacerlo cuando se intenta cambiar la cultura de la empresa.

http://www.nichiai.com/cms/index.php?id=16&L=3

2. Proceso de cambio de una empresa

El proceso de cambio abarca todas las actividades dirigidas a ayudar a la organización para que adopte exitosamente nuevas actitudes, nuevas tecnologías y nuevas formas de hacer negocios. La administración efectiva del cambio, permite la transformación de la estrategia, los procesos, la tecnología y las personas para reorientar la organización al logro de sus objetivos, maximizar su desempeño y asegurar el mejoramiento continuo en un ambiente de negocios siempre cambiante.